3 Constatations et recommandations

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3.1 Forces relevées

  • Les intervenants du Commissariat interviewés dans le cadre de la vérification se disent relativement satisfaits du niveau de service offert, et ce, compte tenu du nombre limité d’employés de l’Unité des relations parlementaires.
  • Le nombre d’effectifs actuellement assignés à l’Unité des relations parlementaires est comparable à celui d’autres d’organismes similaires (c.‑à‑d. d’autres mandataires du Parlement). 

3.2 Constatations découlant de la vérification

3.2.1 Stratégie parlementaire, capacités et compétences

Nous nous attendions à découvrir une approche stratégique, des objectifs, des plans et des indicateurs de rendement bien définis, consignés par écrit et communiqués pour les activités associées aux relations parlementaires. Nous nous attendions aussi à constater que l’Unité des relations parlementaires possédait des capacités et compétences suffisantes pour atteindre les résultats visés définis dans la stratégie.

Nous constatons que le Commissariat n’a pas encore défini ni communiqué une approche stratégique en matière de relations parlementaires. La stratégie parlementaire actuelle, approuvée par le Comité exécutif du Commissariat en septembre 2010, renferme une analyse détaillée de l’environnement du Commissariat ainsi que la liste des activités susceptibles d’être exécutées, mais est de nature tactique et n’indique aucune orientation stratégique clairement définie. D’autres documents comme le Plan stratégique du Commissariat, le profil de risque organisationnel et le Plan opérationnel de la Direction générale des politiques et des communications renferment davantage de détails sur les plans et les objectifs liés aux relations parlementaires sans toutefois fournir une orientation stratégique générale clairement définie.

Des indicateurs de rendement de haut niveau ont été établis dans le Cadre de mesure du rendement pour les activités associées aux relations parlementaires, mais ils n’ont pas encore été mesurés. Ces indicateurs devraient faire l’objet d’un examen pour s’assurer qu’ils demeurent conformes aux objectifs énoncés dans la stratégie, une fois qu’elle aura été définie.  

En ce qui concerne les capacités de l’Unité des relations parlementaires, nous constatons que le Commissariat compte actuellement 1,5 poste équivalent temps plein consacré aux relations parlementaires et que l’Unité compte un autre poste vacant. Par comparaison à d’autres organismes similaires (c.‑à‑d. d’autres agents du Parlement), l’Unité des relations parlementaires du Commissariat semble dotée de capacités suffisantes. Il faut néanmoins souligner que les objectifs stratégiques à énoncer dans la stratégie parlementaire, ainsi que les rôles et responsabilités à assigner à l’Unité des relations parlementaires, auront une incidence directe sur les capacités et compétences requises par l’Unité pour atteindre les résultats attendus.

Par conséquent, l’absence de stratégie clairement définie et formellement consignée par écrit en matière de relations parlementaires, y compris d’objectifs et d’indicateurs de rendement, limite la capacité du Commissariat à harmoniser stratégiquement ses ressources et ses activités avec les attentes et les résultats stratégiques de l’organisme. Une stratégie parlementaire adéquatement conçue fournirait à la direction du Commissariat des renseignements de base lui permettant d’évaluer le rendement des activités associées aux relations parlementaires et réduirait aussi le risque de décisions à court terme inadéquates ou réactionnelles. Elle permettrait aussi à la direction de mieux évaluer les capacités et compétences requises par l’Unité des relations parlementaires.

Recommandations

Priorité élevée 1. Nous recommandons qu’une stratégie en matière de relations parlementaires soit élaborée, puis consignée par écrit et communiquée de façon officielle pour faire en sorte que les activités soient conformes aux attentes et aux résultats stratégiques de l’organisme. La stratégie devrait inclure des objectifs stratégiques et des mesures de rendement clairement définis pour les activités en rapport avec les relations parlementaires. Les progrès réalisés en regard de ces objectifs devraient faire l’objet d’une évaluation périodique.

2. Nous recommandons qu’une fois la stratégie en matière de relations parlementaires élaborée les capacités et compétences de l’Unité des relations parlementaires soient réévaluées pour s’assurer qu’elles permettent de répondre adéquatement aux attentes énoncées dans la stratégie.


Réponses de la direction

1. Bien que des efforts aient déjà été faits en ce sens, nous constatons qu’il y a encore du travail à accomplir. Le Commissaire adjoint, Direction générale des politiques et des communications, s’engage à développer d’ici la fin de l’année financière 2011-2012, une nouvelle stratégie en matière de relations parlementaires. Cette dernière inclura des objectifs et résultats stratégiques auxquels s’ajouteront des indicateurs de rendement.  Le tout sera présenté au Comité exécutif pour approbation avant le 31 mars 2012. (T2-4)

2. La stratégie en matière de relations parlementaires sera développée en tenant compte des ressources limitées du Commissariat, ce qui nous permettra d’avoir des attentes réalistes. À cet effet, le Commissaire adjoint, Direction générale des politiques et des communications, s’engage à revoir la structure actuelle du groupe des affaires parlementaires. (2011-2012, T2-4)

3.2.2 Politiques, procédures, rôles et responsabilités

Nous nous attendions à trouver en guise d’appui aux relations parlementaires des politiques, des procédures et des outils adéquats déjà établis, tenus à jour et communiqués et auxquels en définitive l’organisme se conformait. Nous nous attendions aussi à constater qu’en matière de relations parlementaires des rôles et des responsabilités adéquats avaient été bien définis, consignés par écrit et clairement communiqués.

Nous constatons qu’en dépit des efforts déployés par la direction du Commissariat il n’existe actuellement en matière de relations parlementaires aucune politique, aucune procédure et aucun outil qui ait été consigné par écrit et communiqué de façon officielle. L’examen des procédures préliminaires relatives aux comparutions devant les comités révèle que la consignation de ces processus demeure incomplète. De plus, le Rapport de l’examen des services votés 2010 du Commissariat indique que l’approche du Commissariat en matière d’établissement des priorités opérationnelles, par exemple en ce qui a trait au calendrier des allocutions et à l’attribution de temps au personnel responsable des politiques, apparaît relativement informelle.

Les procédures actuelles afférentes aux activités associées aux relations parlementaires ont été décrites par certaines des personnes interviewées comme informelles et fondées sur la mémoire de l’organisme, mais aussi comme relativement efficaces en ce qui concerne l’atteinte des résultats visés. Les membres du personnel du Commissariat davantage chevronnés se sentent relativement à l’aise avec une telle approche informelle; toutefois, d’autres répondants mentionnent que les processus informels actuellement en cours sont interprétés et appliqués de manière incohérente à l’échelle de l’organisme, surtout compte tenu du fait que certains groupes enregistrent des taux de roulement de personnel relativement élevés.

Par conséquent, cette approche informelle de la gestion des relations parlementaires accroît le risque de voir les activités exécutées de manière inefficace et inefficiente et risque donc de nuire aux relations parlementaires du Commissariat.

Recommandation

Priorité modérée 3. Nous recommandons que les politiques, les procédures, les rôles et les responsabilités afférents aux relations parlementaires soient établis, tenus à jour et communiqués, et, qu’en définitive, l’organisme s’y conforme pour faire en sorte que les activités associées aux relations parlementaires soient exécutées de manière efficace et efficiente. Ces politiques et procédures devraient, notamment, refléter le rôle de l’Unité des relations parlementaires et des autres secteurs du Commissariat en ce qui a trait à l’élaboration de cahiers d'information et être représentatives d’autres activités connexes telles que le suivi des activités parlementaires et les activités parlementaires effectuées par les différents secteurs tel que la Direction des affaires juridiques.


Réponses de la direction

3.   Le Commissaire adjoint, Direction générale des politiques et des communications, s’engage à développer et mettre en œuvre les politiques et procédures nécessaires au bon fonctionnement de l’unité.  Ceci inclura les rôles et responsabilités de l’unité des relations parlementaires, l’ordre de priorité des tâches à accomplir ainsi que les délais à respecter.  (2011-2012, T2-4)

3.2.3 Formation et partage des connaissances

Nous nous attendions à trouver des éléments de fait attestant d’une formation suffisante pour assurer la conformité aux politiques et aux procédures et la bonne utilisation des outils.

Nous constatons que l’École de la fonction publique du Canada n’offre actuellement aucune formation aux agents de relations parlementaires et que le Commissariat n’offre à ces agents aucune formation propre à leur poste autre que celle, standard, offerte à leur arrivée dans l’organisme. Nous constatons aussi que l’agent de relations parlementaires ne dispose actuellement d’aucun forum lui permettant de partager ses connaissances et les pratiques exemplaires et de discuter de questions et de défis liés aux relations parlementaires. D’autres agents du Parlement ont des fonctions similaires en rapport avec les relations parlementaires et bénéficieraient sans doute d’un tel forum. Compte tenu de l’absence de politiques et de procédures formelles, les agents de relations parlementaires ne disposent que de peu de documents officiels, voire d’aucun document susceptible de les orienter et doivent donc s’en remettre aux conseils d’autres membres du personnel pour se guider dans l’exécution de leurs tâches quotidiennes. Des procédures formelles et un forum d’échange de connaissances pourraient leur fournir des connaissances, des outils et des pratiques exemplaires très utiles leur permettant d’exécuter leurs tâches aussi efficacement que possible.

L’École de la fonction publique du Canada offre effectivement une formation aux personnes qui doivent comparaître devant un comité parlementaire. Ce cours leur apprend à se préparer à la comparution, à livrer les principaux messages et à répondre aux questions et leur permet de mieux comprendre le processus dans son ensemble. Nous constatons que certains membres du personnel qui doivent comparaître devant un comité parlementaire ont suivi ce cours et se disent satisfaits de son contenu. La plupart des personnes interviewées soulignent qu’une telle formation serait utile aux membres du personnel qui doivent comparaître devant un comité parlementaire dans la mesure où elle favoriserait une efficacité et une efficience accrues et contribueraient à faire en sorte que les principaux messages livrés soient conformes aux objectifs de l’organisme.

Par conséquent, l’absence de formation et de partage des connaissances pourrait réduire l’efficacité et l’efficience des relations parlementaires.

Recommandations

Priorité faible 4. Nous recommandons au Commissariat de considérer l’établissement d’un forum de partage des connaissances de concert avec les agents de relations parlementaires d’autres mandataires du Parlement, ou même avec des ministères fédéraux, et ce, afin d’apporter un appui à l’Unité des relations parlementaires.

5. Nous recommandons que la formation donnée par l’École de la fonction publique du Canada soit offerte aux personnes qui doivent comparaître devant des comités parlementaires. 


Réponses de la direction

4.   Nous recommandons au Commissariat de considérer l’établissement d’un forum de partage des connaissances de concert avec les agents de relations parlementaires d’autres agents du Parlement, ou même avec des ministères fédéraux, et ce, afin d’apporter un appui à l’Unité des relations parlementaires.

5.   Nous recommandons que la formation donnée par l’École de la fonction publique du Canada soit offerte aux personnes qui doivent comparaître devant des comités parlementaires. 



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