Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers (non auditée)

Avis au lecteur

Depuis l’entrée en vigueur, le 1^er avril 2009, de la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, les organismes sont tenus de démontrer qu’ils se sont dotés d’un système de contrôle interne efficace en matière de rapports financiers (CIRF).

Dans le cadre de cette politique, les organismes doivent évaluer annuellement leur système de CIRF, établir un plan d’action pour apporter les ajustements qui s’imposent et joindre à leur Déclaration de responsabilité de la direction un sommaire des résultats de l’évaluation et du plan d’action.

L’efficacité des systèmes de CIRF vise à obtenir des états financiers fiables et à s’assurer que :

• les opérations sont dûment autorisées;
• les dossiers financiers sont adéquatement tenus;
• les actifs sont protégés contre les risques comme le gaspillage, les abus, les pertes, la fraude et/ou la mauvaise gestion; et
• les lois, les règlements et les politiques applicables sont respectés.

Il importe de noter que le système de CIRF n’est pas conçu pour éliminer totalement les risques, mais plutôt pour les atténuer à un niveau raisonnable, les contrôles étant efficaces et définis en proportion des risques qu’ils visent à atténuer.

Le système de CIRF est conçu pour atténuer les risques à un niveau raisonnable fondé sur un processus continu qui vise à identifier et à évaluer l'efficacité des contrôles clés et à y apporter les ajustements nécessaires ainsi qu’à surveiller le fonctionnement du système à des fins d’amélioration continue. Par conséquent, la portée, la fréquence et l'état d'avancement des évaluations de l'efficacité du système de CIRF peuvent varier d'une organisation à l'autre, compte tenu des risques et des situations qui leur sont propres.

1.1 Pouvoirs, mandat et programmes

Le Rapport ministériel sur le rendement et le Rapport sur les plans et les priorités, publications annuelles, fournissent des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et programmes du Commissariat.

1.2 Principales données financières

Les états financiers annuels audités du Commissariat pour l’exercice ayant pris fin le 31 mars 2013 sont présentés dans le Rapport ministériel sur le rendement. On peut aussi trouver de l’information financière dans les Comptes publics du Canada. Les états financiers ont été audités par le Bureau du vérificateur général (BVG) depuis l’exercice 2003–2004 et ont toujours reçu une opinion sans réserve.

Voici les points saillants d’ordre financier pour l’exercice 2012–2013 :

• Les dépenses totales s’élèvent à 24,3 millions de dollars. Les dépenses au titre des salaires et avantages sociaux, en excluant le coût des régimes d’assurance des employés, représentent la plus grande partie des dépenses totales (71 % ou 17,2 millions de dollars pour 159 employés). Le coût des locaux (1,8 million de dollars) et des régimes d’assurance des employés (1,2 million de dollars) représente les services fournis gratuitement. Le reste, soit 17 % ou 4 millions de dollars, représente des dépenses au titre de services professionnels, de voyages, de communication, d’amortissement des immobilisations corporelles et d’autres dépenses de fonctionnement.
• Les immobilisations corporelles représentent la totalité ou 0,4 million de dollars des actifs non financiers du Commissariat. Les actifs financiers sont constitués principalement du montant de 1,4 million de dollars à recevoir du Trésor.
• Les créditeurs et les charges à payer forment plus de 44 % ou 1,4 million de dollars du total des passifs (3,2 millions de dollars). Les avantages sociaux futurs (34 %), de même que les indemnités de vacances et les congés compensatoires (22 %) forment le solde restant des passifs.
• L’administration centrale du Commissariat est située à Ottawa et cinq bureaux régionaux sont établis dans tout le Canada. La fonction des finances et de la comptabilité est centralisée à Ottawa.
• Le Commissariat utilise des systèmes d’information qui sont indispensables à ses opérations et à la préparation des rapports financiers, comme le Système financier ministériel commun (SFMC).

1.3 Ententes de service ayant une incidence sur les états financiers

Le Commissariat a recours à d’autres organisations pour le traitement de certaines opérations qui sont consignées dans ses états financiers :

• Travaux publics et Services gouvernementaux Canada administre centralement le paiement des salaires et le paiement des fournisseurs au moyen du Système normalisé des paiements. Il fournit également le coût des locaux pour inclusion dans les états financiers à titre de « Services communs fournis gratuitement ».
• Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada fournit l’information financière ayant trait aux cotisations aux régimes d’avantages sociaux des employés et aux régimes de soins de santé et de soins dentaires.
• Le Bureau du vérificateur général fournit les services d’audit au Commissariat.

1.4 Changements importants survenus en 2012-2013

Le Commissariat a préparé ses états financiers conformément à la norme comptable 1.2 du Conseil du Trésor, qui s’appuie sur les normes comptables canadiennes pour le secteur public. Aucun changement important se rattachant aux états financiers n’est survenu en 2012–2013.

2.1 Postes, rôles et responsabilités clés

Les postes clés et les principaux comités chargés d’assurer et d’examiner l’efficacité du système de CIRF du Commissariat sont :

Commissaire – À titre d’agent comptable, le commissaire aux langues officielles assume la responsabilité générale et exerce le leadership nécessaire au regard des mesures prises en vue de maintenir l’efficacité du système de contrôle interne. En cette qualité, il préside le Comité de vérification et d’évaluation et le Comité exécutif.

Dirigeant principal des finances (DPF) – Le DPF relève directement du commissaire et exerce un leadership afin de soutenir la coordination, la cohérence et l’orientation de la conception et du maintien d’un système de CIRF efficace et intégré, ce qui comprend l’évaluation annuelle. Compte également parmi les responsabilités du DPF la gestion du profil du risque organisationnel du Commissariat.

Cadres supérieurs – Les cadres supérieurs du Commissariat chargés d’administrer les programmes sont responsables d’assurer et d’examiner l’efficacité des aspects du système de CIRF qui s’inscrivent dans leur mandat.

Dirigeant principal de la vérification (DPV) – Compte tenu de la taille de l’organisation, le DPF agit à titre de dirigeant principal de la vérification et fournit une assurance au moyen de vérifications internes périodiques, lesquelles sont essentielles au maintien de l’efficacité du système de CIRF. Les mécanismes suivants garantissent l’indépendance du DPV et l’intégrité de la fonction de vérification interne :

• Des contrats sont conclus avec des professionnels de la vérification pour vérifier les programmes, les processus de gestion et les pratiques du Commissariat. Les vérificateurs bénéficient d’un accès à tous les documents, bases de données, lieux de travail et employés, et peuvent obtenir de l’information et des explications des employés et des entrepreneurs.
• Le commissaire approuve le plan de vérification annuel axé sur les risques en fonction de la recommandation du Comité de vérification et d’évaluation (CVE) indépendant.
• Un lien hiérarchique direct est établi entre les professionnels de la vérification engagés à contrat et le commissaire et le CVE. Ainsi l’indépendance est garantie, particulièrement en ce qui a trait aux vérifications dans le secteur de la Gestion intégrée, qui est géré par le DPF/DPV. Les vérificateurs présentent leurs constatations de vérification directement au commissaire et au CVE et ne sont pas tenus de s’adresser au DPF/DPV lorsque les constatations concernent la Gestion intégrée et tous les autres secteurs relevant du titulaire.
• Le représentant du BVG a le privilège d’assister aux réunions à huis clos du CVE et de discuter de problèmes potentiels.

Comité de vérification et d’évaluation (CVE) – Le CVE est un comité consultatif qui présente un point de vue objectif sur les cadres de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance du Commissariat. Il est formé du commissaire et de deux membres externes. À ce titre, le CVE examine le Rapport sur les plans et les priorités, le Rapport ministériel sur le rendement, le plan stratégique et les plans opérationnels connexes. Il examine et surveille le profil du risque organisationnel du Commissariat et son système de contrôle interne, notamment l’évaluation et les plans d’action relatifs au système de CIRF. Il fournit également des recommandations au commissaire visant l’amélioration continue du CIRF.

Comité exécutif – En tant qu’organe décisionnel central de l’organisation, le Comité exécutif examine et approuve le profil du risque organisationnel et le système de contrôle interne, notamment l’évaluation et les plans d’action relatifs au système de CIRF.

2.2 Mesures clés prises par le Commissariat

L’environnement de contrôle du Commissariat prévoit un ensemble de mesures visant à aider les employés à gérer efficacement les risques grâce à une sensibilisation accrue, à des connaissances et des outils appropriés ainsi qu’au perfectionnement de leurs compétences. Parmi les principales mesures, mentionnons les suivantes :

• La structure de gouvernance et l’orientation stratégique sont établies par l’entremise du Comité exécutif et sont appuyées par les comités de gestion sectoriels et le Comité de vérification et d’évaluation.
• Le profil du risque organisationnel est mis à jour chaque année et les stratégies d’atténuation sont surveillées tous les six mois.
• Le Commissariat a élaboré un code de conduite dans le but de défendre ses valeurs fondamentales.
• Les titulaires des postes clés en gestion financière, la dirigeante principale des finances,l’adjointe (ADPF) de celle-ci et le chef de la comptabilité ministérielle possèdent des titres comptables.
• L’instrument de délégation des pouvoirs financiers est mis à jour régulièrement.
• Le plan annuel de vérification interne axé sur les risques est mis à jour chaque année.
• Les employés peuvent accéder à toutes les politiques et procédures du Commissariat, des séances de formation sont offertes sur les aspects de base de la gestion financière et des séances d’orientation sont organisées pour les nouveaux employés.
• La délégation des pouvoirs financiers est accordée aux gestionnaires uniquement lorsqu’ils ont réussi avec succès la formation indispensable portant sur la délégation des pouvoirs.
• Des systèmes de traitement financier protégés, dont l’accès est limité aux employés compétents, sont en place pour garantir l’intégrité des données financières et du traitement des opérations.

3.1 Approche à l'évaluation

Le Commissariat maintient un système de CIRF efficace dans le but de fournir une assurance raisonnable que :

• les opérations sont dûment autorisées;
• les dossiers financiers sont adéquatement tenus;
• les actifs sont protégés contre les risques comme le gaspillage, les abus, les pertes, la fraude et/ou la mauvaise gestion; et
• les lois, les règlements et les politiques applicables sont respectés.

Comme l’exige la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, le Commissariat doit évaluer l’efficacité de la conception et l’efficacité opérationnelle des principaux points de contrôle en matière de rapports financiers et assurer une surveillance continue et une amélioration constante du système de CIRF du Commissariat.

L’efficacité de la conception est l’assurance que les principaux points de contrôle sont définis, documentés et adaptés aux risques (c’est-à-dire que les contrôles sont proportionnels aux risques qu’ils visent à atténuer). Cela inclut la mise en correspondance des processus clés avec les principaux comptes.

L’efficacité opérationnelle signifie que les principaux contrôles ont fait l’objet d’essais au cours d’une période déterminée et que tous les correctifs ont été apportés.

La surveillance continue signifie qu’une approche intégrée systématique de la surveillance est en place, ce qui comprend une évaluation périodique basée sur les risques et l’apport de corrections en temps opportun.

3.2 Portée de l'évaluation

Le Commissariat a pris des mesures pour évaluer son système de CIRF, en documentant et en examinant les processus et les contrôles financiers importants en place durant l’exercice 2010-2011 :

• Dépenses salariales
• Approvisionnement et paiements aux fournisseurs
• Délégation des pouvoirs financiers et authentification des signatures
• Frais d’accueil
• Cartes de voyage et frais de déplacement
• Déplacements effectués par des non-fonctionnaires
• Gestion des actifs

Pour préparer la documentation des contrôles internes, des entrevues ont été menées et une revue a été faite des processus financiers du Commissariat avec différents intervenants. Des descriptions narratives et des diagrammes de chacun des processus ont été préparés et comparés aux exigences des politiques et des directives du Commissariat et du CT. L’examen a été réalisé durant les mois de février et de mars 2011. Pour documenter chaque contrôle, les activités suivantes ont été réalisées :

• Examen de la documentation pertinente du Commissariat.
• Examen des politiques et des directives pertinentes du CT.
• Entrevue des gestionnaires et des agents au besoin.
• Rédaction des projets de descriptions narratives des contrôles internes.
• Présentation des projets de descriptions narratives aux employés du Commissariat pour qu’ils les examinent et en vérifient l’exactitude.
• Production d’une version finale des descriptions narratives des contrôles internes.
• Production des diagrammes des différents processus.
• Comparaison des contrôles des processus existants avec les politiques et les directives du CT et du Commissariat.
• Discussion des observations et des recommandations avec le dirigeant principal des finances.

Aucun document financier ni aucune opération en particulier n’ont été vérifiés ou examinés pour évaluer l’efficacité des contrôles en place. Les recommandations découlant du processus d’examen visent à renforcer la gouvernance et la responsabilité en ce qui a trait aux processus; elles s’appuient sur l’information fournie par le Commissariat et les discussions avec le personnel et le jugement professionnel du Commissariat.

4.1 Efficacité de la conception

Lors de l’évaluation de l’efficacité de la conception, il est ressorti que la plupart des contrôles financiers clés étaient en place. Toutefois, des possibilités d’amélioration ont été cernées en ce qui concerne l’examen, l’approbation et les prévisions des dépenses salariales, ainsi que la gestion du matériel. Les processus financiers du Commissariat sont intégrés aux systèmes financiers communs du gouvernement du Canada; les contrôles financiers et les directives sont harmonisés avec les politiques et les directives du CT.

Les recommandations ont tenu compte de la taille et des ressources disponibles du Commissariat. À cause de la taille de l’organisation, il est difficile de répartir les tâches entre beaucoup d’employés; toutefois, un contrôle rigoureux, une surveillance et une documentation détaillée permettent d’atténuer les risques découlant de ce contrôle limité. L’objectif était d’améliorer l’efficacité des contrôles tout en reconnaissant la capacité et les ressources de l’organisation. Une réponse et un plan d’action de la direction ont également été préparés et mis en œuvre.

4.2 Efficacité opérationnelle

L’efficacité opérationnelle n’a fait l’objet d’aucun essai à l’interne. Dans le cadre de l’audit des états financiers, le Bureau du vérificateur général a reçu les diagrammes des processus et a procédé à ses propres essais. Le Commissariat a examiné les résultats de l’audit, ainsi que les résultats de l’examen précédent de l’efficacité de la conception des contrôles clés et a décidé d’entreprendre les essais sur l’efficacité opérationnelle en 2012–2013.

5.1 Progrès réalisés au 31 mars 2013

Au cours de l’exercice 2012–2013, le Commissariat a continué à renforcer ses contrôles clés. Voici un résumé et l’état des diverses initiatives entreprises pour donner suite aux observations découlant de l’évaluation du CIRF lors de l’exercice précédent, soit 2010–2011.

• L’élaboration d’une politique sur la gestion du matériel a été complétée et implantée. Cette politique clarifie, entre autres, les rôles et les responsabilités ainsi que les processus ayant trait à la gestion des actifs et d’autre matériel, dont la coordination du processus de gestion du matériel, la tenue des documents et la garde et la protection des biens.
• L’instrument de délégation des pouvoirs financiers a été modifié pour tenir compte des récentes modifications aux instruments de politique du CT, dont la nouvelle directive sur la gestion des dépenses de voyage, d’accueil et de conférences.
• Des séances de formation ont été offertes et un processus a été mis en œuvre dans le but d’obtenir, chaque mois, l’attestation des gestionnaires en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques ayant trait à leurs dépenses salariales.
• Un nouvel outil afin d’améliorer les prévisions budgétaires a été développé en 2012-2013 et sera mise en œuvre à titre de projet pilot en 2013-2014.
• Le seuil de capitalisation a été augmenté pour tenir compte des pratiques des autres ministères de taille semblable et pour minimiser le travail associé au suivi des immobilisations et de l’amortissement des petits éléments.
• Des directives concernant les procédures de prise d’inventaire ont été préparées et l’inventaire a été fait en conséquence.
• L’expertise fournie aux gestionnaires dans le domaine de la passation de marchés en ayant recours à une entente de services partagés a été améliorée.

5.2 Plan d'action pour les futurs exercices

À titre d’agent du Parlement, le commissaire aux langues officielles est l’unique responsable de la conformité du Commissariat à la Politique sur le contrôle interne et aux autres instruments de politique du CT et de la réponse aux cas de non-conformité. Le commissaire et les cadres supérieurs se sont donc engagés à soutenir et à améliorer de façon continue l’efficacité de son système de CIRF, ce qui comprend la réalisation d’une surveillance continue pour garantir que les contrôles clés répondent aux attentes de la direction et des intervenants et la prise de mesures d’atténuation appropriées à l’égard des risques connexes.

En 2013–2014 :

• Les principaux processus et méthodes comptables de fin de mois et de fin d’exercice seront formellement documentés.
• L’environnement de contrôle se rattachant au CIRF sera examiné, ce qui comprend l’amélioration de la documentation et l’évaluation des contrôles clés établis, comme la mise à jour des diagrammes qui compléteront et simplifieront la compréhension des descriptions narratives.
• Un processus systématique de surveillance continue du CIRF sera élaboré et établi, ce qui pourrait comprendre l’établissement d’un examen de rotation pour les cycles et un examen approfondi d’un cycle dont la réalisation se ferait chaque année avec le passage en revue des autres cycles la même année.
• Un suivi des progrès réalisés au cours des exercices précédents sera fait à l’égard des possibilités d’amélioration cernées.

En 2014–2015 :

• Selon les résultats établis du processus systématique de surveillance continue du CIRF et du suivi des progrès réalisés en 2013-2014 un plan d'action sera établi et mis en œuvre pour 2014-2015.
• Les contrôles clés en se concentrant en particulier sur l’acquisition de biens et de services seront évalués.

Finalement, le commissaire et les cadres supérieurs demeureront à la disposition des comités parlementaires qui pourraient vouloir discuter du système de contrôle interne au Commissariat ou chez les agents du Parlement en général.