ARCHIVÉE - Transports Canada 2005-2006

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Fiche d'information 2005-2006

Facteurs et critères

Résumé des données justificatives

Note

Gestion

a) Un cadre de responsabilisation, un plan d'action et des mécanismes de reddition de comptes sont en place (5 %)

Un cadre de responsabilisation des langues officielles (LO) décrivant les rôles et responsabilités du sous-ministre, du champion des LO et des autres intervenants responsables de la mise en oeuvre de la Loi sur les langues officielles (LLO) a été approuvé par les membres du comité exécutif de gestion (CGX) de Transports Canada (TC). Ce cadre a été distribué à tous les employés de TC le 30 juin 2005 et il est aussi disponible dans le site intranet.

Le cadre préconise des mécanismes et désigne les individus ayant la responsabilité d'assurer que les activités de TC aux termes des parties IV à VI de la LLO soient coordonnées avec la planification et qu'elles soient sensibles aux obligations linguistiques de TC, incluant la partie VII.

Chaque année, les membres du CGX approuvent les priorités ministérielles liées aux LO dans le cadre de la stratégie du Ministère pour les LO. Lorsque les priorités ont été approuvées, chaque gestionnaire de centre de responsabilité doit évaluer le rendement de son organisation en remplissant un guide d'auto-évaluation détaillé. Ce guide est un outil d'évaluation mis au point par TC. Une copie des résultats à jour du centre de responsabilité et des mesures correctrices proposées est envoyée au directeur général régional ou au sous-ministre adjoint sectoriel concerné. La responsabilité de l'ensemble des mesures correctrices devant être prises pour la prochaine année, de même que des activités mesurables et des échéanciers s'y rattachant, relèvent du bureau du directeur général régional ou du sous-ministre adjoint. C'est de là que s'effectue la surveillance plutôt que du bureau national des LO, aux Ressources humaines. Le regroupement de toutes les mesures correctrices constitue chaque année le plan d'action sectoriel ou régional en matière de LO. Le plan d'action ministériel comprend les plans d'action individuels de chaque direction générale. Chaque chef de direction générale suit le déroulement des activités prévues dans son propre plan.

De son côté, le bureau national des LO présente les résultats obtenus dans l'ensemble du Ministère au sous-ministre pour que celui-ci les approuve. Il s'agit ici du Bilan annuel sur les LO, qui est ensuite transmis à tous les membres du CGX de TC; un message est en outre envoyé à tous les employés, les invitant à consulter le document sur l'intranet.

Le sous-ministre tient les cadres supérieurs responsables de la mise en oeuvre de la stratégie ministérielle en matière de LO en plaçant des engagements dans certains accords de responsabilisation des membres du CGX et en faisant de la mise en oeuvre ministérielle des plans sectoriels/régionaux une responsabilité collective du CGX. La revue de la stratégie des LO est faite annuellement au CGX.

b) Visibilité des langues officielles dans l'organisation (5 %)

Depuis 2003, les LO jouissent d'une visibilité grandissante à TC. À titre d'exemple, en 2005, TC a déplacé le site des LO sur son intranet pour l'amener à la page d'accueil.

Le Rapport ministériel sur le rendement de 2004-2005 traite du Programme des LO de TC, comme le fait le Rapport sur les plans et priorités de 2005-2006.

Le cycle de vérifications internes cible le thème des LO approximativement tous les cinq ans. TC n'inclut pas l'aspect des LO dans les autres vérifications internes ministérielles. En 2005-2006, le Bureau national des LO de TC a effectué un suivi à la vérification ponctuelle du service au téléphone réalisée l'année précédente par le Ministère. Les résultats de ce suivi seront communiqués au CGX tôt en 2006. De plus, Conseils et Vérification Canada a mené en 2005 une évaluation linguistique des pages intranet et internet, afin d'assurer l'équivalence et la qualité du contenu des pages françaises et anglaises des sites Web de TC, à des fins d'améliorations continues.

La championne, une directrice générale régionale, siège au CGX et jouit d'un appui solide de la part du sous-ministre pour ce qui est des LO. En plus des occasions où les LO sont inscrites formellement à l'ordre du jour (deux fois depuis janvier 2005), le CGX discute assez régulièrement des LO.

Un champion régional des LO a été nommé pour la région du Québec, et la région de l'Ontario en nommera un au cours des prochaines semaines afin d'accroître la visibilité et diriger la mise en oeuvre des objectifs régionaux en matière de LO.

Pour l'instant, le CGX assure la coordination entre les parties IV, V, VI et la partie VII. La championne et les autorités fonctionnelles en matière de LO maintiennent un dialogue continu au sujet des LO et sont en relation avec le responsable de la partie VII. Dans le Cadre de responsabilisation pour les LO, la championne ministérielle des LO est désignée comme la personne « jouant un rôle prépondérant pour que toutes les décisions du CGX tiennent compte des obligations en matière de langues officielles ».

c) Les plaintes (5 %)

TC a un bon système de gestion des plaintes relative aux LO. Les plaintes reçues du Commissariat aux langues officielles (CLO) sont examinées et transmises au directeur général responsable, et le sous-ministre adjoint concerné en reçoit un exemplaire. Le gestionnaire concerné, en consultation avec le conseiller du bureau régional des ressources humaines et l'agent national des LO, détermine les mesures qui seront prises pour redresser la situation et faire en sorte qu'elle ne se reproduise plus. L'agent des LO assure un suivi continu jusqu'à ce que les mesures correctrices soient appliquées.

Des mécanismes pour tirer parti des leçons apprises existent. Deux fois par an, le Bureau national des LO fait une analyse des plaintes par région et par programme/secteur. Il transmet cette analyse à la championne qui soulève, au besoin, la question aux réunions du CGX ou, individuellement, avec le chef de direction concerné. En 2005-2006, des séances d'information obligatoires sur les LO touchant la langue de travail ont été offertes dans plusieurs secteurs du Ministère, là où le sujet est le plus problématique.

Il existe depuis des années un problème systémique concernant les LO. En effet, TC n'arrive pas à garantir en tout temps la communication des renseignements et des consignes de sécurité dans les deux LO à bord des vols commerciaux. Le CLO considère ce problème comme étant sérieux.

Service au public - Partie IV

a) Services bilingues annoncés au public et effectif bilingue adéquat (4 %)

Certains des services qu'offre TC sont destinés à une clientèle restreinte dont la langue de préférence est connue. Les numéros de téléphone de tous les bureaux sont inscrits dans les pages bleues des annuaires téléphoniques, et les coordonnées des bureaux bilingues figurent également dans le répertoire Burolis.

87 % des titulaires de postes bilingues servant le public satisfont aux exigences linguistiques de leur poste. (Source : Système d'information sur les postes et la classification (SIPC), 31 mars 2005)

b) Observations sur l'offre active et la prestation des services (15 %)

D'après les observations sur le service en personne recueillies par le CLO à l'automne 2005, l'offre active visuelle était présente dans 82 % des cas, l'offre active par les préposés était faite dans 27 % des cas, tandis que le service dans la langue de la minorité linguistique était adéquat dans 82 % des cas.

D'après les observations sur le service au téléphone recueillies par le CLO à l'automne 2005, l'offre active par les préposés ou par un système automatisé était faite dans 54 % des cas, tandis que le service dans la langue de la minorité linguistique était adéquat dans 92 % des cas.

c) Les ententes de services livrés par des tiers ou en partenariat prévoient la prestation des services bilingues (2 %)

Les contrats de TC comprennent maintenant une clause linguistique que le Ministère a élaborée. TC a aussi rédigé une Politique sur la prestation du service par des tiers. Depuis janvier 2006, la politique fait partie du Guide ministériel d'approvisionnement et de gestion du matériel. Les différents cours où il est question des contrats ont été mis à jour pour refléter la nouvelle politique. Également, tous les gestionnaires et employés de TC ont été informés de cette nouvelle politique par le biais de TC vous informe, le bulletin interne du Ministère.

Bien que, présentement, ni le vérificateur du Ministère ni la direction des LO ne surveille la mise en oeuvre de la politique, une note spécifiant les responsabilités des entrepreneurs en LO a été envoyée à tous les superviseurs et gestionnaires en décembre 2005. La gestion locale devient ainsi responsable du contrôle de l'application des obligations linguistiques décrites dans le contrat. TC inclut avec tous les contrats qu'il émet sur une base nationale un nouveau dépliant faisant état des responsabilités des entrepreneurs en matière de LO.

d) Surveillance de la qualité des services bilingues (4 %)

Maintenant, au moins une fois l'an, on rappelle aux employés qu'ils ont la responsabilité d'accueillir le public et de lui offrir un service de qualité équivalente dans les deux LO. En outre, TC produit des communiqués à l'intention des employés soulignant l'importance d'offrir des services de qualité égale dans les deux LO; ces communiqués sont publiés dans les bulletins d'information du Ministère. Les politiques, les lignes directrices, les manuels et d'autres outils de travail sont à leur disposition. On donne aux nouveaux employés un aperçu du Programme des LO dans le cadre de leur séance d'orientation. De plus, le cours de gestion de base de TC comporte un volet sur les LO destiné aux gestionnaires.

En 2005, le sous-ministre a rappelé par écrit aux gestionnaires l'importance d'avoir une capacité bilingue suffisante dans tous les bureaux désignés afin d'assurer en tout temps la disponibilité d'un service de qualité égale dans les deux LO. Il leur a aussi demandé de relever et d'inscrire dans le système d'information des ressources humaines tous les postes offrant un service au public et se trouvant dans un bureau désigné bilingue.

En 2005, Conseils et Vérification Canada a mené une évaluation linguistique des pages intranet et internet, afin d'assurer l'équivalence et la qualité du contenu des pages françaises et anglaises des sites Web de TC, à des fins d'améliorations continues. Le conseil ministériel de gestion du Web a présenté les résultats de l'évaluation ministérielle aux groupes/secteurs ainsi qu'aux régions.

Comme l'année dernière, l'Unité ministérielle des LO a réalisé une vérification ponctuelle du service téléphonique offert au public dans ses 106 points de services bilingues. Au cours de ces appels, on vérifiait aussi l'adresse des points de services et apportait les modifications nécessaires au système Burolis.

La région de l'Ontario (qui avait eu des résultats faibles lors de la vérification téléphonique faite par le Bureau national des LO en 2004) a réalisé une vérification téléphonique régionale de suivi, question d'assurer la mise en oeuvre des mesures correctives définies en 2004. Par la suite, au début 2005, cette région a offert aux employés servant le public de la formation sur l'offre active et la prestation du service dans la langue officielle du client. La région prévoit refaire l'exercice cet automne si cela s'avère nécessaire.

Langue de travail - Partie V

a) Surveillance bilingue adéquate et politique sur la langue de travail (12,5 %)

88 % des cadres titulaires de postes bilingues sont bilingues, alors que 82 % des surveillants en région bilingue satisfont aux exigences linguistiques de leur poste. (Source : SIPC, 31 mars 2005)

La politique en vigueur relativement à la langue de travail est celle de l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada, mais elle est assortie de lignes directrices propres aux initiatives et aux conditions du Ministère. Les politiques, les lignes directrices, les rapports et les outils de travail sont affichés sur l'intranet.

Des mesures d'appui à la politique sur la langue de travail existent : des services de révision de textes dans les deux LO sont disponibles dans chaque secteur; on remet aux nouveaux employés la brochure Une simple question de respect... qui décrit les droits et responsabilités en matière de LO des employés (cette publication est aussi disponible sur le site intranet); pour les fins de correspondance écrite, on confirme la langue de préférence des nouveaux employés. TC élabore actuellement un programme ministériel de perfectionnement de la langue dans la région de la capitale nationale. En 2006, il commencera à y offrir des cours de perfectionnement linguistique par l'entremise d'un fournisseur privé, en plus de la formation offerte par l'École de la fonction publique.

De plus, dans la région de la capitale nationale, où se trouvent plus de 50 % des effectifs de TC, des ateliers ont été offerts et des outils ont été élaborés (supervision, outils de travail, instructions au sujet des communications verbales et écrites ainsi que réunions et conférences) pour faciliter la création d'un milieu de travail bilingue. Jusqu'à présent, une vingtaine d'ateliers ont été offerts, et environ 500 gestionnaires et employés y ont participé.

b) Création d'un milieu propice aux deux langues officielles (12,5 %)

Dans le but de créer un milieu de travail propice à l'utilisation des deux LO, les employés reçoivent des communiqués à ce sujet. Par exemple, en 2005, tous les employés ont reçu des questions et réponses concernant la nature de leurs obligations lorsqu'ils communiquent avec les employés des régions bilingues et unilingues aux fins de la langue de travail. Des avis sont publiés cinq ou six fois l'an dans TC vous informe, TC Express et Quoi de neuf du site intranet pour informer les employés de leurs rôles ainsi que de leurs droits et responsabilités en matière de LO. On donne aux nouveaux employés un aperçu du Programme des LO. De même, les cours de gestion de base de TC comprennent un volet sur les LO à l'intention des gestionnaires; dans d'autres cours de gestion traitant du mandat et des politiques du Ministère, on souligne que les LO constituent une priorité ministérielle. La championne a rencontré les comités de gestion du Groupe des politiques et du Groupe de la sécurité et de la sûreté pour discuter de la situation des LO chez eux ainsi que de la mise en oeuvre de la stratégie en matière de LO.

Parmi les autres mesures utilisées pour rappeler aux employés leurs droits, mentionnons : des affiches sur la tenue de réunions bilingues dans toutes les salles de réunion; un atelier offrant des outils pratiques en vue de la présidence de réunions bilingues et efficaces; ainsi que de nouveaux objets promotionnels (épinglettes, crayons-feutre avec l'emblème des LO, etc.).

En 2005-2006, des séances d'information obligatoires sur les LO ont eu lieu dans plusieurs secteurs du Ministère où le sujet est le plus problématique. L'objectif de ces séances était de sensibiliser l'organisation et de renseigner ses membres à propos des LO, y compris la langue de travail. TC a amorcé sa participation au projet pilote du système de la gestion de la qualité en LO entre le Groupe de la sécurité et de la sûreté dans la région de la capitale nationale et celui de la région du Québec. Le but du projet est d'assurer une meilleure utilisation des LO et d'améliorer les communications entre les francophones et les anglophones des régions bilingues. En 2005-2006, la Direction générale des services de gestion de la technologie et de l'information participera, elle aussi, à ce projet.

Le sous-ministre encourage les membres du CGX à s'exprimer dans les deux LO pendant les réunions, où les deux langues sont utilisées.

En tant qu'élément de contrôle de l'application de la politique, le Ministère a eu recours à un sondage dont l'objectif était d'évaluer le niveau de satisfaction de tous les employés à l'égard des services centraux, y compris la disponibilité de ces services dans la LO de l'employé. Comme le thème du sondage visait uniquement les services centraux, il n'incluait pas d'éléments touchant la supervision bilingue, la disponibilité de la formation professionnelle dans sa langue ou d'autres éléments liés à la création d'un milieu de travail propice à l'emploi des deux LO. Les résultats du sondage seront présentés au CGX avant la fin de l'année financière 2005-2006. Outre ce sondage maison, toutefois, il ne semble pas y avoir d'autres outils de contrôle de la part de la gestion pour s'assurer de la création d'un environnement propice à l'utilisation des deux LO.

Participation équitable - Partie VI

a) Pourcentage de participation francophone dans l'ensemble du Canada (5 %)

L'effectif de TC est composé à 30,2 % de francophones dans l'ensemble du Canada. (Source : SIPC, 31 mars 2005)

b) Pourcentage de participation anglophone au Québec (5 %)

L'effectif de TC est composé à 7,2 % d'anglophones au Québec. (Source : SIPC, 31 mars 2005)

Développement des communautés de langue officielle en situation minoritaire et promotion de la dualité linguistique - Partie VII

a) La planification stratégique ainsi que l'élaboration de politiques et de programmes tiennent compte du développement des communautés de langue officielle en situation minoritaire (12,5 %)

Chaque membre du CGX est responsable de s'assurer que les présentations au Conseil du Trésor ou les mémoires au Cabinet qui émanent de son programme incluent une évaluation de l'impact que la proposition de programme ou de changement au programme aura sur les communautés de langue officielle en situation minoritaire.

Un directeur (situé au Secteur des politiques) a été désigné pour veiller à l'application de la partie VII au début de l'année 2005-2006. Cette personne avait comme projet cette année d'élaborer un plan à l'interne sur la partie VII, même si l'institution ne figure pas sur la liste des organismes désignés qui doivent faire rapport au ministère du Patrimoine canadien. Toutefois, le poste est devenu vacant en octobre 2005, et on n'a nommé un remplaçant qu'au début de février 2006. Le Ministère s'attend à ce que le plan soit en place pour l'année 2006-2007. TC ne mène pas encore de consultations auprès des groupes de langue officielle en situation minoritaire mais pourrait en planifier dans son plan d'action pour la partie VII.

TC affirme qu'il est au fait de la Politique de communication, et le Ministère confirme qu'il veille à ce que les médias de langue française aient une représentativité équivalente dans tout plan des médias présenté à des fins d'approbation à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

Présentement, la sensibilisation des employés aux besoins des communautés de langue officielle en situation minoritaire ne se fait que sous l'angle du service au public et qu'en veillant à ce que les concours de dotation tiennent compte des communautés de langue officielle en situation minoritaire dans leur zone de sélection.

b) La planification stratégique ainsi que l'élaboration de politiques et de programmes tiennent compte de la promotion de la dualité linguistique (12,5 %)

Par le passé, TC ne tenait pas compte de la promotion de la dualité linguistique dans ses présentations au Conseil du Trésor et dans ses mémoires au Cabinet. Maintenant, le Cadre de responsabilisation pour les LO prévoit que le Ministère en tiendra compte au moment de la préparation de ces documents. Ce sont les membres du CGX, individuellement, qui sont chargés de « promouvoir activement l'égalité de statut de l'anglais et du français au Canada » au cours de la planification opérationnelle et de l'élaboration des politiques de leur organisation. De plus, ce document prévoit que le secteur des politiques à l'administration centrale de TC est responsable de donner des conseils et des recommandations aux cadres supérieurs et aux gestionnaires sur les questions concernant la promotion de l'anglais et du français dans la société canadienne.

Au sein de TC, la promotion du statut égal des deux LO commence à se faire remarquer à l'échelle du pays, et ce, surtout par le truchement des conseils fédéraux régionaux. À titre d'exemple, le directeur général régional de la région du Pacifique de TC a assumé le rôle de champion des LO pour le Conseil fédéral du Pacifique au cours de cette année financière.

Deux fois par année, durant les Rendez-vous de la Francophonie et durant la Semaine nationale de la fonction publique, le Ministère organise des activités qui promeuvent la dualité linguistique, telles des jeux de mots croisés où l'on attribue des prix. Plusieurs nouveaux objets promotionnels (épinglettes, crayons-feutre avec l'emblème des LO, etc.) servent à promouvoir la dualité linguistique au sein du Ministère.

Le nouveau plan d'action interne pour la partie VII devra prévoir plus d'activités pour faire avancer la dualité linguistique.

NOTE GLOBALE