Comité de vérification et d'évaluation rapport annuel 2010–2011

3.1 Réunions

Le CVÉ a tenu quatre réunions entre le 1^er avril 2010 et le 31 mars 2011 :

• 21 avril 2010
• 23 juin 2010
• 6 octobre 2010
• 24 février 2011

Le Comité a aussi tenu une réunion le 28 mai 2010 avec le Bureau du vérificateur général (BVG) pour discuter du plan relatif à la vérification des états financiers de 2009-2010, ainsi qu'une réunion par téléconférence, le 29 juillet 2010, pour étudier les états financiers vérifiés de 2009-2010 avec le BVG et pour recommander que le commissaire approuve ces états. Les membres du Comité ont également communiqué par courriel de façon régulière sur des sujets importants. À l'exception de la réunion du 28 mai où un des membres n'a pas participé, tous les membres du CVÉ ont toujours été présents aux réunions.

On a rédigé le compte rendu de chaque réunion, qui a été approuvé par les membres du Comité à la réunion suivante.

3.2 Mandat et plan annuel du Comité de vérification et d'évaluation

Le CVÉ a décrit son rôle, ses responsabilités et son fonctionnement dans un mandat qui a été approuvé par le commissaire. Le mandat est révisé de façon périodique afin de veiller à ce qu'il soit conforme à la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor et approuvé de nouveau par le commissaire.

Dans le cadre de son mandat, le CVÉ a élaboré un plan d'activités pluriannuel détaillant comment il entend exécuter ses responsabilités en 2010-2011 et en 2011-2012. Tout au long de l'année, le Comité a surveillé de près l'état d'avancement par rapport au plan.

3.3 Rapport annuel du Comité de vérification et d'évaluation de 2009-2010

Lors de la réunion de juin 2010, le CVÉ a revu l'ébauche de son rapport annuel de 2009-2010. Il a été convenu d'inclure un avant-propos des membres externes du Comité et le mandat du Comité. Le rapport a été approuvé par le Comité avec ces modifications et il est affiché sur le site Web du Commissariat.

Le 9 décembre 2010, les membres externes du CVÉ ont été heureux de présenter les faits saillants du rapport annuel du CVÉ pour l'exercice 2009-2010 aux commissaires adjoints, à l'avocat général et au personnel. Ces présentations ont été une occasion pour le personnel de mieux comprendre le rôle du Comité et l'importance de son travail.

3.4 Perfectionnement professionnel

Les membres du CVÉ continuent d'assister à des séances d'information et à poursuivre leurs activités de perfectionnement professionnel afin d'élargir leur champ de connaissances et leur compréhension des activités du Commissariat et des pratiques exemplaires utilisées pour que le CVÉ puisse s'acquitter de son rôle et de ses responsabilités. Le Bureau du contrôleur général (BCG) a joué un rôle important en appui aux membres du Comité pour leur perfectionnement professionnel et, pendant 2010-2011, un ou plus d'un membre du CVÉ a participé aux activités de perfectionnement professionnel suivantes, commanditées par le BCG :

• mai 2010 – séance de réflexion du Comité de vérification des ministères et organismes (CVMO), qui portait principalement sur le renforcement de la communauté de pratique par l'entremise d'initiatives communautaires;
• novembre 2010 – Symposium du CVMO sur son évolution au cours des quatre dernières années;
• 26 janvier 2011 – atelier du CVMO sur la gestion du risque
• 27 janvier 2011 – atelier du CVMO sur le contrôle de la gestion

4.1 Valeurs et éthique

Au cours de l'année, le Secrétariat du Conseil du Trésor a émis le tableau de bord et les résultats en matière de valeurs et d'éthique pour 2009-2010, découlant du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux (SAFF). Le CVÉ a revu les résultats du sondage et a remarqué le résultat global d' « acceptable ». Malgré ce résultat déjà positif, le Comité a été heureux de remarquer que la gestion a tout de même préparé et mis en place des plans d'action visant le renforcement continu des pratiques dans ce domaine. À titre d'exemple, on note l'introduction de cartes à thème, conçues pour rappeler au personnel les valeurs et le comportement éthique acceptable du Commissariat. Suivant les conseils du Comité, la gestion a consulté d'autres organisations qui ont obtenu de très bons résultats dans ce domaine, dans le but de cibler les pratiques exemplaires que l'organisation pourrait suivre.

La gestion a entrepris une autoévaluation en matière de valeurs et d'éthique, mais de nombreux éléments représentaient un travail trop volumineux pour l'organisation, compte tenu de son manque de capacité pour entreprendre une telle activité pendant l'année. On prévoit de réexaminer cette situation au cours de l'année prochaine.

4.2 Gestion du risque

Conformément à la recommandation antérieure du CVÉ, le profil de risque du Ministère (PRM) est mis à jour chaque année et surveillé chaque six mois. Le CVÉ a étudié le PRM de 2010-2011 et a souligné les risques liés aux activités essentielles du Commissariat comparativement à ceux qui sont de nature plus opérationnelle ou qui offrent des occasions d'innover. Le Comité a appuyé les stratégies d'atténuation conçues pour chacun des quatre risques clés notés dans le PRM, de même que les changements apportés aux champions du risque parmi les commissaires adjoints, afin de mieux associer ces derniers à leurs champs de responsabilités.

Le Comité a également été heureux de remarquer que la gestion du risque a été davantage intégrée au processus de planification des opérations de l'organisation pour l'exercice financier de 2011-2012.

4.3 Cadre de contrôle de la gestion

Dans le cadre de chaque vérification interne et externe, le CVÉ examine des éléments du cadre de contrôle de la gestion du Commissariat aux langues officielles. Durant l'année, il a fait preuve de la diligence requise dans les domaines suivants du cadre de contrôle du Commissariat :

• Mesure du rendement – En réaction aux conseils procurés par le CVÉ et d'autres, la gestion a élaboré une approche innovatrice et pratique pour réorganiser le système de mesure du rendement de l'organisation afin qu'elle soit appropriée à une très petite organisation fédérale. Le Comité appuie l'approche à deux volets qui est actuellement mise en place et en fonction de laquelle une stratégie de mesure du rendement à court terme sera développée et mise en œuvre pour fournir de l'information solide en matière de rendement. Cette information aidera le processus de prise de décision de façon continue tout en tirant parti d'études d'évaluation périodiques pour mesurer les résultats optimaux pour les programmes fondamentaux de l'organisation.
• Planification – le CVÉ a été très impressionné du renforcement continu de la fonction de planification du Commissariat, ce qui comprenait la mise en œuvre d'une approche consultative plus solide afin de revoir et de mettre au point le plan stratégique de l'organisation pour 2010-2013, y compris les priorités et les engagements stratégiques requis pour exécuter ces priorités. Ce processus amélioré a également été utilisé lors de la préparation du Rapport sur les plans et les priorités du Commissariat pour 2012-2013, apportant une plus grande synergie et efficacité, ce qui est d'une importance vitale pour une très petite organisation ayant des ressources limitées.
• Gestion budgétaire – En réaction à l'examen des services votés et à la suite des conseils du CVÉ, le Commissariat a renforcé sa capacité et ses processus en matière de gestion budgétaire. Pour ce faire, le Commissariat a embauché une personne ayant de l'expertise en gestion financière, a communiqué de façon ouverte de l'information sur les dépenses avec les autres directions générales et a mis sur pied un comité de surveillance de la dotation. Ces mesures ont permis à l'organisation d'améliorer le processus de budgétisation horizontale à l'échelle du Commissariat, et à fournir de précieux conseils et de l'appui aux secteurs de programmes dans le cadre de la gestion de leurs budgets tout au long de l'année. Le Comité a également appuyé la décision du commissaire d'inclure des cibles plus poussées pour la gestion du budget dans les ententes sur le rendement des commissaires adjoints, à titre de mécanisme pour renforcer la gestion saine des budgets de programmes. Ces initiatives ont grandement contribué à l'amélioration du suivi, de la surveillance et de la collaboration dans le domaine des budgets à l'échelle de l'organisation.
• Examen de l'assurance de la qualité – Afin de faire observer la Loi sur les langues officielles, le Commissariat utilise une gamme d'outils, y compris une vérification externe des organisations assujetties à la Loi. Le Commissariat a entrepris un examen de l'assurance de la qualité dans le but de cibler les forces et les points à améliorer dans son processus de vérification externe. Le CVÉ a revu les résultats de cet examen et a cerné les points à améliorer avec l'aide du commissaire adjoint de la Direction générale de l'assurance de la conformité. Le Comité a noté la conclusion globale de conformité à la politique sur la vérification externe du Commissariat.
• Politique sur le contrôle interne du CT – Le CVÉ a continué à surveiller le processus de mise en œuvre, par le Commissariat, de cette nouvelle politique, y compris les résultats de l'autoévaluation de la gestion sur les mécanismes de contrôle utilisés dans le cadre des rapports financiers. Le Comité a pris note des huit points à améliorer et est en accord avec le plan d'action de la gestion pour traiter chacun de ces points au cours des deux prochaines années.

Bien que le CVÉ ait fourni des conseils tout au long de l'année dans le but de continuer à renforcer les différents aspects du cadre de contrôle de la gestion, aucune faiblesse importante dans ces mécanismes de contrôle a été remarquée. Comme il a été mentionné dans le présent document, le Comité a été heureux de constater les forces et les améliorations des pratiques en matière de gestion du Commissariat. Au cours de la prochaine année, le CVÉ continuera à surveiller les points cernés dans le présent document et se penchera sur les nouveaux risques et problèmes associés au cadre de contrôle.

4.4 Vérification interne

Lors de la réunion d'avril, le CVÉ a revu le rapport de vérification interne sur l'administration du domaine de la gestion de l'information et la technologie de l'information (GI/TI). Cette vérification a été menée conformément au plan approuvé de vérification interne axé sur les risques pour 2008-2009 à 2010-2011. Bien qu'aucune lacune importante n'ait été soulevée, les vérificateurs ont formulé des recommandations afin d'améliorer les domaines ci-dessous, auxquelles la direction a donné suite dans son plan d'action.

• surveillance effectuée par le Comité consultatif sur la GI/TI
• gestion de projet
• politiques en appui à la gestion de la GI/TI
• financement à long terme

Le CVÉ a examiné ce rapport de vérification interne et a recommandé que le commissaire l'approuve, après que des changements mineurs soient apportés à la réponse de la gestion relativement à l'une des recommandations.

À l'automne de 2010, la Dirigeante principale de la vérification (DPV) a commencé à élaborer le plan de vérification interne pluriannuel de 2011-2012. L'ébauche finale n'a pas été déposée au CVÉ avant le mois d'avril 2011, mais les membres ont contribué au processus au cours de l'année, y compris dans le cadre des éléments de risque et des points importants à considérer pendant l'élaboration du plan.

Les membres externes du Comité ont fourni des commentaires quant à l'exécution de la fonction de vérification interne et à l'évaluation de la DPV. Les membres ont indiqué que le leadership exceptionnel et la diligence dont fait preuve la DPV ont grandement contribué à la réussite de la fonction de vérification interne du Commissariat.

4.5 Bureau du vérificateur général et autres organismes centraux

Le directeur principal de la vérification du Bureau du vérificateur général (BVG) a assisté à la réunion spéciale du CVÉ qui a eu lieu le 28 mai 2010, afin de revoir la lettre d'engagement du BVG pour la vérification des états financiers du Commissariat pour 2009-2010. Il a également pris part à la réunion de février 2011 pour discuter des états financiers de 2010-2011. Le Comité a discuté de la décision du BVG de suivre les nouvelles Normes canadiennes d'audit pour les états financiers de 2010-2011. Le changement le plus important découlant de cette décision sera que la date du rapport de vérification ne sera plus la dernière date du travail de vérification sur place, mais la date à laquelle les états financiers ont été approuvés par le commissaire.

Le directeur principal de la vérification a de plus participé à la réunion du 29 juillet 2010 afin d'effectuer l'examen et de discuter des résultats de la vérification annuelle pour l'exercice prenant fin le 31 mars 2010. Le BVG a émis une opinion sans réserve sur les états financiers. Il n'a relevé aucune lacune importante dans le contrôle interne et n'a pas envoyé de lettre de recommandations.

Bien que le Commissariat ne soit pas assujetti aux vérifications horizontales du Bureau du contrôleur général du Canada (BCG), le CVÉ revoit les rapports de vérification du BCG et en discute afin de déterminer si certaines questions soulevées dans ces rapports s'appliquent au Commissariat. Lors de la réunion d'octobre, le CVÉ a revu les constatations et les recommandations relevées au sein des vérifications horizontales suivantes que le BCG a menées dans de petits ministères et organismes et a discuté de leur applicabilité au Commissariat :

• passation de marchés de services professionnels et techniques et de services de travail temporaire;
• mécanismes de contrôle des dépenses à risque élevé.

Aucun problème n'a alors été soulevé par la direction ni par le CVÉ.

4.6 Suivi des plans d'action de la direction

Le CVÉ surveille les progrès accomplis par la gestion pour mettre en œuvre des plans d'action découlant de rapports de vérification interne et ce, jusqu'à ce que toutes les recommandations aient été mises en œuvre de façon satisfaisante ou qu'elles ne soient plus pertinentes. Pour faciliter ce processus, la gestion rendra compte des progrès accomplis au CVÉ et à la DPV deux fois par année dont une fois par année le rapport sera présenté au CVÉ par la gestion et l'autre fois par la DPV à moins d'avis contraire.

Au cours de l'année, le CVÉ a étudié les progrès accomplis dans le cadre de la mise en œuvre des plans d'action de la gestion pour la vérification des pratiques de gestion en ressources humaines et la vérification de l'administration du domaine de GI/TI. Le Comité était satisfait des progrès accomplis et aucun problème important n'a été soulevé.

4.7 États financiers et comptes publics

Puisque le commissaire est un agent du Parlement, le BVG vérifie les états financiers du Commissariat pour tous les exercices. Comme nous l'avons indiqué dans la section 4.5, le CVÉ a rencontré un représentant du BVG afin de discuter des états financiers vérifiés du Commissariat pour 2009-2010. Le CVÉ a recommandé que le commissaire approuve les états financiers.

4.8 Rapports de reddition de comptes

Les membres du CVÉ ont examiné le Rapport ministériel sur le rendement (RMR) pour 2009-2010 et le Rapport sur les plans et les priorités (RPP) pour 2011-2012 du Commissariat. Leur examen du Plan stratégique de 2010-2013 de l'organisation a facilité celui du RPP.

Les membres ont formulé des conseils et des recommandations visant à renforcer ces rapports de reddition de comptes avant que ces documents ne soient approuvés par le commissaire.

5.1 Examen des services votés

Récemment, le Commissariat a entrepris l'examen des services votés, conçu pour cibler les ressources financières et le personnel requis pour que l'organisation puisse exécuter son mandat au cours des cinq prochaines années, en portant une attention particulière à l'affectation et la réaffectation des ressources actuelles. Le Comité a accueilli avec satisfaction et appuie entièrement l'initiative de la gestion d'entreprendre cet examen. Le CVÉ a étudié les résultats de l'examen ainsi que le plan d'action de la gestion pour traiter des recommandations. Le CVÉ a souligné le besoin d'établir des priorités pour les recommandations et les suivis nécessaires et a aussi donné des conseils pour renforcer les mesures pour donner suite aux recommandations.

5.2 Présentation au CT ayant trait à la GI/TI

Le CVÉ a continué de fournir des conseils et du soutien à la préparation de la soumission du Commissariat au Conseil du Trésor dans le cadre de ses investissements en matière de gestion de l'information et de technologie de l'information (GI/TI). En appui à cette soumission, l'organisation a réaffecté un montant de 800 000 $ du financement annuel au cours de l'année de ses trois directions générales au secteur de la GI/TI, ce qui a permis à ce secteur de moderniser son infrastructure de TI et d'être mieux placé pour terminer ses investissements dans ce secteur. Les nouveaux investissements en matière de GI/TI permettront à l'organisation d'améliorer l'exécution de ses programmes et services. Les coûts continus font aussi partie de la présentation au CT et devraient refléter le financement additionnel requis pour entretenir cette très importante infrastructure de TI, ainsi que les investissements futurs en GI/TI.

5.3 Agents du Parlement

Le CVÉ a étudié le document préparé par les agents du Parlement et envoyé aux parlementaires, afin de mettre en évidence leur responsabilité et de trouver des mesures d'amélioration. Le Comité a félicité le commissaire et ses collègues pour le leadership et la diligence dont ils ont fait preuve dans ce domaine.

5.4 Rôle des bureaux régionaux

En s'appuyant sur l'examen du rôle des bureaux régionaux effectué l'année dernière, la gestion a conçu un plan et un processus pour exécuter la nouvelle structure, le nouveau rôle et les nouvelles responsabilités proposés pour les bureaux régionaux. Le Comité a reçu une mise à jour sur cette initiative clé et a convenu de l'approche et du plan, y compris l'établissement d'indicateurs de réussite clés qui seront surveillés et sur lesquels on rendra compte.