Rapport annuel en vertu de la Loi sur l'accès à l'information 2012-2013

Introduction

Aux termes de l’article 72 de la Loi sur l’accès à l’information, le Commissariat aux langues officielles (le Commissariat) est heureux de déposer auprès du Parlement son rapport annuel 2012-13 sur les activités liées à l’application de la Loi.

Objet de la Loi sur l’accès à l’information

Promulguée le 1^er juillet 1983, la Loi sur l’accès à l’information (L.R.C. (1985), ch. A-1) donne aux citoyens canadiens et aux résidents permanents un vaste droit d’accès à l’information contenue dans les documents du gouvernement fédéral, sous réserve de certaines exceptions particulières et limitées.

À la suite de l’adoption de la Loi fédérale sur la responsabilité (L.C. 2006, ch. 9), le Commissariat aux langues officielles (le Commissariat) est devenu assujetti aux exigences de la Loi sur l’accès à l’information à partir du 1^er avril 2007.

La Loi sur l’accès à l’information donne aux citoyens canadiens et aux résidents permanents du Canada le droit d’accès aux documents du gouvernement fédéral qui ne contiennent pas de renseignements personnels. La Loi s’ajoute aux autres procédures d’obtention de renseignements gouvernementaux plutôt qu’elle ne les remplace. Elle ne vise à limiter d’aucune façon les autres méthodes d’accès sur demande aux renseignements gouvernementaux auxquelles le grand public peut habituellement avoir recours.

Mandat du Commissariat

Le Commissariat aux langues officielles a pour mandat de prendre toutes les mesures nécessaires pour atteindre les trois grands objectifs de la Loi sur les langues officielles (L.R.C. (1985), ch. 31 (4^e suppl.)), soit :

• l’égalité du français et de l’anglais au sein du Parlement, du gouvernement du Canada, de l’administration fédérale et des institutions assujetties à la Loi;
• le maintien et l’épanouissement des communautés de langue officielle au Canada;
• l’égalité du français et de l’anglais dans la société canadienne.

Organisation des activités

Conformément à la Loi sur l’accès à l’information, les renseignements recueillis au Commissariat ne servent qu’aux fins pour lesquelles ils ont été obtenus et ils sont surtout de nature utilitaire (par exemple, nom et adresse des personnes qui déposent des plaintes auprès du commissaire en vertu de la Loi sur les langues officielles, listes d’envoi, rémunération, congés, voyages). Les renseignements en question permettent notamment au commissaire de communiquer aux personnes intéressées le résultat des enquêtes ou ils servent à gérer les ressources humaines et matérielles de l’organisme.

La responsabilité à l’égard des réponses à donner aux demandes d’accès à l’information relève du Secteur de la gestion de l’information et de la technologie de l’information. Le Commissariat a des procédures internes relativement à l’accès à l’information et il les a communiquées au personnel par écrit, pendant des séances d’information, en groupe ou individuellement. Les nouveaux employés sont invités à assister à des séances de formation.

Le coordonnateur de l’AIPRP surveille la mise en œuvre de la Loi sur l’accès à l’information au sein du Commissariat et veille à son respect. L’Unité de l’AIPRP reçoit les demandes, sollicite au besoin des éclaircissements auprès de leur auteur, et obtient les documents requis auprès des secteurs visés du Commissariat.

Dans chacun des principaux secteurs du Commissariat, des agents de liaison désignés aident les membres du personnel sur place à repérer et à rassembler les documents. Sur demande, on effectue également des estimations à cet échelon. L’unité de l’AIPRP analyse les documents fournis par les secteurs et en profite pour leur demander leur avis. Les secteurs mènent un examen officiel des documents traités avant que ceux‑ci ne soient communiqués aux demandeurs.

Délégation de pouvoirs

Un arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur l’accès à l’information a été conclu en date du 5 avril 2011 (voir l’annexe A). En vertu de l’article 73 de la Loi, le Commissaire aux langues officielles a délégué aux titulaires des postes de coordonnateur de l’AIPRP, de directrice de la Gestion de l’information et de la Technologie de l’information et de gestionnaire de la Gestion de l’information les attibutions dont il est, en qualité de responsable d’une institution fédérale, c’est-à-dire le Commissariat aux langues officielles, investi par la Loi.

Rapport statistique et interprétation

Le rapport statistique (voir l’annexe B) du Commissariat sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information pour 2012-2013 est annexé au présent rapport. Au cours de l’exercice 2012-2013, le Commissariat a reçu quinze (15) nouvelles demandes d’accès à l’information provenant des médias et du public, en plus des quatre demandes qui étaient en suspens à la fin de la période de rapport précédente. Deux de ces demandes ont été abandonnées. La majorité de ces demandes portaient sur le même sujet, soit les notes de service ou des correspondances rédigées par ou pour le Commissaire. Comme celles-ci renfermaient de l’information appartenant à d’autres administrations publiques ou à des tiers, il a fallu une prolongation du délai de traitement pour effectuer les consultations nécessaires. Des 4 638 pages traitées, 3 805 pages ont été divulguées.

Durant la période visée par ce rapport, le Commissariat a également reçu quatorze (14) demandes de consultation d’autres institutions du gouvernement fédéral. Treize (13) de ces demandes ont été fermées et une sera reportée à la prochaine période de rapport. Les 171 pages traitées ont été communiquées soit en entier ou en partie ou ont été exemptées en entier.

Activités de formation et d’éducation

En 2012-2013, deux séances d’information individuelles sur l’AIPRP ont été offertes.

Tout au long de l’année, les employés du Commissariat ont pu recevoir des conseils et des réponses à leurs questions concernant l’AIPRP.

Politiques, lignes directrices et procédures institutionnelles particulières

Le Commissariat n’a mis en œuvre aucune politique, ligne directrice ou procédure, nouvelle ou révisée, relativement à l’accès à l’information au cours de la période visée.

Plaintes et enquêtes

En 2012-2013, le Commissariat a fait l’objet d’une plainte auprès du Commissaire à l’information. La plainte concernait la protection de l’identité du demandeur. La plainte a été jugé fondée et résolue sans recommandation à l’institution.

Appels à la Cour fédérale

Aucun appel concernant le Commissariat n’a été interjeté devant la Cour fédérale pendant l’exercice 2012-2013.

ANNEXE A :

Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

The Commissioner of Official Languages, pursuant to section 73 of the Access to Information Act,* hereby designates the persons holding the positions set out in the schedule hereto to exercise the powers and perform the duties and functions ofthe Minister as the head of a government institution, that is the Office of the Commissioner of Official Languages, under the section of the Act set out in the schedule opposite each position.			En vertu de l'article 73 de la Loi sur l 'accès à L'information,* le Commissaire aux langues officielles délègue aux titulaires des postes mentionnés a l'annexe ci-après, les attributions dont il est, en qualité de responsable d'une institution fédérale, c'est-à-dire, le Commissariat aux langues officielles, investi par les articles de Ia Loi mentionnés en regard de chaque poste.
SCHEDULE ANNEXE
POSITION/POSTE			SECTIONS OF THE ACCESS TO INFORMATION ACT/ ARTICLES DE LA LOI SUR L'ACCÈS À L'INFORMATION
Commissioner Commissaire			Full delegation Pleine delegation
Director, Information Management and Technology Directrice, Gestion de l'information et de la technologie			Full delegation Pleine delegation
Manager, Information Management Gestionnaire, Gestion de l'information			Full delegation Pleine delegation
Coordinator, Access to Information and Privacy Coordonnateur, Accès a l'information et protection des renseignements personnels			Full delegation Pleine delegation
Dated , at the City of Ottawa this 5th day of April, 2011			Daté , en la ville d'Ottawa, ce 5e de avril, 2011

ANNEXE B :

Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Nom de l’institution : Commissariat aux langues officielles

Période visée par le rapport : 4/1/2012 au 3/31/2013

2.2 Exceptions

7.2 Ressources humaines

Ressources	Voués à l’AI à temps plein	Voués à l’AI à temps partiel	Total
Employés à temps plein	1.00	0.00	1.00
Employés à temps partiel et occasionnels	0.00	0.00	0.00
Employés régionaux	0.00	0.00	0.00
Experts-conseils et personnel d’agence	0.00	0.00	0.00
Étudiants	0.00	0.00	0.00
Total	1.00	0.00	1.00