Rapport annuel global de la dirigeante principale de la vérification 2013-2014

Introduction

Le présent rapport annuel global de la dirigeante principale de la vérification du Commissariat aux langues officielles (Commissariat) examine les activités réalisées par la fonction de vérification interne du Commissariat entre le 1er avril 2013 et le 31 mars 2014 et, de ce fait, il répond à l’exigence relative à la préparation d’un rapport annuel énoncée au point 6.6 de la Directive sur la vérification interne au gouvernement du Canada du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Au cours de l’année, la dirigeante principale de la vérification a contribué de façon importante à la gestion du Commissariat. Le travail de vérification et d’évaluation concorde avec les priorités et les objectifs stratégiques du Commissariat, et facilite leur respect et leur atteinte.

Le Comité de vérification et d’évaluation continue d’être un important pilier sur lequel s’appuie la fonction d’évaluation indépendante et neutre des processus de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance du Commissariat. Cette année, le Comité a accueilli un nouveau membre externe.

Depuis la mise en place d’une fonction de vérification interne et d’évaluation, l’équipe de vérification et d’évaluation travaille au développement d’une fonction évoluée et durable. L’équipe a poursuivi ce travail avec succès malgré les défis liés au roulement du personnel durant l’année.

1.  Aperçu de la fonction de vérification interne du Commissariat

1.1 Introduction

La dirigeante principale de la vérification (DPV) fournit un rapport annuel d’assurance globale sur l’efficacité et la pertinence de la gestion du risque, des contrôles internes et de la gouvernance.

L’article 6.6.1.1 de la Directive sur la vérification interne au gouvernement du Canada du Secrétariat du Conseil du Trésor prévoit que le dirigeant principal de la vérification prépare un rapport annuel qui inclut des sections sur :

1. L’indépendance, le professionnalisme, le rendement et les résultats de la vérification interne en regard du plan établi, notamment en ce qui a trait à l’utilisation des ressources, aux leçons apprises et aux effets sur les plans des prochaines années;
2. les résultats du suivi de la mise en œuvre des plans d’action de la direction.

Comme le mentionne la Politique sur la vérification interne du Commissariat, la fonction de vérification interne (VI) a pour but de fournir des renseignements, des conseils et une assurance au commissaire et au Comité de vérification et d’évaluation (CVE) afin qu’ils puissent déterminer si les systèmes et les processus de gestion importants du Commissariat ainsi que les services administratifs de celui-ci sont conçus de façon appropriée et fonctionnent efficacement.

1.2 Indépendance et professionnalisme de la fonction de vérification interne

La fonction de vérification interne du Commissariat s’appuie sur une démarche rigoureuse et fondée sur des éléments probants ayant pour but d’évaluer et d’améliorer l’efficacité des processus de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance, conformément à ses priorités et à ses objectifs stratégiques.

La fonction de vérification interne s’en remet à une structure organisationnelle dirigée par le commissaire, qui est secondé par le CVE et la DPV, pour avoir l’autorisation de mener ses activités de vérification. Le bureau de la DPV assure les services de secrétariat pour le CVE, et il est l’organe consultatif du commissaire, à qui il fournit une orientation et des conseils indépendants sur les processus de gestion interne du Commissariat. Comme la DPV occupe le poste de dirigeante principale des finances et qu’elle est responsable de la prestation des services de planification au Commissariat, des mesures additionnelles ont été mises en place pour garantir l’indépendance de l’équipe de vérification. Plus précisément, la directrice de la Planification, vérification et évaluation rend compte directement au commissaire des vérifications qui évaluent des domaines relevant de la DPV.

La fonction de VI est assumée par une équipe comprenant la DPV, la directrice de la Planification, vérification et évaluation, l’analyste de la vérification et de l’évaluation, et l’adjointe administrative. Si on exclut le temps de la DPV, pour la période qui s’est terminée le 31 mars 2014, les ressources humaines internes correspondaient à environ 1,75 équivalent temps plein. Les ressources internes ont été épaulées par des ressources externes compétentes (consultants) pour réaliser les projets de vérification interne et d’évaluation.

L’équipe de vérification interne fournit un soutien au CVE, coordonne les rapports d’étape des vérifications internes et gère une ou deux vérifications internes ou évaluations par année.

L’investissement annuel pour la fonction de vérification interne et d’évaluation se chiffre à 140 750 $ pour les salaires et à 142 000 $ pour les activités de fonctionnement et d’entretien.

1.3 Défis rencontrés par l’équipe de vérification interne et d’évaluation en 2013-2014

En 2013-2014, l’équipe de vérification interne du Commissariat a fait face à des défis et à des changements. Voici des exemples de changements qui se sont produits et de défis qui sont apparus au cours de l’année, ainsi que les mesures correspondantes qui ont été prises pour en atténuer les effets négatifs :

• À la mi-exercice, le poste de directeur de la Planification, vérification et évaluation (PVE) est devenu vacant. Pour combler le vide, l’analyste principale de la planification a assumé les fonctions des deux postes, c’est-à-dire ceux de directrice de la PVE et d’analyste principale de la planification.
• L’analyste en vérification et en évaluation a accepté une affectation dans un autre organisme gouvernemental. On a fait appel à une personne de l’extérieur pour pourvoir ce poste de façon temporaire.
• Les bureaux de l’administration centrale du Commissariat ont déménagé à Gatineau. Des mises à jour régulières sur les activités et les diverses questions liées au déménagement ont été communiquées au CVE.
• Le mandat du membre externe du CVE, M. James Mitchell, s’est terminé au troisième trimestre, et il a été remplacé par M^me Susan Cartwright, qui a assisté à deux réunions du CVE ainsi qu’à l’atelier sur le plan de vérification et d’évaluation axé sur les risques (PVEFR) 2014-2017.
• L’équipe de vérification a connu des changements importants en ce qui concerne le personnel des services professionnels, qui est embauché par contrat, ce qui entraîne une période d’apprentissage pour chaque nouveau contrat.
• Les services professionnels ont été fournis par une nouvelle firme de consultants externes : le contrat avec le cabinet Deloitte a pris fin, et le nouveau contrat a été octroyé à Raymond Chabot Grant & Thornton Consulting Inc. (RCGT).

L’équipe de vérification interne a fourni au commissaire et au CVE des renseignements sur les processus de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance du Commissariat, ainsi que l’assurance que les processus et les services dans le domaine de la vérification interne sont efficaces.

2. Déroulement de la vérification interne et aperçu des résultats

2.1 Suivi efficace

L’équipe de vérification interne a fait l’inventaire des vérifications et des évaluations, par activité de programme, qui ont été effectuées au cours des cinq dernières années, soit de 2009 à 2014. Elle a ainsi obtenu une vision stratégique du régime de vérification jusqu’à maintenant, à partir duquel elle a pu définir la voie à suivre pour la couverture de la vérification en vue de l’élaboration du prochain PVEFR.

Le Commissariat a procédé à une vérification de la gestion des études, qui a donné lieu à trois recommandations. Jusqu’à maintenant, deux recommandations ont été entièrement mises en œuvre. En ce qui concerne la troisième, des rapports d’étape ont été communiqués régulièrement au CVE, conformément à la Politique sur la vérification interne du Commissariat.

Les états financiers du Commissariat ont fait l’objet d’une vérification par le Bureau du vérificateur général (BVG), dans le cadre d’une pratique annuelle qui est axée sur la fiabilité des rapports financiers. Bien que la vérification ne porte pas principalement sur les mécanismes de contrôle, le BVG n’a fait part d’aucune qualification ou restriction en ce qui concerne la fiabilité des rapports financiers du Commissariat dans son rapport de vérification portant sur l’exercice qui s’est terminé le 31 mars 2014.

Le Commissariat a entièrement mis en œuvre les recommandations de la vérification de 2008 sur la dotation, qui avait été effectuée par la Commission de la fonction publique (CFP). Le rapport sur le suivi sera déposé au Parlement par la CFP à l’automne 2014.

Le bureau de la DPV a supervisé le travail préparatoire pour l’inspection des pratiques de vérification interne et a pris des mesures pour réaliser les prochaines phases et terminer l’inspection en 2014-2015.

2.2 Programme d’assurance et d’amélioration de la qualité, et inspection des pratiques de vérification interne

Compte tenu du nouveau cycle quinquennal de vérification, qui a débuté le 1^er avril 2014, ainsi que des défis et des changements mentionnés précédemment, l’équipe de vérification interne a concentré ses efforts sur les préparatifs en vue du prochain exercice. Notamment, une inspection des pratiques de vérification interne a débuté; il s’agit de la première activité dans le cadre du Programme d’assurance et d’amélioration de la qualité. La planification de l’inspection des pratiques de vérification interne est terminée, et l’examen ainsi que la préparation du rapport auront lieu en 2014-2015. Pendant la planification, des mesures permettant d’améliorer et de renforcer la fonction de vérification interne ont été déterminées. Ces mesures seront mises de l’avant à l’étape de la production du rapport, et le suivi se fera avec la diligence voulue dans les années consécutives.

2.3 Activités de vérification et d’évaluation en cours d’année

Le bureau de la DPV a réalisé une série d’activités de vérification et d’évaluation. Il a entre autres déposé le rapport de vérification des communications stratégiques et le rapport d’évaluation du processus d’élaboration des rapports annuels du Commissariat; coordonné la réponse de la direction et le plan d’action; et assuré le suivi des progrès réalisés dans la mise en œuvre des recommandations. Le bureau de la DPV a en outre coordonné quatre réunions ordinaires du CVE : 3 avril 2013, 19 juin 2013, 15 novembre 2013 et 29 janvier 2014; ainsi qu’une réunion spéciale du CVE le 23 juillet 2013. Ces réunions portaient sur un large éventail de questions dans le domaine de la gestion, par exemple la stratégie financière du Commissariat, l’analyse des exigences des politiques, le renouvellement du mandat du CVE, la planification des ressources humaines, l’élaboration d’outils opérationnels (mécanisme de surveillance, cadre de mesure du rendement, tableaux de bord du rendement, etc.), et les projets de gestion de l’information et de technologie de l’information.

Par ailleurs, l’équipe de vérification interne a mis à jour ses sites intranet et Internet au fur et à mesure que de nouveaux renseignements étaient disponibles, et ce, en se conformant aux normes Web pour le gouvernement du Canada, qui ont remplacé les Normes sur la normalisation des sites Internet 2.0 en avril 2013.

2.4 Établissement du plan de vérification et d’évaluation axé sur les risques 2014-2017

Le Commissariat a retenu les services de RCGT pour l’aider à établir le plan de vérification et d’évaluation axé sur les risques (PVEFR) 2014-2017. RCGT a effectué une analyse documentaire et présenté un rapport qui proposait les prochaines étapes dans l’élaboration du PVEFR et qui préconisait une couverture équilibrée en ce qui a trait à la vérification et l’évaluation des programmes.

Ensuite, l’équipe de vérification interne a coordonné un atelier pour les commissaires adjoints, les directeurs, les membres externes du CVE et les membres du Comité sur la planification, au cours duquel les participants ont validé et classé une série de risques organisationnels en se fondant sur le profil de risque organisationnel du Commissariat. Les risques concernaient notamment les stratégies d’atténuation, le Rapport sur les plans et les priorités, une analyse de l’environnement ainsi que le champ couvert par les vérifications des cinq dernières années.

Ultérieurement, après avoir examiné le rapport de RCGT et les risques mis en lumière au cours de l’atelier, et après avoir discuté avec la haute direction et les membres externes du CVE, l’équipe de vérification interne a révisé l’ébauche du PVEFR, en se concentrant sur les secteurs qui représentaient les plus grands risques pour le Commissariat à ce moment-là.

3. Prochaines étapes

3.1 Planification pour 2014-2015

Une ébauche révisée du PVEFR sera soumise à l’approbation du CVE lorsqu’il se réunira en juin 2014. L’ébauche du PVEFR proposera des projets pour s’occuper des priorités déterminées par les membres externes du CVE et la haute direction du Commissariat. Par conséquent, au cours des trois prochaines années, on s’attend à ce que les projets de vérification et d’évaluation portent principalement sur le projet de renouvellement de la GI/TI et le programme de protection.

Les activités de planification entreprises par le bureau de la DPV en 2013-2014 contribueront à l’efficacité de la fonction de vérification interne en 2014-2015. La fonction de vérification interne maintient le cap vers la maturité et l’excellence opérationnelle. Elle est en bonne position pour réaliser en 2014-2015 l’inspection des pratiques de vérification interne et la vérification des pratiques de vérification externe.

4. Conclusion

Cette année peut être qualifiée de succès relatif pour le bureau de la DPV. Les défis rencontrés par l’équipe de vérification interne ont été examinées en toute franchise dans le présent rapport, et les plans d’amélioration ont été communiqués dans la mesure où ils étaient élaborés.

La conception d’une procédure de suivi des vérifications assortie d’une gouvernance centralisée représente une réalisation majeure du bureau de la DPV cette année. Cette procédure permettra aux directions générales de faire le suivi de leurs engagements en fonction des recommandations des vérifications et, au bout du compte, de rationaliser leurs activités.

Le bureau de la DPV et l’équipe de vérification interne continueront de prodiguer des conseils d’experts et de fournir l’assurance que les processus et les services sont efficaces dans le domaine de la vérification, et ils continueront d’apporter des améliorations dans leurs propres domaines d’activité.