Rapport annuel en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels 2011-2012

Introduction

Promulguée le 1^er juillet 1983, la Loi sur la protection des renseignements personnels donne aux particuliers l’accès aux renseignements les concernant, qui sont détenus par le gouvernement fédéral, sous réserve de certaines exceptions particulières et limitées. Elle protège également la vie privée de chacun en empêchant d’autres personnes d’avoir accès à ses renseignements personnels. De plus, elle confère aux particuliers des droits fondamentaux sur la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels.

Le Commissariat aux langues officielles (le Commissariat) est assujetti à la Loi sur la protection des renseignements personnels depuis 1983. Le Commissariat a confié les fonctions de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels au coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP), un poste créé tout spécialement à cette fin.

Le Commissariat aux langues officielles a pour mandat de prendre toutes les mesures nécessaires pour atteindre les trois grands objectifs de la Loi sur les langues officielles, soit :

• l’égalité du français et de l’anglais au sein du Parlement, du gouvernement du Canada, de l’administration fédérale et des institutions assujetties à la Loi;
• le maintien et l’épanouissement des communautés de langue officielle au Canada;
• l’égalité du français et de l’anglais dans la société canadienne.

Aux termes de l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, à la fin de chaque exercice financier, chacun des responsables d’une institution fédérale établit pour présentation au Parlement un rapport d’application de la Loi. Ce rapport décrit comment le Commissariat s’est acquitté de ses responsabilités relatives à la protection des renseignements personnels au cours de l’exercice 2011‑2012.

Organisation des activités

Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels, les renseignements recueillis au Commissariat ne servent qu’aux fins pour lesquelles ils ont été obtenus et ils sont surtout de nature utilitaire (p. ex., nom et adresse des personnes qui déposent des plaintes auprès du commissaire en vertu de la Loi sur les langues officielles, listes d’envoi, rémunération, congés, voyages). Les renseignements en question permettent notamment au commissaire de communiquer aux personnes intéressées du résultat des enquêtes ou ils servent à gérer les ressources humaines et matérielles de l’organisme.

La responsabilité à l’égard des réponses à donner aux demandes de renseignements personnels relève du Secteur de la gestion de l’information et de la technologie de l’information. Le Commissariat a des procédures internes concernant la protection des renseignements personnels et il les a communiquées au personnel par écrit, pendant des séances d’information, en groupe ou individuellement. Il continue d’améliorer ses procédures internes et de les communiquer aux membres du personnel. Les nouveaux employés sont invités à assister à des séances de formation.

Le coordonnateur de l’AIPRP surveille la mise en œuvre de la Loi sur la protection des renseignements personnels au sein du Commissariat et veille à son respect. L’Unité de l’AIPRP reçoit les demandes, sollicite au besoin des éclaircissements auprès de leur auteur, et obtient les documents requis auprès des secteurs visés du Commissariat.

Dans chacun des principaux secteurs du Commissariat, des agents de liaison désignés aident les membres du personnel sur place à repérer et à rassembler les documents. L’Unité de l’AIPRP analyse les documents fournis par les secteurs et en profite pour leur demander leur avis. Les secteurs mènent un examen officiel des documents traités avant que ceux‑ci ne soient communiqués aux demandeurs.

Délégation de pouvoir

Le coordonnateur de l’AIPRP ainsi que la directrice de la Gestion de l’information et de la technologie de l’information et la gestionnaire de la Gestion de l’information exercent par délégation le pouvoir de surveiller la mise en œuvre de la Loi sur la protection des renseignements personnels au sein du Commissariat, de veiller au respect de la Loi et d’accorder les exemptions nécessaires.

Rapport statistique et interprétation

Le rapport statistique 2011-2012 du Commissariat concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels est annexé au présent rapport.

Au cours de l’exercice 2011-2012, le Commissariat a reçu peu de demande en vertu de la Loi. Il ne signale aucune tendance particulière ni d’application des exceptions et des exclusions.

Activités de formation et d’éducation

En 2011-2012, une trentaine de personnes regroupant des membres du personnel du bureau du Commissaire (le cabinet) ainsi que des agents de liaison et des adjoints administratifs ont participé à une séance d’information sur l’AIPRP.  

Et tout au long de l’année, les employés du Commissariat ont pu recevoir des conseils et un nouvel agent de liaison a reçu une formation sur l’AIPRP.

Politiques, lignes directrices et procédures institutionnelles particulières

Le Commissariat n’a révisé aucune politique, ligne directrice ou procédure sur la protection des renseignements personnels et n’en a pas adopté de nouvelle en 2011-2012.  

Plaintes et enquêtes

Aucune plainte concernant le Commissariat n’a été déposée auprès du commissaire à la protection de la vie privée en 2011‑2012.

Appels à la Cour fédérale

Aucun appel concernant le Commissariat n’a été interjeté devant la Cour fédérale pendant l’exercice 2011-2012.

Atteinte à la vie privée

Aucune atteinte à la vie privée ne s’est produite au Commissariat en 2011-2012.

ANNEXE :

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Commissariat aux langues officielles

Période visée par le rapport : 4/1/2011 au 3/31/2012

PARTIE 1 – Demandes en vertu de la LPRP

	Nombre de demandes
Reçues pendant la période visée par le rapport	4
En suspens à la fin de la période de rapport précédente	0
Total	4
Fermées pendant la période visée par le rapport	3
Reportées à la prochaine période de rapport	1

PARTIE 2 – Demandes fermées pendant la période visée par le rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

Disposition	Délai de traitement
	1 à 15 jours	16 à 30 jours	31 à 60 jours	61 à 120 jours	121 à 180 jours	181 à 365 jours	Plus de 365 jours	Total
Communication totale	0	0	0	0	0	0	0	0
Communication partielle	0	2	0	0	0	0	0	2
Tous exemptés	0	0	0	0	0	0	0	0
Tous exclus	0	0	0	0	0	0	0	0
Aucun document n’existe	0	0	0	0	0	0	0	0
Demande abandonnée	0	1	0	0	0	0	0	1
Total	0	3	0	0	0	0	0	3

2.2 Exceptions

Article	Nombre de demandes	Article	Nombre de demandes	Article	Nombre de demandes
18(2)	0	22(1)a)(i)	0	23a)	0
19(1)a)	0	22(1)a)(ii)	0	23b)	0
19(1)b)	0	22(1)a)(iii)	0	24a)	0
19(1)c)	0	22(1)b)	2	24b)	0
19(1)d)	0	22(1)c)	0	25	0
19(1)e)	0	22(2)	0	26	0
19(1)f)	0	22.1	0	27	0
20	0	22.2	0	28	0
21	0	22.3	0

2.3 Exclusions

Article	Nombre de demandes	Article	Nombre de demandes	Article	Nombre de demandes
69(1)a)	0	70(1)a)	0	70(1)d)	0
69(1)b)	0	70(1)b)	0	70(1)e)	0
69.1	0	70(1)c)	0	70(1)f)	0
				70.1	0

2.4 Support des documents divulgués

Disposition	Papier	Électronique	Autres
Communication totale	0	0	0
Communication partielle	2	0	0
Total	2	0	0

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et divulguées

Disposition des demandes	Nombre de pages traitées	Nombre de demandes	Nombre de pages divulguées
Communication totale	0	0	0
Communication partielle	158	25	2
Tous exemptés	0	0	0
Tous exclus	0	0	0
Demande abandonnée	0	0	1

2.5.2 Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l’ampleur des demandes

Disposition	Moins de 100 pages traitées		101 à 500 pages traitées		501 à 1 000 pages traitées		1 001 à 5 000 pages traitées		Plus de 5 000 pages traitées
	Nombre de demandes	Pages divulguées	Nombre de demandes	Pages divulguées	Nombre de demandes	Pages divulguées	Nombre de demandes	Pages divulguées	Nombre de demandes	Pages divulguées
Communication totale	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
Communication partielle	1	5	1	20	0	0	0	0	0	0
Tous exemptés	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
Tous exclus	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
Demande abandonnée	1	0	0	0	0	0	0	0	0	0
Total	2	5	1	20	0	0	0	0	0	0

2.5.3 Autres complexités

Disposition	Consultation requise	Avis juridique	Renseignements entremêlés	Autres	Total
Communication totale	0	0	0	0	0
Communication partielle	0	0	0	0	0
Tous exemptés	0	0	0	0	0
Tous exclus	0	0	0	0	0
Demande abandonnée	0	0	0	0	0
Total	0	0	0	0	0

2.6 Retards

2.6.1 Raisons des retards dans le traitement des demandes

Nombre de demandes fermées en retard	Raison principale
	Charge de travail	Consultation externe	Consultation interne	Autres
0	0	0	0	0

2.6.2 Nombre de jours de retard

Nombre de jours en retard	Nombre de demandes en retard où le délai n’a pas été prorogé	Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé	Total
1 à 15 jours	0	0	0
16 à 30 jours	0	0	0
31 à 60 jours	0	0	0
61 à 120 jours	0	0	0
121 à 180 jours	0	0	0
181 à 365 jours	0	0	0
Plus de 365 jours	0	0	0
Total	0	0	0