Rapport annuel global de la dirigeante principale de la vérification 2010-2011

1.1 Contexte et but

Le présent document vise à répondre aux exigences établies à la section 4.2.5 de la Politique sur la vérification interne du SCT et à celles établies à la section 3.3.c de la Politique sur la vérification interne du Commissariat, selon lesquelles la dirigeante principale de la vérification doit remettre un rapport d'assurance annuel indépendant au commissaire concernant le caractère adéquat et l'efficacité des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance au sein de l'organisation.

Par conséquent, le présent rapport annuel global s'appuie principalement sur les activités de 2010-2011 de la fonction de vérification interne du Commissariat et tient compte de l'assurance fournie au cours de l'année par le Bureau du vérificateur général (BVG) concernant le caractère adéquat et l'efficacité des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du Commissariat.

1.2 Activités principales

La fonction de vérification interne a effectué, avec la participation de tous les secteurs du Commissariat, une mise à jour du profil de risque organisationnel approuvé par le commissaire le 21 avril 2010. De plus, le 23 juin 2010, le Comité de vérification et d'évaluation a examiné le projet de politique sur l'évaluation. La direction a l'intention d'avoir une politique approuvée, de même qu'un plan d'évaluation, en 2011-2012.

Le Plan de vérification interne axé sur les risques de 2010-2013 du Commissariat a été approuvé par le commissaire le 23 juin 2010 à la suite de la recommandation du Comité de vérification et d'évaluation du Commissariat. Selon ce plan, les projets suivants constituaient les priorités en matière de vérification jusqu'au 31 mars 2011 :

• Vérification des pratiques de planification intégrée
• Vérification des relations parlementaires
• Vérification des pratiques d'enquête

Ces vérifications étaient prévues pour l'exercice 2010-2011. La vérification des pratiques de planification intégrée et la vérification des relations parlementaires ont été menées et les résultats ont été communiqués au Comité de vérification et d'évaluation comme prévu. En ce qui concerne la vérification des pratiques d'enquête, la planification est terminée; toutefois, les étapes d'exécution et de présentation de rapports ont été reportées à l'automne 2011, puisque l'on met actuellement en œuvre des initiatives visant à restructurer et à simplifier le processus d'enquête.

1.3 Perspective annuelle

Le rapport annuel de la dirigeante principale de la vérification fournit des points de vue fondés sur le travail réalisé jusqu'à maintenant et non pas une opinion globale sur la gestion des risques, le contrôle et la gouvernance de l'organisation. Cette démarche est en harmonie avec les directives fournies jusqu'à maintenant par le Bureau du contrôleur général (BCG). Le rapport est fondé sur les exigences stratégiques concernant la gestion des risques, le contrôle interne et la gouvernance.

Gestion du risque : le processus de gestion des risques du Commissariat s'améliore et l'application des recommandations comprises dans la vérification de la planification intégrée offrira à l'organisation la chance de bien incorporer la gestion des risques à son processus continu de planification.

Mesures de contrôle internes : l'évaluation des processus de contrôle interne était axée sur l'efficacité des opérations, la fiabilité des rapports financiers et le respect des lois et des règlements pertinents. Ainsi, le cadre des mécanismes de contrôle interne du Commissariat s'est renforcé de façon graduelle depuis l'année dernière, lorsque la direction a commencé à appliquer les recommandations visant à accroître l'efficacité et l'efficience de son processus de planification intégrée, à réduire les coûts de fonctionnement (résultat de l'examen des services votés) et à appliquer les recommandations formulées dans le cadre des vérifications achevées en 2009-2010 (ressources humaines et GITI). Une opinion sans réserve du BVG et le travail entourant la Politique sur le contrôle interne fournissent également à l'organisation une assurance accrue en ce qui concerne ses mécanismes de contrôle interne.

Gouvernance : la structure de gouvernance s'est renforcée au cours de la dernière année et continuera de s'améliorer grâce à la mise en application de recommandations formulées dans les rapports de vérification relativement à la planification intégrée, aux relations parlementaires, aux ressources humaines, à la GITI et à d'autres initiatives.

1.4 Prochaines étapes

Trois vérifications ont été établies pour 2011–2012 qui devraient être menées comme prévu, aucun problème de capacité de vérification interne ou autre risque à prendre en considération n'ayant été relevé pour l'année à venir. Ces trois vérifications sont les suivantes :

• Achèvement de la vérification des pratiques d'enquête
• Vérification du projet pilote régional
• Vérification des activités de recherche et d'études

2.1 Contexte

La section 3.3.c de la Politique sur la vérification interne du Commissariat aux langues officielles (Commissariat) et la section 4.2.5 de la Politique sur la vérification interne du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) stipulent ce qui suit :

Le présent rapport annuel global s'appuie principalement sur les activités de 2010-2011 de la fonction de vérification interne du Commissariat et tient compte de l'assurance fournie au cours de l'année par le BVG concernant le caractère adéquat et l'efficacité des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du Commissariat.

2.2 Raison d'être et structure

Le présent document vise à répondre aux exigences établies à la section 4.2.5 de la Politique sur la vérification interne du SCT et à celles établies à la section 3.3.c de la Politique sur la vérification interne du Commissariat, selon lesquelles la dirigeante principale de la vérification doit remettre un rapport annuel indépendant au commissaire concernant le caractère adéquat et l'efficacité des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance au sein de l'organisation. Le BCG a récemment formulé des lignes directrices qui ont précisé les attentes : on veut un rapport annuel qui se veut un outil stratégique opportun et utile en appui à une gouvernance organisationnelle adéquate.

Le rapport offre un aperçu de la fonction de vérification interne du Commissariat et un résumé des activités de vérification interne pour l'année qui s'est terminée le 31 mars 2011, ainsi qu'un survol et une analyse des résultats des vérifications effectuées l'année dernière.

4.1 Vérification des pratiques de planification intégrée

On a achevé la vérification des pratiques de planification intégrée en janvier 2011. Cette vérification visait à déterminer si le processus de planification intégrée du Commissariat était satisfaisant, efficace et rigoureux pour harmoniser les ressources avec les priorités et les objectifs organisationnels. La portée de la vérification comprenait les pratiques de planification stratégique et opérationnelle de tous les secteurs du Commissariat.

On a conclu que, compte tenu des problèmes entourant le processus d'établissement des priorités, la mesure et la surveillance de l'efficacité, ainsi que la simplification et l'efficacité du processus de planification, le Commissariat « éprouve des problèmes modérés et élevés en ce qui a trait au bien-fondé, à l'efficacité et à la rigueur de son processus de planification intégrée ».

La direction était d'accord avec les onze recommandations de la vérification et a annoncé qu'en date du 31 mars 2011, un plan d'action était en cours de préparation afin de garantir que les onze recommandations seraient appliquées dans le cycle de planification intégrée du Commissariat pour 2011-2012.

4.2 Vérification des relations parlementaires

On a achevé la vérification des relations parlementaires en mars 2011. L'objectif de la vérification consistait à déterminer si le Commissariat disposait d'un cadre de contrôle de gestion efficace pour gérer les relations avec le Parlement, ses comités et les parlementaires. La vérification s'étendait notamment aux pratiques de gestion qui aident à s'assurer que les relations parlementaires du Commissariat sont appropriées et conformes aux priorités de l'organisation.

On a conclu que, compte tenu des problèmes entourant sa stratégie et sa capacité parlementaires, ses politiques, procédures, rôles et responsabilités, ainsi que son processus de formation et de partage des connaissances, le Commissariat « est aux prises avec des difficultés de niveau moyen à élevé en ce qui concerne la pertinence, l'efficacité et la rigueur du cadre de contrôle de gestion actuel servant à gérer les relations avec le Parlement, ses comités et les parlementaires ».

La direction était d'accord avec les cinq recommandations de la vérification et a annoncé qu'en date du 31 mars 2011, un plan d'action était en cours de préparation et serait présenté au Comité de vérification et d'évaluation en juin 2011.

4.3 Rapports d'étape sur la vérification

Le Comité de vérification et d'évaluation assure le suivi des recommandations des vérifications grâce à des comptes rendus, fournis régulièrement par la direction, concernant la mise en application des plans d'action. Le 6 octobre 2010, le Comité a reçu des rapports d'étape sur les deux vérifications qui ont pris fin en 2009-2010 (gouvernance de la GITI, pratiques de gestion des ressources humaines). Ces comptes rendus comprenaient les renseignements suivants.

En mars 2011, deux des quatre recommandations formulées dans le rapport de la vérification de la gouvernance de la GITI avaient été appliquées. Ainsi, les problèmes de financement sont traités, le personnel du Commissariat a maintenant accès aux politiques et procédures et une directive concernant la gestion des projets a été approuvée par le Comité exécutif. On entend appliquer, en 2011-2012, d'autres recommandations concernant l'approbation du mandat du Comité consultatif sur la GITI, l'utilisation d'un formulaire standard de demande de ressources (humaines et financières) et l'élaboration de lignes directrices relatives à la gestion de projets.

En mars 2011, l'une des cinq recommandations formulées dans le rapport sur les pratiques de gestion des ressources humaines avait été adoptée, et la direction avait partiellement appliqué les quatre autres. Ainsi, on a mis sur pied un comité consultatif sur les ressources humaines, le Comité exécutif est tenu au courant des questions relatives aux ressources humaines, la page intranet des ressources humaines a été mise à jour, un modèle de gestion des ressources humaines est inclus dans les modèles de planification intégrée de 2009-2010, 85 % des plans de relève ont été réalisés, des plans d'apprentissage personnel ont été inclus dans le modèle de gestion du rendement, les droits d'accès au SIRH ont été évalués et mis à jour, le programme de reconnaissance du personnel a été modifié et un projet pilote de rétroaction ascendante a été mené. Les autres recommandations n'ont pas encore été pleinement adoptées. Cela comprend un nouveau code de conduite qui devrait être établi en 2011-2012, un plan de gestion des ressources humaines pluriannuel en cours d'élaboration, de nouveaux outils et de nouvelles directives concernant les départs qui seront bientôt présentés au Comité exécutif à des fins d'approbation, un cadre de formation en cours d'élaboration et des modèles de gestion du rendement du presonnel qui seront mis à jour.

4.4 Autres activités de la fonction de vérification interne

En plus d'effectuer des vérifications comme l'exige le Plan de vérification interne axé sur les risques, la fonction de vérification interne a fourni des services de secrétariat au Comité de vérification et d'évaluation tout au long de l'année. Ce travail comprenait les tâches suivantes :

• gérer les aspects logistiques de chaque réunion du Comité de vérification et d'évaluation, y compris les processus à huis clos;
• collaborer avec les membres du Comité pour faire en sorte que les points à l'ordre du jour qui sont soulevés soient appropriés et suffisants compte tenu du mandat et du plan d'activités pluriannuel du Comité;
• rédiger le procès-verbal de chaque réunion du Comité.

La fonction de vérification interne a également veillé à ce que les rapports de vérification interne soient remis au Comité de vérification et d'évaluation en temps opportun et en conformité avec le processus de reddition de comptes décrit à la section 5 de la Politique sur la vérification interne du Commissariat. Elle a aussi coordonné la présentation des rapports remis au Comité de vérification et d'évaluation concernant l'avancement de la mise en œuvre des plans d'action de la direction donnant suite aux recommandations formulées dans les vérifications.

La fonction de vérification interne a surveillé les vérifications horizontales menées par le BCG dans le but de déterminer si le Commissariat devait prendre des mesures précises, ce qui comprenait une vérification horizontale de la passation de marchés de services professionnels et techniques et de services de travail temporaire dans les petits ministères et organismes (PMO) et une vérification des mécanismes de contrôle des dépenses à risque élevé dans les PMO.

La fonction de vérification interne a aussi surveillé la participation du Commissariat au sein du Groupe de travail des agents du Parlement, qui traite de plusieurs questions, notamment le financement et la surveillance des agents du Parlement, diverses questions en suspens sur le plan stratégique et les services communs partagés. À la lumière des discussions sur le financement et la surveillance, les agents du Parlement ont envoyé aux parlementaires une lettre datée du 16 février 2011 et signée par chacun d'entre eux concernant l'obligation de rendre des comptes des agents du Parlement.

La fonction de vérification interne a veillé à ce que le Comité de vérification et d'évaluation soit tenu au courant des remarques de la Commission de la fonction publique concernant les résultats du Rapport ministériel sur l'obligation de rendre des comptes en dotation (RMORCD). Les résultats ont été jugés acceptables et ont été présentés au Comité le 6 octobre 2010.

La fonction de vérification interne s'est également assurée que le Comité de vérification et d'évaluation soit tenu au courant des résultats d'une étude des mécanismes de contrôle interne menée au sein du Commissariat. Après cette étude, on a élaboré un plan d'action pour 2010-2011 et on a fourni des comptes rendus au Comité de vérification et d'évaluation le 21 avril et le 6 octobre 2010.

La fonction de vérification interne a aussi effectué, avec la participation de tous les secteurs du Commissariat, une mise à jour du profil de risque organisationnel approuvé par le commissaire le 21 avril 2010. De plus, le 23 juin 2010, le Comité de vérification et d'évaluation a examiné le projet de politique sur l'évaluation. La direction a l'intention d'avoir une politique approuvée, de même qu'un plan d'évaluation, en 2011-2012.

Enfin, la fonction de vérification interne a veillé à ce que des ressources suffisantes soient disponibles pour exécuter les vérifications internes (ce qui comprend la gestion des ressources externes qui ont participé aux vérifications internes) et à ce que les normes professionnelles de vérification interne soient respectées dans le cadre de toutes les vérifications.

6.1 But

Le présent rapport annuel a pour but de contribuer aux sources d'information dont disposent le commissaire et la direction sur l'efficacité du système de contrôle interne de l'organisation. Cette perspective se construit de façon progressive en réalisant des vérifications qui devraient fournir un niveau d'assurance raisonnable malgré les limites inhérentes à toute vérification, lesquelles sont décrites à la section 5.4.

6.2 Rôles et responsabilités

La direction a la responsabilité d'élaborer et de maintenir les systèmes de contrôle interne et de veiller au respect de ceux-ci. Elle doit aussi déterminer s'il faut accepter et appliquer les recommandations de la fonction de vérification interne ou, au contraire, reconnaître et accepter les risques qui découlent de l'inaction.

Le rôle de la fonction de vérification interne consiste à présenter à la direction une évaluation objective du caractère adéquat et de l'efficacité du contrôle interne, de la gestion des risques et des arrangements de gouvernance. La vérification interne fait donc partie du système de contrôle interne de l'organisation; elle constitue un élément essentiel du cadre d'assurance sur lequel le Comité de vérification et d'évaluation peut compter lorsqu'il appuie et conseille le commissaire.

La fonction de vérification interne est aussi chargée d'attirer l'attention du Comité exécutif, du Comité de vérification et d'évaluation et du commissaire, selon le cas, sur toute préoccupation relative au caractère adéquat des mécanismes de contrôle interne, de la gestion des risques, des arrangements de gouvernance et de ses plans de vérification.

6.3 Contexte et portée

La portée du présent rapport annuel se limite aux activités que mène la fonction de vérification interne (voir la section 3) et, dans une moindre mesure, au travail réalisé par le BVG dans le contexte de la vérification des états financiers du Commissariat. Si d'autres fournisseurs d'assurance (p. ex. la Commission de la fonction publique) réalisent un travail qui s'inscrit dans les questions abordées dans le présent rapport, celui-ci comprendra les résultats de ce travail, le cas échéant.

Les questions soulevées dans le présent rapport sont celles qui nous ont été soumises; elles n'indiquent pas nécessairement toutes les lacunes existantes ou toutes les améliorations nécessaires en ce qui a trait à la gestion des risques, au contrôle interne et aux processus de gouvernance.

6.4 Limites inhérentes au travail du vérificateur interne

La confiance du vérificateur interne dans ses conclusions n'est jamais absolue, car elle est inévitablement limitée par certains facteurs. Par exemple, le vérificateur est conscient que les conclusions sont ultimement fondées sur le jugement professionnel, que l'échantillon de données n'est pas toujours représentatif, que les tests des contrôles sont limités, que les contrôles auxquels il se fie peuvent avoir des limites intrinsèques et que les preuves sont parfois convaincantes plutôt que concluantes.

La conclusion ne signifie pas que la vérification interne a examiné tous les risques et les assurances liés à l'organisation. Ce n'est que l'un des éléments dont il faut tenir compte lorsque l'on aborde la question de la responsabilité du système de contrôle interne de l'organisation.

6.5 Point de vue sur les processus de gestion des risques, de contrôle interne et de gouvernance

Le concept organisateur du présent rapport est fondé sur les exigences stratégiques concernant la gestion des risques, le contrôle interne et la gouvernance.

Les deux vérifications internes qui se sont terminées en 2010-2011 ont donné lieu à la formulation de recommandations destinées à la direction. Celle-ci a annoncé qu'en date du 31 mars 2011, un plan d'action était en cours de préparation pour chacune de ces deux vérifications et que les deux plans seraient présentés au Comité de vérification et d'évaluation en avril ou en juin 2011.

Les prochaines sections résument les points de vue issus de ces deux vérifications dans les domaines de la gestion des risques, du contrôle interne et de la gouvernance. Ces sections tiennent compte également, le cas échéant, de renseignements fournis dans le cadre d'autres rapports, par exemple, le suivi des recommandations de vérifications antérieures, l'examen des services votés, le RMORCD et l'examen de l'assurance de la qualité du processus de vérification externe des langues officielles.