Rapport annuel global de la dirigeante principale de la vérification 2011-2012

1.1. Introduction

La section 6.6.1.1 de la Directive sur la vérification interne au gouvernement du Canada du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) prévoit que la dirigeante principale de la vérification (DPV) prépare un rapport annuel traitant des points suivants :

• L'indépendance, la compétence, le rendement et les résultats de la vérification interne par rapport à son plan, notamment l'utilisation des ressources, les leçons apprises et les influences sur les plans des années futures.
• Les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité, notamment quant à la conformité de la vérification interne aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada.
• Les résultats du suivi de la mise en œuvre des plans d'action de la direction.
• Un sommaire des constatations globales à la suite de la mise en œuvre du plan de vérification fondé sur les risques, y compris les mesures prises par la direction pour donner suite aux principales constatations.

Le rapport annuel de la DPV repose sur les principes clés suivants et aborde la fonction de vérification interne du Commissariat aux langues officielles pour l'exercice 2011-2012 :

• Souplesse
• Rapidité d'exécution
• Accent placé sur le risque
• Information pour la haute direction
• Progressivité

1.2. Contexte

Comme le mentionne la Politique sur la vérification interne du Commissariat, la fonction de vérification interne a pour but de fournir des renseignements, des conseils et une assurance au commissaire et au Comité de vérification et d'évaluation (CVE) afin qu'ils puissent déterminer si les systèmes et processus de gestion importants du Commissariat ainsi que les services administratifs de celui-ci sont conçus de façon appropriée et fonctionnent efficacement, conformément aux politiques et aux principes directeurs du SCT. La fonction de vérification interne permet au Commissariat d'accomplir ses objectifs grâce à une façon systématique et structurée d'évaluer et d'améliorer l'efficacité des processus de gouvernance, de contrôle et de gestion des risques.

De plus, dans le but de sélectionner les domaines importants et pertinents à vérifier, la fonction de vérification interne entreprend périodiquement une activité de planification fondée sur les risques harmonisée à l'exercice d'établissement des risques organisationnels du Commissariat. Étant donné les ressources restreintes de la fonction de vérification interne, le suivi des vérifications précédentes n'a pas été porté dans le plan de vérification interne fondé sur les risques du Commissariat. Par contre, la direction fournit au CVE des mises à jour régulières sur la mise en œuvre des plans d'action de la direction. Des mises à jour régulières sont également présentées au Comité exécutif. Enfin, conformément à la Politique sur la vérification interne du gouvernement et le mandat du CVE du Commissariat, la fonction de vérification interne soutient le CVE et le commissaire en offrant de l'information et une garantie sur plusieurs initiatives organisationnelles, de même qu'en se tenant au courant et en informant la direction des initiatives pertinentes du Bureau du vérificateur général du Canada (BVG), du Bureau du contrôleur général (BCG) et du SCT.

2.1. Indépendance et compétence de l'équipe de vérification

Le lien entre le commissaire aux langues officielles en sa qualité de sous-ministre, la DPV et le CVE reste inchangé. La DPV relève directement du sous-ministre. Le sous-ministre préside le CVE, auquel siègent également deux membres externes; celui-ci bénéficie de l'appui de la directrice de la Direction de la planification, vérification et évaluation, qui relève directement de la DPV. Comme la DPV occupe également le poste de dirigeante principale des finances et est responsable de la prestation des services de planification au sein du Commissariat, il est de coutume que des mesures additionnelles soient mises en œuvre afin de garantir l'indépendance de l'équipe de vérification; en particulier la directrice de la Direction de la planification, vérification et évaluation et l'équipe de vérification relèvent directement du commissaire en ce qui a trait aux vérifications des programmes qui relèvent de la DPV.

Pour la période prenant fin le 31 mars 2012, la capacité interne de la fonction de vérification interne comprenait la dirigeante principale de la vérification, la directrice de la Direction de la planification, vérification et évaluation, l'analyste de la vérification et de l'évaluation et un agent administratif, pour un total d'environ 1,75 équivalent temps plein (ETP) si l'on exclut le temps investi par la dirigeante principale de la vérification. Pour exécuter les projets de vérification interne, cette équipe était épaulée par des ressources externes compétentes dans le domaine. Étant donné la taille relativement réduite de l'organisation, le recours à des ressources externes a fourni une expertise nécessaire dans divers domaines pour appuyer la réalisation des projets mentionnés dans le plan de vérification interne axé sur les risques. Cette capacité semble adaptée aux besoins du Commissariat; on estime que la capacité de l'organisation est limitée à la réalisation d'une à deux vérifications internes par an, en plus d'un appui au CVE et de la coordination des rapports d'étape sur les vérifications internes.

L'affectation annuelle est fixée à 179 100 dollars pour les salaires et à 266 500 dollars en fonctionnement et entretien.

2.2. Activités principales et résultats principaux

La fonction de vérification interne a appuyé le CVE pour la planification des quatre réunions régulières au cours de l'exercice 2011-2012 : le 20 avril 2011, le 22 juin 2011, le 16 novembre 2011 et le 25 janvier 2012. Une réunion extraordinaire du CVE s'est tenue en juillet 2011 pour examiner les états financiers vérifiés du Commissariat pour l'exercice 2010-2011.

Au total, trois vérifications internes ont été menées au cours de l'exercice 2011-2012 : la vérification des pratiques de planification intégrée, la vérification des relations parlementaires et la vérification du projet pilote régional. Ces rapports de vérification ont été présentés au CVE respectivement le 20 avril 2011, le 22 juin 2011 et le 25 janvier 2012, et ont ensuite été approuvés par le commissaire.

1. La vérification des pratiques de planification intégrée visait à déterminer si le processus de planification intégrée du Commissariat est satisfaisant, efficace et rigoureux pour harmoniser les ressources avec les priorités et les objectifs organisationnels. La portée de la vérification inclut les pratiques de planification stratégique et opérationnelle réalisées par tous les secteurs du Commissariat.

   La vérification a conclu que le Commissariat éprouve des difficultés de niveau moyen et élevé en ce qui a trait à la pertinence, à l'efficacité et à la rigueur de son processus de planification intégrée. Même si la planification intégrée a progressé au cours des dernières années, les activités figurant dans les plans opérationnels doivent tenir compte des actuelles contraintes au chapitre des ressources pour permettre au Commissariat de tirer pleinement profit des avantages d'un processus de planification intégrée. Des discussions fructueuses sur les compromis et les réaffectations des ressources devront être menées.

   La direction était d'accord avec les onze recommandations émises dans le cadre de la vérification. Un rapport d'étape a été présenté à la réunion du CVE du 16 novembre 2011. Le prochain rapport d'étape est prévu pour la réunion du 31 octobre 2012.

2. L'objectif de la vérification des relations parlementaires visait à déterminer si le Commissariat dispose d'un cadre de contrôle de gestion efficace pour gérer les relations avec le Parlement, ses comités et les parlementaires. La vérification s'étend notamment aux pratiques de gestion qui aident à s'assurer que les relations parlementaires du Commissariat sont appropriées et conformes aux priorités de l'organisme. La vérification a conclu que le Commissariat est aux prises avec des difficultés de niveau moyen à élevé en ce qui concerne la pertinence, l'efficacité et la rigueur du cadre de contrôle de gestion actuel servant à gérer les relations avec le Parlement, ses comités et les parlementaires.

   La direction était d'accord avec les cinq recommandations émises dans le cadre de la vérification. Un rapport d'étape a été présenté à la réunion du CVE du 16 novembre 2011. Le prochain rapport d'étape est prévu pour la réunion du 31 octobre 2012.

3. La vérification du projet pilote régional visait à déterminer si le Commissariat dispose d'un cadre efficace de contrôle de la gestion pour gérer le projet pilote régional. Elle visait aussi à déterminer si la stratégie et les plans sont adéquats pour mettre en œuvre le projet pilote dans d'autres régions. La vérification portait sur la gouvernance du projet et les pratiques de gestion appliquées au projet pilote dans la région de l'Ontario.

   La vérification a conclu que le Commissariat est aux prises avec des difficultés de niveau moyen en ce qui concerne le cadre de contrôle de la gestion servant à gouverner et à gérer le projet régional pilote. Il est aussi aux prises avec des difficultés de niveau moyen en ce qui concerne l'efficacité de la stratégie et des plans pour la mise en œuvre du projet pilote dans d'autres régions.

   La direction était d'accord avec les six recommandations émises dans le cadre de la vérification. Le premier rapport d'étape devrait être présenté à la réunion du CVE du 31 octobre 2012.

Le Commissariat a également lancé deux vérifications internes pour l'exercice 2012-2013 : vérification de la gestion des études et vérification des pratiques d'enquête.

Dans le Rapport de la dirigeante principale de la vérification pour l'exercice 2010-2011, on constate que les phases d'exécution et de rapport de la vérification sur les pratiques d'enquête ont été reportées à l'automne 2011, car des initiatives visant à restructurer et à rationaliser le processus d'enquête étaient mises en œuvre. Le rapport de la vérification sera terminé au cours de l'exercice 2012-2013.

2.3. Résultats par rapport au plan de vérification fondé sur les risques

En tant que mandataire du Parlement, le Commissariat évolue constamment pour répondre aux attentes des Canadiennes et des Canadiens et s'assurer de demeurer pertinent et efficace. Comme la direction l'a déterminé dans le cadre d'une série d'entrevues, le rôle évolutif du commissaire en tant qu'ombudsman se reflète peu à peu dans la structure de l'organisation. Cette nouvelle démarche est appuyée par une démarche modernisée en matière d'activités d'enquête, de vérification, de promotion et de prévention. Les rôles et les responsabilités des bureaux régionaux sont également fortement touchés.

Les activités de vérification menées au cours de l'exercice 2011-2012 ont pris en considération tous ces récents changements et se sont également concentrées sur les risques définis dans le profil de risque de l'organisation^{Note de bas de page 1}, ainsi que sur les priorités stratégiques^{Note de bas de page 1} définies et jugées nécessaires pour réaliser le résultat stratégique de l'organisation. Les trois vérifications internes ont apporté de la valeur ajoutée à l'organisation en s'assurant que le Comité exécutif et le CVE soient au courant des recommandations sur les pratiques de gestion, les cadres de contrôle, les politiques, les directives, etc., du Commissariat dans les domaines qui, selon la direction, comportent un risque élevé ou sont d'un intérêt particulier pour favoriser une meilleure gestion de l'organisation.

Comme indiqué dans la section 2.2 du présent rapport, le Commissariat a mené trois vérifications internes au cours de l'exercice 2011-2012. Bien que ces vérifications fussent axées sur des programmes variés et sans rapport les uns avec les autres, voici les points saillants qu'on peut tirer des rapports et des recommandations subséquentes.

1. Pratiques de planification intégrée :
   • À la suite de cette vérification, le Commissariat a amélioré l'exercice de planification intégrée, ainsi que l'accès aux renseignements financiers et non financiers afin d'appuyer la prise de décisions et d'optimiser l'allocation des ressources. Le Commissariat a également mené une évaluation des activités du programme de promotion et de protection afin d'apporter une approche stratégique à long terme visant une mesure du rendement prenant en considération le statut indépendant du Commissariat par rapport au gouvernement et son influence. Ceçi devrait être terminée en cours de l'exercice 2012-2013.
2. Relations parlementaires :
   • À la suite de cette vérification, le Commissariat a examiné sa stratégie parlementaire afin d'améliorer ses interventions, d'être plus proactif de nature, d'utiliser des stratégies plus ciblées dans le cas des comités parlementaires et des parlementaires, et d'apporter un meilleur appui aux comités permanents des langues officielles de la Chambre des communes et du Sénat dans la réalisation de leur mandat visant à surveiller le respect de la Loi.
3. Projet pilote régional – Région de l'Ontario :
   • À la suite de cette vérification, le Commissariat a confirmé la raison d'être du projet pilote régional visant à optimiser les occasions de promotion et d'intervention régionales et ainsi à promouvoir le rôle d'ombudsman linguistique du commissaire. Une structure de gouvernance, ainsi que des indicateurs et des mesures de rendement ont été mises en place et le nouveau modèle régional a été appliqué à d'autres régions.

Ces trois vérifications ont cerné des faiblesses dans le processus décisionnel. Il faut une structure de gouvernance qui tient compte des priorités stratégiques du Commissariat. L'amélioration de la gestion de l'information et la nécessité de définir et de documenter les mesures de rendement sont également des domaines qui nécessitent une amélioration. Les mesures de rendement servent d'indicateurs principaux permettant au Commissariat de garantir la pertinence, l'efficience et l'efficacité continues des programmes.

Enfin, ces vérifications ont mis en évidence la nécessité d'améliorer les pratiques de planification stratégique afin de veiller à ce que les projets, les programmes et les exercices de planification annuelle puissent être menés de manière plus efficace et efficiente.

2.4. Résultats du suivi sur la mise en œuvre des plans d'action de la direction

Pour chaque rapport de vérification interne, on élabore un plan d'action qui est présenté au Comité exécutif du Commissariat aux fins de discussion et au CVE pour recommandation au commissaire en vue d'obtenir son approbation. Un calendrier de suivi prédéfini est mis en place tous les six mois suivant l'approbation du plan d'action de la direction, jusqu'à ce que le CVE juge que les recommandations aient été prises en compte de manière satisfaisante.

Les plans d'action de la direction prennent en considération la taille de l'organisation, le niveau de risque et les exigences d'atténuation des risques, de même que l'impact sur la capacité du Commissariat à réaliser ses priorités et son résultat stratégiques à l'appui de son mandat.

Le rapport d'étape du plan d'action de la direction définit les mesures prises pour aborder toutes les recommandations énoncées dans le rapport de vérification interne. La direction a également l'occasion de présenter les difficultés pour la mise en œuvre de certaines recommandations et de proposer d'autres mesures.

Au 31 mars 2012, quatre rapports avaient été présentés au CVE pour la période 2011-2012 :

1. Vérification des pratiques de gestion des ressources humaines menée au cours de l'exercice 2009-2010 : au 31 mars 2012, deux des cinq recommandations définies dans le rapport sur les pratiques de gestion des ressources humaines avaient été mises en œuvre et la direction avait partiellement mis en œuvre les quatre autres recommandations.
2. Vérification de la gestion de l'information et de la gouvernance de la technologie de l'information menée au cours de l'exercice 2010-2011 : au 31 mars 2012, les quatre recommandations définies dans le rapport sur la gouvernance de la GI/TI avaient été mises en œuvre.
3. Vérification des pratiques de planification intégrée menée au cours de l'exercice 2011-2012 : au 31 mars 2012, dix des onze recommandations définies dans le rapport sur les pratiques de planification intégrée avaient été mises en œuvre.
4. La vérification des relations parlementaires menée au cours de l'exercice 2011-2012 : au 31 mars 2012, les cinq recommandations émises dans le rapport sur les relations parlementaires sont mises en œuvre.

2.5. Programme d'assurance et d'amélioration de la qualité

En 2011-2012, bien que la fonction de vérification interne n'ait procédé à aucun exercice d'assurance de la qualité, elle a pris part à une autoévaluation du Cadre de responsabilisation de gestion du SCT. Cette autoévaluation a révélé que la fonction de vérification interne du Commissariat est appuyée par un comité comprenant deux membres indépendants, et que des experts-conseils externes mènent les projets de vérification interne. Les projets sont établis par un processus de planification axé sur les risques. Un suivi est fait pour garantir la mise en œuvre des recommandations de vérification, qui ont contribué à améliorer les processus de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance de l'organisme. Le Commissariat n'a pas de programme d'assurance de la qualité. Les ressources liées à cette fonction sont jugées adéquates. Une vérification des pratiques est prévue pour l'exercice 2013-2014 conformément aux normes de vérification interne.