Comité de vérification et d'évaluation rapport annuel 2011–2012

3.1 Réunions

Le CVE a tenu quatre réunions entre le 1^er avril 2011 et le 31 mars 2012 :

• 20 avril 2011
• 22 juin 2011
• 16 novembre 2011
• 25 janvier 2012

Le CVE a aussi tenu une réunion avec le Bureau du vérificateur général (BVG) pour discuter du plan relatif à la vérification des états financiers de 2010-2011, ainsi qu'une réunion par téléconférence, le 25 juillet 2011, pour étudier les états financiers vérifiés de 2010-2011 avec le BVG. À la suite de ces discussions, le CVE a recommandé que le commissaire approuve ces états.

Tous les membres du CVE étaient présents aux réunions en personne et à la réunion par téléconférence.

Tout au long de l'année, les membres du Comité se sont également entretenus sur des sujets importants, notamment dans le cadre de la journée de réflexion sur la planification stratégique du Commissariat qui a eu lieu en septembre 2011.

On a rédigé le compte rendu de chaque réunion, qui a été approuvé par les membres du Comité à la réunion suivante.

3.2 Mandat et plan annuel du Comité de vérification et d'évaluation

Les responsabilités du Comité ministériel de vérification en matière de surveillance respectent la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor et touchent les huit domaines suivants :

1. Valeurs et éthique;
2. Gestion des risques;
3. Cadre de contrôle de la gestion;
4. Vérification interne;
5. BVG et autres organismes centraux;
6. Suivi des plans d'action de la direction;
7. États financiers;
8. Rapports de reddition de comptes.

Le CVE a décrit son rôle, ses responsabilités et son fonctionnement dans un mandat qui a été approuvé par le commissaire. Le mandat est examiné de façon périodique, révisé au besoin, et approuvé de nouveau par le commissaire.

Dans le cadre de son mandat, le CVE a élaboré un plan d'activités pluriannuel expliquant la façon dont il entend s'acquitter de ses responsabilités en 2011-2012. Tout au long de l'année, le Comité a surveillé de près le bon déroulement des activités par rapport au plan.

Le mandat et le plan annuel sont joints en annexe.

3.3 Rapport annuel du Comité de vérification et d'évaluation de 2010-2011

À la réunion de juin 2011, le CVE a revu l'ébauche de son rapport annuel de 2010-2011. Le rapport, préparé par les membres externes, a été examiné par le Comité. Sous réserve de quelques modifications mineures quant à sa rédaction, le rapport a été approuvé et est affiché sur le site Web du Commissariat.

3.4 Autoévaluation du Comité de vérification et d'évaluation

Pendant l'année, le CVE a effectué une autoévaluation dans le but d'appuyer l'amélioration continue. Chaque membre a répondu à un questionnaire, et les résultats ont ensuite été résumés et présentés aux fins de discussion. Bien qu'aucun problème majeur n'ait été soulevé, les membres ont recommandé que des discussions à huis clos avec la DPV et le BVG, lorsque présent, soient automatiquement intégrées à l'ordre du jour. Cette recommandation a été immédiatement adoptée et mise en œuvre à partir de novembre 2011.

3.5 Perfectionnement professionnel

Les membres du CVE continuent d'assister à des séances d'information et poursuivent leurs activités de perfectionnement professionnel afin d'élargir leur champ de connaissances et leur compréhension des activités du Commissariat et des pratiques exemplaires qu'il utilise pour que le CVE puisse s'acquitter de son rôle et de ses responsabilités. Tel que nous l'avons mentionné précédemment, les membres externes ont assisté à la séance de planification stratégique du Commissariat en septembre 2011. Cette séance s'est révélée très utile pour les membres externes qui, en plus de dialoguer avec le personnel, ont pu approfondir leur compréhension des activités du Commissariat et avoir une meilleure idée de l'orientation et des activités prévues à court et à long termes.

Le Bureau du contrôleur général (BCG) joue un rôle important en appuyant le perfectionnement professionnel des membres du Comité et, en 2011-2012, tous les membres du CVE ont assisté au Symposium des comités de vérification des ministères et organismes de novembre 2011 portant sur la transparence et la reddition de comptes.

4.1 Gestion des risques

À la réunion d'avril, les membres ont analysé les progrès accomplis par la direction dans la gestion des stratégies d'atténuation des risques associées aux quatre risques prioritaires soulignés dans le profil de risque organisationnel (PRO).

Le CVE a également examiné les dispositions mises place afin de gérer avec rigueur et de façon continue les risques auxquels fait face le Commissariat. En plus d'avoir intégré la gestion des risques à la planification opérationnelle et aux processus de surveillance du Commissariat, le CVE félicite la direction d'avoir intégré officiellement la gestion des risques aux ententes de gestion du rendement des cadres supérieurs du Commissariat.

4.2 Cadre de contrôle de la gestion

Dans le cadre de chaque vérification interne et externe, le CVE examine des éléments du cadre de contrôle de la gestion du Commissariat. Tout au long de l'année, le CVE a fait preuve de la diligence requise dans les domaines suivants du cadre de contrôle du Commissariat :

• Mesure du rendement – La direction a tenu compte des conseils donnés par le CVE et d'autres intervenants et elle a poursuivi son examen du cadre de mesure du rendement du Commissariat. Le but de cet exercice est de s'assurer que la direction soit en mesure d'obtenir rapidement des renseignements pertinents et rentables sur le rendement, lesquels favoriseront une certaine constance dans sa prise de décisions, la reddition de comptes ainsi que les évaluations périodiques des programmes qui seront peut-être effectuées. Bien que ce travail soit toujours en cours, le CVE est satisfait des progrès réalisés pendant l'année, y compris en ce qui concerne l'amélioration des résultats stratégiques du Commissariat.
• Planification opérationnelle – Le CVE était satisfait du renforcement continu du processus de planification opérationnelle du Commissariat au cours de l'année. Un nouveau poste de directeur a été créé pendant l'année afin d'obtenir le leadership essentiel au renforcement et au maintien des améliorations apportées à la planification stratégique et opérationnelle du Commissariat ainsi qu'aux processus de surveillance et de production de rapports, notamment en ce qui a trait aux rapports de reddition de comptes devant être soumis au Parlement. En réaction à la vérification interne effectuée dans ce secteur, des outils et des ateliers de planification opérationnelle ont été mis au point et offerts aux gestionnaires du Commissariat afin de les aider dans l'élaboration de leurs plans opérationnels pour 2012-2013. Le CVE est heureux des progrès réalisés par le Commissariat en la matière. Il recommande à la direction de s'assurer que les avantages découlant de toute autre modification qui serait éventuellement apportée à ces processus ou outils l'emportent sur le coût et le fardeau que représenteraient pour la direction d'autres modifications ou réalisations dans ce domaine.
• Gestion budgétaire – Ces quelques dernières années, le Commissariat a concentré ses efforts sur le renforcement de la gestion budgétaire dans l'ensemble de l'organisme. Pour ce faire, il a augmenté le soutien budgétaire et l'aide aux gestionnaires, mis en œuvre les recommandations résultant de la révision des services votés, amélioré l'évaluation systématique du rendement financier et non financier, et intégré des cibles de gestion budgétaire dans les ententes de gestion du rendement des cadres supérieurs, entre autres. Ces améliorations ont permis de renforcer la gérance financière et la collaboration au sein des directions générales, ce qui s'est révélé particulièrement important pour le Commissariat alors qu'il procède à une modernisation de sa plateforme de GI/TI désuète en période de réductions budgétaires considérables.
• Gestion des ressources humaines – Le CVE a étudié divers éléments des pratiques de gestion du Commissariat en matière de ressources humaines tout au long de l'année. Lors de la réunion d'avril, le Comité a examiné les résultats de l'évaluation et a remarqué que, bien qu'aucun problème majeur n'ait été soulevé, la direction élaborait un plan de travail en vue de s'attaquer aux domaines nécessitant des améliorations. Il a été discuté de l'achèvement du plan stratégique des ressources humaines pour 2008-2011 et de la mise en œuvre du plan pour 2011-2013 avec le Comité. Les membres étaient heureux que le déroulement du plan respecte les priorités stratégiques du Commissariat.
• Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor – Le CVE a continué de surveiller la mise en œuvre de cette nouvelle politique par le Commissariat, y compris les progrès réalisés par la direction dans l'exécution du plan d'action. Le CVE a constaté que la direction avait effectivement progressé dans l'exécution du plan, notamment dans le travail entrepris en vue d'élaborer ou de mettre à jour sept politiques de gestion financière, dont la Politique sur la vérification interne propre au Commissariat. Le Comité était satisfait des progrès réalisés à ce jour et continuera de surveiller ce domaine à l'avenir.
• Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) – Le CRG du Secrétariat du Conseil du Trésor expose les pratiques de gestion auxquelles on s'attend au sein des ministères et des organismes fédéraux relativement à la prestation de programmes et de services aux Canadiens. À titre d'agent du Parlement, le Commissariat n'est pas soumis à l'évaluation du CRG du Secrétariat du Conseil du Trésor; toutefois, il s'engage à gérer ses activités conformément aux attentes exprimées dans le présent cadre. Pendant l'année, la direction a entamé un processus visant à vérifier systématiquement si ses pratiques de gestion se conforment bien au CRG, y compris ses pratiques actuelles de gestion des risques. Bien que les membres du CVE aient constaté les avantages d'une documentation de cette évaluation, il a été conseillé que toutes les recommandations en matière d'amélioration respectent les besoins et la capacité d'un organisme très petit.

Tout au long de l'année, le CVE a fourni des conseils afin de poursuivre le renforcement de certains éléments du cadre de contrôle de la gestion; toutefois, il n'a relevé aucune lacune importante. Tel que nous l'avons mentionné dans le présent document, le Comité était heureux de constater les points forts des pratiques de gestion du Commissariat ainsi que les améliorations qui y ont été apportées. Au cours de la prochaine année, le CVE continuera de surveiller les domaines dont il a été fait mention dans le présent document et se penchera sur les nouveaux risques et problèmes associés au cadre de contrôle.

4.3 Vérification interne

Les membres externes ont rencontré la DPV et la directrice par intérim, Planification, vérification et évaluation afin d'examiner les leçons apprises à ce jour grâce à la fonction de vérification interne ainsi que l'approche adoptée pour mieux répondre à l'avenir aux besoins, aux risques et aux réalités d'une institution fédérale très petite.

Dans le cadre de sa réunion d'avril, le CVE a examiné le Plan de vérification axé sur les risques de 2011-2012 à 2014-2015 du Commissariat et en a recommandé l'approbation. Ce plan donne un aperçu de l'univers de la vérification, de l'évaluation des risques de vérification et de l'ensemble des projets de vérification interne visant les domaines du Commissariat les plus importants et les plus à risque. Le Plan a été approuvé par le commissaire, et sa mise en application a été suivie de près par le Comité tout au long de l'année.

Durant l'année, le CVE a examiné trois rapports de vérification interne et en a recommandé l'approbation. Bien qu'aucune lacune majeure n'ait été remarquée dans ces rapports, des possibilités d'amélioration ont été relevées dans les domaines suivants :

1. Pratiques de planification intégrée :
   • Processus de hiérarchisation;
   • Mesure du rendement et surveillance; et
   • Approche et processus de planification (y compris la rationalisation).
2. Relations parlementaires :
   • Stratégie, capacité et compétences parlementaires;
   • Politiques, procédures, rôles et responsabilités; et
   • Formation et transmission des connaissances.
3. Rapport de vérification du projet pilote régional :
   • Mesure du rendement du projet; et
   • Gouvernance du projet pilote régional.

Le CVE a examiné ces résultats ainsi que la réponse de la direction et le plan d'action contenus dans chaque rapport. Ces rapports ont été soumis à l'approbation du commissaire, qui les a par la suite approuvés.

Les membres externes du Comité ont soumis leurs commentaires quant au rendement de la DPV, puis ont examiné et accepté son Rapport d'assurance annuel 2010-2011. Ils ont également fait remarquer que le leadership et la diligence exceptionnels de la DPV continuent d'être un facteur essentiel à l'efficacité de la fonction de vérification interne du Commissariat.

4.4 Bureau du vérificateur général et autres organismes centraux

Tel que nous l'avons mentionné précédemment, le personnel du BVG a assisté à la réunion du CVE, qui a eu lieu le 12 mai 2010, dans le but d'examiner la lettre de mission du BVG pour la vérification des états financiers de 2010-2011 du Commissariat. Les discussions ont porté sur les normes régissant la réalisation de la vérification et le calendrier d'exécution des différentes phases de la mission.

Des discussions de suivi ont eu lieu entre les membres du Comité, le BVG et le BCG dans le but d'échanger sur les problèmes relatifs à la présentation des états financiers en raison d'une différence entre la Norme comptable 1.2 du Conseil du Trésor et les normes comptables pour le secteur public. Comme l'indique la section 4.7 qui suit, les problèmes relatifs à la présentation des états financiers ont été résolus avant la fin de la vérification.

Le BVG a participé à une réunion du Comité par téléconférence le 25 juillet 2012 afin de passer en revue les résultats de la vérification annuelle pour l'exercice terminé le 31 mars 2011. Le BVG a exprimé et maintenu son opinion sur les états financiers. Il n'a pas remarqué de lacune importante relativement au contrôle interne et n'a pas présenté de lettre de recommandations.

Le Commissariat ne fait pas l'objet de vérifications horizontales de la part du BCG, mais on s'attend à ce que le CVE examine les rapports de vérification du BCG afin de déterminer si les questions qu'il y a soulevées peuvent s'appliquer au Commissariat. À la réunion de novembre, le CVE a analysé les résultats et les recommandations notés dans les vérifications horizontales suivantes effectuées par le BCG et a discuté de leur applicabilité au Commissariat :

• Politique sur les services communs; et
• Vérification interne horizontale de la gestion et des actifs des technologies de l'information dans les petits ministères et organismes.

Bien que la Politique sur les services communs ne s'applique pas au Commissariat puisqu'elle s'adresse surtout aux organismes de services communs existants, le Commissariat tient compte des recommandations contenues dans le rapport sur les technologies de l'information pour élaborer sa Politique de contrôle interne.

La Commission de la fonction publique (CFP) a effectué une vérification des pratiques de dotation du Commissariat au cours de 2010. Le CVE a examiné le rapport connexe indiquant des possibilités de renforcer la documentation afin de démontrer que le mérite a été respecté et qu'il n'y a eu qu'une occasion où la vérification a conclu que le principe du mérite n'a pas été respecté. Le CVE a étudié et approuvé le plan d'action de la direction visant à renforcer davantage les pratiques de dotation du Commissariat.

4.5 Suivi des plans d'action de la direction

Le CVE surveille les progrès accomplis par la direction dans la mise en œuvre des plans d'action découlant de rapports de vérification interne, et ce, jusqu'à ce que toutes les recommandations aient été mises en œuvre de façon satisfaisante ou qu'elles ne soient plus pertinentes. Pour faciliter ce processus, la direction rend compte des progrès accomplis à la DPV et au CVE deux fois par année, et prend la parole devant le Comité une fois par année afin de discuter de ces progrès, à moins d'avis contraire.

Au cours de l'année, le CVE a étudié les progrès réalisés dans le cadre de la mise en œuvre des plans d'action de la direction découlant des vérifications internes suivantes :

• Pratiques de gestion en ressources humaines;
• Gouvernance de GI/TI;
• Planification intégrée;
• Relations parlementaires.

Le Comité a constaté que les recommandations se rapportant à la gouvernance de GI/TI ont été intégralement mises en œuvre et que l'on progresse bien dans la mise en œuvre des autres mesures de gestion. Aucun problème majeur n'a été soulevé.

Bien que le Commissariat doive présenter des rapports d'étape semestriels à la CFP en raison de la récente vérification de la dotation effectuée par la CFP, le CVE surveille également l'évolution de la mise en œuvre, par la direction, du plan d'action associé à cette mission de vérification. Les membres étaient heureux de constater que quatre des mesures de la direction ont été mises en œuvre dans leur intégralité avant la fin de l'exercice et que les éléments restants progressent.

Aucun problème important n'a découlé de l'examen du Comité sur les progrès de la direction dans la mise en œuvre des plans d'action résultant des missions de vérification.

4.6 États financiers

4.7 Rapports de reddition de comptes

Les membres du CVE ont examiné le Rapport ministériel sur le rendement (RMR) 2010-2011 et le RPP 2012-2013 du Commissariat.

Les membres du CVE ont formulé des conseils et des recommandations visant à renforcer ces rapports de reddition de comptes avant qu'ils ne soient approuvés par le commissaire.

5.1 Présentation au Conseil du Trésor sur la gestion de l'information et les technologies de l'information

Le CVE a continué de fournir des conseils et du soutien pour l'élaboration de la présentation du Commissariat au Conseil du Trésor relativement à son infrastructure en gestion de l'information et les technologies de l'information (GI/TI) et à ses plans d'urgence dans le cas où un financement supplémentaire ne se concrétiserait pas. La nouvelle infrastructure permettra au Commissariat de renforcer l'exécution de ses programmes et la prestation de ses services. Afin d'appuyer cette présentation, le Commissariat a réaffecté le financement de 800 000 $ calculé sur une année de ses trois directions générales vers la GI/TI; la présentation au Conseil du Trésor indique le financement supplémentaire nécessaire pour cette infrastructure essentielle.

5.2 Agents du Parlement

Le CVE a continué d'être informé des discussions entre les agents du Parlement, y compris en ce qui concerne la poursuite d'une plus grande collaboration dans des domaines où il est possible qu'elle soit nécessaire entre les agents. On encourage la direction à poursuivre ce travail et à saisir les occasions de partage des services qui favoriseront une prestation de services rentable.

1. Introduction

Le présent document décrit l'objectif, les responsabilités, la composition et les politiques de fonctionnement du Comité de vérification et évaluation (CVE) du Commissariat aux langues officielles, et entre en vigueur immédiatement.

Le CVE est un élément essentiel du régime de vérification interne et du régime d'évaluation établis au sein du Commissariat, tel que décrits dans les deux politiques du Commissariat sur la vérification interne et sur l'évaluation^{Note de bas de page 2}. Les deux politiques du Commissariat reflètent les politiques correspondantes du Conseil du Trésor sur la vérification interne et sur l'évaluation, tout en respectant le statut du Commissariat en tant qu'agent du Parlement, indépendant du gouvernement.

2. Objectif du Comité

Le CVE veille principalement à ce que le commissaire reçoive des conseils, une orientation et des analyses indépendants et objectifs concernant le caractère adéquat des mécanismes de contrôle et de reddition de comptes du Commissariat, ainsi que le recours à l'évaluation au sein du Commissariat pour soutenir les pratiques de gestion, la prise de décision et le rendement des programmes.

Pour offrir ce soutien, le CVE surveille activement, de façon intégrée et systématique, les principaux aspects du cadre de contrôle et de reddition de comptes du Commissariat. Ainsi, le CVE se penchera sur des questions stratégiques de haut niveau ainsi que sur des questions opérationnelles continues qui caractérisent les grands domaines de la vérification et de l'évaluation.

Il s'agit d'un élément important qui permet de soutenir l'indépendance de la fonction de vérification interne (VI) au sein du Commissariat et la neutralité de la fonction Évaluation, en plus de veiller à ce que les résultats des vérifications internes et des évaluations soient intégrés aux processus opérationnels de planification et d'établissement des priorités de l'organisation.

En termes généraux, le travail du CVE renforce la qualité des renseignements financiers et d'autres renseignements sur le rendement qu'utilisent les gestionnaires du Commissariat pour prendre des décisions et établir des rapports, et contribue par conséquent à mettre davantage l'accent sur les bonnes pratiques de gestion et sur la reddition de comptes des gestionnaires en général.

À titre de ressource stratégique du commissaire, le CVE fournit aussi les conseils et recommandations que peut demander celui-ci en ce qui concerne de nouvelles priorités particulières, des préoccupations, certains risques, des occasions et/ou la reddition de comptes.

3. Committee Responsibilities

Les responsabilités du CVE sont déterminées de façon spécifique et sont conformes à la Politique sur la vérification interne et à la Politique sur l'évaluation du Commissariat et reflètent la directive du gouvernement sur les comités de vérification ministériels et celle sur la fonction d'évaluation.

Le CVE assume dix (10) champs de responsabilité clés :

• Valeurs et éthique
• Gestion des risques
• Cadre de contrôle de la gestion
• Fonction de vérification interne
• Fonction d'évaluation
• Liaison avec le Bureau du vérificateur général (BVG) et les organismes centraux
• Suivi des plans d'action de la direction
• États financiers et rapports sur les comptes publics
• Rapports sur les risques et la reddition de comptes
• Rapport annuel du Comité

Les responsabilités détaillées du Comité relatives à chacun des dix champs clés déterminés par le gouvernement se trouvent à la page 18 à 21.

En termes généraux, les responsabilités du CVE se classent dans l'une des trois grandes catégories suivantes :

1. Prestation de conseils et de recommandations au commissaire afin qu'il puisse déterminer s'il doit approuver ou modifier :
   1. la Politique sur la vérification interne du Commissariat
   2. la Politique sur l'évaluation du Commissariat
   3. le Plan de vérification interne annuel du Commissariat et son plan d'évaluation annuel, y compris le caractère adéquat des ressources attribuées à la vérification interne et à l'évaluation
   4. l'évaluation annuelle de l'importance relative globale du Plan de vérification interne annuel et des risques qui y sont associés, et la détermination des priorités pour l'évaluation
   5. les rapports sur les engagements de la vérification interne et les évaluations, ainsi que les plans d'action de la direction élaborés pour donner suite aux recommandations énoncées dans ces rapports
2. Surveillance active des principaux éléments des mécanismes de contrôle et de reddition de comptes du Commissariat, au moyen des tâches suivantes :
   1. assurer le suivi du caractère adéquat et opportun des mesures prises relativement aux plans d'action de la direction
   2. assurer le suivi du rendement de la fonction de VI du Commissariat et de sa fonction d'évaluation, y compris le rendement du dirigeant principal de la vérification (DPV)/chef de l'évaluation
   3. examiner des questions soulevées par le BVG, d'autres organismes parlementaires et le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) en ce qui concerne la vérification et l'évaluation
   4. examiner, en mettant l'accent comme il se doit sur les risques, les ententes conclues par le Commissariat dans les domaines suivants :
      • les valeurs et l'éthique
      • la gestion des risques
      • le cadre de contrôle de la gestion, y compris les vérifications menées par la direction
   5. examiner les plans et les rapports du BVG et des organismes centraux ainsi que du Groupe consultatif sur le financement et la surveillance des hauts fonctionnaires du Parlement, et prodiguer des conseils à propos des réponses et des plans d'action du Commissariat s'il y a lieu
   6. examiner les états financiers du Commissariat et les lettres de gestion connexes
   7. examiner le profil de risque organisationnel (PRO), le rapport sur les plans et les priorités (RPP), le Rapport ministériel sur le rendement (RMR) et d'autres importants rapports sur la reddition de comptes, en fonction du cadre de travail approuvé par le Comité de direction du Commissariat
   8. établir l'ordre du jour de la prochaine réunion de ses membres
3. Évaluer son propre rendement et aviser le commissaire de ce qu'il considère comme des observations et recommandations clés, par le truchement des tâches suivantes :
   1. Préparer un rapport annuel portant sur les sujets suivants : ses activités et son évaluation des mesures de contrôle interne du Commissariat; toute préoccupation à propos du cadre et des processus de gouvernance, de contrôle et de gestion des risques; une évaluation de la fonction de VI; une évaluation de la fonction d'évaluation, et toute recommandation concernant les processus de gestion des risques, de contrôle et de reddition de comptes ainsi que la fonction de VI ou d'évaluation du Commissariat. Le rapport du CVE sera affiché sur le site Web du Commissariat.

4. Pouvoirs

Le CVE a le droit de :

1. demander l'information et la documentation dont il a besoin pour assumer ses responsabilités;
2. tenir des réunions à huis clos pour transmettre des renseignements au commissaire, au dirigeant principal des finances (DPF), au dirigeant principal de la vérification (DPV)/chef de l'évaluation, au représentant du BVG et à tout autre fonctionnaire que le CVE peut désigner.

Le commissaire a, à lui seul, la responsabilité de nommer tous les membres, y compris externes, du CVE.

En de qui concerne les membres du CVE, le commissaire a le droit d'établir ce qui suit :

1. les conditions relatives à la période d'affectation; et
2. la qualification professionnelle, afin d'assurer la continuité des opérations et de garantir l'expérience et les compétences collectives appropriées.

Dans les cas de différences d'opinion importantes et inconciliables entre les membres externes du CV et le commissaire, les membres externes ont le droit de faire état de leur désaccord dans le rapport annuel du CV.

5. Composition

a. Membres :

Le CVE doit être composé d'une majorité de membres externes, c'est-à-dire qui ne font pas partie de la fonction publique fédérale, ayant le pouvoir de prendre des décisions. Les participants aux réunions doivent aussi comprendre les personnes requises, des conseillers et, au besoin, d'autres observateurs invités.

b. Membres ayant le pouvoir de prendre des décisions :

Le CVE du Commissariat est composé de trois (3) membres ayant le pouvoir de prendre des décisions :

1. le commissaire, à titre de président;
2. deux (2) autres membres externes au gouvernement, qui sont nommés par le commissaire.

c. Présidence :

Le président du CVE est le commissaire du Commissariat aux langues officielles.

d. Participants requis :

1. le DPV/chef de l'évaluation et DPF
2. la directrice Planification, vérification et évaluation

e. Conseillers :

En plus des membres ayant le pouvoir de prendre des décisions, on peut demander aux hauts fonctionnaires suivants d'assister aux réunions au besoin :

1. le DPF
2. un représentant principal du BVG, qui agit au besoin à titre d'invité  afin de discuter des conclusions des plans du BVG et d'autres sujets d'intérêt mutuel
3. tout autre haut fonctionnaire

f. Observateurs :

En plus des membres réguliers du CVE des spécialistes fonctionnels (p. ex. des Ressources humaines ou d'autres directions générales particulières) ainsi que le représentant du BVG peuvent être invités à assister à une réunion du CVE pour discuter de points précis à l'ordre du jour qui peuvent exiger leur expertise.

Le président peut, s'il y a lieu, demander à des hauts fonctionnaires du SCT d'assister à une réunion.

g. Secrétariat :

Le DPV/chef de l'évaluation servira de secrétaire du CVE et sera appuyé par le gestionnaire, Vérification interne, évaluation et planification.

h. Durée d'affectation et mandat des membres externes :

Un membre externe ne peut remplir plus de deux mandats complets de quatre ans. Cependant, pour assurer une certaine continuité au sein du CVE, le commissaire peut étaler l'engagement des membres. Autrement dit, le mandat initial d'un membre externe peut durer moins de quatre ans.

6. Sélection des membres externes

Les membres du CVE doivent être choisis de sorte que leurs aptitudes, leurs connaissances et leur expérience collectives permettront au CVE d'assumer ses fonctions avec compétence et efficience.

Un membre sera un expert financier, un autre devrait avoir une connaissance de la dualité linguistique et de son impact sur le gouvernement et les Canadiens.

La nomination des membres du CVE, y compris les membres externes, incombe uniquement au commissaire.

Les membres externes du CVE doivent :

• Être indépendants des opérations gouvernementales
• Être exclus de tout conflit d'intérêts réel ou perçu. Il faut discuter de tout conflit avec le président du CVE
• Être disposé et apte à obtenir l'attestation de sécurité appropriée
• Bien connaître les rapports financiers des secteurs privé et public ou acquérir cette connaissance durant la première année de la nomination
• Remplir le mandat établi par le commissaire
• Être disposé à recevoir une orientation officielle concernant les responsabilités et les objectifs du CVE et les activités du Commissariat.

7. Procédures, politiques opérationnelles et lignes directrices

a. Fréquence des réunions :

Les membres du CVE se rencontrent habituellement quatre (4) fois par année. En outre, ils peuvent être consultés par le commissaire ou le DPV au besoin afin de fournir une rétroaction écrite ou verbale à propos de divers éléments qui font partie du mandat du CVE. De telles consultations exigent habituellement la tenue d'une réunion officielle du CVE.

b. Calendrier des réunions :

La date des réunions sera fixée au moins six mois à l'avance afin que la direction et les responsables de la fonction de VI et d'évaluation du Commissariat puissent préparer l'information et les rapports nécessaires aux travaux du CVE. Un calendrier prédéterminé des réunions aidera aussi les membres externes à respecter les exigences relatives aux réunions du Comité. La modification d'une date de réunion constituera l'exception à la règle.

Entre les réunions habituelles, les membres pourront obtenir l'approbation du CVE en échangeant des notes de service sur support papier et/ou courriels lorsqu'une situation exige une attention immédiate et qu'une réunion en personne n'est pas possible.

c. Quorum :

Le quorum du CVE sera de trois membres ayant le pouvoir de prendre des décisions. Autrement dit, les deux membres externes et le président doivent être présents pour que le CVE puisse prendre des décisions. Aucun remplaçant ne sera permis.

d. Processus de documentation :

Le secrétaire du CVE (DPV/chef de l'évaluation) avise les membres des dates des réunions. Il prépare l'ordre du jour en collaboration avec le président du CVE.

Le DPV/chef de l'évaluation coordonne la préparation de tous les documents pertinents qui doivent être lus ou approuvés par le CVE. Ces documents, ainsi que l'ordre du jour de la réunion sont distribués par voie électronique ou sur support papier (selon le cas) aux participants au moins cinq (5) jours ouvrables avant la réunion du CVE.

Le procès-verbal de chaque réunion du Comité dressera la liste des personnes présentes et présentera un résumé de haut niveau des principaux points de discussion relatifs aux recommandations formulées par le CVE et aux décisions qu'il a prises. Le procès-verbal est approuvé à la réunion suivante du CVE.

Le secrétaire est chargé d'assurer le suivi des recommandations, des études, des analyses, des enquêtes ou des mesures requises par le CV.

Le CVE fait la promotion de l'utilisation des deux langues officielles.

e. Rapports externes :

Les rapports de vérification interne ou d'évaluation des fonctions non associées à des enquêtes (fonctions administratives) du Commissariat seront rendus publics. Cependant, compte tenu de la fonction axée sur les enquêtes du Commissariat, seuls les résumés des vérifications internes ou des évaluations de ces activités seront rendus publics.

Le rapport annuel du CVE destiné au commissaire sera affiché sur le site Web du Commissariat.

Le Groupe consultatif sur le financement et la surveillance des hauts fonctionnaires du Parlement et les comités permanents compétents de la Chambre des communes et du Sénat seront informés des plans de vérification interne et d'évaluation du Commissariat et de leurs résultats.

f. Examen du mandat du CVE :

Le rôle, les responsabilités et les activités du CVE sont documentés dans le présent Mandat du comité de vérification du Commissariat, approuvé par le commissaire. Le document sera révisé après deux ans par le Comité et confirmé par le commissaire.

J'ai lu le mandat du Comité de vérification et évaluation et je l'approuve :

Responsabilités du Comité de vérification et évaluation du Commissariat