Rapport annuel sur la Loi sur la protection des renseignements personnels 2012-2013
Introduction
Le Commissariat aux langues officielles (le Commissariat) est heureux de déposer auprès du Parlement son rapport annuel sur les activités liées à l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour l’exercice 2012-2013, aux termes de l’article 72 de cette Loi.
Objet de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Promulguée le 1er juillet 1983, la Loi sur la protection des renseignements personnels (L.R.C. (1985), ch. P-21) donne aux particuliers l’accès aux renseignements les concernant, qui sont détenus par le gouvernement fédéral, sous réserve de certaines exceptions particulières et limitées. Elle protège également la vie privée de chacun en empêchant d’autres personnes d’avoir accès à ses renseignements personnels. De plus, elle confère aux particuliers des droits fondamentaux sur la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels.
Le Commissariat aux langues officielles (le Commissariat) est assujetti à la Loi sur la protection des renseignements personnels depuis 1983.
Mandat du Commissariat aux langues officielles
Le Commissariat aux langues officielles a pour mandat de prendre toutes les mesures nécessaires pour atteindre les trois grands objectifs de la Loi sur les langues officielles (L.R.C. (1985), ch. 31 (4e suppl.)), soit :
- l’égalité du français et de l’anglais au sein du Parlement, du gouvernement du Canada, de l’administration fédérale et des institutions assujetties à la Loi;
- le maintien et l’épanouissement des communautés de langue officielle au Canada;
- l’égalité du français et de l’anglais dans la société canadienne.
Organisation des activités
Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels, les renseignements recueillis au Commissariat ne servent qu’aux fins pour lesquelles ils ont été obtenus et ils sont surtout de nature utilitaire (par. exemple, nom et adresse des personnes qui déposent des plaintes auprès du commissaire en vertu de la Loi sur les langues officielles, listes d’envoi, rémunération, congés, voyages). Les renseignements en question permettent notamment au commissaire de communiquer aux personnes intéressées du résultat des enquêtes ou ils servent à gérer les ressources humaines et matérielles de l’organisme.
La responsabilité à l’égard des réponses à donner aux demandes de renseignements personnels relève du Secteur de la gestion de l’information et de la technologie de l’information. Le Commissariat a des procédures internes concernant la protection des renseignements personnels et il les a communiquées au personnel par écrit, pendant des séances d’information, en groupe ou individuellement. Il continue d’améliorer ses procédures internes et de les communiquer aux membres du personnel. Les nouveaux employés sont invités à assister à des séances de formation.
Le coordonnateur de l’AIPRP surveille la mise en œuvre de la Loi sur la protection des renseignements personnels au sein du Commissariat et veille à son respect. L’Unité de l’AIPRP reçoit les demandes, sollicite au besoin des éclaircissements auprès de leur auteur, et obtient les documents requis auprès des secteurs visés du Commissariat.
Dans chacun des principaux secteurs du Commissariat, des agents de liaison désignés aident les membres du personnel sur place à repérer et à rassembler les documents. L’Unité de l’AIPRP analyse les documents fournis par les secteurs et en profite pour leur demander leur avis. Les secteurs mènent un examen officiel des documents traités avant que ceux‑ci ne soient communiqués aux demandeurs.
Délégation de pouvoirs
Un arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels a été conclu le 27 mai 2013 (voir l’annexe A). En vertu de l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le commissaire aux langues officielles a délégué aux titulaires des postes de coordonnateur de l’AIPRP, de directrice de la Gestion de l’information et de la technologie de l’information et de gestionnaire de la Gestion de l’information les attributions dont il est, en qualité de responsable d’une institution fédérale, c’est-à-dire le Commissariat aux langues officielles, investi par la Loi, à l’exception de 8(2)(j),(m).
Rapport statistique et interprétation
Le rapport statistique 2012-2013 concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels (voir l’annexe B) du Commissariat est annexé au présent rapport.
Au cours de l’exercice 2012-2013, le Commissariat a reçu trois demandes en vertu de la Loi, dont une a été abandonnée. L’article 22(1)b) est la seule exception utilisée. Des 2 326 pages traitées, 1 908 ont été divulguées.
Activités de formation et d’éducation
En 2012-2013, deux sessions d’information individuelles ont été offertes sur l’AIPRP.
Tout au long de l’année, les employés du Commissariat ont pu recevoir des conseils et des réponses à leurs questions concernant l’AIPRP.
Politiques, lignes directrices et procédures institutionnelles particulières
Le Commissariat n’a mis en œuvre aucune politique, ligne directrice ou procédure, nouvelle ou révisée, relativement à la protection des renseignements personnels au cours de la période visée.
Plaintes et enquêtes
Aucune plainte concernant le Commissariat n’a été déposée auprès du commissaire à la protection de la vie privée en 2012‑2013.
Appels à la Cour fédérale
Aucun appel concernant le Commissariat n’a été interjeté devant la Cour fédérale pendant l’exercice 2012-2013.
Atteinte à la vie privée
En vertu de l’alinéa 8(2)m), aucune atteinte à la vie privée ne s’est produite au Commissariat pour la période visée.
ANNEXE A:
Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
|
En vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels,* le Commissaire aux langues officielles délègue aux titulaires des postes mentionnés a l'annexe ci-après, les attributions dont il est, en qualité de responsable d'une institution fédérale, c'est-à-dire, le Commissariat aux langues officielles, investi par les articles de Ia Loi mentionnés en regard de chaque poste. |
The Commissioner of Official Languages, pursuant to section 73 of the Privacy Act,* hereby designates the persons holding the positions set out in the schedule hereto to exercise the powers and perform the duties and functions ofthe Minister as the head of a government institution, that is the Office of the Commissioner of Official Languages, under the section of the Act set out in the schedule opposite each position. |
||
|
ANNEXE SCHEDULE |
|||
|
POSTE/POSITION |
LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS/ SECTIONS OF THE PRIVACY ACT |
||
|
Commissaire Commissioner |
Pleine délégation Full delegation |
||
|
Directrice, Gestion de l'information et de la technologie Director, Information Management and Technology |
Pleine délégation Full delegation |
||
|
Gestionnaire, Gestion de l'information Manager, Information Management |
Pleine délégation Full delegation |
||
|
Coordonnateur, Accès a l'information et protection des renseignements personnels Coordinator, Access to Information and Privacy |
Pleine délégation Full delegation |
||
|
Daté, en la ville d'Ottawa, ce 27e jour de mai, 2013 |
Dated, at the City of Ottawa this 27th day of May, 2013 |
||
ANNEXE B :
Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
Nom de l’institution : Commissariat aux langues officielles
Période visée par le rapport : 4/1/2012 au 3/31/2013
PARTIE 1 – Demandes en vertu de la LPRP
|
Nombre de demandes |
|
|
Reçues pendant la période visée par le rapport |
4 |
|
En suspens à la fin de la période de rapport précédente |
0 |
|
Total |
4 |
|
Fermées pendant la période visée par le rapport |
3 |
|
Reportées à la prochaine période de rapport |
1 |
PARTIE 2 – Demandes fermées pendant la période visée par le rapport
2.1 Disposition et délai de traitement
|
Disposition |
Délai de traitement |
|||||||
|
1 à 15 |
16 à 30 |
31 à 60 |
61 à 120 |
121 à 180 |
181 à 365 |
Plus de |
Total |
|
|
Communication totale |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
Communication partielle |
0 |
2 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
2 |
|
Tous exemptés |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
Tous exclus |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
No records exist |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
Aucun document n’existe |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
Demande abandonnée |
0 |
1 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
1 |
|
Total |
0 |
3 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
3 |
2.2 Exceptions
|
Article |
Nombre de demandes |
Article |
Nombre de demandes |
Article |
Nombre de demandes |
|
18(2) |
0 |
22(1)a)(i) |
0 |
23a) |
0 |
|
19(1)a) |
0 |
22(1)a)(ii) |
0 |
23b) |
0 |
|
19(1)b) |
0 |
22(1)a)(iii) |
0 |
24a) |
0 |
|
19(1)c) |
0 |
22(1)b) |
2 |
24b) |
0 |
|
19(1)d) |
0 |
22(1)c) |
0 |
25 |
0 |
|
19(1)e) |
0 |
22(2) |
0 |
26 |
0 |
|
19(1)f) |
0 |
22.1 |
0 |
27 |
0 |
|
20 |
0 |
22.2 |
0 |
28 |
0 |
|
21 |
0 |
22.3 |
0 |
||
2.3 Exclusions
|
Article |
Nombre de |
Article |
Nombre de |
Article |
Nombre de |
|
69(1)a) |
0 |
70(1)a) |
0 |
70(1)d) |
0 |
|
69(1)b) |
0 |
70(1)b) |
0 |
70(1)e) |
0 |
|
69.1 |
0 |
70(1)c) |
0 |
70(1)f) |
0 |
|
70.1 |
0 |
||||
2.4 Support des documents divulgués
|
Disposition |
Papier |
Électronique |
Autres |
|
Communication totale |
0 |
0 |
0 |
|
Communication partielle |
2 |
0 |
0 |
|
Total |
2 |
0 |
0 |
2.5 Complexité
2.5.1 Pages pertinentes traitées et divulguées
|
Disposition des |
Nombre de pages traitées |
Nombre de demandes |
Nombre de pages divulguées |
|
Communication totale |
0 |
0 |
0 |
|
Communication partielle |
158 |
25 |
2 |
|
Tous exemptés |
0 |
0 |
0 |
|
Tous exclus |
0 |
0 |
0 |
|
Demande abandonnée |
0 |
0 |
1 |
2.5.2 Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l’ampleur des demandes
|
Disposition |
Moins de 100 pages traitées |
101 à 500 pages traitées |
501 à 1 000 pages traitées |
1 001 à 5 000 pages traitées |
Plus de 5 000 pages traitées |
|||||
|
Nombre de demandes |
Pages divulguées |
Nombre de demandes |
Pages divulguées |
Nombre de demandes |
Pages divulguées |
Nombre de demandes |
Pages divulguées |
Nombre de demandes |
Pages divulguées |
|
|
Communication totale |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
Communication partielle |
1 |
5 |
1 |
20 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
Tous exemptés |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
Tous exclus |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
Demande abandonnée |
1 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
Total |
2 |
5 |
1 |
20 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
2.5.3 Autres complexités
|
Disposition |
Consultation |
Avis |
Renseignements |
Autres |
Total |
|
Communication totale |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
Communication partielle |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
Tous exemptés |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
Tous exclus |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
Demande abandonnée |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
Total |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
2.6 Retards
2.6.1 Raisons des retards dans le traitement des demandes
|
Nombre de demandes fermées en retard |
Raison principale |
|||
|
Charge de |
Consultation |
Consultation |
Autres |
|
|
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
2.6.2 Nombre de jours de retard
|
Nombre de jours en retard |
Nombre de demandes |
Nombre de demandes |
Total |
|
1 à 15 jours |
0 |
0 |
0 |
|
16 à 30 jours |
0 |
0 |
0 |
|
31 à 60 jours |
0 |
0 |
0 |
|
61 à 120 jours |
0 |
0 |
0 |
|
121 à 180 jours |
0 |
0 |
0 |
|
181 à 365 jours |
0 |
0 |
0 |
|
Plus de 365 jours |
0 |
0 |
0 |
|
Total |
0 |
0 |
0 |
2.7 Demandes de traduction
|
Demandes de traduction |
Acceptées |
Refusées |
Total |
|
De l’anglais au français |
0 |
0 |
0 |
|
Du français à l’anglais |
0 |
0 |
0 |
|
Total |
0 |
0 |
0 |
PARTIE 3 – Communications en vertu du paragraphe 8(2)
|
Paragraph 8(2)(e) |
Paragraph 8(2)(m) |
Total |
|
0 |
0 |
0 |
PARTIE 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions
|
Nombre |
|
|
Demandes de correction reçues |
0 |
|
Demandes de correction acceptées |
0 |
|
Demandes de correction refusées |
0 |
|
Mentions annexées |
0 |
PARTIE 5 – Prorogations
5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
|
Disposition des demandes |
15a)(i) |
15a)(ii) |
15b) |
|
|
Article 70 |
Autres |
|||
|
Communication totale |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
Communication partielle |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
Tous exemptés |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
Tous exclus |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
Aucun document n’existe |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
Demande abandonnée |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
Total |
0 |
0 |
0 |
0 |
5.2 Durée des prorogations
|
Durée des prorogations |
15a)(i) |
15a)(ii) |
15b) |
|
|
Article 70 |
Autres |
|||
|
1 à 15 jours |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
16 à 30 jours |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
Total |
0 |
0 |
0 |
0 |
PARTIE 6 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organismes
6.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales et organismes
|
Consultations |
Autres |
Nombre de |
Autres organismes |
Nombre de pages à traiter |
|
Reçues pendant la période visée par le rapport |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
En suspens à la fin de la période de rapport précédente |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
Total |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
Fermées pendant la période visée par le rapport |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
Reportées à la prochaine période de rapport |
0 |
0 |
0 |
0 |
6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales
|
Recommandation |
Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation |
|||||||
|
1 à 15 jours |
16 à 30 jours |
31 à 60 jours |
61 à 120 jours |
121 à 180 jours |
181 à 365 jours |
Plus de 365 jours |
Total |
|
|
Communiquer en entier |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
Communiquer en partie |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
Exempter en entier |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
Exclure en entier |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
Consulter une autre institution |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
Autre |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
Total |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organismes
|
Recommandation |
Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation |
|||||||
|
1 à 15 jours |
16 à 30 jours |
31 à 60 jours |
61 à 120 jours |
121 à 180 jours |
181 à 365 jours |
Plus de 365 jours |
Total |
|
|
Communiquer en entier |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
Communiquer en partie |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
Exempter en entier |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
Exclure en entier |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
Consulter une autre institution |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
Autre |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
Total |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
PARTIE 7 – Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet
|
Nombre de jours |
Nombre de réponses reçues |
Nombre de réponses reçues après l’échéance |
|
1 à 15 |
0 |
0 |
|
16 à 30 |
0 |
0 |
|
31 à 60 |
0 |
0 |
|
61 à 120 |
0 |
0 |
|
121 à 180 |
0 |
0 |
|
181 à 365 |
0 |
0 |
|
Plus de 365 jours |
0 |
0 |
|
Total |
0 |
0 |
PARTIE 8 – Ressources liées à la LPRP
8.1 Coûts
|
Dépenses |
Montant |
|
|
Salaires |
$80,000 |
|
|
Heures supplémentaires |
$0 |
|
|
Biens et services |
$0 |
|
|
• Marchés pour les EFRVP |
$0 |
|
|
• Marchés de services professionnels |
$0 |
|
|
• Autres |
$0 |
|
|
Total |
$80,000 |
|
8.2 Ressources humaines
|
Ressources |
Voués à la LPRP |
Voués à la LPRP |
Total |
|
Employés à temps plein |
1 |
0 |
1 |
|
Employés à temps partiel et occasionnels |
0 |
0 |
0 |
|
Employés régionaux |
0 |
0 |
0 |
|
Experts-conseils et personnel d’agence |
0 |
0 |
0 |
|
Étudiants |
0 |
0 |
0 |
|
Total |
1 |
0 |
1 |