Rapport annuel au parlement concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels 2013-2014

1.  Introduction

Le Commissariat aux langues officielles (le Commissariat) est heureux de déposer auprès du Parlement son rapport annuel sur les activités liées à l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour l'exercice 2013-2014, comme le prévoit l'article 72 de cette Loi.

Objet de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Promulguée le 1er juillet 1983, la Loi sur la protection des renseignements personnels (L.R.C. (1985), ch. P-21) donne aux particuliers l'accès aux renseignements les concernant, qui sont détenus par le gouvernement fédéral, sous reserve de certaines exceptions particulières et limitées. Elle protège également la vie privée de chacun en empêchant d'autres personnes d'avoir accès à ses renseignements personnels. De plus, elle confère aux particuliers des droits fondamentaux sur la collecte, l'utilisation et la communication des renseignements personnels. Le Commissariat est assujetti à la Loi sur la protection des renseignements personnels depuis 1983.

Mandat

Le Commissariat a pour mandat de prendre toutes les mesures nécessaires à la réalisation des trois grands objectifs de la Loi sur les langues officielles (L.R.C. 1985, ch. 31 (4^e suppl.)), soit :

• l'égalité du français et de l'anglais au sein du Parlement, du gouvernement du Canada, de l'administration fédérale et d'autres institutions assujetties à la Loi;
• le maintien et l'épanouissement des communautés de langue officielle en situation minoritaire au Canada;
• l'égalité du français et de l'anglais dans la société canadienne.

2.  Structure organisationnelle

Structure du Commissariat aux langues officielles

Le commissaire aux langues officielles est un agent du Parlement nommé par commission sous le Grand Sceau, après approbation par résolution du Sénat et de la Chambre des communes, pour un mandat de sept ans. Il relève directement du Parlement et est appuyé par le Commissariat.

Pour que les trois grands objectifs de la Loi sur les langues officielles se réalisent, le commissaire aux langues officielles assume les rôles suivants :

RÔLE D'OMBUDSMAN

Le commissaire aux langues officielles protège les droits linguistiques des Canadiennes et des Canadiens et fait la promotion de l'égalité des deux langues officielles au sein de la société canadienne. À titre d'ombudsman, le commissaire reçoit des plaintes, les examine et, s'il y a lieu, fait enquête. Cela se fait soit dans le cadre d'un processus de résolution facilité, soit dans le cadre d'une enquête officielle. Le commissaire s'acquitte aussi de ce rôle en entreprenant des enquêtes de sa propre initiative lorsqu'il le juge opportun. Parmi les domaines d'enquête, on trouve :

• le droit de la population canadienne de communiquer avec les institutions fédérales et d'en recevoir les services en français ou en anglais, là où la Loi sur les langues officielles le prévoit;
• le droit des employés de la fonction publique fédérale de travailler dans l'une ou l'autre langue officielle dans les régions designées à cette fin;
• le droit de tous les Canadiennes et Canadiens d'expression française ou anglaise de bénéficier des mêmes chances d'emploi et d'avancement au sein des institutions fédérales;
• le développement et l'épanouissement des communautés de langue officielle en situation minoritaire du Canada ainsi que la promotion de la dualité linguistique dans la société canadienne.

RÔLE DE VÉRIFICATEUR

Le commissaire aux langues officielles procède à des vérifications afin de détérminer le degré de conformité des institutions fédérales et des autres organismes à la Loi sur les langues officielles et propose des recommandations en conséquence.

RÔLE DE LlAISON

Le commissaire aux langues officielles, appuyé par les bureaux régionaux et les agentes et agents de liaison, collabore avec les institutions fédérales et les autres organismes, les divers ordres de gouvernement et les communautés de langue officielle en situation minoritaire du pays. Ce réseau coopératif des langues officielles aide le commissaire à acquérir une connaissance approfondie des besoins et des préoccupations des communautés, à faire des recommandations pertinentes et à faire des interventions juridiques dans des dossiers importants dans le domaine des langues officielles.

RÔLE DE VIGIE

Le rôle de vigie du commissaire aux langues officielles consiste à agir de façon préventive, en intervenant à l'étape de l'élaboration des lois, des règlements et des politiques pour s'assurer que les droits linguistiques demeurent au centre des préoccupations des dirigeants.

RÔLE DE PROMOTION ET D'ÉDUCATION

L'une des responsabilités principales du commissaire aux langues officielles consiste à faire la promotion de la dualité linguistique au sein de l'administration fédérale et dans la société canadienne. Pour s'acquitter de cette responsabilité, le commissaire sensibilise la population canadienne aux avantages de la dualité linguistique, collabore avec les organismes communautaires et renseigne les divers organismes assujettis à la Loi sur les langues officielles sur l'importance des langues officielles et des communautés en situation minoritaire. Les bureaux régionaux jouent un rôle de premier plan dans les campagnes de promotion et de sensibilisation du public.

Le commissaire aux langues officielles crée des outils pédagogiques, réalise des recherches et des études, et mène des activités de sensibilisation du public. Il prononce aussi des allocutions et participe à des conférences et à des ateliers dans le but d'informer la population canadienne du statut et de l'importance des langues officielles du Canada.

RÔLE D'INTERVENTION DEVANT LES TRIBUNAUX

Le commissaire aux langues officielles contribue à l'avancement des droits linguistiques des Canadiennes et des Canadiens en intervenant, lorsque les circonstances le justifient, devant les tribunaux dans toute instance judiciaire relative au statut ou à l'usage du français ou de l'anglais.

RÔLE DE RAPPORTEUR

Chaque année, le commissaire aux langues officielles dépose un rapport annuel au Parlement qui traite des enjeux courants et soumet des conclusions et des recommandations.

STRUCTURE DU BUREAU DE L'ACCÈS À L'INFORMATION ET DE LA PROTECTION DES RESEIGNEMENTS PERSONNELS

Le Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) fait partie de la Division de la gestion de l'information et de la technologie de l'information au sein de la Direction générale de la gestion intégrée. Il compte un employé à temps plein et un employé à temps partiel.

Le Bureau de l'AIPRP doit:

• traiter les demandes presentées en vertu de la Loi sur l'accès a l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
• donner suite aux demandes de consultation émanant d'autres institutions gouvernementales;
• fournir des conseils et des éclaircissements à la haute direction et au personnel du Commissariat sur la législation relative à l'AIPRP de même que sur les questions connexes;
• s'assurer que l'organisme respecte les lois susmentionnées et les règlements, ainsi que les procédures et politiques pertinentes;
• agir, au nom du Commissariat, auprès du Secretariat du Conseil du Trésor du Canada, du Commissariat à l'information du Canada, du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et d'autres institutions gouvernementales dans les dossiers concernant l'application de la legislation susmentionnée;
• préparer les rapports annuels au Parlement ainsi que les autres documents ou rapports législatifs requis par les organismes centraux;
• élaborer et offrir aux gestionnaires et aux employés du Commissariat des séances de sensibilisation pour assurer le respect des obligations prévues par les lois et réglements;
• coordonner la mise à jour annuelle des descriptions de l'organisation du Commissariat et de son fonds documentaire publiées dans Info Source;
• représenter le Commissariat dans les activités de la collectivité de l'AIPRP, telles que les réunions de cette collectivité organisées par le Secretariat du Conseil du Trésor;
• donner des conseils sur des questions de protection des renseignements personnels et sur des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée;
• élaborer et mettre en œuvre des politiques, des procédures, des lignes directrices et des outils internes.

Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels, les renseignements recueillis par le Commissariat sont utilisés uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été obtenus (p. ex. les nom et adresse des personnes ayant déposé des plaintes auprès du commissaire en vertu de la Loi sur les langues officielles, les listes d'adresses, la rémunération, les congés, les déplacements, etc.). Cette information permet au commissaire de communiquer aux parties concernées les résultats des enquêtes et contribue à la gestion efficace des ressources humaines et materielles.

3.  Délégation de pouvoirs

Un arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels a été conclu le 27 mai 2013 (voir l'annexe A). Conformément à l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le commissaire aux langues officielles a délégué au coordonnateur de l'AIPRP de l'époque et aux titulaires des postes de directrice de la Gestion de l'information et de la technologie de l'information et de gestionnaire de la Gestion de l'information les attributions dont il est, en qualité de responsable d'une institution fédérale, c'est-a-dire le Commissariat, investi par la Loi, l'exception de 8(2)j) et m).

4.  Rapport statistique et interprétation

RAPPORT STATISTIQUE 2013-2014

Le rapport statistique 2013-2014 en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels du Commissariat est annexé au présent rapport (voir l'annexe B).

PARTIE 1 : DEMANDES EN VERTU DE LA LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Le Commissariat n'a reçu qu'une seule demande en vertu de cette Loi pour l'année financière 2013-2014.

PARTIE 2 : DEMANDES FERMÉES PENDANT LA PÉRIODE VISÉE PAR LE RAPPORT

2.1  DISPOSITION ET DÉLAI DE TRAITEMENT

La demande a été traitée dans les 31 à 60 jours avec une communication partielle.

2.2  EXCEPTIONS

Dans le traitement de la demande fermée, l'article 26 (renseignements concernant un autre individu) a été invoqué.

2.3  EXCLUSIONS

Aucune exclusion n'a été invoquée.

2.4  SUPPORT DES DOCUMENTS DIVULGUÉS

La demande a été communiquée en support papier.

2.5  COMPLEXITÉ

À l'égard de la demande fermée, des 2 491 pages traitées, 319 pages ont été communiquées partiellement. Le fait que les renseignements étaient entremêlés a rendu le traitement de la demande plus complexe.

2.6  PRÉSOMPTION DE REFUS

La demande à été fermée 30 jours après le délai prevu par la Loi, dont on avait demandé la prorogation. La charge de travail est le motif principal pour ne pas avoir respecté le délai de 30 jours prévu par la Loi.

2.7  DEMANDES DE TRADUCTION

Aucune traduction n'a été nécessaire à l'égard de la demande reçue.

PARTIE 3: COMMUNICATIONS EN VERTU DU PARAGRAPHE 8(2)

Nous n'avons rien à communiquer en vertu du paragraphe 8(2).

PARTIE 4: DEMANDES DE CORRECTION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET MENTIONS

Aucune demande de correction de renseignements personnels et mentions n'a été reçue.

PARTIE 5: PROROGATIONS

Cette demande a nécessité une prorogation de 16 à 30 jours comme le prévoit le sous-alinéa 15a)(i) sur l'entrave au fonctionnement. Le Bureau de l'AIPRP a dû composer avec le départ de sa seule ressource à temps plein (à l'époque, le coordonnateur à l'AIPRP), ce qui à rendu difficile le respect de l'échéance prévue par la Loi.

PARTIE 6: DEMANDES DE CONSULTATION REÇUES D'AUTRES INSTITUTIONS ET ORGANISMES

Aucune demande de consultation n'a été reçue d'autres institutions et organismes.

PARTIE 7: DÉLAIS DE TRAITEMENT DES CONSULTATIONS SUR LES CONFIDENCES DU CABINET

Le Commissariat n'a reçu aucune demande qui nécessitait des consultations sur les confidences du Cabinet.

PARTIE 8 : RESSOURCES LIÉES À LA LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

II n'y a pas de ressources affectées spécifiquement aux activités menées en application de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le Commissariat ne compte qu'une personne à temps plein et une personne à temps partiel vouées à l'AIPRP. Le Commissariat a fait appel aux services du personnel d'agence pour remplir le rôle d'analyste de l'AIPRP en raison du départ de son employé. Les coûts associés a l'exécution du programme tant en vertu de la Loi sur l'accès à l'information que la Loi sur la protection des renseignements personnels s'élèvent à 93 325 $.

5.  Formation

En 2013-2014, le Commissariat n'a offert aucune séance de formation sur la protection des renseignements personnels à ses employés, mais ces derniers ont pu recevoir régulierèment des conseils lorsque le besoin s'en faisait sentir.

6.  Politiques, lignes directrices et procédures institutionnelles particulières

Le Commissariat n'a mis en œuvre aucune politique, ligne directrice ou procédure, nouvelle ou révisée, relativement à la protection des renseignements personnels au cours de la période visée.

7.  Plaintes et enquêtes

Au cours de l'année financière 2013-2014, une plainte a été déposée auprès du commissaire à la vie privée. La plainte a été jugée fondée sans recommandations.

8.  Suivi institutionnel

Dans le but de faire un suivi du temps requis pour traiter les demandes en vertu des deux lois (la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels), le Bureau de l'AIPRP produit un rapport hebdomadaire détaillé sur ses activités qui est soumis aux dirigeants de la Direction génerale de la gestion intégrée.

9.  Atteinte substantielle à la vie privée

Aucun cas d'atteinte substantielle à la vie privée ne s'est produit au cours de la période visée.

10.  Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)

Au cours de la période visée, le Commissariat n'a mené à bien aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.

11.  Divulgation en vertu de l'alinéa 8(2)m)

Durant la période visée, le Commissariat n'a eu aucun renseignement à communiquer en application de l'alinéa 8(2)m), qui autorise la « communication à toute autre fin dans les cas où, de l'avis du responsable de l'institution : (i) des raisons d'intérêt public justifieraient nettement une éventuelle violation de la vie privée, (ii) l'individu concerné en tirerait un avantage certain. »

ANNEXE A: Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

En vertu de l'article 73 de la Loi sur protection des renseignements personnels,* le Commissaire aux langues officielles délègue aux titulaires des postes mentionnés a l'annexe ci-après, les attributions dont il est, en qualité de responsable d'une institution fédérale, c'est-à-dire, le Commissariat aux langues officielles, investi par les articles de la Loi mentionnés en regard de chaque poste.			The Commissioner of Official Languages, pursuant to section 73 of the Privacy Act,* hereby designates the persons holding the positions set out in the schedule hereto to exercise the powers and perform the duties and functions ofthe Minister as the head of a government institution, that is the Office of the Commissioner of Official Languages, under the section of the Act set out in the schedule opposite each position.
SCHEDULE ANNEXE
POSTE/POSITION			ARTICLES DE LA LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS/ SECTIONS OF THE PRIVACY ACT
Commissaire Commissioner			Pleine délégation Full delegation
Directrice, Gestion de l'information et de la technologie Director, Information Management and Technology			Pleine délégation 8(2)(j),(m) Full delegation 8(2)(j),(m)
Gestionnaire, Gestion de l'information Manager, Information Management			Pleine délégation 8(2)(j),(m) Full delegation expect 8(2)(j),(m)
Coordonnateur, Accès a l'information et protection des renseignements personnels Coordinator, Access to Information and Privacy			Pleine délégation 8(2)(j),(m) Full delegation 8(2)(j),(m)
Daté, en la ville d'Ottawa, ce 27e jour de mai, 2013			Dated, at the City of Ottawa this 27th day of May, 2013

ANNEXE B: Rapport statistique 2013-2014

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Commissariat aux langues officielles

Période visée par le rapport : 01/04/2013 au 31/03/2014

PARTIE 1 - Demandes en vertu de la LPRP

	Nombre de demandes
Reçues pendant la période visée par le rapport	1
En suspens à la fin de la période de rapport précédente	0
Total	1
Fermées pendant la période visée par le rapport	1
Reportées à la prochaine période de rapport	0

PARTIE 2 - Demandes fermées pendant la période visée par le rapport

2.1  Disposition et délai de traitement

Disposition	Délai de traitement
	1 à 15 jours	16 à 30 jours	31 à 60 jours	61 à 120 jours	121 à 180 jours	181 à 365 jours	Plus de 365 jours	Total
Communication totale	0	0	0	0	0	0	0	0
Communication partielle	0	0	1	0	0	0	0	1
Tous exemptés	0	0	0	0	0	0	0	0
Tous exclus	0	0	0	0	0	0	0	0
Aucun document n'existe	0	0	0	0	0	0	0	0
Demande abandonnée	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	0	0	1	0	0	0	0	1

2.2  Exceptions

Article	Nombre de demandes	Article	Nombre de demandes	Article	Nombre de demandes
18(2)	0	22(1)a)(i)	0	23a)	0
19(1)a)	0	22(1)a)(ii)	0	23b)	0
19(1)b)	0	22(1)a)(iii)	0	24a)	0
19(1)c)	0	22(1)b)	0	24b)	0
19(1)d)	0	22(1)c)	0	25	0
19(1)e)	0	22(2)	0	26	1
19(1)f)	0	22.1	0	27	0
20	0	22.2	0	28	0
21	0	22.3	0

2.3  Exclusions

Article	Nombre de demandes	Article	Nombre de demandes	Article	Nombre de demandes
69(1)a)	0	70(1)a)	0	70(1)d)	0
69(1)b)	0	70(1)b)	0	70(1)e)	0
69.1	0	70(1)c)	0	70(1)f)	0
				70.1	0

2.4  Support des documents divulgués

Disposition	Papier	Électronique	Autres
Communication totale	0	0	0
Communication partielle	1	0	0
Total	1	0	0

2.5  Complexité

2.5.1  Pages pertinentes traitées et divulguées

Disposition des demandes	Nombre de pages traitées	Nombre de pages divulguées	Nombre de demandes
Communication totale	0	0	0
Communication partielle	2491	319	1
Tous exemptés	0	0	0
Tous exclus	0	0	0
Demande abandonnée	0	0	0

2.5.2  Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l'ampleur des demandes

Disposition	Moins de 100 pages traitées		101 à 500 pages traitées		501 à 1 000 pages traitées		1 001 à 5 000 pages traitées		Plus de 5 000 pages traitées
	Nombre de demandes	Pages divulguées	Nombre de demandes	Pages divulguées	Nombre de demandes	Pages divulguées	Nombre de demandes	Pages divulguées	Nombre de demandes	Pages divulguées
Communication totale	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
Communication partielle	0	0	0	0	0	0	1	319	0	0
Tous exemptés	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
Tous exclus	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
Demande abandonnée	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	0	0	0	0	0	0	1	319	0	0

2.5.3  Autres complexités

Disposition	Consultation requise	Avis juridique	Renseignements entremêlés	Autres	Total
Communication totale	0	0	0	0	0
Communication partielle	0	0	1	0	1
Tous exemptés	0	0	0	0	0
Tous exclus	0	0	0	0	0
Demande abandonnée	0	0	0	0	0
Total	0	0	1	0	1

2.6  Retards

2.6.1  Raisons des retards dans le traitement des demandes

Nombre de demandes fermées en retard	Raison principale
	Charge de travail	Consultation externe	Consultation interne	Autres
1	1	0	0	0

2.6.2  Nombre de jours de retard

Nombre de jours en retard	Nombre de demandes en retard où le délai n'a pas été prorogé	Nombre de demandes en retard où le délai à été prorogé	Total
1 à 15 jours	0	0	0
16 à 30 jours	0	1	1
31 à 60 jours	0	0	0
61 à 120 jours	0	0	0
121 à 180 jours	0	0	0
181 à 365 jours	0	0	0
Plus de 365 jours	0	0	0
Total	0	1	1

2.7  Demandes de traduction

Demandes de traduction	Acceptées	Refusées	Total
De l'anglais au français	0	0	0
Du français à l'anglais	0	0	0
Total	0	0	0

PARTIE 3 - Communications en vertu du paragraphe 8(2)

Alinéa 8(2)e)	Alinéa 8(2)m)	Total
0	0	0

PARTIE 4 - Demandes de correction de renseignements personnels et mentions