Comité de vérification et d'évaluation rapport annuel 2012–2013

Avant propos des membres externes du Comité

C’est avec grand plaisir que nous présentons le cinquième rapport annuel des membres externes du Comité de vérification et d’évaluation (CVE) du Commissariat aux langues officielles (Commissariat). Ce rapport couvre l’exercice se terminant le 31 mars 2013. Nous sommes tous les deux membres du CVE depuis sa création en 2007. Nous effectuons chacun nos tâches en mettant à profit notre vaste expérience ainsi que nos compétences très variées.

Nous tenons à dire à quel point nous sommes satisfaits des améliorations importantes que le Commissariat a apportées à ses pratiques de gestion au cours de notre mandat. Parmi ces améliorations, mentionnons la planification et la gestion financière beaucoup plus rigoureuses; le système de surveillance et de reddition de comptes; les pratiques de gestion des risques qui sont intégrées à divers aspects du travail de l’organisation; une fonction de vérification interne qui, de manière indépendante, fournit au commissaire et à la direction l’assurance de l’efficacité de la gestion des risques, ainsi que des processus de gouvernance et de contrôle au Commissariat, malgré des ressources relativement limitées; l’amélioration des pratiques de gestion des ressources humaines; et de solides contrôles internes en matière de rapports financiers, pour n’en nommer que quelques unes.

Monsieur le commissaire, nous vous remercions sincèrement pour votre intérêt et votre soutien continus à l’égard du Comité de vérification et d’évaluation. Nous voulons aussi remercier votre équipe de direction, et plus particulièrement la Direction générale de la gestion intégrée, pour son travail acharné et son soutien constant au CVE. Dans l’année qui vient, nous espérons rencontrer les gestionnaires de l’ensemble de l’organisation pour entamer un dialogue qui nous permettra de mieux comprendre nos fonctions respectives.

Comme elle a pris sa retraite, nous voulons également remercier M^me Lise Cloutier, commissaire adjointe et dirigeante principale de la vérification, pour l’intérêt manifesté envers le mandat et les activités du CVE. Ses connaissances et son aide nous ont été extrêmement utiles dans notre travail. Nous souhaitons la bienvenue à M^me Nancy Premdas dans cette fonction, et nous nous réjouissons à l’idée de travailler en étroite collaboration avec elle.

Dorénavant, nous examinerons plus en détail l’intégration éventuelle des fonctions de vérification interne et d’évaluation. Nous continuerons également de nous acquitter de nos responsabilités et de mettre l’accent sur les améliorations à valeur ajoutée, sans trop contraindre une organisation dont les ressources sont modestes et qui est déjà gérée efficacement. C’est particulièrement important en cette période où l’on réduit les dépenses et où l’organisation s’apprête à déménager son administration centrale.

Laurel Murray, CA     James R. Mitchell

1.0 Contexte

Le Comité de vérification et d’évaluation (CVE) du Commissariat aux langues officielles a été mis sur pied le 27 octobre 2007. La soumission d’un rapport annuel au commissaire fait partie de ses responsabilités opérationnelles. Comme l’indiquent la Directive sur la vérification interne au gouvernement du Canada^{Note de bas de page 1} du Conseil du Trésor du Canada (CT) et le mandat du CVE du Commissariat, le rapport annuel doit satisfaire aux exigences suivantes :

• résumer les activités du CVE et les résultats de ses examens;
• présenter son évaluation du système de contrôles internes de l’organisation;
• étayer toutes les grandes préoccupations du CVE à l’égard du cadre et des processus de gestion des risques, de contrôle et de reddition de comptes de l’organisation;
• présenter son évaluation de la capacité et du rendement des fonctions de vérification interne et d’évaluation;
• présenter des recommandations en vue d’améliorer les processus de gestion des risques, de contrôle et de reddition de comptes, y compris des recommandations pour améliorer les fonctions de vérification interne et d’évaluation de l’organisation.

2.0 Rôle et composition du Comité de vérification et d’évaluation

Le CVE veille à ce que le commissaire reçoive une orientation, des analyses et des conseils indépendants et objectifs concernant le caractère adéquat des mécanismes de contrôle et de reddition de comptes du Commissariat, ainsi que le recours à l’évaluation au sein du Commissariat pour soutenir les pratiques de gestion, la prise de décisions et le rendement des programmes.

Pour offrir ce soutien, le CVE surveille activement, de façon intégrée et systématique, les principaux aspects du cadre de contrôle et de reddition de comptes du Commissariat. Ainsi, le CVE se penchera sur des questions stratégiques de haut niveau, ainsi que sur des questions opérationnelles courantes qui caractérisent les grands domaines de la vérification et de l’évaluation.

Il s’agit d’un élément important qui permet d’assurer l’indépendance de la fonction de vérification interne (VI) au sein du Commissariat et la neutralité de la fonction d’évaluation, et de veiller à ce que les résultats des vérifications internes et des évaluations soient intégrés aux processus opérationnels de planification et d’établissement des priorités de l’organisation.

En termes généraux, le travail du CVE renforce la qualité des renseignements financiers et d’autres renseignements sur le rendement qu’utilisent les gestionnaires du Commissariat pour prendre des décisions et établir des rapports, et il contribue par conséquent à mettre davantage l’accent sur les bonnes pratiques de gestion et la reddition de comptes des gestionnaires en général.

À titre de ressource stratégique du commissaire, le CVE fournit aussi les conseils et recommandations que peut demander celui ci en ce qui concerne de nouvelles priorités particulières, des préoccupations, certains risques, des occasions et/ou la reddition de comptes.

Le CVE se compose des membres suivants :

• Graham Fraser, commissaire, président
• Jim Mitchell, membre externe
• Laurel Murray, CA, membre externe

Les personnes indiquées ci dessous doivent assister à toutes les réunions du CVE :

• Nancy Premdas, commissaire adjointe, Direction générale de la gestion intégrée, dirigeante principale de la vérification (DPV) et dirigeante principale des finances (DPF)
• Sylvie Charbonneau, secrétaire du Comité et directrice, Planification, vérification et évaluation

La dirigeante principale de la vérification précédente, Lise Cloutier, a pris sa retraite pendant l’année. Le Comité souhaite sincèrement reconnaître le leadership remarquable et l’expertise dont elle a fait preuve pendant l’exercice de ses fonctions. Sous sa gouverne, les processus et les pratiques de gestion ont été améliorés dans l’ensemble de l’organisation. Les membres veulent également souligner l’excellent soutien fourni par M^me Cloutier; ce soutien a contribué directement à l’efficacité et au succès du CVE.

3.0 Résumé des activités du Comité de vérification et d’évaluation

Les sections suivantes décrivent les activités principales ainsi que les domaines d’intérêt du CVE pour 2012-2013, et donnent les résultats des examens.

3.1 Réunions

Le CVE a tenu quatre réunions pendant l’exercice 2012-2013^{Note de bas de page 2}, et le taux de présence des membres à ces réunions a été de 100 %. À chaque réunion du CVE, les membres externes ont rencontré individuellement, à huis clos, le CVE et le commissaire pour discuter de certaines questions de façon confidentielle.

En plus de ces quatre réunions, une réunion spéciale a eu lieu avec des représentants du BVG le 25 juillet 2012 pour examiner les états financiers vérifiés de 2011-2012. Dans le cadre de cette réunion, les membres du CVE ont rencontré les représentants du BVG à huis clos.

On a rédigé le compte rendu de chaque réunion, qui a été approuvé par les membres du Comité à la réunion suivante.

Tout au long de l’année, les membres du Comité se sont également entretenus sur des sujets importants, notamment dans le cadre de la journée de réflexion sur la planification stratégique du Commissariat qui a eu lieu les 1^er et 2 novembre 2012 et d’une réunion tenue le 28 février 2013 pour examiner le rendement de la fonction de vérification interne de l’organisation, ainsi que sa vision et ses priorités pour l’avenir.

3.2 Mandat et plan annuel du Comité de vérification et d’évaluation

Les responsabilités du CVE en matière de surveillance sont conformes à la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor et touchent les huit domaines suivants :

1. valeurs et éthique;
2. gestion des risques;
3. cadre de contrôle de la gestion;
4. vérification interne;
5. Bureau du vérificateur général et autres organismes centraux;
6. suivi des plans d’action de la direction;
7. états financiers;
8. rapports de reddition de comptes.

Le CVE a décrit son rôle, ses responsabilités et son fonctionnement dans un mandat qui a été approuvé par le commissaire. Le mandat est examiné de façon périodique, révisé au besoin, et approuvé de nouveau par le commissaire.

Dans le cadre de son mandat, le CVE a élaboré un plan d’activités pluriannuel expliquant la façon dont il entend s’acquitter de ses responsabilités en 2012-2013. À chaque réunion, tout au long de l’année, le Comité a surveillé de près le bon déroulement des activités par rapport au plan.

Le mandat et le plan annuel sont joints en annexe.

3.3 Rapport annuel de 2011-2012 du Comité de vérification et d’évaluation

À la réunion de juin, le CVE a revu l’ébauche de son rapport annuel de 2011-2012. Le rapport, préparé par les membres externes, a été examiné par le Comité. Sous réserve de quelques modifications mineures quant à sa rédaction, le rapport a été approuvé par tous les membres, et il est affiché sur le site Web du Commissariat.

3.4 Sondage du CVE

Au cours de l’année, on a fait un sondage auprès de la direction pour savoir ce qu’elle pensait du rôle et de l’utilité du CVE. Les résultats du sondage ont confirmé que la direction considère le CVE comme un atout pour le Commissariat, car il contribue à renforcer les pratiques en matière de contrôle et de gestion des risques dans l’ensemble de l’organisation. Le sondage a révélé également que les gestionnaires qui ont peu de contacts avec le Comité avaient généralement une compréhension limitée du mandat et du travail du CVE. Pour remédier à cette situation, le CVE réserve une période à chaque réunion pour amener les gestionnaires de l’organisation à dialoguer avec lui.

3.5 Perfectionnement professionnel

Les membres du CVE continuent d’assister à des séances d’information et poursuivent leurs activités de perfectionnement professionnel afin d’élargir leur champ de connaissances et leur compréhension des activités et des pratiques exemplaires du Commissariat pour s’acquitter de leur rôle et de leurs responsabilités. Comme nous l’avons mentionné précédemment, les membres externes ont assisté à la séance de planification stratégique du Commissariat en novembre 2012. Cette séance s’est avérée très utile pour les membres externes qui, en plus de dialoguer avec le personnel, ont pu approfondir leur compréhension des activités du Commissariat et avoir une meilleure idée de son orientation et des priorités prévues à court et à long terme.

Le Bureau du contrôleur général (BCG) joue un rôle important en appuyant le perfectionnement professionnel des membres du Comité et, en 2012-2013, tous les membres du CVE ont assisté au Symposium des comités de vérification des ministères et organismes de novembre 2012, qui visait à tirer parti de l’expertise collective des membres dans un contexte de contrôle des coûts.

4.0 Principaux domaines de responsabilité du Comité de vérification et d’évaluation

4.1 Valeurs et éthique

À la réunion d’avril, les membres ont examiné les résultats obtenus par le Commissariat lors du sondage auprès des fonctionnaires fédéraux de 2011. Ils ont noté que le taux de participation de 80 % était supérieur à la moyenne de la fonction publique, tout comme les résultats dans bien des domaines. Le CVE était aussi heureux de constater que les résultats représentaient une amélioration par rapport aux résultats du sondage de 2008, ce qu’ils ont attribué aux améliorations constantes apportées, notamment au chapitre des outils de gouvernance, de la planification et des pratiques relatives à l’équité en emploi.

Dans l’année qui vient, l’équipe des Ressources humaines organisera une séance obligatoire sur la courtoisie. Même s’il y a eu très peu de griefs ou de plaintes ces dernières années, la direction estime que cette séance offre l’occasion de faire passer le message qu’il est essentiel de maintenir un milieu de travail respectueux exempt de harcèlement.

En juin, la direction a rendu public son nouveau Code de conduite. Elle l’a notamment présenté lors d’une réunion de tout le personnel. Depuis, la direction a pris connaissance des meilleures pratiques des autres ministères et organismes fédéraux, et elle s’est servie de ces renseignements pour préparer ce qui suit :

• une discussion avec le personnel pour examiner les problèmes éthiques que les employés peuvent rencontrer;
• une stratégie de communication visant à faire mieux connaître le Code aux employés;
• un sondage auprès des employés pour savoir comment ils comprennent le Code, et dans quelle mesure ils savent quoi faire s’ils sont témoins d’infractions au Code.

La direction compte utiliser ces renseignements pour promouvoir son programme de valeurs et d’éthique. Le CVE approuve l’approche adoptée par la direction, car elle permet d’appliquer le Code de manière cohérente dans l’ensemble du Commissariat.

4.2 Gestion des risques

À la réunion d’avril, les membres ont analysé le Profil de risque organisationnel (PRO) 2012-2015. À partir de l’examen du document et de la discussion qui a suivi, les membres ont donné des conseils pour reformuler le deuxième risque, afin qu’il soit axé sur le risque que la Loi sur les langues officielles ne soit pas suffisamment prise en compte dans les décisions gouvernementales, ce qui pourrait nuire réellement aux langues officielles au Canada. Les membres ont également formulé des propositions pour modifier le troisième risque de manière à ce qu’il cible le danger de ne pas pouvoir traiter les plaintes selon les normes de service établies en cette période de restriction budgétaire.

4.3 Cadre de contrôle de gestion

Le Comité a examiné de Cadre de contrôle de gestion (CCG) du Commissariat de différentes façons tout au long de l’année. Comme les missions de vérification interne portent souvent sur un ou plusieurs éléments du CCG, les rapports connexes déposés lors des réunions du CVE constituent le principal moyen pour les membres d’évaluer les principaux aspects du cadre de contrôle. Le Comité a également donné de la rétroaction et des conseils au commissaire relativement au CCG dans le cadre de son analyse des volets suivants :

• gestion budgétaire;
• résultats de l’auto évaluation fondée sur le CRG;
• pratiques en matière d’évaluation;
• contrôles internes en matière de rapports financiers;
• gestion des ressources humaines.

Comme il est indiqué dans les sections qui suivent, le Comité est satisfait des nombreux points forts dans les processus et les pratiques de gestion du Commissariat, ainsi que du leadership de la direction et de son engagement constant à apporter des améliorations lorsqu’il y a lieu.

4.3.1 Vérifications internes

Pendant l’année, le CVE a eu l’occasion d’examiner deux rapports de vérification interne, de donner des avis à leur sujet et de les recommander aux fins d’approbation. Il s’agit des rapports suivants :

• Vérification interne sur les pratiques d’enquête;
• Vérification interne de la gestion des études.

Ces deux rapports font une évaluation indépendante de l’efficacité des divers éléments du CCG du Commissariat.Comme il est indiqué dans l’examen plus approfondi de ces rapports à la section 4.4, ces missions de vérification interne ont permis de constater certains points forts dans le CCG du Commissariat. Les possibilités de renforcer des aspects clés du cadre de contrôle de gestion de chacun des volets ont été indiquées dans les rapports, particulièrement en ce qui concerne les pratiques d’enquête.

4.3.2 Gestion budgétaire

Dans la dernière année, le Commissariat a récolté les fruits des améliorations apportées aux pratiques de gestion budgétaire. Le soutien et l’aide que les employés de la Direction des finances et des approvisionnements ont fourni aux gestionnaires de l’ensemble de l’organisation ont permis de renforcer les processus budgétaires et d’évaluation des écarts. On peut ainsi disposer de meilleurs renseignements pour surveiller les budgets des directions générales et prendre des décisions concernant la réaffectation des ressources pendant l’année.

Récemment, grâce à l’intégration de renseignements non financiers sur le rendement dans le processus de suivi budgétaire, on a accru l’exhaustivité de l’information utilisée dans les processus de suivi et d’affectation des ressources. Ces améliorations ont été particulièrement utiles au cours du présent exercice, car elles ont permis à la direction de continuer d’obtenir les résultats prévus et de respecter les priorités tout en réorganisant l’infrastructure de technologie de l’information, qui est désuète.

Le CVE a reçu une mise à jour budgétaire à chaque réunion pendant l’année. L’examen des mises à jour a fourni aux membres des renseignements de première main sur l’efficacité des améliorations apportées, et nous sommes satisfaits de la diligence et de la rigueur des processus et pratiques actuels en matière de gestion budgétaire.

4.3.3 Auto évaluation fondée sur le CRG

À titre d’agent du Parlement, le Commissariat n’est pas tenu de se soumettre à une évaluation fondée sur le Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) du Conseil du Trésor. Cependant, reconnaissant qu’il est important de continuer d’améliorer les processus et les pratiques de gestion, la direction a embauché un consultant pour effectuer une auto évaluation fondée sur le Cadre de responsabilisation de gestion. À sa réunion de janvier, le Comité a examiné les résultats de cette évaluation, et il a constaté que le Commissariat satisfait aux attentes (c. à d. cote « acceptable ») dans six composantes de gestion évaluées par le SCT (valeurs et éthique, vérification interne, gestion financière et contrôle, évaluation, gestion intégrée des risques et gestion des personnes).

En ce qui concerne les neuf autres composantes de gestion qui ont été évaluées dans le cadre de cet examen, trois ont obtenu la cote « acceptable » et les six autres, « possibilités d’amélioration ». La direction a déterminé des mesures pour les composantes qui nécessitaient des améliorations, et le Comité examinera les progrès réalisés dans l’année qui vient.

4.3.4 Évaluation

En avril 2012, le Conseil du Trésor a modifié la Politique sur l’évaluation du gouvernement fédéral. À la réunion de juin, le CVE a passé en revue la Politique sur l’évaluation du Commissariat à la lumière de la version modifiée de la politique fédérale, et il a recommandé qu’elle soit approuvée par le commissaire. Le CVE continue de soutenir la direction dans l’attention prioritaire qu’elle accorde à l’amélioration de son cadre de mesure du rendement, parce qu’il fournira une base solide pour surveiller les programmes et en rendre compte tout en garantissant la disponibilité de renseignements pertinents sur le rendement en vue des évaluations périodiques que le Commissariat pourrait effectuer.

4.3.5 Contrôles internes en matière de rapports financiers

À la réunion de janvier, le CVE a examiné les progrès accomplis par la direction dans la mise en œuvre du plan d’action pour les contrôles internes en matière de rapports financiers. Dans le cadre de cet examen, les membres ont aussi bénéficié d’une séance d’information sur la nouvelle directive du CT sur la gestion des actifs. Les membres ont été heureux de constater que le plan d’action avait été intégralement mis en œuvre, à l’exception de la mise à l’essai des contrôles clés, qui se fera en 2013-2014. Les membres étaient aussi très favorables à l’initiative de la direction consistant à conclure une entente de collaboration avec la Commission canadienne des droits de la personne pour le soutien à l’approvisionnement, plutôt que de combler le poste d’agent principal des achats, dont le titulaire était parti à la retraite pendant l’année.

4.3.6 Gestion des ressources humaines

Le CVE a continué d’examiner en priorité les éléments clés des processus de gestion des ressources humaines du Commissariat. En plus d’analyser les progrès réalisés par la direction dans la mise en œuvre des mesures découlant de la récente vérification de la dotation effectuée par la Commission de la fonction publique, le CVE a examiné les éléments suivants des pratiques de gestion des ressources humaines du Commissariat :

• processus de surveillance active;
• rapport ministériel sur l'obligation de rendre compte en dotation (RMORCD);
• directive sur les activités d’apprentissage;
• plan pluriannuel pour la surveillance des politiques relatives aux ressources humaines.

Le CVE est satisfait des améliorations apportées aux pratiques et aux processus liés aux ressources humaines, et il continuera de surveiller activement cette composante essentielle dans l’année qui vient.

4.4 Vérification interne

En 2012-2013, comme il est indiqué dans le Plan de vérification axé sur les risques de 2010-2013 (PVAR), qui a été approuvé, le Commissariat a effectué une vérification interne des pratiques d’enquête et une vérification de la gestion des études. À la réunion d’avril, les membres du CVE ont suivi l’évolution de ces deux missions de vérification et, à la réunion de juin, le Comité a examiné les rapports de vérification préliminaires ainsi que la réponse et le plan d’action de la direction (RPAD). Les deux rapports soulignaient les points forts des pratiques de la direction dans ces deux domaines, mais des possibilités d’amélioration ont également été signalées :

1. Pratiques d’enquête
   • Surveillance du processus d’enquête
   • Documentation et compréhension des pratiques d’enquête
   • Intégralité, qualité et résolution en temps opportun des dossiers d’enquête
   • Système d’enquête et de gestion des plaintes (SEGP)
   • Sensibilisation du public
2. Gestion des études
   • Surveillance des activités de recherche
   • Gestion des dossiers d’étude
   • Mesure de l’efficacité de chacune des études

Le CVE a examiné ces résultats ainsi que la réponse de la direction et le plan d’action contenus dans chaque rapport. Les membres des deux équipes de vérification et la direction ont participé aux discussions. Ces rapports ont été soumis à l’approbation du commissaire, qui les a par la suite approuvés.

Lors de la réunion spéciale de février 2013, le CVE a analysé le rendement de la fonction de vérification interne. Les membres ont noté l’extraordinaire évolution et l’utilité de cette fonction au cours de son existence relativement courte. Ils ont prodigué des conseils pour que l’utilité de cette fonction se maintienne et pour améliorer la quantité de renseignements fournis aux lecteurs des rapports de vérification interne du Commissariat, qui pourrait indiquer l’état d’avancement de la mise en œuvre des mesures prises par la direction pour donner suite aux recommandations formulées dans les rapports.

Les membres externes du Comité ont également soumis leurs commentaires quant au rendement de la DPV, et ils ont examiné et accepté son Rapport d’assurance annuel 2012-2013. Ils ont fait remarquer que le leadership et la diligence exceptionnels de la DPV ont continué d’être un facteur essentiel à l’efficacité de la fonction de vérification interne du Commissariat. M^me Cloutier a pris sa retraite vers la fin de l’exercice, et le CVE est heureux d’accueillir la nouvelle DPV/commissaire adjointe, Direction générale de la gestion intégrée, M^me Nancy Premdas.

4.5 Certificateurs externes

Chaque année, le Bureau du vérificateur général (BVG) vérifie les états financiers du Commissariat en vue de formuler une opinion sur ceux ci. Des représentants du BVG ont participé à la téléconférence tenue par le CVE en juillet 2012 afin d’examiner les états financiers vérifiés. Cet exercice comprenait l’examen de la lettre d’affirmation de la direction au BVG et le rapport du BVG au CVE, qui présentait les résultats de la vérification annuelle pour l’exercice se terminant le 31 mars 2012. Le BVG a émis une opinion sans réserve sur les états financiers. Il n'a relevé aucune lacune importante dans le contrôle interne et n'a pas envoyé de lettre de recommandations.

Des représentants du BVG ont également assisté à la réunion du CVE en janvier 2013 pour discuter de leur plan en vue de la vérification d’attestation des états financiers de 2012-2013 du Commissariat. Aucun problème ni sujet de préoccupation n’a été relevé.

Le Commissariat aux langues officielles ne fait pas l’objet de vérifications horizontales de la part du Bureau du contrôleur général (BCG), mais le CVE examine les rapports de vérification du BCG afin de déterminer si les questions qui y sont soulevées peuvent s’appliquer au Commissariat. À la réunion de juin, le CVE a analysé les résultats et les recommandations notés dans la vérification horizontale de la tenue des documents électroniques dans les petits ministères et organismes, qui avait été effectuée par le BCG. Les membres ont examiné les résultats ainsi que l’analyse du rapport faite par la direction, et ils ont noté avec satisfaction que le Commissariat est la seule organisation à mettre en œuvre une solution opérationnelle qui s’intégrera à son système de gestion des documents électroniques.

4.6 Suivi des plans d’action de la direction

Le CVE surveille les progrès accomplis par la direction dans la mise en œuvre des plans d’action découlant des rapports de vérification interne et des rapports des certificateurs externes^{Note de bas de page 3}, et ce, jusqu’à ce que toutes les recommandations aient été mises en œuvre de façon satisfaisante ou qu’elles ne soient plus pertinentes. Pour faciliter ce processus, la direction rend compte des progrès accomplis à la DPV et au CVE deux fois par année, et elle prend la parole devant le Comité une fois par année afin de discuter de ces progrès, à moins d’avis contraire.

Au cours de l’année, le CVE a étudié les progrès réalisés dans la mise en œuvre des plans d’action de la direction découlant des vérifications internes suivantes :

• Pratiques de gestion en ressources humaines (2009)
• Planification intégrée (2011)
• Relations parlementaires (2011)
• Projet pilote régional (2012)
• Pratiques d’enquête (2012)
• Gestion des études (2012)

Le Comité a constaté que les recommandations associées aux vérifications internes portant sur la gestion des ressources humaines et les relations parlementaires ont été intégralement mises en œuvre. Dix des onze recommandations se rapportant à la planification intégrée ont été mises en œuvre, et l’on progresse bien dans la mise en œuvre des autres mesures de gestion. Le CVE a aussi commencé à faire le suivi des recommandations associées aux trois rapports de vérification interne de 2012, et il a constaté que le travail de mise en œuvre des mesures de gestion connexes est en cours. Comme il est indiqué dans la section 4.5, les progrès liés aux recommandations qui ne sont pas encore mises en œuvre sont indiqués dans les rapports de vérification interne affichés sur le site Web du Commissariat. Les membres du CVE étaient très favorables à l’initiative de la direction visant à accroître la transparence en fournissant aux lecteurs de ces rapports de l’information pertinente et à jour.

Bien que le Commissariat doive présenter des rapports d’étape semestriels à la Commission de la fonction publique (CFP) en raison de la récente vérification de la dotation effectuée par la CFP, le CVE surveille également l’évolution de la mise en œuvre, par la direction, du plan d’action associé à cette mission de vérification. Les membres étaient très heureux de constater que 95 % des recommandations avaient entièrement été mises en œuvre, et ils félicitent la direction pour sa diligence et sa détermination à s’occuper des points à améliorer.

4.6 États financiers

4.6.1 États financiers de fin d’exercice

Étant donné que le commissaire est un agent du Parlement, le BVG vérifie chaque année les états financiers du Commissariat. En juin, le CVE a été mis au courant des modifications à la Norme comptable 1.2 du Conseil du Trésor. Les membres ont ainsi pu comprendre clairement les changements structurels connexes aux états financiers, qui garantissent l’harmonie avec les normes comptables reconnues, conformément aux exigences du BVG.

Comme il est indiqué dans la section 4.5, le CVE a rencontré un représentant du BVG afin de discuter des états financiers vérifiés du Commissariat pour 2011- 2012. Le CVE a recommandé que le commissaire approuve ces états financiers.

4.7 Rapports de reddition de comptes

Les membres du CVE ont examiné la version préliminaire du Rapport ministériel sur le rendement (RMR) 2011 2012 et la version préliminaire du Rapport sur les plans et les priorités (RPP) 2013 2014 du Commissariat. Les membres du CVE ont prodigué des conseils et des recommandations à la direction avant qu’ils soient approuvés par le commissaire.

5.0 Autres domaines de surveillance

En plus de surveiller les principaux domaines de responsabilité, en 2012 2013, le CVE a fourni au commissaire des conseils stratégiques dans les deux domaines clés suivants.

5.1 Agents du Parlement

Le CVE a continué d’être informé des discussions entre les agents du Parlement, y compris en ce qui concerne la poursuite d’une plus grande collaboration dans des domaines où il est possible qu’elle soit nécessaire entre les agents. Comme l'administration centrale déménage en 2013-2014, la direction travaille en étroite collaboration avec les autres agents qui occuperont le même édifice pour déterminer les possibilités de partager l’espace et les services. Le CVE est favorable aux plans actuels, qui prévoient le partage des locaux de bibliothèque, de la salle de courrier et des salles de formation dans le nouvel édifice.

5.2 Déménagement à Gatineau

Le CVE est tenu au courant des plans en vue du déménagement de l'administration centrale à Gatineau en 2013-2014. Les membres soutiennent le gestionnaire de projet attitré, qui a pour tâche de gérer ce projet crucial, et ils sont favorables à l’approche de collaboration adoptée par la direction pour faire participer le personnel du Commissariat à divers aspects du projet dans la mesure du possible.

Annexe 1 – Mandat du Comité de vérification et d’évaluation

Introduction

Le présent document décrit l’objectif, les responsabilités, la composition et les politiques de fonctionnement du Comité de vérification et d’évaluation (CVE) du Commissariat aux langues officielles (Commissariat). Il consiste en une révision du Mandat du Comité de vérification et d’évaluation du Commissariat, datant du 30 juin 2010, document qui se fondait lui même sur les révisions d’avril 2012 à la Politique sur la vérification interne et à la Directive sur la vérification interne au gouvernement du Canada du Conseil du Trésor. Le présent document entre en vigueur dès son approbation.

Le CVE est un élément essentiel du régime de vérification interne et du régime d’évaluation établis au sein du Commissariat, tel que décrit dans les deux politiques du Commissariat sur la vérification interne et sur l’évaluation^{Note de bas de page 4}. Les deux politiques du Commissariat reflètent les politiques correspondantes du Conseil du Trésor sur la vérification interne et sur l’évaluation, tout en respectant le statut du Commissariat, qui est un agent du Parlement indépendant du gouvernement.

2. Objectif

Le CVE veille principalement à ce que le commissaire reçoive des conseils, une orientation et des recommandations indépendants et objectifs concernant le caractère adéquat des mécanismes de contrôle et de reddition de comptes du Commissariat, ainsi que le recours à l’évaluation au sein du Commissariat pour soutenir les pratiques de gestion, la prise de décision et le rendement des programmes.

Pour offrir ce soutien, le CVE surveille activement, de façon intégrée et systématique, les principaux aspects du cadre de contrôle et de reddition de comptes du Commissariat. Ainsi, le CVE se penche sur des questions stratégiques de haut niveau ainsi que sur des questions opérationnelles courantes qui caractérisent les grands domaines de la vérification et de l’évaluation.

Il s’agit d’un élément important qui permet de soutenir l’indépendance de la fonction de vérification interne (VI) au sein du Commissariat et la neutralité de la fonction d’évaluation, en plus de faire en sorte que les résultats des vérifications internes et des évaluations soient intégrés aux processus opérationnels de planification et d’établissement des priorités de l’organisation.

À titre de ressource stratégique du commissaire, le CVE fournit aussi les conseils et recommandations que celui ci peut demander en ce qui concerne de nouvelles priorités particulières, des préoccupations, certains risques, des occasions et/ou la reddition de comptes.

3. Responsabilités

Les responsabilités du CVE sont déterminées de façon précise dans la Politique sur la vérification interne et la Politique sur l’évaluation du Commissariat, et elles reflètent la Directive sur les comités ministériels de vérification et la Directive sur la fonction d'évaluation du gouvernement.

Le CVE assume dix (10) champs de responsabilités clés :

• valeurs et éthique;
• gestion des risques;
• cadre de contrôle de la gestion;
• fonction de vérification interne;
• fonction d’évaluation;
• liaison avec le Bureau du vérificateur général (BVG) et les organismes centraux;
• suivi des plans d’action de la direction;
• états financiers et rapports sur les comptes publics;
• rapports sur les risques et la reddition de comptes;
• rapport annuel du Comité.

Les responsabilités détaillées du Comité relatives à chacun des dix champs clés déterminés par le gouvernement se trouvent à l’annexe 1. Cette annexe fait partie intégrante du mandat.

En général, les responsabilités du CVE se classent dans l’une des trois grandes catégories suivantes :

a. Prestation de conseils et de recommandations au commissaire afin qu’il puisse déterminer s’il doit approuver ou modifier :

• I. la Politique sur la vérification interne du Commissariat;
• II. la Politique sur l’évaluation du Commissariat;
• III. le Plan de vérification interne annuel du Commissariat et son plan d’évaluation annuel, y compris le caractère adéquat des ressources attribuées à la vérification interne et à l’évaluation;
• IV. l’évaluation annuelle de l’importance relative globale du Plan de vérification interne annuel et des risques qui y sont associés, et la détermination des priorités pour l’évaluation;
• V. les rapports sur les missions de vérification interne et les évaluations, ainsi que les plans d’action de la direction élaborés pour donner suite aux recommandations énoncées dans ces rapports.

b. Surveillance active des principaux éléments des mécanismes de contrôle et de reddition de comptes du Commissariat, au moyen des tâches suivantes :

• I. assurer le suivi du caractère adéquat et opportun des mesures prises relativement aux plans d’action de la direction;
• II. assurer le suivi du rendement de la fonction de VI du Commissariat et de sa fonction d’évaluation, y compris le rendement du dirigeant principal de la vérification (DPV)/chef de l’évaluation;
• III. examiner les questions soulevées par le BVG, d’autres organismes parlementaires et le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) en ce qui concerne la vérification et l’évaluation;
• IV. examiner, en mettant l’accent comme il se doit sur les risques, les ententes conclues par le Commissariat dans les domaines suivants :
  • les valeurs et l’éthique,
  • la gestion des risques,
  • le cadre de contrôle de la gestion, y compris les vérifications menées par la direction;
• V. examiner les plans et les rapports pertinents du BVG, des organismes centraux ainsi que des comités permanents de la Chambre des communes et du Sénat qui sont concernés, et prodiguer des conseils à propos des réponses et des plans d’action du Commissariat s’il y a lieu;
• VI. examiner les états financiers du Commissariat et les lettres de recommandation connexes;
• VII. examiner le profil de risque organisationnel (PRO), le Rapport sur les plans et les priorités (RPP), le Rapport ministériel sur le rendement (RMR) et d’autres rapports importants sur la reddition de comptes, en fonction du cadre de travail approuvé par le Comité exécutif du Commissariat;
• VIII. établir l’ordre du jour de la prochaine réunion de ses membres.

c. Évaluer son propre rendement et aviser le commissaire de ce qu’il considère comme des observations et recommandations clés, par le biais de la préparation d’un rapport annuel sur les questions suivantes :

• I. ses activités;
• II. son évaluation du système de contrôles internes du Commissariat;
• III. les préoccupations relatives aux cadres et aux processus de gouvernance, de contrôle et de gestion des risques;
• IV. une évaluation de la fonction de VI;
• V. une évaluation de la fonction d’évaluation;
• VI. les recommandations concernant les processus de gestion des risques, de contrôle et de reddition de comptes.

Le rapport annuel du CVE est affiché sur le site Web du Commissariat.

4. Pouvoirs

Le CVE a le droit de :

• a) demander l’information et la documentation dont il a besoin pour assumer ses responsabilités;
• b) tenir des réunions à huis clos pour transmettre des renseignements au commissaire, au dirigeant principal des finances (DPF), au dirigeant principal de la vérification (DPV)/chef de l’évaluation, au représentant du BVG et à tout autre fonctionnaire que le CVE peut désigner.

Le commissaire a la responsabilité exclusive de nommer les membres, y compris les membres externes, du CVE.

En ce qui concerne les membres du CVE, le commissaire a le droit d’établir ce qui suit :

• a) les conditions relatives à la période d’affectation;
• b) les qualifications requises afin d’assurer la continuité des opérations et de garantir l’expérience et les compétences collectives appropriées.

Dans les cas de différences d’opinions importantes et inconciliables entre les membres externes du CVE et le commissaire, les membres externes ont le droit de faire état de leur désaccord dans le rapport annuel du CVE.

5. Composition

5.1 Membres externes

Le CVE du Commissariat compte deux (2) membres externes.

Les membres du CVE doivent être choisis de telle sorte que leurs compétences, leurs connaissances et leur expérience collectives permettent au CVE d’assumer ses fonctions avec compétence et efficience.

Un des membres doit être un expert financier, tandis que l’autre doit posséder une expertise approfondie et reconnue dans le domaine de la gouvernance et de l’expertise gouvernementale.

La nomination des membres du CVE, y compris des membres externes, incombe exclusivement au commissaire.

Les membres externes du CVE doivent :

• Être indépendants de la fonction publique fédérale.
• Être libres de tout conflit d’intérêts réel ou perçu. Il faut discuter de tout conflit avec le président du CVE.
• Être disposés et aptes à obtenir l’attestation de sécurité appropriée.
• Bien connaître les rapports financiers des secteurs privé et public ou acquérir cette connaissance durant la première année de la nomination.
• Remplir le mandat établi par le commissaire.
• Être disposés à recevoir une orientation officielle concernant les responsabilités et les objectifs du CVE et les activités du Commissariat.

Un membre externe ne peut effectuer plus de deux mandats. Un mandat complet dure quatre ans. Cependant, pour assurer la continuité au sein du CVE, la nomination des membres par le commissaire peut être étalée dans le temps. Autrement dit, le mandat initial d’un membre externe peut durer moins de quatre ans.

5.2 Présidence

Le président du CVE est le commissaire aux langues officielles.

5.3 Participants requis

• I. Les deux (2) membres externes du Comité (les remplacements ne sont pas autorisés).
• II. Le président du Comité (les remplacements ne sont pas autorisés).
• III. Le DPV/chef de l’évaluation (qui est aussi le DPF).
• IV. Le directeur de la Planification, de la vérification et de l’évaluation.

5.4 Conseillers

En plus des membres ayant le pouvoir de prendre des décisions, on peut demander aux fonctionnaires suivants d’assister aux réunions au besoin :

• I. l’ADPF;
• II. d’autres personnes indiquées par le CVE.

5.5 Observateurs

En plus des membres réguliers du CVE, des spécialistes fonctionnels (p. ex. des Ressources humaines ou d’autres secteurs) peuvent être invités à assister à une réunion du CVE pour discuter de points précis à l’ordre du jour pouvant exiger leur expertise.

5.6 Secrétariat

Le directeur de la Planification, de la vérification et de l’évaluation agit à titre de secrétaire du CVE.

Le résumé de la réunion est soumis à l’approbation du CVE à la réunion suivante, à moins d’indication contraire du CVE.

6. Réunions

6.1 Fréquence des réunions

Le CVE se réunit habituellement quatre (4) fois par année. En outre, il peut être consulté au besoin par le commissaire ou le DPV/chef de l’évaluation afin de fournir une rétroaction écrite ou verbale à propos de divers éléments qui font partie de son mandat. Les réunions nécessitant qu’une décision soit prise ou qui portent sur plusieurs questions distinctes doivent être considérées comme des réunions officielles.

6.2 Calendrier des réunions

La date des réunions est fixée au moins six mois à l’avance afin que la direction et les responsables de la fonction de VI et d’évaluation du Commissariat puissent préparer l’information et les rapports nécessaires aux travaux du CVE. Un calendrier préétabli des réunions aide aussi les membres externes à respecter les exigences relatives aux réunions du Comité. La modification d’une date de réunion constitue l’exception à la règle.

Entre les réunions ordinaires, les membres peuvent obtenir l’approbation du CVE en échangeant des notes de service sur support papier et/ou des courriels lorsqu’une situation exige une attention immédiate et qu’une réunion en personne n’est pas possible.

6.3 Quorum

Le quorum est constitué lorsque le commissaire, à titre de président, et un membre externe sont présents.

6.4 Examen du mandat du CVE

Le rôle, les responsabilités et les activités du CVE sont documentés dans le présent Mandat du comité de vérification et d’évaluation du Commissariat, approuvé par le commissaire. Le document sera révisé après deux ans par le Comité et confirmé par le commissaire.

J’ai lu le mandat du Comité de vérification et d’évaluation et je l’approuve :

Original signé par le commissaire

Graham Fraser

Commissaire aux langues officielles

Date : avril 2013

Responsabilités du Comité de vérification et évaluation du Commissariat

Plan annuel 2011-2012 à 2012-2013 du CVE