ARCHIVÉE - Agence canadienne d’inspection des aliments 2007-2008

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Bulletin de rendement 2007-2008
Agence canadienne d’inspection des aliments

Facteurs et critères

Résumé des données justificatives

Note

Gestion (15 %)

a) Un cadre de responsabilisation, un plan d’action et des mécanismes de reddition de comptes sont en place (5 %)

Le Cadre de responsabilisation sur les langues officielles (LO) de l’Agence canadienne d’inspection des aliments (ACIA) définit les rôles et les responsabilités de son président, du Comité de gestion de la direction, des champions, des gestionnaires, du personnel des Ressources humaines et des employés à l’égard des parties IV, V, VI et VII de la Loi sur les langues officielles (la Loi). Il stipule également les mesures à prendre pour s’acquitter de ces responsabilités. Le Plan d’action stratégique en matière de LO couvre la période de 2005-2008.

L’ACIA s’est dotée d’un instrument de délégation des pouvoirs précisant les responsabilités relatives aux obligations énoncées dans les diverses parties de la Loi. Il existe en outre un programme obligatoire de cinq jours, Gestion : la clé du succès, qui est destiné à tous les nouveaux gestionnaires exerçant un pouvoir délégué et qui comporte un module sur les exigences et les responsabilités en matière de LO.

Le Plan d’entreprise 2003-2008 de l’ACIA indique que l’Agence s’engage à revivifier son programme en matière de LO. Chaque année, le rapport annuel sur les LO est déposé et fait l’objet d’une discussion au sein du sous-comité des ressources humaines (RH), présidé par le vice-président des RH. L’engagement en matière de LO est davantage renforcé par l’exigence précise d'indiquer les responsabilités en matière de LO dans les ententes de rendement axées sur la responsabilisation pour tous les cadres de niveau EX de l’ACIA, y compris le président (composante « gestion des personnes »). Par ailleurs, l’Unité des LO offre des mises à jour régulières au sous‑comité des ressources humaines.

A

b) Visibilité des langues officielles dans l’organisation (5 %)

Le Plan d’entreprise et la Stratégie en matière de ressources humaines 2003-2008 de l’ACIA traitent des LO dans les volets « Gestion des RH » et « Assurer une gestion sûre de l'Agence ». Le Plan d’action stratégique 2005-2008 en matière de LO a été approuvé par le Comité exécutif et fait référence aux parties IV, V, VI et VII de la Loi. Des consultations avec les employés ont été entreprises afin de discuter du Plan de renouvellement 2008‑2013 de l’ACIA, qui intègre les LO.

Les vérifications de programme comportent des éléments spécifiques aux LO, et plus particulièrement en ce qui concerne la prestation des services.

Les questions relatives aux LO font l’objet de discussions lors des réunions du sous-comité des ressources humaines. Le champion national des LO, chef des Services juridiques, qui a été nommé par le président, siège au Comité exécutif et fait état des derniers développements en matière de LO. Des discussions sur ces questions se déroulent à divers niveaux de gestion sur une base continue. Pour assurer la coordination des étapes d’approbation et de l’échange d’information entre le champion des LO, le directeur exécutif des RH et le vice‑président des Opérations, un processus de distribution formel a été établi l’an dernier et se poursuit cette année avec succès.

Il s’exerce une coordination entre les divers intervenants de l’ACIA en matière de langues officielles. Le réseau des champions des LO est fort depuis 2003‑2004 : les champions national et régionaux des LO (région de la capitale nationale, Ouest, Ontario, Québec et Atlantique), les coordonnateurs des LO et, aux RH, les porte‑parole en matière de LO se réunissent tous les trimestres pour discuter des questions courantes et des enjeux relatifs aux LO. Les champions régionaux des LO rencontrent également leur équipe de gestion respective pour discuter des questions relatives aux LO, ainsi que pour élaborer, approuver et mettre en œuvre les plans d’action régionaux en matière de LO portant sur les parties IV, V, VI et VII de la Loi. L’ACIA a également désigné, aux Ressources humaines, cinq porte‑parole en matière de LO, soit un par secteur. Ces porte‑parole soutiennent le programme des LO et leur champion respectif. Le coordonnateur des LO offre des conseils et de l’aide aux porte-parole et aux champions des LO.

La responsabilité relative à la partie VII de la Loi est intégrée aux objectifs d’ensemble, au même titre que les obligations découlant des parties IV, V et VI, comme le veut le Plan d’action sur les LO.

Un nouveau programme d’orientation en ligne obligatoire a été élaboré pour les nouveaux employés. Il comprend un module sur les LO qui traite des droits et des obligations des employés à l’égard des quatre parties de la Loi, de l’engagement de l’ACIA à maintenir un environnement de travail propice à l’usage des deux LO et de la promotion des boîtes à outils offertes aux employés et d’autres initiatives de programme. Par ailleurs, la formation obligatoire que doivent suivre tous les gestionnaires comportera un module distinct sur les LO offert en ligne.

A

c) Les plaintes et les suivis (5 %)

Les plaintes sont acheminées au coordonnateur des LO, puis enregistrées et transmises au bureau local concerné. Le gestionnaire responsable participe personnellement à l’élaboration de correctifs, veille à ce qu’ils soient mis en œuvre, puis assure le suivi auprès du coordonnateur des LO, lequel est en contact avec le Commissariat aux langues officielles.

La haute direction est avisée de la nature des plaintes déposées contre l’ACIA et des mesures mises en œuvre pour les régler. Pour éviter la répétition de problèmes semblables, les plaintes et les correctifs adoptés font l’objet de discussions lors de la conférence téléphonique de la Division des opérations des ressources humaines, par l’intermédiaire du coordonnateur des LO ou par courriel. Les gestionnaires des RH discutent des plaintes et de la façon dont elles ont été réglées avec l’équipe de gestion régionale. Les plaintes et la façon dont elles ont été résolues font aussi l’objet de discussions lors des téléconférences du Réseau des champions des LO. Par ailleurs, les bureaux non conformes doivent élaborer un plan d’action pour les correctifs, et l’Unité des LO fait un suivi pour veiller à ce que les mesures soient efficaces et efficientes.

A

Sous‑total :

A

Service au public – Partie IV (25 %)

a) Services bilingues annoncés au public et effectif bilingue adéquat (3 %)

L’information relative aux bureaux bilingues figure dans Burolis, sur le site Internet de l’ACIA et dans les pages bleues des annuaires téléphoniques. Les récents changements de localisation de bureaux ont été communiqués aux divers ordres de gouvernement et par le biais d’affiches sur les lieux.

Au total, 89 % des titulaires de postes bilingues servant le public satisfont aux exigences linguistiques de leur poste. (Source : Rapport annuel sur les LO 2006‑2007 de l’ACIA)

B

b) Observations sur l’offre active et la prestation des services (15 %)

D’après les observations sur le service en personne recueillies par le Commissariat aux langues officielles entre la mi-juin et la mi‑juillet 2007, l’offre active visuelle était présente dans 89 % des cas, l’offre active par les préposés s’effectuait dans 4 % des cas, tandis que le service dans la langue de la minorité linguistique était adéquat dans 64 % des cas.

D’après les observations sur le service téléphonique recueillies par le Commissariat entre la mi-juin et la mi-juillet 2007, l’offre active par les préposés ou par un système automatisé s’ dans 87 % des cas, tandis que le service dans la langue de la minorité linguistique était adéquat dans 87 % des cas.

D

c) Les ententes de services livrés par des tiers ou en partenariat prévoient la prestation des services bilingues (2 %)

Les ententes de services conclues avec des tiers comportent des dispositions sur les exigences découlant de la Loi. C'est ainsi que les exigences en matière de LO s’appliquent notamment aux publications produites par un tiers ou moyennant sa collaboration dans le cadre d’un partenariat ou de toute autre entente. La Direction des affaires publiques de l’Agence est chargée de veiller à ce que les ententes de service, en ce qui concerne les publications, se conforment aux exigences en matière de LO. Le Centre de service pour les achats et les marchés de services est chargé de veiller à ce que les ententes de service se conforment aux exigences en matière de LO. Si les obligations en matière de LO ne sont pas respectées, le contrat en question peut ne pas être payé en totalité.

Comme exemple de rappel récent, mentionnons le fait que les conseillers en RH de l’ACIA ont envoyé une note aux gestionnaires de leurs groupes clients pour réitérer le fait que les consultants embauchés pour organiser des concours doivent avoir la capacité de communiquer dans les deux langues officielles lorsqu’ils traitent avec les candidats. De plus, le Centre de service pour les achats a été contacté pour lui demander d’inclure un énoncé dans les contrats de prestation de services par des tiers de manière à garantir que les droits linguistiques des participants aux processus de nomination sont respectés.

Dans la trousse d’information traitant des exigences liées aux LO que l’on remet aux gestionnaires, on insiste sur la vigilance dont ceux-ci doivent faire preuve lorsque les services sont regroupés et conjointement exploités afin que le public continue de recevoir les services fédéraux dans la LO de son choix. Par exemple, les gestionnaires doivent veiller à ce que ces obligations figurent dans l’entente avec le partenaire en question.

B

d) Politique sur le service au public et surveillance de la qualité des services bilingues (5 %)

La Politique de l’ACIA en matière de langues officielles vise tous les employés de l’ACIA et les personnes qui travaillent pour l’Agence ou en son nom, par le biais d’autres ententes contractuelles ou d’affectations.

L’objectif de la Politique est d’orienter les gestionnaires et les employés de l’ACIA quant à leurs droits et responsabilités à l’égard des parties IV, V, VI et VII de la Loi ainsi qu’à l’administration du programme des LO. La Politique sensibilise tous les employés à l’engagement de l’ACIA à l’égard des langues officielles, y compris à celui de prendre des mesures concrètes et positives pour servir le public canadien dans la LO de son choix. Les dispositions de la Politique sont abordées dans le cadre du programme d’orientation en ligne et en classe offert à tous les employés.

Pour aider les membres du personnel à servir le public dans les deux LO, l’ACIA leur fournit des outils électroniques bilingues, comme Atteindre léquilibre : Un guide pratique pour aider les employés à remplir leurs obligations en vertu de la Loi sur les langues officielles et deux Guides sur la prestation de services dans les deux langues officielles. L’un s’adresse aux gestionnaires et l’autre, aux employés.

Une trousse d’information est également distribuée à tous les employés. Elle souligne leurs responsabilités quant à la prestation des services dans les deux LO et comporte un glossaire anglais‑français, ainsi qu’une liste d’expressions courantes dans les deux LO.

Des présentations sur la prestation des services au public sont faites lors de visites dans divers points de service bilingues de l’ACIA. La présentation traite de quatre éléments clés en matière de service au public : l’offre active, la capacité d’offrir un service adéquat dans la langue choisie par le client, la messagerie vocale dans les deux LO et l’offre active visuelle. La présentation a également été envoyée aux gestionnaires responsables des bureaux désignés pour offrir des services bilingues. On a demandé aux gestionnaires de se servir de cette présentation pour passer en revue avec leurs employés les obligations liées au service au public.

L’ACIA s’est engagée à améliorer la prestation de ses services externes dans les deux LO. En 2006‑2007, un tiers a mené, à l’interne, des activités de contrôle mensuel portant sur l’offre active et le service adéquat, au téléphone, dans tous les points de service désignés bilingues de l’ACIA. Un rapport final a été remis à la haute direction, et l’Unité des LO, en collaboration avec la Direction générale des opérations, suit de près les plans d’action sur la mise en œuvre des correctifs.

La Direction générale des ressources humaines a également mené, à l’interne, des exercices de suivi semestriels des appels téléphoniques dans tous les bureaux qui sont tenus d’offrir des services bilingues (le plus récent ayant été effectué en septembre 2007). Les résultats de cet exercice ont été positifs et seront communiqués à la Direction générale des opérations. Des correctifs seront mis en œuvre, le cas échéant.

L’Unité des LO effectue des vérifications et des suivis de diverses activités touchant les LO. Elle prépare également des rapports d’étape périodiques et fait un suivi des plans d’action pour les correctifs lorsqu’il est déterminé qu’un bureau ne respecte pas les exigences liées au service au public.

B

Sous‑total :

C

Langue de travail – Partie V (25 %)

a) Politique sur la langue de travail et surveillance bilingue adéquate (12,5 %)

La Politique sur les LO de l’ACIA précise les droits et les obligations des employés dans les régions désignées bilingues aux fins de la langue de travail pour ce qui est de la supervision, des services centraux, des services au personnel, des instruments de travail, de la formation professionnelle et du perfectionnement, ainsi que de la langue employée dans les réunions. La Politique sensibilise tous les employés de l’ACIA à l’engagement de l’Agence en matière de langues officielles, y compris à la mise en place d’un milieu de travail exemplaire et respectueux de la dualité linguistique du Canada et à la promotion active de ses LO. Les dispositions de la Politique sont abordées dans le cadre du programme d’orientation en ligne et en classe offert à tous les employés.

Les réunions se déroulent dans les deux LO et les participants sont encouragés à utiliser la LO de leur choix.

L’Agence offre de la formation linguistique dans le cadre du programme de perfectionnement linguistique, qui en est maintenant à sa quatrième année.

Une activité sur les LO a été organisée à l’administration centrale pour marquer le lancement de la nouvelle boîte à outils, Se préparer à apprendre une seconde langue officielle, élaborée pour appuyer les employés de l’ACIA dans l’apprentissage de leur seconde langue officielle. Cette boîte à outils décrit les activités quotidiennes de l’employé, ce que l’on attend de lui en tant que nouvel étudiant, ainsi que la façon de traiter les questions liées au travail provenant de collègues et de maintenir ses compétences linguistiques.

La boîte à outils Se préparer à apprendre une seconde langue officielle a été imprimée et envoyée aux employés de l’ACIA dont le nom figure actuellement sur une liste d’attente pour la formation en langue seconde. Un article dans Contact et un bulletin d’information national, faisant la promotion des deux boîtes à outils, ont également été rédigés et distribués à l’ensemble des employés. Les boîtes à outils ont également été offertes sur le site intranet de l’ACIA pour que tous les employés y aient facilement accès.

Par ailleurs, un nouveau signet a également été élaboré pour promouvoir le Centre de ressources sur les LO de l’ACIA où les employés peuvent obtenir de l’information sur les langues officielles et les divers outils mis à leur disposition. Le signet bilingue a été distribué lors de l’activité sur les LO organisée à l’administration centrale et aux employés de tout le pays.

Au total, 86 % des superviseurs en région bilingue tenus de superviser leurs employés dans les deux LO peuvent le faire. (Source : Données extraites du Bilan annuel sur les LO, Système d’information sur les langues officielles [SILO II], 31 mars 2007)

B

b) Utilisation de chaque langue officielle au travail (12,5 %)

Le Plan de communications des LO de l’ACIA prévoit l’envoi chaque trimestre de rappels aux employés et aux gestionnaires sur les droits et obligations à l’égard des quatre parties de la Loi, y compris la langue de travail, par l’intermédiaire du bulletin interne, Contact, des bulletins d’information nationaux et du Bulletin 41‑42 (distribué par Patrimoine canadien). Les messages sur les LO sont distribués à tous les employés par l’intermédiaire de diverses voies, y compris la liste de distribution interne, qui sert de système de communication s’adressant à tous les employés. En date de mars 2008, sept communiqués sur les LO auront été distribués à l’ensemble des employés.

On incite les membres du Comité exécutif à utiliser la langue de leur choix lors des réunions.

Le coordonnateur des LO vérifie régulièrement les courriels distribués à grande échelle pour s’assurer que les messages sont simultanément envoyés dans les deux LO.

Un formulaire d’auto‑évaluation des unités, visant à contrôler la conformité à la Politique, figure dans la trousse regroupant les obligations des gestionnaires.

Les données sur les LO concernant la langue de choix des employés sont régulièrement mises à jour dans PeopleSoft grâce à la fonctionnalité de libre‑service.

Le sondage effectué par Statistique Canada, pour le compte du Commissariat aux langues officielles, a établi que 69 % de l’ensemble des répondants francophones de la RCN, du Nouveau‑Brunswick et des régions bilingues de l’Ontario sont « entièrement d'accord » ou « plutôt d’accord » avec le régime de la langue de travail. Au Québec, la proportion de répondants anglophones du même avis se situe à 57 %.

C

Sous-total :

C

Participation équitable Partie VI (10 %)

a) Pourcentage de participation francophone dans l’ensemble du Canada (5 %)

L’ACIA a réussi à maintenir sa représentation francophone partout au Canada malgré sa croissance considérable au cours des dernières années. Dans l’ensemble du Canada, l’effectif est composé à 26,2 % de francophones. (Source : Bilan annuel sur les LO 2006‑2007 de l’ACIA, 31 mars 2007)

A

b) Pourcentage de participation anglophone au Québec (5 %)

Au Québec, l’effectif est composé à 2,8 % d’anglophones. (Source : Bilan annuel sur les LO 2006‑2007 de l’ACIA, 31 mars 2007)

D

Sous-total :

B

Développement des communautés de langue officielle en situation minoritaire et promotion de la dualité linguistique – Partie VII (25 %)

Le coordonnateur des LO à l’Agence est chargé de superviser tous les aspects de la Loi, y compris de la partie VII, et de communiquer l'information qui s’y rapporte (développement des CLOSM et promotion de la dualité linguistique) au sein de l’organisation. L’Agence a désigné des membres de son personnel pour assurer la liaison avec les associations pertinentes des CLOSM, dans le cadre de sa participation au Comité des LO des conseils fédéraux de trois des quatre régions (Ouest, Ontario et Atlantique).

Le coordonnateur des LO à l’Agence doit passer en revue les mémoires au Cabinet afin de veiller à ce qu’ils tiennent compte de l’obligation de promouvoir le développement des CLOSM et évaluent les répercussions possibles sur ces communautés. Bien que l’ACIA ne soit pas l'une des institutions désignées qui relèvent de Patrimoine canadien en vertu de l'article 41, son Plan d’action stratégique sur les LO 2005‑2006 – 2007‑2008 et sa Politique sur les langues officielles ont été modifiés pour inclure spécifiquement les obligations décrites à la partie VII de la Loi, soit le développement des CLOSM et la promotion de la dualité linguistique.

L’an dernier, Patrimoine canadien, à la demande de l’ACIA, a réalisé une présentation sur la partie VII, à l’intention du Comité exécutif afin de sensibiliser la haute direction aux obligations découlant des modifications à la Loi et aux mesures positives devant être prises. Comme mesure de suivi, une note d’information traitant de la partie VII de la Loi a été préparée à l’intention des membres du Comité exécutif des politiques (CEP).Un bulletin d’information national sur la partie VII destiné à tous les employés a également été préparé et devrait être distribué sous peu.

L’Agence a continué de réviser ses politiques et programmes, particulièrement ceux qui portent sur les affichages de poste et les rappels d’aliments, pour faire en sorte que les avis pertinents paraissent dans les publications de langue minoritaire.

L’ACIA continue sa collaboration avec Agriculture et Agroalimentaire Canada, l’une des 32 institutions relevant de Patrimoine canadien, avec laquelle elle partage certaines responsabilités, afin d’en savoir davantage sur les besoins des CLOSM, pour ensuite déterminer la meilleure façon d'y répondre.

Un plan d’action stratégique sur les LO, approuvé en avril 2006, indique que l’Agence consultera les communautés et créera des partenariats avec d’autres ministères. L’ACIA détermine actuellement la façon dont seront évalués les résultats du Plan d’action.

L’ACIA a élaboré un Manuel qualité pour ses politiques et publications, dont un chapitre entier est consacré aux lignes directrices et aux processus en matière d’élaboration de politiques. Les LO constituent l’un des principaux éléments pris en compte dans la planification de la rédaction d’une politique, le processus d’élaboration, de rédaction, d’édition et de publication d’une politique, et les processus de consultation liés à l’élaboration d’une politique.

  

a) Développement des communautés de langue officielle en situation minoritaire (12,5 %)

Les champions national et régionaux des LO sont chargés d’assurer la liaison avec les CLOSM et de leur fournir l’information pertinente. Avant de changer la désignation de certains des bureaux, les cadres supérieurs ont communiqué avec les CLOSM dans les régions touchées (Alberta, Manitoba, Colombie-Britannique et Québec) pour les aviser de la situation et pour en arriver à un consensus sur la meilleure façon d’offrir des services bilingues dans ces régions. L’exercice de consultation réalisé par l’ACIA a aidé les CLOSM à mieux connaître les employés de l’ACIA chargés d’assurer la liaison avec elles dans les régions. Le coordonnateur des LO à l’Agence a également fait parvenir une lettre officielle sur la question aux organismes-cadres des CLOSM, y compris le Quebec Community Groups Network (QCGN) et la Fédération des communautés francophones et acadienne.

Le Plan d’action stratégique sur les LO, approuvé en avril 2006, indique que l’Agence consultera les communautés et créera des partenariats avec d’autres ministères.

La haute direction de l’ACIA a tenu des discussions sur les meilleurs moyens de prendre en considération les besoins des CLOSM, particulièrement en ce qui concerne les solutions de rechange en matière de prestation de services.

Pour sensibiliser les employés impliqués dans le développement des CLOSM, l’Agence veille à ce qu’ils reçoivent l’information émanant des réunions du réseau du Comité consultatif des sociétés d’État sur les langues officielles et des coordonnateurs nationaux des institutions fédérales désignées responsables de l’application de l’article 41 de la Loi.

L’une des mesures positives élaborée par l’ACIA consiste à réaliser une trousse nationale de recrutement. Cette trousse comprend un lien permettant aux nouveaux employés et aux employés mutés d’obtenir de l’information sur les services offerts dans la langue de la minorité (écoles, théâtres et entreprises des CLOSM) afin qu’ils puissent continuer de vivre dans leur langue officielle, tout en contribuant au développement des CLOSM.

A

b) Promotion de la dualité linguistique (12,5 %)

La politique relative aux publications de l’ACIA contient une section complète sur les LO. Elle présente les exigences en matière de LO pour les publications bilingues, que doivent respecter le personnel, et les tiers ou d’autres parties à une entente. Elle souligne également l’engagement de prendre en compte les besoins des auditoires cibles de langue non officielle dans la planification et l’élaboration des publications.

Le personnel assumant un rôle dans la promotion de la dualité linguistique, comme le personnel des Affaires publiques, doit veiller à ce que les annonces de l’ACIA soient publiées dans les médias des CLOSM. Pour sensibiliser les employés qui ont un rôle à assumer dans la promotion de la dualité linguistique, l’Agence veille à ce qu’ils reçoivent l’information émanant des réunions avec le réseau du Comité consultatif des sociétés d’État sur les langues officielles et les coordonnateurs nationaux des institutions fédérales désignées responsables de l’application de l’article 41 de la Loi.

La boîte à outils intitulée Maintien des connaissances de la seconde langue officielle, lancée officiellement en 2006‑2007, constitue un exemple de mesure positive adoptée par l’ACIA pour promouvoir le statut égal du français et de l’anglais à l’interne. Cette boîte à outils comporte une foule de conseils pratiques et de suggestions visant à encourager les employés à appliquer et à maintenir leurs compétences dans la deuxième langue officielle, dans le but d’aider les finissants du programme de formation linguistique à atteindre un niveau d’aisance dans leur deuxième langue officielle. L’ACIA reconnaît également l’importance de souligner les réalisations de ses employés et leur fait parvenir, lorsque ceux‑ci atteignent leurs niveaux de compétence linguistique, une lettre de félicitations, signée par le plus haut responsable de l’employé et par le champion des LO du secteur. L’ACIA continue de promouvoir ses boîtes à outils sur les langues officielles auprès de ses employés et gestionnaires.

Une autre activité sur les LO, organisée le 20 mars 2007 à l’administration centrale pour coïncider avec Les Rendez‑vous de la Francophonie, poursuivait un triple objectif : lancer la nouvelle boîte à outils Se préparer à apprendre une seconde langue officielle; redistribuer la boîte à outils de l’année dernière, Maintien des connaissances de la seconde langue officielle, pour faciliter le maintien de ces connaissances; et promouvoir les activités organisées partout au pays à l’occasion de Les Rendez‑vous de la Francophonie. Dans le cadre de cette activité, des exemplaires français et anglais du livre « Paysages canadiens » ont été donnés comme cadeaux dans le but de promouvoir les deux communautés auprès des employés.

A

Sous‑total :

A

NOTE GLOBALE

B