ARCHIVÉE - Transports Canada 2007-2008

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Bulletin de rendement 2007-2008
Transports Canada (TC)

Facteurs et critères

Résumé des données justificatives

Note

Gestion (15 %)

a) Un cadre de responsabilisation, un plan d’action et des mécanismes de reddition de comptes sont en place (5 %)

Un cadre de responsabilisation des langues officielles (LO) décrivant les rôles et responsabilités du sous-ministre, du champion des LO et des autres intervenants responsables de la mise en œuvre de la Loi sur les langues officielles (la Loi) a été approuvé par les membres du Comité de gestion de Transports Canada (CGX). Ce cadre a été distribué à tous les employés de TC le 30 juin 2005.

Chaque année, les membres du CGX approuvent les priorités ministérielles liées aux LO dans le cadre de la stratégie du Ministère sur les LO. Après l’approbation de cette stratégie, une lettre d’appelest acheminée à tous les gestionnaires pour demander la préparation d’un plan d’action annuel sur les LO ainsi qu’un rapport d’étape.

Les gestionnaires doivent remplir le guide ministériel d’autoévaluation de la situation linguistique dans leur secteur de responsabilité. Leur plan d’action, comportant des activités mesurables dont l’échéance concorde avec l’année financière, est communiqué au niveau supérieur de gestion et intégré au plan d’action de la région ou de la direction générale. Des discussions aux divers comités de gestion ont lieu de façon périodique pour assurer la mise en œuvre des plans et voir à ce que les gestionnaires satisfassent pleinement à leurs obligations linguistiques. Des plans d’action sectoriels et régionaux ont été élaborés également pour appuyer les responsables de la mise en œuvre du cadre de responsabilité.

De son côté, le Bureau national des LO présente les résultats obtenus dans l’ensemble du Ministère au sous-ministre pour que celui-ci les approuve. Le Bilan annuel sur les LO est soumis à l’Agence de la fonction publique du Canada (AFPC) et en même temps transmis à tous les membres du CGX de TC. Un message est en outre envoyé à tous les employés les invitant à consulter le document sur l’intranet. Ceci a pour effet d’attirer l’attention sur les résultats réalisés par le Ministère à ce chapitre et, ainsi, d’augmenter la responsabilisation des gestionnaires.

Le sous-ministre tient les cadres supérieurs responsables de la mise en œuvre de la stratégie ministérielle en matière de LO en plaçant des engagements dans les accords de responsabilisation des membres du CGX et en faisant de la mise en œuvre ministérielle des plans sectoriels et régionaux une responsabilité collective du CGX. La revue de la stratégie des LO est faite annuellement au CGX.

A

b) Visibilité des langues officielles dans l’organisation (5 %)

Le Rapport sur les plans et priorités 2007-2008 aborde brièvement la dualité linguistique à TC et le plan stratégique de communications de TC mentionne l’emploi des deux LO pour le service au public et dans l’environnement de travail. De plus, les LO ont été intégrées aux normes et lignes directrices en dotation.

TC considère la gamme des enjeux en matière de ressources humaines dans les vérifications internes ministérielles lors de la planification annuelle axée sur les risques, mais les LO ne sont pas évaluées dans le cadre de cet exercice. Par contre, TC fait des vérifications annuelles, au téléphone pour tous les points de services et périodiquement en personne pour certains points de services, distinctes de la vérification de l’AFPC et des observations du Commissariat.

Les LO ont été traitées à quatre reprises au CGX, plus particulièrement en ce qui a trait aux obligations de l’institution par rapport à la partie VII de la Loi.
Le sous-ministre adjoint des services généraux assure la coordination entre les parties IV, V, VI et la partie VII de la Loi. Le champion et les autorités fonctionnelles en matière de LO maintiennent un dialogue continu au sujet des LO. Dans le Cadre de responsabilisation des LO, le champion ministériel des LO est désigné comme la personne « jouant un rôle prépondérant pour que toutes les décisions du CGX tiennent compte des obligations en matière de langues officielles ». Un champion a été nommé dans les régions du Québec, de l’Ontario et de l’Atlantique, et TC prévoit nommer cette année des champions des langues officielles dans les deux autres régions afin d’accroître la visibilité et de fournir une orientation pour la mise en œuvre des objectifs régionaux des LO.

Sur le plan de la visibilité des LO, la chef des LO a reçu le Prix d’excellence de la fonction publique dans la catégorie « Langues officielles » des mains de Mme Nicole Jauvin, présidente de l’Agence de la fonction publique du Canada, pour la gestion des langues officielles à TC.

A

c) Les plaintes et les suivis (5 %)

Des lignes directrices sont en place concernant la résolution de toute plainte liée aux LO déposée contre le Ministère. Les préavis de plaintes reçus du Commissariat aux langues officielles sont examinés et transmis au directeur général responsable, et le sous‑ministre adjoint concerné en reçoit une copie. Le gestionnaire concerné, en consultation avec le conseiller du bureau régional des ressources humaines et l’agent national des LO, détermine les mesures qui seront prises pour redresser la situation et faire en sorte qu’elle ne se reproduise plus. L’agent des LO assure un suivi continu jusqu’à ce que les mesures correctrices soient appliquées. Une copie de la plainte ainsi que les mesures correctives sont envoyées à Patrimoine canadien pour les plaintes relevant de la partie VII de la Loi.

Des séances d’information sont tenues lorsque les plaintes sont récurrentes et de grande envergure. Le sous-ministre adjoint et les DG régionaux sont toujours mis au courant des échanges de correspondance au sujet de toute plainte et à l’occasion discutent des mesures correctives à prendre pour régler les situations. Ils s’assurent que les mesures correctives sont mises en œuvre pour corriger la situation dans un délai raisonnable.

Deux fois l’an, le Bureau national des LO fait l’analyse des plaintes par région et par programme ou secteur. Il transmet cette analyse au champion et au sous-ministre adjoint des services généraux qui soulèvent, au besoin, la question aux réunions du Comité exécutif ou qui en parlent, individuellement, au chef de la direction générale concernée.

A

Sous‑total :

A

Service au public -Partie IV (25 %)

a) Services bilingues annoncés au public et effectif bilingue adéquat (3 %)

Certains des services qu’offre TC sont destinés à une clientèle restreinte dont la langue de préférence est connue. Les numéros de téléphone de tous les bureaux sont inscrits dans les pages bleues des annuaires téléphoniques, et les coordonnées des bureaux bilingues figurent également dans le répertoire Burolis.

Au total, 92 % des titulaires de postes bilingues servant le public satisfont aux exigences linguistiques de leur poste. (Source : Système d’information sur les postes et la classification (SIPC), 31 mars 2007)

B

b) Observations sur l’offre active et la prestation des services (15 %)

D’après les observations sur le service en personne recueillies par le Commissariat entre la mi-juin et la mi-juillet 2007, l’offre active visuelle était présente dans 79 % des cas, l’offre active par les préposés était faite dans 24 % des cas, tandis que le service dans la langue de la minorité linguistique était adéquat dans 72 % des cas.

D’après les observations sur le service au téléphone recueillies par le Commissariat entre la mi-juin et la mi-juillet 2007, l’offre active par les préposés ou par un système automatisé était faite dans 82 % des cas, tandis que le service dans la langue de la minorité linguistique était adéquat dans 88 % des cas.

D

c) Les ententes de services livrés par des tiers ou en partenariat prévoient la prestation des services bilingues (2 %)

Les contrats de TC comprennent une clause linguistique que le Ministère a élaborée. TC a aussi rédigé une politique sur la prestation du service par des tiers. Depuis janvier 2006, la politique fait partie du Guide ministériel d’approvisionnement et de gestion du matériel. Les différents cours où il est question de contrats ont été mis à jour en fonction de la nouvelle politique.

TC joint à tous ses contrats d’envergure nationale un dépliant détaillant les responsabilités des entrepreneurs en matière de LO. Le guide et le dépliant sont disponibles dans le site intranet de TC. De plus, on retrouve deux systèmes de rétroaction : une boîte aux lettres qui permet aux employés de signaler les écarts et les pratiques exemplaires en matière de LO et le Système de signalement des questions de l’aviation civile (SSQAC) qui permet aux intervenants internes et externes de cerner les questions concernant l’exécution du programme de l’Aviation civile, incluant également les LO.

À la suite d’une plainte logée au Commissariat, TC a apposé une affiche bilingue d’offre de documentation supplémentaire sur le système canadien d’appels d’offres en ligne MERX.

Le Guide d'approvisionnement de matériels et de gestion du matériel comprend des listes de vérification pour les différentes étapes d’un contrat. Au fur et à mesure de l’avancement des travaux, le gestionnaire doit faire tout ce qui est nécessaire pour veiller à ce que l’entrepreneur respecte ses obligations prévues au contrat. L’évaluation du rendement doit comprendre une description générale des travaux, accompagnée de ses observations sur la qualité des travaux exécutés, incluant la qualité des obligations linguistiques.

B

d) Politique sur le service au public et surveillance de la qualité des services bilingues (5 %)

TC ne possède pas de politique ou de lignes directrices sur les LO traitant du service au public et utilise celles du Conseil du Trésor. Les politiques, les rapports et les outils de travail sont affichés dans l’intranet.

Le guide d’autoévaluation du processus de préparation du Bilan annuel à l’AFPC et le Cadre de responsabilisation de TC servent à déterminer les rôles et responsabilités de chacun des intervenants à TC.

TC a fait des rappels aux employés à l’effet qu’ils ont la responsabilité d’accueillir le public et de lui offrir un service de qualité équivalente dans les deux LO, et indique aux employés comment le faire dans le cadre de divers forums : articles dans des bulletins; discussions et communications au sein des divisions et directions, ainsi que des discussions aux comités de direction. Les politiques, les lignes directrices, les manuels et d'autres outils de travail sont à la disposition du personnel dans le site intranet de TC. Tous les articles électroniques dans TC vous informe, TC Express, Quoi de neuf et Le coin OLLO du site intranet réfèrent les employés au site des langues officielles où se trouvent les outils pour les aider à comprendre leurs droits et responsabilités en matière des LO. Ces communications régulières permettent d’accroître la visibilité des LO et ainsi de rappeler aux employés l’importance des obligations linguistiques envers leurs clients.

Au cours de l’automne 2007, plusieurs présentations aux gestionnaires ont été offertes concernant leurs obligations, particulièrement en ce qui a trait au service bilingue au public et à la langue de travail.

Une circulaire d’information a été préparée afin de fournir aux exploitants aériens des directives sur la prestation des annonces bilingues aux passagers assis à côté d’un hublot d’issue de secours conformément à la Loi. La circulaire a été distribuée le 7 décembre 2007 à tout le personnel de TC Aviation civile ainsi qu’aux exploitants aériens assujettis à la sous-partie 705 du Règlement de l’aviation canadien.

Le Ministère effectue tous les ans une vérification ponctuelle du service téléphonique dans les deux LO. Au cours de ces appels, l’institution vérifie aussi l’adresse des points de services et apporte les modifications nécessaires au système Burolis. Au cours de 2007, l’AFPC et TC ont effectué des vérifications dans certaines régions. Une nouvelle vérification à l’échelle nationale est prévue d’ici la fin de l’année.

L’unité des LO donne toujours suite aux observations sur le service en personne et au téléphone effectuées par le Commissariat aux langues officielles ou l’AFPC, dès que le Ministère reçoit cette information, en faisant des rappels aux cadres et aux employés.

C

Sous‑ total :

C

Langue de travail - Partie V (25 %)

a) Politique sur la langue de travail et surveillance bilingue adéquate (12,5 %)

La politique en vigueur sur la langue de travail à TC est celle du Conseil du Trésor, mais elle est assortie de lignes directrices propres à certaines initiatives et exigences du Ministère. Les politiques, les lignes directrices, les rapports et les outils de travail sont affichés dans l’intranet.
Des mesures pour faciliter l’utilisation des deux langues officielles en milieu de travail existent, dont une journée « Parlons français » dans la région de la capitale nationale (RCN). Dans la région de l’Atlantique, il y a eu une journée sur la culture acadienne et des mercredis de conversation ont lieu chaque semaine.

TC dispose de lignes directrices concernant l’utilisation des réseaux électroniques dans les deux LO et a ajouté deux nouvelles pages, dont le Coin OLLO, qui inclut tous les articles adressés aux employés et gestionnaires, ainsi qu’un répertoire de formulaires et gabarits nécessaires pour les coordonnateurs régionaux des LO et les conseillers en dotation.

Des outils sont mis à la disposition des employés pour les aider à maintenir leurs compétences en langue seconde dont : des ateliers sur la façon de présider et de participer à des réunions bilingues, une brochure ministérielle concernant les LO distribuée aux nouveaux employés et, lors d’événements spéciaux, un dépliant distribué dans les régions bilingues intitulé « Exprimez-vous ! Français ou anglais… allez-y, c’est votre choix! » qui décrit les droits et responsabilités linguistiques aux employés et superviseurs. La page Web sur la formation et l’évaluation linguistique du site intranet sur les LO a été mise à jour pour regrouper tous les renseignements sur la formation linguistique et donner accès à la formation linguistique en ligne à tous les employés de TC.

Au total, 96 % des cadres titulaires de postes bilingues sont bilingues, alors que 89 % des superviseurs en région bilingue satisfont aux exigences de leur poste respectif. (Source : SIPC, 31 mars 2007)

B

b) Utilisation de chaque langue officielle au travail (12,5 %)

Dans la région de la RCN, la région de l’Atlantique et la région du Québec, des séances d’information ont été offertes en 2007. Pour faciliter la création d’un milieu de travail bilingue, des outils destinés au personnel et aux gestionnaires ont été élaborés concernant la supervision, les communications verbales et écrites ainsi que les réunions et conférences.

D’autres mesures sont utilisées pour rappeler aux employés leurs droits, telles que des affiches sur la tenue de réunions bilingues dans toutes les salles de réunion, ainsi que des articles promotionnels.

Dans le cadre de l’atelier d’orientation, un aperçu du Programme des LO est présenté aux nouveaux employés, ainsi que de l’information sur leurs droits et responsabilités et des outils qui permettent de comprendre ces obligations.

Des messages sur les LO ont été publiés tous les mois dans TC vous informe, TC Express, Quoi de neuf et le coin OLLO du site intranet pour informer les employés de divers sujets qui touchent les LO. Tous les articles électroniques réfèrent les employés au site des LO où se trouvent les outils pour les aider à comprendre leurs droits et responsabilités. Ces communications régulières permettent d’accroître la visibilité et aussi d’indiquer aux employés où ils peuvent trouver des renseignements sur leurs droits et leurs obligations linguistiques.

TC se sert du sondage de l’AFPC et du sondage sur la langue de travail du Commissariat pour connaître la satisfaction du personnel à l’égard de la langue de travail. TC complète la recherche d’information sur cette question en menant son propre sondage sur la disponibilité des services centraux et personnels. TC utilise aussi les engagements permanents pour les cadres lors du processus d’évaluation du rendement pour s’assurer que les objectifs en matière de LO ont été atteints. Les réunions du CGX se déroulent dans les deux LO.

Le sondage effectué par Statistique Canada pour le compte du Commissariat a établi que 73 % de l’ensemble des répondants francophones de la région de la capitale nationale (RCN), du Nouveau-Brunswick et des régions bilingues de l’Ontario étaient « entièrement d’accord » ou « plutôt d’accord » avec le régime de la langue de travail.

Au Québec, la proportion de répondants anglophones du même avis se situait à 71 %.

B

Sous‑total :

B

Participation équitable - Partie VI (10 %)

a) Pourcentage de participation francophone dans l’ensemble du Canada (5 %)

Dans l’ensemble du Canada, l’effectif est composé à 30,4 % de francophones. (Source : SIPC, 31 mars 2007)

A

b) Pourcentage de participation anglophone au Québec (5 %)

Au Québec, l’effectif est composé à 9,9 % d’anglophones. (Source : SIPC, 31 mars 2007)

A

Sous‑total :

A

Développement des communautés de langue officielle en situation minoritaire et promotion de la dualité linguistique - Partie VII (25 %)

 

Par le passé, TC ne tenait pas compte de la promotion de la dualité linguistique et du développement des CLOSM dans ses présentations au Conseil du Trésor et dans ses mémoires au Cabinet. Maintenant, le Cadre de responsabilisation pour les LO prévoit que le Ministère en tiendra compte au moment de la préparation de ces documents. Ce sont les membres du CGX, individuellement, qui sont chargés de « promouvoir activement l’égalité de statut de l’anglais et du français au Canada » et du développement des CLOSM au cours de la planification opérationnelle de sa direction générale et dans l’élaboration de politiques pour le secteur des transports. De plus, le Cadre de responsabilisation prévoit que le Groupe des politiques à l’administration centrale de TC est responsable d’évaluer les répercussions que la proposition de programme ou de changement au programme aura sur les communautés de langue officielle en situation minoritaire (CLOSM) et sur la promotion de la dualité linguistique dans la société canadienne.

TC possède un Comité des politiques qui est composé de directeurs généraux de chacun des programmes et modes de transports (air, marine, surface) dont est responsable le Ministère. Ce comité sert de groupe de discussion sur les initiatives ayant trait aux programmes de Transports Canada, avant qu’elles ne soient présentées au Comité de la haute direction.

Les Services juridiques de TC ont été sensibilisés à l’importance des CLOSM et de la promotion de la dualité linguistique.

En février 2007, le Ministère a engagé un consultant en LO pour faire l’examen de ses politiques et de ses programmes, en vue de déterminer ceux qui peuvent avoir des répercussions sur la promotion des deux LO et le développement des CLOSM. Ce consultant a fait les recommandations suivantes, qui ont été approuvées par le CGX en novembre 2007 :

  1. Mise sur pied d’un comité consultatif. Ce comité, en consultation avec les membres du CGX, élaborera un plan d’action afin de planifier les activités prévues, les objectifs et les priorités pour l’année qui suit, ainsi qu’à long terme, en ce qui a trait à la partie VII. Les termes de référence de ce comité sont en voie d’être approuvés.

  2. Élaboration d’un plan d’action pour la mise en œuvre de la partie VII.

  3. Création d’un poste de coordonnateur de la partie VII qui fera partie des Services généraux.

Le Cadre de responsabilisation et les différents plans d’action des directeurs généraux régionaux et des responsables de secteurs seront modifiés en 2008-2009 pour refléter les changements apportés par la mise en œuvre de la partie VII, dont la création du comité consultatif, qui viendront soutenir le développement des CLOSM et la promotion de la dualité linguistique. Le comité consultatif a prévu sa première rencontre en mars 2008.

  

a) Développement des communautés de langue officielle en situation minoritaire (12,5 %)

 

Au cours de la dernière année, le développement des CLOSM a été abordé trois fois au CGX, une consultation avec la gestion a été faite lors de l’examen des programmes et des aide-mémoire de Patrimoine canadien ont été distribués au personnel cadre afin de le sensibiliser et de lui rappeler ses obligations. Les Services juridiques de TC ont aussi été sensibilisés aux obligations qui découlent de la partie VII de la Loi.

L’élaboration d’un plan stratégique sur la partie VII fait partie des priorités de TC pour 2008-2009. Le comité consultatif aura la tâche d’élaborer ce plan d’action à la suite de ses rencontres avec les CLOSM.

Le coordonnateur de la partie VII a été désigné en décembre 2007. Une de ses responsabilités est de faire la liaison à l’échelle nationale avec les associations pertinentes. La région de l’Atlantique est membre du Comité communautaire acadien du Nouveau‑Brunswick et des ministères fédéraux, et la championne nationale des LO de TC, qui a pris sa retraite l’été dernier, siégeait au Conseil fédéral du Québec et participait à la consultation annuelle auprès des communautés anglophones.

B

b) Promotion de la dualité linguistique (12,5 %)

Deux fois par année, durant les Rendez-vous de la Francophonie et durant la Semaine nationale de la fonction publique, le Ministère organise des activités qui font la promotion de la dualité linguistique, tels des jeux‑questionnaires où l’on attribue des prix. Plusieurs articles sont distribués et servent à faire la promotion de la dualité linguistique au sein du Ministère. Un kiosque est mis sur pied à TC où les employés et le public peuvent obtenir plus d’information sur les initiatives et programmes de TC et  l’engagement de l’institution à l’égard des LO.

Afin d’appuyer la formation linguistique et le maintien de l’acquis des employés, la Division des LO a préparé la Trousse d’outils sur les langues officielles - comment appliquer et maintenir votre seconde langue officielle.

La Division des LO envoie cette trousse aux employés qui retournent au travail après avoir suivi leur formation linguistique, accompagnée d’un certificat pour les féliciter d’avoir atteint le niveau de compétence requis dans leur deuxième langue.

Un plan d’action bisannuel (2008-2010) sera élaboré pour sensibiliser les employés à la promotion de la dualité linguistique au Ministère et dans la société canadienne.

B

Sous‑total :

B

NOTE GLOBALE

B