ARCHIVÉE - Santé Canada 2005-2006

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Fiche d'information 2005-2006

Facteurs et critères

Résumé des données justificatives

Note

Gestion

a) Un cadre de responsabilisation, un plan d'action et des mécanismes de reddition de comptes sont en place (5 %)

Le Cadre de responsabilisation en matière de langues officielles (LO) de Santé Canada est en phase d'approbation et sera entériné par le comité de la haute gestion avant la fin de l'année financière 2005-2006. Le cadre couvre les rôles et responsabilités des intervenants à divers échelons du Ministère en ce qui concerne les obligations et les engagements prévus aux parties IV, V, VI et VII de la Loi sur les langues officielles (LLO).

Les structures organisationnelles chez Santé Canada jouent un rôle important dans la gouvernance des LO de ce ministère. Seize coordonnateurs de LO oeuvrent au sein de Santé Canada, huit à l'administration centrale, et huit autres dans les huit régions du Ministère. Les coordonnateurs participent à l'élaboration du Plan d'action annuel en matière de LO pour leur région/secteur. Ils sont appuyés par deux unités à l'administration centrale, soit le Bureau d'appui aux communautés de langue officielle pour ce qui est de la partie VII de la LLO, et la Division des programmes de la diversité et des LO pour les parties IV, V et VI.

Le Ministère produit un plan d'action relativement à la mise en oeuvre de l'article 41 de la LLO et un bilan des réalisations qu'il soumet à Patrimoine canadien. Le 9 juin 2005, pour donner suite au Bulletin de rendement 2004-2005 de la Commissaire aux langues officielles, le comité exécutif ministériel de Santé Canada a entériné une série de mesures sous forme de plan d'action visant à améliorer la performance du Ministère en ce qui a trait aux LO. Entre autres, le plan prévoit des vérifications du service au téléphone et en personne dans ses bureaux régionaux et des séances d'information aux gestionnaires et aux employés en ce qui concerne leurs obligations en matière de service au public en 2005-2006.

La reddition de comptes s'effectue au moyen de suivis auprès des coordonnateurs de LO. Les bilans annuels font état des réalisations des diverses directions générales, des régions et de l'Agence de réglementation de la lutte antiparasitaire et sont affichés au site intranet de chaque direction générale. La promotion de la diversité, de l'équité et des LO figure parmi la liste des indicateurs de rendement à partir desquels on évalue le rendement des gestionnaires.

b) Visibilité des langues officielles dans l'organisation (5 %)

Le Rapport sur les plans et priorités de 2005-2006 ainsi que le Rapport ministériel sur le rendement de 2004-2005 du Ministère font état à plusieurs reprises de l'initiative liée aux Services de santé dans les communautés minoritaires de langue officielle.

La visibilité du Programme des LO est de plus en plus évidente. Par exemple, depuis le début de l'année 2005, la Division des programmes de la diversité et des LO a donné des présentations à divers comités de gestion et à diverses clientèles cibles, afin de donner une vue d'ensemble des politiques et directives en matière de LO entrées en vigueur en avril 2004 et en juillet 2005. Ces présentations avaient également pour but de voir l'incidence de telles politiques sur le Ministère et de dresser un portrait de la situation propre à chaque direction générale quant à la capacité linguistique, aux exigences linguistiques des postes, aux obligations de respecter les politiques en matière de LO, à l'entrée des données, etc. Au total, la Division des programmes de diversité et des LO ont donné une trentaine de présentations sur divers sujets liés aux LO depuis janvier 2005.

Il a été décidé en juin 2005 que les LO seront intégrées à la vérification interne. Le Ministère compte effectuer une vérification du service au public en 2006-2007.

Le champion des LO qui est au niveau de sous-ministre adjoint siège au comité de gestion, en compagnie du sous-ministre adjoint responsable de la partie VII. Les LO sont discutées de façon formelle au comité de gestion environ trois fois par année.

Il y a une bonne coordination des diverses parties de la LLO. La directrice exécutive et la directrice responsable des LO rencontrent, de façon régulière, les deux sous-ministres adjoints pour discuter des dossiers de LO, assurant ainsi une bonne intégration de toutes les parties de la LLO. Des rencontres telles les téléconférences réunissant, tous les deux mois, l'ensemble des coordonnateurs régionaux et nationaux des LO ainsi que des journées annuelles de réflexion pour discuter de sujets liés aux parties IV à VII de la LLO permettent une bonne coordination des activités de LO au sein du Ministère.

c) Les plaintes (5 %)

Les plaintes de LO sont acheminées au sous-ministre avec copie conforme au responsable des LO. La responsable des plaintes est en communication continue avec le gestionnaire concerné qui doit résoudre la plainte et assurer le suivi des mesures correctives.

Les plaintes sont consignées dans une base de données qui permet d'en faire l'analyse et de préparer des rapports portant sur le service au public et la langue de travail. L'information touchant les plaintes qui se répètent est portée à l'attention des coordonnateurs de LO et à l'ensemble du personnel. L'information est insérée dans Nouvelles de Santé Canada et discutée lors de la retraite annuelle des coordonnateurs de LO. Il y a partage des pratiques exemplaires par le réseau des coordonnateurs des LO.

Le Commissariat aux langues officielles (CLO) a constaté qu'il existe encore un problème d'accessibilité des soins de santé en français lié aux transferts de responsabilités au Yukon.

Service au public - Partie IV

a) Services bilingues annoncés au public et effectif bilingue adéquat (4 %)

Tous les bureaux de Santé Canada offrant des services dans les deux LO sont inscrits dans Burolis et dans les pages bleues des annuaires téléphoniques. Dans le cadre des visites effectuées à l'automne 2005, les représentants du CLO ont toutefois constaté que Burolis n'était pas à jour, notamment en ce qui concerne les points de service nos 12822, 12823 et 88009.

83 % des titulaires de postes bilingues servant le public satisfont aux exigences linguistiques de leur poste. (Source  : Système d'information sur les postes et la classification (SIPC), 31 mars 2005)

b) Observations sur l'offre active et la prestation des services (15 %)

D'après les observations sur le service en personne recueillies par le CLO à l'automne 2005, l'offre active visuelle était présente dans 70 % des cas, l'offre active par les préposés était faite dans 20 % des cas, tandis que le service dans la langue de la minorité linguistique était adéquat dans 40 % des cas.

D'après les observations sur le service au téléphone recueillies par le CLO à l'automne 2005, l'offre active par les préposés ou par un système automatisé était faite dans 92 % des cas, tandis que le service dans la langue de la minorité linguistique était adéquat dans 92 % des cas.

c) Les ententes de services livrés par des tiers ou en partenariat prévoient la prestation des services bilingues (2 %)

Santé Canada a ajouté une clause linguistique à ses accords de contribution. Cette clause, propre à Santé Canada, spécifie que le bénéficiaire d'une contribution est tenu de définir clairement la clientèle du projet et, en consultation avec le Ministère, de prendre les mesures nécessaires pour respecter la LLO.

Le personnel impliqué dans le processus des achats et des services est informé de ses obligations en matière de LO lors d'une formation obligatoire. Divers outils sont disponibles à partir du site intranet des ressources humaines. Le sujet des services livrés par des tiers est également abordé dans la brochure sur le service au public. Les contrats avec les consultants contiennent une clause prévoyant les services dans les deux LO là où cela est requis. Cependant ce sont les signataires des contrats et non la Direction des LO qui assurent le suivi quant à la prestation des services dans les deux LO.

d) Surveillance de la qualité des services bilingues (4 %)

À la suite de l'entrée en vigueur de la Politique des LO pour les communications avec le public et la prestation des services de l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada (AGRHFPC) en juillet 2005, Santé Canada a donné une trentaine de présentations au personnel du Ministère sur la prestation du service dans les deux LO. De plus, deux autres cours régulièrement offerts à Santé Canada abordent ce volet : Gérer en fonction des résultats à l'intention des gestionnaires, et le cours d'orientation offert à tous les nouveaux employés.

Santé Canada distribue une brochure qui porte sur le service au public et l'information est également disponible sur le site intranet. Il y a des rappels périodiques effectués par les coordonnateurs de LO, et ce sujet est parfois traité dans les divers communiqués qui émanent de l'administration centrale.

À l'automne/hiver 2005, Santé Canada a effectué une vérification-maison de la prestation du service dans la langue de la minorité linguistique au téléphone et en personne dans ses bureaux régionaux. Un suivi sera effectué auprès des bureaux qui se sont révélés problématiques. Santé Canada prévoit effectuer une vérification des LO par le service ministériel des vérifications en 2006-2007, qui inclura le service au public dans les deux LO.

Langue de travail - Partie V

a) Surveillance bilingue adéquate et politique sur la langue de travail (12,5 %)

83 % des cadres titulaires de postes bilingues sont bilingues, alors que 82 % des surveillants en région bilingue satisfont aux exigences linguistiques de leur poste. (Source : SIPC, 31 mars 2005)

Santé Canada n'a pas sa propre politique sur la langue de travail. Le Ministère utilise celle de l'AGRHFPC. Toutefois, le Ministère a élaboré une brochure intitulée Langue de travail, Français/Anglais - C'est votre droit  - C'est une question de respect, qu'il distribue à tout son personnel. La brochure précise les droits et obligations en ce qui a trait au respect de la langue de travail dans les domaines suivants  : supervision, instruments de travail, services personnels, services centraux et réunions. Le document décrit le rôle des surveillants, des gestionnaires et de la haute direction dans la création d'un milieu de travail où les employés sont encouragés à utiliser la LO de leur choix.

Outre des mesures d'appui telles que la traduction et la formation linguistique, il existe du matériel pédagogique pour favoriser l'apprentissage de la langue seconde dans chacun des huit centres d'apprentissage de Santé Canada. Santé Canada a aussi reçu du financement du Fonds d'innovation pour un projet soumis à l'AGRHFPC en 2005 qui concerne la formation à distance en vue de permettre aux participants de maintenir le niveau de compétence linguistique acquis.

D'autres outils sont aussi disponibles pour appuyer la Politique sur la langue de travail  : l'intranet du Ministère qui affiche de l'information à ce sujet, un protocole pour la tenue de réunions bilingues ainsi que des affiches sur la gestion de telles réunions. Santé Canada a commencé en 2003 une révision d'envergure du profil linguistique de l'ensemble des postes au Ministère. Cette révision tire maintenant à sa fin. Plus particulièrement, la révision touchait la désignation linguistique des postes de superviseur aux niveaux EX moins 1 et EX moins 2 dans les régions désignées bilingues. Les résultats de cette étude seront communiqués sous peu à la sous-ministre déléguée et un plan d'action assorti d'un échéancier sera établi en ce qui a trait à la formation linguistique pour les employés qui en auront besoin.

b) Création d'un milieu propice aux deux langues officielles (12,5 %)

Les droits et responsabilités en matière de LO sont expliqués aux nouveaux membres du personnel lors du cours d'orientation et sont intégrés au programme du cours intitulé Gérer en vue de résultats pour les gestionnaires.

La Division des programmes de diversité et des LO diffuse au personnel, via la publication mensuelle du Ministère les Nouvelles de Santé Canada, des messages sur les LO, y compris sur la langue de travail. Des séances d'information sont aussi offertes aux employés pour leur rappeler leurs droits quant à l'utilisation de la LO de leur choix et aux gestionnaires pour leur rappeler leurs obligations à créer un milieu de travail propice à l'usage des deux LO. De plus, la brochure Langue de travail, Français/Anglais - C'est votre droit - C'est une question de respect sert de rappel aux employés et aux gestionnaires sur ce sujet.

Les rencontres du comité de gestion se déroulent dans les deux LO.

À la fin de l'année 2004-2005, Santé Canada a réalisé une étude sur l'application du Protocole pour la tenue de réunions bilingues. Cette étude a suggéré une quinzaine de pratiques exemplaires en vue d'accroître l'utilisation du français lors des réunions des comités de gestion. En 2005-2006, les résultats de l'étude ont été présentés au comité exécutif ministériel et ensuite communiqués aux cadres et aux gestionnaires.

Au printemps 2005, 1 033 personnes, soit 27 % d'un groupe cible de 3 815 employés de Santé Canada et de l'Agence de santé publique ont participé à un sondage interne sur la satisfaction de la clientèle à l'égard des services en technologie de l'information. À la suite de ce sondage, la Division des programmes de la diversité et des LO du Ministère effectuera un suivi auprès de l'Unité responsable des services en technologie de l'information pour s'assurer que certaines mesures correctives sont prises quant à la disponibilité des logiciels de langue française et de certains services informatiques en français.

En 2005, la Direction responsable des LO a reçu un engagement formel de la part de l'Unité de vérification interne de Santé Canada à l'effet d'inscrire un sondage à l'échelon ministériel sur la langue de travail parmi les projets de vérification prévus après 2005-2006.

Santé Canada se sert d'un questionnaire à l'intention des employés qui quittent le Ministère comme outil de contrôle de la qualité des services de Santé Canada en matière de LO, notamment en ce qui a trait à la langue de travail.

Participation équitable - Partie VI

a) Pourcentage de participation francophone dans l'ensemble du Canada (5 %)

L'effectif de Santé Canada est composé à 23,7 % de francophones dans l'ensemble du Canada. (Source : SIPC, 31 mars 2005)

b) Pourcentage de participation anglophone au Québec (5 %)

L'effectif de Santé Canada est composé à 4,1 % d'anglophones au Québec. (Source : SIPC, 31 mars 2005)

Développement des communautés de langue officielle en situation minoritaire et promotion de la dualité linguistique - Partie VII

a) La planification stratégique ainsi que l'élaboration de politiques et de programmes tiennent compte du développement des communautés de langue officielle en situation minoritaire (12,5 %)

Le champion des LO s'assure que la planification stratégique et l'élaboration de politiques et de programmes tiennent compte du développement des communautés de langue officielle en situation minoritaire. Le Ministère prépare aussi un plan d'action relativement à la mise en oeuvre de l'article 41 de la LLO et un bilan des réalisations qu'il soumet à Patrimoine canadien.

De plus, le Ministère s'est doté d'une structure, le Bureau d'appui aux communautés de langue officielle qui assure que l'institution est davantage sensibilisée et réceptive aux besoins des communautés et que ces dernières soient consultées relativement aux nouvelles priorités, initiatives, politiques ou programmes. Il y a également un réseau de coordonnateurs responsables de la mise en oeuvre de la partie VII de la LLO, à l'administration centrale et dans les régions. Ces derniers font de la sensibilisation en participant aux rencontres des comités exécutifs de leurs régions et aux Conseils fédéraux.

Il y a également un Comité consultatif pour les communautés francophones en situation minoritaire et un Comité consultatif pour la communauté anglophone au Québec.

La politique intitulée Politique pour appuyer les communautés de langue officielle en milieu minoritaire, entrée en vigueur le 1er avril 2004, a été conçue pour que les programmes de Santé Canada répondent mieux aux besoins des communautés de langue officielle en situation minoritaire.

Il existe un Programme de contribution pour l'amélioration de l'accès aux services de santé pour les communautés de langue officielle en situation minoritaire et un Fonds pour l'adaptation des soins de santé primaires.

Le Ministère a une Politique en matière de communication conforme à celle du gouvernement. Le gestionnaire de marketing, en collaboration avec l'agence de placement, s'assure que les annonces sont placées dans les deux LO et dans les organes d'information qui joignent les communautés de langue officielle en situation minoritaire. Pour ce faire, le Ministère a élaboré, avec l'aide de l'agence de placement, une liste de journaux nationaux ainsi que de journaux communautaires qui desservent la population canadienne dans chacune des deux LO à l'échelle du pays. Le Ministère s'assure également que les placements radio et télévision sont dans les deux LO et que toute la publicité est bilingue lorsque des espaces sont réservés sur les panneaux publicitaires et dans les abribus.

b) La planification stratégique ainsi que l'élaboration de politiques et de programmes tiennent compte de la promotion de la dualité linguistique (12,5 %)

Le champion participe à toutes les réunions d'importance et s'assure que la planification stratégique et l'élaboration de politiques et de programmes tiennent compte de la promotion de la dualité linguistique. Le Ministère soumet aussi à Patrimoine canadien un plan d'action relativement à la mise en oeuvre de l'article 41 de la LLO.

Plusieurs initiatives et outils visent à promouvoir les deux LO auprès des employés. À titre d'exemples, il y a le jeu-questionnaire qui porte sur divers aspects de la francophonie; les diverses activités mises en place pour souligner la journée de la francophonie au Ministère; les communiqués du champion des LO à tout le personnel et le message du sous ministre; les mercredis français chez les employés responsables de Gouvernement en direct de la Direction générale de l'information, de l'analyse et de la connectivité ainsi que la confection d'une bannière de promotion pour souligner les Rendez-vous de la Francophonie.

À titre d'exemples de mesures visant à promouvoir la dualité linguistique à l'extérieur du Ministère, la Direction générale des services de gestion, Ressources humaines distribue de la documentation qui traite des valeurs associées à la diversité et à la dualité linguistique à Santé Canada lors des salons de l'emploi et lorsqu'elle poursuit ses activités publiques de recrutement.

NOTE GLOBALE