ARCHIVÉE - Commission de la capitale nationale 2007-2008

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Bulletin de rendement 2007–2008
Commission de la capitale nationale

Facteurs et critères

Résumé des données justificatives

Note

Gestion (15 %)

a) Un cadre de responsabilisation, un plan d’action et des mécanismes de reddition de comptes sont en place (5 %)

Le document intitulé Cadre de gestion intégrée de nos ressources humaines fait des langues officielles (LO) une des valeurs fondamentales de la Commission de la capitale nationale (CCN) et sert de cadre de responsabilisation. Il traite des responsabilités de la Commission à l’égard des LO, de la formation linguistique, de la participation équitable et des communications internes. Il décrit des mesures pour favoriser l’utilisation des deux LO au sein de l’organisation et dans la société canadienne. Son contenu a été endossé par le Comité de la haute direction (CHD).

Les Politiques administratives et marches à suivre en matière de langues officielles de la CCN décrivent aussi les rôles et les responsabilités des différents intervenants et appuient le document, Cadre de gestion intégrée de nos ressources humaines, et décrivent les principes et les caractéristiques en matière de langues officielles dont le respect de la dualité linguistique en milieu de travail.

La CCN a des plans d’action informels en vertu des parties IV, V et VI de la Loi sur les langues officielles (la Loi). La planification annuelle de ses activités de gestion des ressources humaines est inscrite dans un protocole d’entente annuel approuvé par la première dirigeante. Le protocole d’entente comporte des indicateurs de rendement, des objectifs, des dates visées et des états de résultats pour toutes les facettes de la gestion des ressources humaines, y compris les langues officielles. Il existe aussi un plan d’action visant la formation linguistique. Le recrutement d’employés bilingues est la norme à la CCN. 
 
La reddition de comptes est assurée par l’entremise du protocole d'entente de rendement entre la championne des LO et la première dirigeante de la CCN. Les ententes de rendement des cadres comportent aussi des objectifs en matière de langues officielles. Les plans, bilan et état des réalisations annuel sont soumis à la championne des ressources humaines et à la première dirigeantepour approbation.

A

b) Visibilité des langues officielles dans l’organisation (5 %)

Les documents stratégiques suivants comportent des éléments d’information sur les LO : le Rapport annuel 2006-2007 intitulé Une capitale en évolution; le Plan d'entreprise de 2006-2011; le Plan quinquennal de marketing, de communications et de relations extérieures de 2003-2008. La Loi sur la capitale nationale précise d’ailleurs les objectifs de la CCN relativement à la promotion du statut des deux LO dans la région de la capitale nationale (RCN).

La mise en œuvre du Cadre de gestion intégrée de nos ressources humaines, comprenant des éléments de langues officielles, fait partie des réalisations et des indicateurs de rendement intégrés au Rapport annuel de la CCN.
 
La championne est vice-présidente des Ressources humaines et de la Gestion de l’information et siège aux réunions du CHD. Au cours de la dernière année, la championne a eu l’occasion à trois reprises de discuter des langues officielles avec les membres du CHD, notamment à propos de la participation de la CCN au contenu du Bulletin 41-42, des résultats des observations réalisées par le Commissariat aux langues officielles et des outils préparés et distribués par Patrimoine canadien, détaillant les responsabilités en vertu de la partie VII de la Loi.

Les LO font l’objet de vérifications internes planifiées. Par exemple, le secteur des vérifications internes effectuera une vérification des interfaces des systèmes informatiques liés à la construction en 2008, de manière à évaluer comment cet outil de travail pourrait mieux être adapté aux besoins des employés dont la langue de choix au travail est le français.

Le responsable des LO entretient des contacts directs et soutenus avec la championne. La même personne est responsable de toutes les parties de la Loi, ce qui assure une compréhension globale de la situation à l’égard des LO.

A

c) Les plaintes et les suivis (5 %)

Il existe un mécanisme détaillé pour traiter les plaintes qui est documenté dans les Politiques administratives et marches à suivre en matière de LO. Le gestionnaire concerné détermine la mesure corrective à mettre en œuvre et fait parvenir une copie de la lettre qui contient une description de la mesure corrective mise en œuvre au directeur responsable. Le coordonnateur des LO assure le suivi des plaintes et fait rapport à la championne qui informe l’équipe de gestion de la nature des plaintes et des mesures prises le cas échéant.

A

Sous­total :

A

Service au public -Partie IV (25 %)

a) Services bilingues annoncés au public et effectif bilingue adéquat (3 %)

Les points de service de la CCN sont annoncés dans les pages bleues, sur son site Internet corporatif et dans Burolis. Lors de changements de bureaux ou d’événements à grand déploiement, les coordonnées des points de service sont communiquées dans les médias, y compris les médias rejoignant les communautés en situation minoritaire.

Au total, 100 % des titulaires de postes bilingues servant le public satisfont aux exigences linguistiques de leur poste. (Source : SILO II, S1 au 31 décembre 2006)

A

b) Observations sur l’offre active et la prestation des services (15 %)

D’après les observations sur le service en personne recueillies par le Commissariat entre la mi-juin et la mi-juillet 2007, l’offre active visuelle était présente dans 100 % des cas, l’offre active par les préposés était faite dans 100 % des cas, tandis que le service dans la langue de la minorité linguistique était adéquat dans 100 % des cas.

D’après les observations sur le service au téléphone recueillies par le Commissariat entre la mi-juin et la mi-juillet 2007, l’offre active par les préposés ou par un système automatisé était faite dans 100 % des cas, tandis que le service dans la langue de la minorité linguistique était adéquat dans 100 % des cas.

A

c) Les ententes de services livrés par des tiers ou en partenariat prévoient la prestation des services bilingues (2 %)

Les contrats avec les tiers contiennent une clause type qui prévoit la prestation des services bilingues et l’offre active. La tierce partie chargée de la location est responsable de faire respecter les modalités de la clause sur les LO qui figure dans les baux au nom la CCN. Par ailleurs, la CCN procède à des inspections régulières tout au long de l’année à des fins de surveillance.

De même, toute présentation de soumission de projet ou de contrat au CHD doit être accompagnée d’une liste de contrôle qui comprend les LO. Les répercussions sur le respect des obligations linguistiques constituent un des éléments liés aux ressources humaines que les gestionnaires doivent considérer lors de l’établissement des contrats et des ententes.

A

d) Politique sur le service au public et surveillance de la qualité des services bilingues
 (5 %)

Les Politiques administratives et marches à suivre en matière de LO soulignent l’obligation de la CCN de fournir au public des services de qualité. Ces politiques indiquent également que la CCN doit respecter et appliquer les politiques du gouvernement du Canada relatives aux services et aux communications avec le public.

Les employés sont informés de leurs obligations en matière de service au public dans le cadre du Programme d’orientation des nouveaux employés. Des sessions plus pointues sont offertes selon les postes qu’occupent les membres du personnel. À titre d’exemple, les employés de première ligne à l’InfoCentre de la CCN bénéficient d’une formation sur les obligations linguistiques en matière de service au public. Les manuels de formation sont disponibles dans les deux LO. La CCN s’assure aussi que les bénévoles, tels les agents d’information, les patrouilleurs dans le parc de la Gatineau et le coordonnateur des bénévoles, sont en mesure de fournir des services dans les deux LO. Les étudiants embauchés pour l’été suivent une formation poussée sur la prestation des services à la clientèle, où le volet portant sur les langues officielles est détaillé.

Des rappels sont faits de façon périodique aux gestionnaires responsables des points de service qui transmettent par la suite les consignes à leurs employés. Les informations plus générales sont transmises à tous les employés par le biais de l’intranet et de courriels, comme ce fut le cas lors de l’annonce des résultats du bulletin de rendement 2006-2007.

La CCN effectue des sondages périodiques auprès du public pour mesurer sa satisfaction à l’égard de la prestation de services dans la langue officielle de son choix lors des événements dont elle est responsable. La CCN tient compte des commentaires qu’elle reçoit afin d’améliorer ses services en conséquence.

La CCN porte une attention particulière aux observations réalisées par l’Agence de la fonction publique du Canada et le Commissariat aux langues officielles, et exige des suivis et rapports de mesures correctives de la part des bureaux et des tiers dont le service évalué a été identifié comme étant non conforme.

La Division des services créatifs est responsable de la révision des textes figurant dans les documents d’information, de publicité, de marketing et d’affichage.

A

Sous­total :

A

Langue de travail - Partie V (25 %)

a) Politique sur la langue de travail et surveillance bilingue adéquate (12,5 %)

Les Politiques administratives et marches à suivre en matière de LO soulignent les obligations de la CCN de créer et de maintenir un milieu de travail favorable à l’utilisation des deux LO. Ce document énonce aussi le fait que la CCN applique les directives du gouvernement du Canada en matière de langues officielles.

Le Programme d’orientation des nouveaux employés comporte un volet complet traitant des langues officielles, qui détaille les responsabilités des employés ainsi que leurs droits à l’égard de la langue de travail.

Dans le but de faciliter l’utilisation de la langue officielle de la minorité linguistique, la CCN continue d’offrir la formation linguistique près des lieux de travail pour les employés ne satisfaisant pas au profil linguistique de leur poste. De plus, la formation en langue seconde à temps partiel sur les lieux de travail est offerte sous forme de dîners-causeries à tout le personnel intéressé, peu importe le profil linguistique du poste. Cette initiative appuie le principe du Cadre de gestion intégré des ressources humaines selon lequel tous devraient pouvoir se comprendre.

Au total, 90 % des superviseurs en région bilingue tenus de surveiller leurs employés dans les deux LO peuvent le faire. (Source : Données extraites du SILO II, L2, au 31 décembre 2006)

B

b) Utilisation de chaque langue officielle au travail (12,5  %)

Des messages sont publiés dans l’intranet de la CCN afin de rappeler aux gestionnaires leurs obligations en matière de langue de travail. Ces mêmes messages servent aussi à rappeler aux employés leurs droits en milieu de travail. À titre d’exemple, durant la période visée pour les évaluations de rendement des employés, la CCN rappelle aux employés leur droit de recevoir leur évaluation dans leur langue de choix.

Les employés, les étudiants et les nouveaux gestionnaires sont aussi informés de leurs droits et responsabilités en matière de langue de travail dans le cadre du programme d’orientation offert aux nouveaux membres de la CCN.

Les réunions du CHD se déroulent dans les deux LO, et les salles de réunion sont équipées d’affiches faisant la promotion de la langue de choix ainsi que de la présidence bilingue des réunions. Les personnes invitées à faire une présentation devant le CHD ont le choix de la faire dans la langue officielle de leur choix.

La CCN contrôle la mise en œuvre de ses objectifs portant sur la langue de travail grâce au suivi de ses rapports de gestion intégrée des ressources humaines et du sondage sur la langue de travail mené par Statistique Canada pour le compte du Commissariat aux langues officielles. À la lumière des résultats enregistrés dans le cadre du sondage sur la langue de travail, la CCN a mené une revue ciblée de ses programmes et activités internes.

À la suite d’une vérification interne sur la disponibilité des outils de travail dans les deux langues officielles, surtout en ce qui a trait aux logiciels informatiques, la CCN a conclu qu’une vérification approfondie portant sur les systèmes informatiques utilisés dans le cadre de ses activités de construction était nécessaire. Cette vérification est prévue pour 2007-2008. Hormis ce système informatique spécifique, il a été établi que les outils informatiques d’usage courant et généralisé répondent aux normes établies par les politiques sur les LO.

La CCN considère effectuer son propre sondage sur la langue de travail auprès de tous ses employés en 2008.

Le sondage effectué par Statistique Canada pour le compte du Commissariat a établi que 85 % de l’ensemble des répondants francophones de la région de la capitale nationale (RCN) étaient « entièrement d’accord » ou « plutôt d’accord » avec le régime de la langue de travail.

B

Sous­total : 

B

Participation équitable - Partie VI (10 %)

a) Pourcentage de participation francophone dans l’ensemble du Canada (5 %)

Dans l'ensemble du Canada, l’effectif est composé à 56,7 % de francophones. Tous les employés sont dans la RCN. (Source : Rapport SILO II, P2, au 31 décembre 2006).

B

b) Pourcentage de participation anglophone au Québec (5 %)

Tous les effectifs se trouvent dans la RCN.

S/O

Sous­total : 

B

Développement des communautés de langue officielle en situation minoritaire et promotion de la dualité linguistique - Partie VII (25 %)

 

La championne des LO s’assure que la planification stratégique et l’élaboration de politiques et de programmes tiennent compte du développement des communautés de langue officielle en situation minoritaire (CLOSM) et de la promotion de la dualité linguistique. Plus particulièrement, ces obligations sont prises en considération lors de l’élaboration du Plan quinquennal de marketing, de communications et de relations extérieures de la CCN. La CCN a élaboré un Plan d’action (2006‑2009) pour la mise en œuvre de l’article 41 de la Loi qui sert de mécanisme pour veiller à ce que la planification stratégique tienne compte du développement des CLOSM et de la promotion de la dualité linguistique. Le plan sera révisé en 2008-2009 afin de correspondre aux nouveaux indicateurs de rendement proposés.

Chaque année, la CCN soumet à Patrimoine canadien un état de ses réalisations relativement à son Plan d’action 2006-2009 sur la mise en œuvre de l’article 41 de la Loi – développement des CLOSM et promotion de la dualité linguistique.

Le plan d’action, endossé par la haute direction, représente un mécanisme articulé de sensibilisation auprès de celle-ci. Par exemple, la première dirigeante a partagé avec les membres du CHD le guide portant sur la partie VII, préparé par Patrimoine canadien, et les vice-présidents sont sollicités tour à tour pour participer au contenu du Bulletin 41-42.
 
Le coordonnateur des langues officielles est responsable de la mise en œuvre de toutes les parties de la Loi, dont la partie VII. Il participe régulièrement aux réunions des coordonnateurs nationaux des principales institutions fédérales, et tient la championne informée des nouvelles initiatives.

Lors de l’envoi de l’état des réalisations 2006-2007 à toutes les associations provinciales des CLOSM, la championne des LO leur a demandé de lui transmettre des suggestions et commentaires concernant des activités de partenariat d’intérêt mutuel. Le Plan d’action que soumet la CCN à Patrimoine canadien comprend des mesures positives pour le développement des CLOSM et la promotion de la dualité linguistique, dont la structure entièrement bilingue de l’édition 2007 du Spectacle son et lumière et le recrutement d’étudiants provenant des réseaux universitaires et collégiaux de francophones hors Québec et d’anglophones au Québec.

Le plan d’action que la CCN soumet à Patrimoine canadien comprend des indicateurs de mesure des résultats, tant pour les objectifs visant le développement et l’épanouissement des CLOSM que pour la promotion de la dualité linguistique dans la société canadienne.

La CCN n’a pas encore effectué l’exercice complet de revue de ses politiques et programmes pour déterminer ceux ayant une incidence sur le développement des CLOSM et la promotion de la dualité linguistique. Toutefois, la révision annuelle de la programmation de ses activités comporte un volet d’analyse de la rétroaction des clients et visiteurs. Cette analyse permet aux organisateurs de tenir compte des besoins exprimés par les CLOSM et les membres des communautés linguistiques française et anglaise.

 

a) Développement des communautés de langue officielle en situation minoritaire (12,5 %)

 

Le vice-président de la programmation nationale, des communications et du marketing tient les médias des CLOSM au courant des projets et des événements organisés dans la région de la capitale nationale afin de mettre en vedette les artistes en provenance de ces communautés et de favoriser ainsi leur développement, tout en faisant la promotion de la dualité linguistique du Canada. Conséquemment, cet exercice permet aux communautés pertinentes de connaître les personnes‑ressources  de la CCN.

La CCN participe à des conférences et à des activités organisées par des représentants d'organismes culturels et sociaux qui regroupent des artistes et des réalisateurs des CLOSM. Cette façon de faire lui permet de connaître les besoins des CLOSM. Le personnel de la CCN qui assiste à ces réunions communique par la suite les commentaires reçus des CLOSM aux personnes responsables de la mise en œuvre des politiques et des programmes.

Bien que la CCN n’effectue pas de consultation structurée auprès des CLOSM pour connaître leurs besoins, outre l’envoi de l’état de ses réalisations et de son Plan d’action sur la mise en œuvre de l’article 41, la Commission participe à des colloques et congrès des réseaux artistiques et culturels des CLOSM afin de recruter de nouveaux talents. La CCN a aussi établi une liste permanente d’organismes pouvant être consultés, dont les CLOSM font partie intégrante, soit en tant qu’associations artistiques, regroupement de gens d’affaires ou représentants régionaux de CLOSM.

Les résultats des consultations publiques pour les projets de la CCN liés à la planification furent annoncés lors de l’assemblée générale annuelle du 7 novembre 2007 à laquelle toute la population de la RCN a été conviée, par l’entremise des médias majoritaires et minoritaires.

B

b) Promotion de la dualité linguistique (12,5 %)

 

Selon l’institution, l’effectif des ressources humaines de la CCN composé d’un nombre élevé d’employés provenant des deux groupes linguistiques fait en sorte que ces derniers sont bien sensibilisés à la dualité linguistique du Canada.

Le plan d’action que la CCN soumet à Patrimoine canadien prévoit des mesures positives à l’égard de la promotion de la dualité linguistique. À titre d’exemple, elle organise et coordonne des célébrations d’envergure, telles la fête du Canada, le Bal de Neige et le Spectacle son et lumière, et s’assure d’y inclure des artistes francophones des régions autres que le Québec, et anglophones du Québec, permettant ainsi à la population canadienne d’apprécier la dualité linguistique du Canada.

De plus, la CCN participe au projet Aide aux entreprises, chapeauté par le Regroupement des gens d’affaires de la Capitale nationale avec la ville d’Ottawa, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada et Patrimoine canadien. Ce projet vise à accorder un soutien aux entreprises qui souhaitent améliorer leurs services à la clientèle en français et en anglais.

A

Sous-­total : 

A

NOTE GLOBALE

A