Concevoir un plan efficace et suivre les progrès

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À mesure qu’on s’approche de l’événement, la marge de manoeuvre pour faire des changements et apporter des correctifs diminue. La clé du succès consiste donc à planifier bien à l’avance et à se préparer aux imprévus. Il est aussi primordial de définir les résultats attendus, des indicateurs de rendement et des mécanismes de reddition de comptes.

Le comité organisateur devrait élaborer, dès le départ, un document détaillé sur les langues officielles, qui comprend les prévisions relatives aux ressources nécessaires pour répondre à ses obligations linguistiques.

De son côté, Patrimoine canadien, ou tout autre organisme fédéral qui représente le gouvernement du Canada, doit surveiller l’évolution des préparatifs et assurer un suivi rapproché afin que les exigences soient respectées. Le comité organisateur devrait soumettre régulièrement à Patrimoine canadien unbilan de l’état des préparatifs relatifs aux langues officielles. Il en va de l’intérêt de tous, puisque, de cette façon, les partenaires seront en mesure de proposer des solutions si jamais il devient évident, en cours de route, que les objectifs risquent de ne pas être atteints.

Par ailleurs, les institutions fédérales appelées à jouer un rôle dans l’événement doivent entamer la planification le plus tôt possible afin de pouvoir répondre à la demande accrue de services dans les deux langues officielles qui découlera de l’événement. Elles devront notamment déterminer s’il sera nécessaire, pendant l’événement, de fournir des services bilingues à des points de service qui n’ont pas normalement d’obligations en matière de langues officielles.

Par la suite, les institutions fédérales doivent surveiller leur propre rendement en matière de langues officielles et faire rapport de leurs expériences positives et des leçons apprises. Cette façon de procéder permettra de faire le point sur la manière dont les langues officielles auront été traitées en vue d’améliorer l’expérience du public à l’occasion d’autres événements d’envergure.

QUESTIONS À SE POSER

Comité organisateur et institutions fédérales

  • Comment ferons-nous en sorte que les langues officielles constituent un élément clé de la planification, et ce, dès le début des préparatifs?
  • Comment déterminerons-nous l’ensemble des besoins en matière de langues officielles et les ressources financières nécessaires pour les combler?
  • Les questions relatives aux langues officielles seront-elles systématiquement à l’ordre du jour de nos réunions? À qui reviendra la responsabilité de les aborder?
  • Notre planification tiendra-t-elle compte des retards possibles et nous laissera-t-elle une certaine marge de manœuvre pour réagir aux changements (diminution des revenus, nouveau service à offrir, disponibilité de la main-d’œuvre bilingue, etc.)?
  • De quelle façon nous préparerons-nous à rendre compte des progrès dans l’organisation d’un événement respectueux des langues officielles?
  • Quels indicateurs de rendement permettront d’évaluer le résultat de nos efforts au chapitre des langues officielles?
  • De quelle façon ferons-nous connaître nos réussites en vue de futurs événements?

Gouvernement du Canada

  • Comment appuierons-nous le comité organisateur pour qu’il dispose de suffisamment de ressources et d’expertise?
  • De quelle façon surveillerons-nous l’évolution des préparatifs afin d’assurer le respect des langues officielles avant, pendant et après l’événement?


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