Gestion

a) Un cadre de responsabilisation, un plan d'action et des mécanismes de reddition de comptes sont en place

Le document Cadre de gestion intégré de nos ressources humaines fait des langues officielles (LO) une des valeurs fondamentales de l'institution. Il décrit des mesures pour favoriser l'utilisation des deux LO au sein de l'institution et dans la société canadienne. Il aborde, entre autres, les responsabilités de l'institution à l'égard des LO, de la formation linguistique, de la participation équitable et des communications internes. Son contenu a été endossé par le Comité de la haute direction (CHD). Le Protocole d'entente des ressources humaines - Plan de travail 2004-2005 - Mettre en œuvre le cadre de gestion intégré des ressources humaines précise le rôle de la championne des LO et décrit des initiatives en matière de langues officielles (LO).

La CCN a présenté un Bilan annuel sur les langues officielles sur les parties IV, V, et VI de la Loi sur les langues officielles (LLO). Par ailleurs, un Plan d'action pour la mise en œuvre de l'article 41, partie VII de la LLO, 2003-2006, ainsi qu'un Rapport annuel (plan d'action et réalisations) ont été présentés à Patrimoine canadien.

Pour ce qui est de la reddition de comptes, il existe un protocole d'entente entre la championne des LO et le président de la Commission. Les évaluations de rendement des cadres tiennent compte de critères de gestion de ressources humaines, ce qui inclut les LO. La championne rencontre périodiquement le président et les vice-présidents au sujet des LO.

b) Visibilité des langues officielles dans l'organisation

Les documents stratégiques suivants traitent des LO : le Rapport annuel 2003-2004 - Notre Mission, Votre Capitale et le Résumé du Plan d'entreprise de 2003-2004 à 2007-2008 et la Loi sur la capitale nationale qui précise le rôle de la Commission dans la promotion de l'égalité du statut des deux LO dans la RCN. Dans le cadre de sa programmation, la Commission retient comme indicateur de rendement l'usage des deux LO durant le déroulement de la fête du Canada. Sont également affichés sur l'intranet, la politique sur les LO et les rapports/bilans annuels des LO présentés au cours des quatre dernières années. Les LO ne sont pas intégrées à la vérification interne.

La championne des LO relève du président de la Commission. L'agent de programme responsable pour les LO participe aux discussions du Comité de la haute direction (CHD) portant sur les LO. Les LO y sont discutées environ deux fois par année. Les enjeux sur les LO sont intégrés à la gestion des activités quotidiennes et le président porte un grand intérêt aux LO.

Les responsabilités pour la partie VII de la LLO relèvent des mêmes centres de responsabilités. Les intervenants se parlent au besoin.

c) Les plaintes

Il y a une procédure en place pour le traitement des plaintes. Le responsable des LO assure le suivi des plaintes et les gestionnaires doivent analyser les plaintes et proposer des correctifs. Il y a très peu de plaintes en matière de langues officielles.

Service au public - Partie IV

a) Services bilingues annoncés au public et effectif bilingue adéquat

Les points de service de la CCN sont annoncés dans les pages bleues et dans Burolis.

b) Observations sur l'offre active et prestation de services

D'après les observations sur le service en personne recueillies par le Commissariat aux langues officielles à l'automne 2004, l'offre active visuelle était présente dans 100 % des cas, l'offre active par les préposés était faite dans 71,4 % des cas tandis que le service était adéquat dans tous les cas.

La vérification des services téléphoniques effectuée en 2004 par l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique a permis de constater que l'offre active était faite dans 75,0 % des cas par les préposés, dans 85,0 % des cas sur les répondeurs téléphoniques tandis que le service comme tel était toujours disponible dans la langue du client.

c) Les ententes de services livrés par des tiers ou en partenariat prévoient la prestation des services bilingues

Les contrats avec les tiers contiennent une clause type qui prévoit les services bilingues et l'offre active. Il y a aussi une clause dans les ententes avec les locataires commerciaux et c'est la firme Minto qui est responsable de faire respecter les termes des baux pour la CCN. De plus, l'institution effectue des visites comme moyen de contrôle.

En réponse aux recommandations de la commissaire aux langues officielles (CLO) suite à sa récente étude sur les baux commerciaux, le président de la CCN lui a fait parvenir un plan d'action par lequel la CCN s'assurera que tous les baux contiendront des clauses linguistiques et qu'elles seront respectées.

d) Surveillance de la qualité des services bilingues

Les employés sont informés de leurs obligations en matière de service au public lors du programme d'orientation. On offre également des séances d'information plus pointues à l'ensemble des employés et aux gestionnaires intermédiaires (rôle du surveillant, offre active, etc.). Les employés sont également invités à porter une épinglette indiquant qu'ils peuvent servir le public dans les deux langues officielles.

La Commission utilise les commentaires qu'elle reçoit du public durant les événements dont elle est responsable, par exemple l'utilisation des deux LO durant le déroulement de la fête du Canada, pour corriger les lacunes. Il y a aussi des sondages périodiques auprès du public pour mesurer leur satisfaction.

Langue de travail - Partie V

a) Surveillance bilingue adéquate et politique sur la langue de travail

Selon les données du 31 décembre 2003, 79,4 % des surveillants devant superviser dans les deux LO rencontrent les exigences linguistiques de leur poste.

Une politique de langue de travail est en place; un cadre modifié a été adopté en novembre 2003. La CCN renseigne les gestionnaires et les employés sur leurs droits et obligations en matière de langue de travail lors des programmes d'orientation. Les mesures d'appui existent. À titre d'exemples, il y a de la formation linguistique à temps partiel offerte au personnel sur les lieux de travail et des sessions d'interaction orale pendant les heures de lunch. Il y a des affiches dans les salles de réunion sur la tenue de réunions dans les deux LO et des messages sont affichés dans l'intranet.

b) Utilisation de chaque langue au travail

Les employés sont informés de leurs droits et obligations lors des séances d'orientation et par les voies habituelles de gestion.

À la suite des recommandations découlant du sondage maison qu'elle a effectué sur la langue de travail, la CCN a instauré un protocole sur la présidence des réunions, elle a produit un guide sur la tenue de réunions bilingues efficaces et elle a conclu une entente de trois ans avec une école de langue qui offre des cours de formation linguistique sur les lieux de travail.

À titre de mécanismes de contrôle, la Commission a recours à des sondages; la responsabilité du contrôle est dévolue à la gestion et des rapports sont exigés des responsables fonctionnels. Le résultat du sondage interne de 2003 a révélé que la disponibilité des outils de travail (p. ex. les logiciels en français) doit être améliorée. Les résultats de ce sondage ont mené à l'élaboration d'un plan d'action.

Les délibérations du CHD ont lieu dans les deux LO.

Participation équitable - Partie VI

a) Pourcentage de participation francophone dans l'ensemble du Canada

Selon les données les plus récentes (31 décembre 2003), extraites du bilan sur les langues officielles, les effectifs de la CCN sont composés de 54,5 % de francophones. Tous les effectifs sont dans la RCN.

b) Pourcentage de participation anglophone au Québec

Tous les effectifs sont situés dans la RCN.

S/O

Développement des communautés de langue officielle en situation minoritaire et promotion de la dualité linguistique - Partie VII

a) La planification stratégique ainsi que l'élaboration de politiques et de programmes tiennent compte du développement des communautés de langue officielle en situation minoritaire

La championne des LO s'assure que la planification stratégique et l'élaboration de politiques et de programmes tiennent compte du développement des communautés de langue officielle en situation minoritaire. Le développement des communautés de langue officielle en situation minoritaire est pris en considération lors de l'élaboration du plan quinquennal de marketing, de communication et de relations extérieures de la CCN. Chaque année, la CCN soumet à Patrimoine canadien une description de ses réalisations sur la mise en œuvre de l'article 41 de la Loi sur langues officielles (plan d'action de l'article 41 - 2003-2006 et Rapport d'étape 2003-2004).

Les annonces sont placées dans les organes d'information qui desservent les communautés de langue officielle en situation minoritaire conformément à la politique de communication du gouvernement.

La sensibilisation des employés aux besoins des communautés minoritaires se fait de façon générale lors des séances d'information et de formation.

b) La planification stratégique ainsi que l'élaboration de politiques et de programmes tiennent compte de la promotion de la dualité linguistique

La championne des LO s'assure que l'élaboration de politiques et de programmes tiennent compte de la promotion de la dualité linguistique. La mission de la CCN est de susciter un sentiment de fierté, d'unité nationale et de mettre en évidence la région de la Capitale nationale. Elle le fait lors d'événements tels la Fête du Canada, les lumières de Noël, le Bal de neige.

Il y a également eu la mise sur pied d'un comité tripartite avec Gatineau et Ottawa notamment pour la promotion de la dualité linguistique et des interventions auprès de la Chambre de commerce et du Regroupement des gens d'affaires.

Pour promouvoir la dualité linguistique à l'interne, le Président rencontre personnellement les nouveaux employés pour leur parler des valeurs de la CCN, qui incluent la dualité linguistique.

NOTE GLOBALE