Créer une structure

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Le comité organisateur doit mettre en place, le plus tôt possible, un service responsable des langues officielles qui aura pour rôle d’appuyer et de conseiller les autres unités en ce qui concerne la mise en œuvre des dispositions linguistiques. Ce service se chargera également de sensibiliser les partenaires et le personnel à l’importance des langues officielles et veillera à établir des liens avec la communauté de langue officielle en situation minoritaire. Pour qu’il ait une réelle incidence sur les décisions, il devrait détenir l’autorité nécessaire et des ressources suffisantes. Il est également important que l’ensemble des composantes du comité organisateur travaillent en collaboration étroite avec ce service afin que tous les plans stratégiques et opérationnels tiennent compte des langues officielles.

La haute direction du comité organisateur doit demeurer fermement engagée à tenir un événement qui reflète la dualité linguistique, même dans un contexte difficile. Afin de témoigner de l’importance des langues officielles, le comité organisateur devrait se doter d’une politique linguistique interne qui préciserait la manière dont il entend respecter les exigences. Pour mettre en œuvre cette politique, la haute direction doit faire preuve de leadership et informer l’ensemble du comité ainsi que ses partenaires de l’importance qu’elle accorde au respect des exigences linguistiques pour le succès de l’événement. De plus, l’organisation doit compter sur un nombre suffisant de personnes bilingues ou qui comprennent les sensibilités des deux groupes linguistiques, surtout parmi l’équipe de direction.

De plus, il s’avère utile de mettre en place un comité consultatif sur les langues officielles, composé de membres des divers organismes partenaires ainsi que d’experts du domaine des langues officielles. Ce comité consultatif doit compter des personnes possédant une bonne crédibilité et un niveau d’autorité élevé. Par ailleurs, il faut voir à ce que des membres clés des communautés de langue officielle y soient représentés. Une représentation d’organismes francophones, ou anglophones si l’événement a lieu au Québec, à la fois nationaux et locaux, est à privilégier afin de disposer d’une variété de points de vue.

QUESTIONS À SE POSER

Comité organisateur

  • Comment ferons-nous en sorte que le service responsable des langues officielles dispose des ressources et de l’autorité nécessaires pour faire efficacement son travail?
  • De quelle façon nos hauts dirigeants sensibiliseront-ils les employés à l’importance des langues officielles au succès de l’événement?
  • Aurons-nous une politique interne claire en matière de langues officielles qui précisera la manière dont nous entendons respecter nos exigences linguistiques?
  • Compterons-nous, dans notre équipe, suffisamment de personnes qui comprennent les sensibilités et les références culturelles des deux groupes linguistiques?
  • De quelle façon favoriserons-nous la collaboration au sein du comité organisateur afin d’assurer une bonne compréhension de l’incidence des exigences linguistiques du point de vue opérationnel?
  • Mettrons-nous sur pied un comité consultatif sur les langues officielles où siègeraient des membres d’organismes nationaux et locaux représentant les deux groupes linguistiques?


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