Gestion

a) Un cadre de responsabilisation, un plan d'action et des mécanismes de reddition de comptes sont en place

Le Ministère ne s'est pas doté d'un cadre de responsabilisation en langues officielles (LO). TPSGC utilise le Cadre de responsabilisation de gestion du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Le Plan d'action stratégique a été approuvé en 2003 par le Comité de gestion, puis affiché dans l'intranet. Le plan a été élaboré à la suite d'un examen des améliorations à apporter. Il vise à accroître le bassin de ressources bilingues et à responsabiliser les gestionnaires. Chaque chef de direction générale doit élaborer son propre plan sectoriel. Des objectifs concrets relatifs aux LO sont inclus dans les accords de rendement 2004-2005 des cadres. Le Ministère mise sur ces évaluations de rendement pour mesurer les progrès.

b) Visibilité des langues officielles dans l'organisation

Le Plan d'action stratégique vise à améliorer les communications et l'engagement des gestionnaires de même qu'à intégrer les LO à la gestion courante. Le Rapport sur les plans et priorités de 2004-2005 traite du soutien ministériel à la mise en œuvre du Plan d'action pour les langues officielles. Le Rapport sur le rendement de 2003-2004 fait mention du plan stratégique ministériel en matière de LO.

Aucune vérification sur les LO n'a encore été menée à TPSGC. Toutefois, le Ministère est à dresser un profil linguistique de son organisation afin d'en déterminer la capacité linguistique réelle.

Le programme des langues officielles (PLO) est un sujet qui fait souvent l'objet de discussions au comité de gestion. La championne des LO et la sous-ministre adjointe responsable du PLO sont membres du comité. Le directeur des LO se joint aux discussions portant sur les LO.

La gestion de la partie VII de la Loi sur les langues officielles (LLO) est intégrée aux objectifs organisationnels d'ensemble. Le comité de gestion en assure la coordination comme il le fait pour les parties IV, V et VI de la LLO .

c) Les plaintes

Les plaintes à la commissaire aux langues officielles (CLO) sont consignées dans un registre officiel et font l'objet d'un suivi. Les gestionnaires sont responsables d'analyser les plaintes et de prendre les correctifs nécessaires en consultation avec les responsables de LO. Le Bilan annuel sur les LO est utilisé comme moyen de faire état de l'ensemble des plaintes.

Le Plan d'action stratégique vise à corriger des problèmes systémiques. Les problèmes sont les suivants : pratiques administratives incompatibles avec la LLO quant à la langue de travail, au profil linguistique des postes et aux services centraux.

Service au public - Partie IV

a) Services bilingues annoncés au public et effectif bilingue adéquat

Le MERX, système de diffusion des appels d'offres, indique aux utilisateurs qu'ils peuvent utiliser la langue officielle de leur choix. Points de service annoncés dans Burolis.

Dans le cadre des visites effectuées à l'automne 2004, les représentants du CoLO ont constaté que Burolis n'était pas à jour, notamment en ce qui concerne le point de service 2966.

TPSGC remet des outils aux bureaux désignés bilingues afin que ceux-ci puissent remplir leurs obligations tandis qu'un réseau de coordonnateurs se charge des initiatives régionales.

En date du 31 mars 2004, le Système d'information sur les postes et la classification (SIPC) indiquait que 85,4 % des titulaires de postes bilingues servant le public satisfaisaient aux exigences linguistiques de leur poste.

b) Observations sur l'offre active et prestation de services

D'après les observations sur le service en personne recueillies par le Commissariat aux langues officielles à l'automne 2004, l'offre active visuelle était présente dans 50,0 % des cas, l'offre active par les préposés était faite dans 20,0 % des cas tandis que le service dans la langue de la minorité était adéquat dans 90,0 % des cas.

La dernière vérification des services téléphoniques effectuée par l'Agence de gestion des ressources humaines de la Fonction publique a établi que l'offre active est faite par les préposés dans 45,7 % des cas et sur les répondeurs téléphoniques dans 74,3 % des cas, tandis que le service est disponible dans les deux LO dans 70,0 % des cas.

c) Les ententes de services livrés par des tiers ou en partenariat prévoient la prestation des services bilingues

TPSGC utilise des clauses linguistiques normalisées dans les ententes (p. ex. entretien des immeubles et services d'organisation de voyages pour fonctionnaires). Absence d'exemples de contrôle régulier des services offerts par des tiers.

d) Surveillance de la qualité des services bilingues

Les gestionnaires doivent veiller à ce l'esprit de la LLO soit respecté. TPSGC a recours à l'intranet ministériel pour sensibiliser les employés à la portée de la Loi dans le contexte des plans organisationnels, de la dotation et des communications avec le public. TPSGC offre un atelier pour gestionnaires intermédiaires sur les attentes à l'endroit des superviseurs en matière de service (approche axée sur les valeurs).

La clientèle, en grande partie interne, est déjà sensibilisée aux droits linguistiques. Quant aux employés qui traitent avec le public, ceux-ci participent à une séance d'orientation sur la portée de la LLO. TPSGC offre des ateliers de sensibilisation et de formation à ses gestionnaires. La récente diffusion de nouvelles politiques par le Conseil du Trésor a amené le Ministère à offrir de nombreuses séances destinées aux divers paliers de gestion du Ministère.

Absence d'exemples de contrôles réguliers des services bilingues offerts par le Ministère.

Langue de travail - Partie V

a) Surveillance bilingue adéquate et politique sur la langue de travail

88 % des cadres titulaires de postes bilingues sont bilingues pendant que 84,0 % des surveillants en région bilingue le sont (données tirées du Système de collecte de données sur les postes de l'Agence de gestion des ressources humaines, en date du 31 mars 2004).

La politique ministérielle PM-064, intégrée au site intranet des LO en juin 1998, traite de la langue de travail dans les régions bilingues (services personnels, instruments de travail, etc.).

Le Plan d'action comporte un volet sur la sensibilisation à un milieu propice à l'utilisation des deux LO (fonction publique exemplaire). TPSGC offre aux gestionnaires des ateliers de sensibilisation et de formation sur les valeurs liées aux LO.

b) Utilisation de chaque langue au travail

Selon le Sondage pour l’ensemble de la Fonction publique auprès des fonctionnaires fédéraux, 76,6 % des répondants francophones des régions bilingues de l’Ontario, de la RCN et du Nouveau-Brunswick et 69,6 % des répondants anglophones des régions bilingues du Québec étaient « Entièrement d’accord » et « Plutôt d’accord » avec le régime de langue de travail.

Afin d'assurer une responsabilisation éclairée des gestionnaires, des représentants du Bureau de la traduction font partie de tous les comités régionaux de gestion.

On saisit toutes les occasions de faire des rappels aux employés les invitant à utiliser la langue de leur choix. Il revient aux gestionnaires de faire ces rappels. Au début des réunions, les participants sont invités à s'exprimer dans la langue officielle de leur choix.

Les échanges au comité de gestion ont lieu dans les deux langues.

Il n'y a pas d'exemples de contrôle régulier de la mise en œuvre de la politique sur la langue de travail.

Participation équitable - Partie VI

a) Pourcentage de participation francophone dans l'ensemble du Canada

L'effectif total de TPSCG est composé à 45,0 % de francophones dans l'ensemble du Canada (source : Système d'information sur les postes et la classification en date du 31 mars 2004).

b) Pourcentage de participation anglophone au Québec

L'effectif total de TPSGC est composé à 3,0 % d'anglophones au Québec (source : Système d'information sur les postes et la classification en date du 31 mars 2004).

Développement des communautés de langue officielle en situation minoritaire et promotion de la dualité linguistique - Partie VII

a) La planification stratégique ainsi que l'élaboration de politiques et de programmes tiennent compte du développement des communautés de langue officielle en situation minoritaire

En tant que ministère clé, TPSGC produit un bilan annuel des activités menées en vertu de l'article 41. Ce bilan est lié à un plan triennal (un nouveau plan sera déposé avec le bilan 2004-2005). Un agent de TPSGC a été affecté à la partie VII de la LLO à mi-temps. Le Ministère dispose d'un réseau régional de coordonnateurs de l'article 41. D'après le rapport annuel 2003-2004 de Patrimoine Canada sur les LO, TPSGC a participé à diverses rencontres où des représentants des CLOSM ont fait part de leurs priorités, ce qui lui a permis de mieux comprendre les réalités de ces communautés.

Le directeur des LO fait partie du comité sur la presse minoritaire de Patrimoine canadien. Cependant les occasions de recourir aux organes d'information des minorités linguistiques ne sont pas nombreuses puisque la plupart des services sont offerts aux autres ministères.

Les employés sont sensibilisés aux besoins des communautés minoritaires lors de séances d'orientation dont le contenu est versé dans l'intranet. De plus, des rencontres régulières ont lieu avec les dirigeants des Ressources humaines pour les sensibiliser à leurs obligations d'ensemble, dont celles d'appuyer l'épanouissement des minorités de langue officielle.

Le Ministère a offert une centaine d'ordinateurs à des associations minoritaires et la bibliothèque ministérielle a fait don d'encyclopédies. Un agent de communication du Ministère est membre de la Chambre économique de l'Ontario. TPSGC offre le logiciel Termium (base terminologique) gratuitement aux groupes minoritaires. Le Ministère prévoit participer au Rendez-vous de la Francophonie de 2005 et a offert des services de traduction aux organisateurs du Congrès acadien.

Le Ministère n'examine pas systématiquement l'ensemble des mémoires au Cabinet et des présentations au Conseil du Trésor dans l'optique des minorités de langue officielle, mais il envisage de le faire.

b) La planification stratégique ainsi que l'élaboration de politiques et de programmes tiennent compte de la promotion de la dualité linguistique

Le plan d'action pour la mise en œuvre de l'article 41 témoigne de l'engagement ministériel à ce chapitre.

En s'appuyant sur la partie VII de la LLO, TPSGC mène un projet pilote de contrôle des clauses linguistiques dans les ententes de service avec des tiers. Une distinction se fait entre les baux et les tiers qui livrent des services pour le compte de TPSGC. L'étude sur les baux (mars 2004), réalisée par le Commissariat aux langues officielles, indiquait que seulement 18,0 % des baux dont TPSGC est responsable contenaient des clauses linguistiques informant ses locataires des exigences en matière de langues officielles. Depuis la parution du rapport, le Ministère a présenté un plan d'action dans lequel il s'engage à ce que des clauses appropriées soient insérées systématiquement dans les contrats de location (dans certains cas, il faudra attendre le renouvellement de baux pluriannuels).

Afin d'encourager les fonctionnaires à mieux maîtriser les deux LO, le Bureau de la traduction a lancé Le Coin linguistique/The Language Nook, un site extranet convivial offrant des conseils linguistiques aux fonctionnaires. D'autre part, les messages de la CLO sont diffusés dans l'intranet du Ministère.

Les initiatives suivantes ont été prises par TPSGC pour promouvoir la dualité linguistique canadienne : création d'un réseau de coordonnateurs de l'article 41; participation active du Bureau de la traduction (BT) à la mise sur pied du nouveau centre de recherche sur les technologies langagières (Gatineau), projet conjoint avec l'UQO et Industrie Canada, collaboration entre le BT et les universités qui offrent des programmes de traduction afin de former la relève en traduction (programmes COOP) et conférences dans le contexte des Rendez-vous de la Francophonie sur l'importance du patrimoine francophone du Canada et sur l'importance de rendre hommage à la langue et à la culture françaises.

NOTE GLOBALE