2 Objectif, portée et méthodologie de la vérification

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2.1 Aperçu du processus de planification

Les relations parlementaires peuvent être définies de bien des manières différentes, mais la plupart des activités courantes incluent les comparutions devant les comités parlementaires, les rencontres et les entrevues individuelles entre le commissaire et les parlementaires, et les séances d’information offertes aux membres de comités parlementaires et autres intervenants parlementaires comme les adjoints à la recherche et les analystes. Dans le cadre de ses activités quotidiennes, l’Unité des relations parlementaires fait aussi le suivi des débats de la Chambre des communes et du Sénat, des discussions des comités parlementaires, des projets de loi soumis à la Chambre des communes et au Sénat, et de l’information reçue par l’entremise de communications non officielles avec les parlementaires et les membres de leur personnel. L’information pertinente recueillie dans le cadre de cet exercice de suivi est transmise chaque semaine par courriel au personnel du Commissariat.

Tous les secteurs du Commissariat jouent un rôle en regard des relations parlementaires, notamment dans la rédaction et la validation des documents destinés à favoriser le bon déroulement des comparutions devant les comités parlementaires. L’Unité des relations parlementaires a pour mandat de coordonner les activités parlementaires et s’efforce de demeurer informée de toutes les communications parlementaires entrantes et sortantes; elle veille à ce que tous les intervenants concernés du Commissariat reçoivent de l’information pertinente sur les relations parlementaires et à ce qu’ils y prennent part au besoin.

De manière générale, les demandes des parlementaires sont reçues par l’entremise de canaux divers, notamment par le centre de réception des plaintes pour les plaintes officielles, par le bureau du commissaire, par l’agent de relations parlementaires, par les bureaux régionaux, etc. Les demandes émanant des parlementaires sont acheminées à l’Unité des relations parlementaires, qui consulte ensuite les différents secteurs du Commissariat afin de décider qui doit se charger de fournir une réponse ou de rédiger des documents en vue de comparutions devant des comités parlementaires. Il incombe aussi à l’Unité des relations parlementaires de veiller à l’exhaustivité des documents finaux remis au commissaire ou aux parlementaires.

L’Unité des relations parlementaires fait partie de la Direction générale des politiques et des communications. À l’heure actuelle, un seul des deux postes à temps plein de l’Unité est pourvu (agent de relations parlementaires - PM-5). Le poste d’agent principal de relations parlementaires (PM-6) est actuellement vacant. Les titulaires de ces deux postes relèvent directement de la directrice des politiques et de la recherche.

2.2 Objectif de la vérification

La vérification a pour objectif de déterminer si le Commissariat est doté d’un cadre de contrôle de gestion efficace lui permettant de gérer les relations avec le Parlement, ses comités et les parlementaires.

2.3 Portée de la vérification

La vérification inclut les pratiques de gestion qui aident à s’assurer que les relations parlementaires du Commissariat sont appropriées et conformes aux priorités de l’organisme.

2.4 Méthodologie de la vérification

L’approche et la méthodologie utilisées sont conformes aux normes de vérification interne de l’Institute of Internal Auditors et respectent la Politique de vérification interne du gouvernement du Canada.
Le Commissariat s’efforce de maintenir en place un cadre de contrôle de gestion permettant de gérer les relations avec le Parlement, ses comités et les parlementaires et qui soit représentatif des pratiques dominantes du secteur. Par conséquent, les cadres de contrôle suivants ont été mis à contribution aux fins de la vérification :

  • cadre des contrôles de gestion de base et critères de vérification (CGB – mai 2010) défini par le Bureau du contrôleur général
  • cadre de responsabilisation de gestion (CRG VII), qui énonce les attentes du Conseil du Trésor auxquelles doivent répondre les cadres supérieurs de l'administration fédérale pour promouvoir la saine gestion dans la fonction publique;
  • autres critères permettant d’assurer une couverture appropriée pour la portée de la vérification susmentionnée.

Un programme de vérification fondé sur le risque a été élaboré (voir annexe B) afin de fournir davantage de détails sur la façon dont les divers aspects visés par la vérification ont été examinés et dans lequel il est fait référence à des procédés de vérification précis, dont ceux‑ci :

  • examen de la stratégie en matière de relations parlementaires, du plan opérationnel de la Direction générale des politiques et des communications et d’un exemple de cahier d’information fourni au commissaire aux fins de comparution devant un comité;
  • examen des politiques et procédures en rapport avec les relations parlementaires;
  • entrevues avec des personnes cibles de tous les secteurs. La liste des personnes interviewées se trouve à l’annexe A.

Comme la majorité des activités en rapport avec les relations parlementaires ont lieu à l’administration centrale du Commissariat à Ottawa, les bureaux régionaux n’ont pas fait l’objet de visites dans le cadre de la vérification.
La vérification a été menée selon le calendrier que voici :

  • étape de la planification : février et mars 2011;
  • étape de l’examen : mars 2011;
  • étape de la production du rapport : avril et mai 2011;
  • présentations au Comité exécutif et au Comité de vérification et d'évaluation : juin 2011.

Les observations et recommandations découlant de la vérification ont été formulées conformément au tableau de classification décrit ci‑dessous :

Priorité élevée Écarts importants par rapport à l’objectif de la vérification; intervention requise à court terme.
Priorité modérée Écarts modérés par rapport à l’objectif de la vérification; intervention requise à moyen terme.
Priorité faible L’écart par rapport à l’objectif de la vérification est jugé minime, ou constitue un élément à considérer du point de vue des pratiques exemplaires.


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