Rapport annuel global de la dirigeante principale de la vérification 2012-2013

1.1. Introduction

La dirigeante principale de la vérification (DPV) fournit un rapport annuel d'assurance globale sur l'efficacité et la pertinence de la gestion des risques, des contrôles internes et de la gouvernance.

L'article 6.6.1.1 de la Directive sur la vérification interne au gouvernement du Canada du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) prévoit que la dirigeante principale de la vérification (DPV) prépare un rapport annuel qui inclut des sections sur :

1. l'indépendance, le professionnalisme, le rendement et les résultats de la vérification interne en regard du plan établi, notamment en ce qui a trait à l'utilisation des ressources, aux leçons apprises et aux influences sur les plans des prochaines années;
2. les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité, notamment quant à la conformité de la vérification interne avec les Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada;
3. les résultats du suivi de la mise en ouvre des plans d'action de la direction; et
4. un sommaire des constatations globales à la suite de la mise en œuvre du plan de vérification fondé sur les risques, y compris les mesures prises par la direction pour donner suite aux principales constatations.

1.2. Contexte

Comme le mentionne la Politique sur la vérification interne du Commissariat, la fonction de vérification interne (VI) a pour but de fournir des renseignements, des conseils et une assurance au commissaire et au Comité de vérification et d'évaluation (CVE) afin qu'ils puissent déterminer si les systèmes et processus de gestion importants du Commissariat ainsi que les services administratifs de celui-ci sont conçus de façon appropriée et fonctionnent efficacement.

La fonction de vérification interne permet au Commissariat d'accomplir ses objectifs grâce à une façon systématique et structurée d'évaluer et d'améliorer l'efficacité des processus de gouvernance, de contrôle et de gestion des risques.

Dans le but d'identifier les domaines importants et pertinents à vérifier, la fonction de vérification interne entreprend périodiquement une activité de planification fondée sur les risques harmonisée à l'exercice d'établissement des risques organisationnels du Commissariat. Le suivi des vérifications précédentes n'a pas été porté dans le plan de vérification interne fondé sur les risques du Commissariat. Par contre, la direction fournit au CVE des mises à jour régulières (deux fois par année) sur la mise en œuvre des plans d'action de la direction. Conformément à la Politique sur la vérification interne du Commissariat et au mandat du CVE, la fonction de vérification interne aide ce comité et le commissaire en fournissant une assurance et des renseignements relatifs à un certain nombre d'initiatives organisationnelles. En outre, la fonction de vérification interne se tient au courant des initiatives pertinentes du Bureau du vérificateur général du Canada (BVG), du bureau du contrôleur général du Canada (BCG) et du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), et renseigne la direction sur celles-ci.

2.1. Indépendance et compétence de l'équipe de vérification

Le lien entre le commissaire aux langues officielles, la DPV et le CVE reste inchangé. La DPV relève directement du commissaire. Le commissaire préside le CVE, auquel siègent également deux membres externes; celui-ci bénéficie de l'appui de la directrice de la Direction de la planification, vérification et évaluation, qui relève directement de la DPV. Comme la DPV occupe également le poste de dirigeante principale des finances et est responsable de la prestation des services de planification au sein du Commissariat, il est de coutume que des mesures additionnelles soient mises en œuvre afin de garantir l'indépendance de l'équipe de vérification; en particulier la directrice de la Direction de la planification, vérification et évaluation relève directement du commissaire en ce qui a trait aux vérifications des secteurs qui relèvent de la DPV. Au cours du présent exercice financier, il y a eu un changement de titulaire du poste de la DPV.

Pour la période prenant fin le 31 mars 2013, la capacité interne de la fonction de vérification interne comprenait la dirigeante principale de la vérification, la directrice de la Direction de la planification, vérification et évaluation, l'analyste de la vérification et de l'évaluation et une adjointe administrative, pour un total d'environ 1,75 équivalent temps plein (ETP) si l'on exclut le temps investi par la dirigeante principale de la vérification. Pour exécuter les projets de vérification interne, cette équipe était épaulée par des ressources de vérification internes compétentes (consultants) dans le domaine. étant donné la taille relativement réduite de l'organisation, le recours à des ressources externes a fourni une expertise nécessaire dans divers domaines pour appuyer la réalisation des projets mentionnés dans le Plan de vérification interne axé sur les risques. Cette capacité semble adaptée aux besoins du Commissariat; on estime que la capacité de l'organisation est limitée à la réalisation d'une à deux vérifications internes par an, en plus d'un appui au CVE et de la coordination des rapports d'étape sur les vérifications internes.

L'investissement annuel pour la fonction de vérification interne totalisait 140 750 $ en salaires et 142 000 $ en coûts de fonctionnement et d'entretien.

2.2. Activités et produits clés

2.2.1 En 2012-2013, la fonction de vérification interne a appuyé le CVE dans la planification de quatre réunions ordinaires aux dates suivantes : les 25 avril, 27 juin et 31 octobre 2012 ainsi que le 9 janvier 2013. Des réunions extraordinaires du CVE ont également eu lieu le 25 juillet 2012 pour examiner les états financiers vérifiés 2011-2012 du Commissariat, et le 28 février 2013 pour discuter du rendement de la fonction de vérification interne.

Deux vérifications internes ont été réalisées en 2012-2013 : la vérification des pratiques d'enquête et la vérification de la gestion des études. Les deux rapports de vérification ont été présentés au CVE le 27 juin 2012, et ils ont été approuvés ultérieurement par le commissaire.

1. L'objectif de la vérification des pratiques d'enquête était de déterminer si le Commissariat a en place des pratiques de gestion efficaces pour les enquêtes. La portée de cette vérification comprenait les pratiques de gestion des enquêtes de la Direction générale de l'assurance de la conformité. Cela inclut les rôles et les responsabilités, les activités du Centre de réception des plaintes (et le processus connexe de réception et d'établissement des priorités), la manière dont les enquêtes sont menées et les dossiers tenus à jour, ainsi que la manière dont les renseignements découlant des enquêtes sont en dernier ressort mis à contribution dans tout le Commissariat.

   La vérification a conclu que le Commissariat éprouve des difficultés importantes liées à l'efficacité des pratiques de gestion des enquêtes.

   La direction était d'accord avec les dix recommandations émises dans le cadre de la vérification. Un premier rapport d'étape a été présenté à la réunion du CVE du 9 janvier 2013. Le prochain rapport d'étape est prévu pour la réunion d'octobre 2013.

2. La vérification de la gestion des études visait à déterminer si le cadre de contrôle de la gestion du Commissariat est efficace pour gérer les études conformément aux objectifs, aux politiques et aux directives de l'organisation. La vérification portait principalement sur la façon dont les études (ou projets de recherche) sont choisis, classés par ordre de priorité, réalisés, utilisés, et aussi sur la façon dont le Commissariat envisage les possibilités de collaboration avec d'autres organismes.

   La vérification a conclu que le cadre de contrôle de la gestion du Commissariat est efficace pour gérer les études conformément aux objectifs, aux politiques et aux directives de l'organisation. Des problèmes relativement mineurs ont été notés en ce qui a trait à la supervision, la gestion des documents, la mesure du rendement et la gestion du savoir pour les activités de recherche.

   La direction était d'accord avec les quatre recommandations émises dans le cadre de la vérification. Un premier rapport d'étape a été présenté à la réunion du CVE du 9 janvier 2013. Le prochain rapport d'étape est prévu pour la réunion du 19 juin 2013.

En tant qu'organisation de petite taille, le Commissariat doit assurer un bon équilibre entre les fonctions de vérification interne et d'évaluation. Par conséquent, le Commissariat a entrepris une vérification interne/évaluation pour 2012-2013 : Communications stratégiques et promotion. Afin de réduire autant que possible le chevauchement des efforts et d'éviter l'imposition d'un fardeau excessif dans les opérations du Commissariat, on a intégré les étapes de la planification et de la tenue d'entrevues pour l'évaluation du rapport annuel du Commissariat, prévues dans le Plan d'évaluation du Commissariat, aux étapes de la planification et de la tenue d'entrevues pour la vérification interne des communications stratégiques et de la promotion (CSP). Le secteur de programme visé par cette activité est responsable des activités en matière de communications et de rapports annuels.

Ce projet vise à présenter une évaluation fondée sur les faits de la pertinence, l'efficacité et l'efficience (p. ex. économie de l'effort) des activités liées à l'élaboration et à la diffusion du rapport annuel (p. ex. la composante d'évaluation), et une évaluation distincte de l'efficacité des pratiques de gestion des CSP (p. ex. la composante de vérification). Les processus de vérification porteront sur les activités des CSP, ainsi que sur les activités de surveillance réalisées dans l'ensemble du Commissariat. La portée de l'évaluation sera plus restreinte et ne sera axée que sur les processus de planification, d'élaboration et de diffusion du rapport annuel. Le rapport de la vérification interne des CSP est terminé et sera présenté au CVE le 19 juin 2013, aux fins d'approbation par le commissaire.

2.2.2 Depuis la mise en œuvre de la fonction de vérification interne en 2008, le Commissariat a adopté une Politique sur la vérification interne, qui a été mise à jour en 2012. Cette politique contient une description détaillée des responsabilités du Commissariat aux langues officielles ayant trait au maintien d'une fonction de vérification fiable ainsi que du rôle du personnel exerçant cette fonction au Commissariat. Le Commissariat aux langues officielles a aussi établi un Comité de vérification et d'évaluation, dont les responsabilités figurent au document intitulé Comité de vérification et d'évaluation – Mandat. Le mandat a également été mis à jour en 2012. La Politique sur la vérification interne et le mandat du CVE figurent sur le site Web du Commissariat.

Le Conseil du Trésor reconnaît l'indépendance, à la fois réelle et perçue, des agents du Parlement à l'égard du gouvernement. Il est mentionné dans la Politique sur la vérification interne du SCT que les agents peuvent, sous réserve de l'observation des articles 16,1 et 16,2 de la Loi sur la gestion des finances publiques, approuver toute dérogation à des exigences précises de la Politique sur la vérification interne qu'ils jugent appropriée compte tenu des mécanismes de gouvernance et du profil de risque de l'organisme dont ils sont les administrateurs généraux, ainsi que du mandat qui leurs sont conféré par leur mandat statutaire. Une évaluation détaillée de la fonction de vérification interne du Commissariat a été effectuée en février 2013. Elle a démontré qu'il y a conformité, en pratique et en esprit, à la Politique sur la vérification interne et à la Directive sur la vérification interne au gouvernement du Canada.

2.2.4 Le Comité de vérification et d'évaluation (CVE) au Commissariat s'efforce d'assurer à l'organisation une surveillance efficace et utile. Dans le but d'améliorer continuellement cette surveillance, le Secrétariat du CVE a élaboré un court sondage pour mesurer la connaissance et la compréhension du rôle et des responsabilités du CVE par la direction. Les résultats de ce sondage ont été présentés aux membres du CVE le 28 février 2013. Ils ont confirmé que la direction estime que le CVE est un atout pour le Commissariat et qu'il appuie les mesures de gestion des risques prises par le Commissariat et contribue à son amélioration. Le sondage a également révélé que le niveau de connaissance du rôle et des activités du CVE est faible, sauf si un gestionnaire a bénéficié directement d'une activité de vérification interne. Dans le cadre des exigences de planification des activités de vérification interne, des occasions seront créées pour mieux faire connaître le rôle du CVE au sein du Commissariat.

2.3. Résultats par rapport au plan de vérification axé sur les risques 2010-2013

Au cours de l'année, le Plan de vérification interne axé sur les risques 2010-2013 du Commissariat a été revu régulièrement afin d'assurer la pertinence des projets de vérification et de la disponibilité des ressources. Deux vérifications étaient prévues pour 2012-2013 : la vérification de la santé et de la sécurité au travail et la vérification du projet de renouvellement de la GI/TI. Deux autres vérifications ont également été ajoutées sans date précise : la fonction de vérification externe et les bulletins de rendement des institutions fédérales et des autres organismes assujettis à la Loi sur les langues officielles.

Compte tenu des autres priorités et de la disponibilité des ressources, le CVE a recommandé que ces vérifications ne soient pas entreprises; toutefois, elles seront prises en considération lors de l'élaboration de Plan de vérification interne et d'évaluation axé sur les risques 2013-2016.

2.4. Résultats du suivi de la mise en œuvre des plans d'action de la direction

Pour chaque rapport de vérification interne, on élabore un plan d'action qui est présenté au Comité exécutif du Commissariat aux fins de discussion et au CVE pour recommandation au commissaire en vue d'obtenir son approbation. Un calendrier de suivi prédéfini est mis en place tous les six mois suivant l'approbation du plan d'action de la direction, jusqu'à ce que le CVE juge que toutes les recommandations aient été prises en compte de manière satisfaisante.

Les plans d'action de la direction prennent en considération la taille de l'organisation, le niveau de risque et les exigences d'atténuation des risques, de même que l'impact sur la capacité du Commissariat à réaliser ses priorités et son résultat stratégiques à l'appui de son mandat.

Le rapport d'étape du plan d'action de la direction définit les mesures prises pour aborder toutes les recommandations énoncées dans le rapport de vérification interne. La direction a également l'occasion de présenter les difficultés pour la mise en œuvre de certaines recommandations et de proposer d'autres mesures.

Dans le but d'améliorer continuellement la transparence du Commissariat et de mieux informer le public sur l'état d'avancement des plans d'action de la direction du Commissariat, le site Web du Commissariat indiquera, à compter du 1^er avril 2013, le nombre de recommandations qui ont été pleinement appliquées à la satisfaction du CVE à une date précise.

En 2012-2013, les rapports d'étape suivants ont été présentés au CVE :

1. Vérification des pratiques de gestion des ressources, 2009

En date du 31 octobre 2012, toutes les recommandations ont été mises en œuvre.

2. Vérification des pratiques de planification intégrée, 2011

En date du 31 octobre 2012, dix des onze recommandations ont été mises en œuvre.

3. Vérification des relations parlementaires, 2011

En date du 31 octobre 2012, toutes les recommandations ont été mises en œuvre.

4. Vérification du projet pilote régional, 2012

En date du 31 octobre 2012, trois des six recommandations ont été mises en œuvre.

5. Vérification des pratiques d'enquête, 2012 (réunion du CVE du 9 janvier 2013)

En date du 9 janvier 2013, une des dix recommandations a été mise en œuvre.

6. Vérification de la gestion des études, 2012 (réunion du CVE du 9 janvier 2013)

En date du 9 janvier 2013, des quatre recommandations, la direction a mis en œuvre 75 % de la recommandation 1.

2.5. Programme d'assurance et d'amélioration de la qualité

Depuis la mise en œuvre de la fonction de vérification interne au Commissariat, aucun examen des pratiques de vérification n'a été effectué. Le Commissariat prévoit effectuer une inspection des pratiques professionnelles en 2013-2014, et un examen externe en 2014-2015.