Archivé - Rapport annuel en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels 2009-2010

Introduction

Promulguée le 1er juillet 1983, la Loi sur la protection des renseignements personnels donne aux particuliers l’accès aux renseignements les concernant, qui sont détenus par le gouvernement fédéral, sous réserve de certaines exceptions particulières et limitées. Elle protège également la vie privée de chacun en empêchant d’autres personnes d’avoir accès à ses renseignements personnels. De plus, elle confère aux particuliers des droits fondamentaux sur la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels.

Le Commissariat aux langues officielles (le Commissariat) est assujetti à la Loi sur la protection des renseignements personnels depuis 1983. Le Commissariat a confié les fonctions de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels au coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP), un poste créé tout spécialement à cette fin.

Le Commissariat aux langues officielles a pour mandat de prendre toutes les mesures nécessaires pour atteindre les trois grands objectifs de la Loi sur les langues officielles, soit :

• l’égalité du français et de l’anglais au sein du Parlement, du gouvernement du Canada, de l’administration fédérale et des institutions assujetties à la Loi;
• le maintien et l’épanouissement des communautés de langue officielle au Canada;
• l’égalité du français et de l’anglais dans la société canadienne.

Aux termes de l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, à la fin de chaque exercice financier, chacun des responsables d’une institution fédérale établit pour présentation au Parlement un rapport d’application de la Loi. Ce rapport décrit comment le Commissariat s’est acquitté de ses responsabilités relatives à la protection des renseignements personnels au cours de l’exercice 2009‑2010.

Organisation des activités

Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels, les renseignements recueillis au Commissariat ne servent qu’aux fins pour lesquelles ils ont été obtenus et ils sont surtout de nature utilitaire (p. ex., nom et adresse des personnes qui déposent des plaintes auprès du commissaire en vertu de la Loi sur les langues officielles, listes d’envoi, rémunération, congés, voyages). Les renseignements en question permettent notamment au commissaire de communiquer aux personnes intéressées le résultat des enquêtes ou ils servent à gérer les ressources humaines et matérielles de l’organisme.

La responsabilité à l’égard des réponses à donner aux demandes de renseignements personnels relève du Secteur de la gestion de l’information et de la technologie de l’information. Le Commissariat a des procédures internes concernant la protection des renseignements personnels et il les a communiquées au personnel par écrit, pendant des séances d’information, en groupe ou individuellement. Il continue d’améliorer ses procédures internes et de les communiquer aux membres du personnel.

Le Commissariat a également instauré une procédure permettant de dresser une liste des nouveaux employés et sous-traitants qui créent ou utilisent l’information de l’organisme. Ces personnes sont invitées à assister à des séances de sensibilisation et de formation.

Le coordonnateur de l’AIPRP surveille la mise en œuvre de la Loi sur la protection des renseignements personnels au sein du Commissariat et veille à son respect. L’Unité de l’AIPRP reçoit les demandes, sollicite au besoin des éclaircissements auprès de leur auteur, et obtient les documents requis auprès des secteurs visés du Commissariat

Dans chacun des principaux secteurs du Commissariat, des agents de liaison désignés aident les membres du personnel sur place à repérer et à rassembler les documents. L’Unité de l’AIPRP analyse les documents fournis par les secteurs et en profite pour leur demander leur avis. Les secteurs mènent un examen officiel des documents traités avant que ceux‑ci ne soient communiqués aux demandeurs.

Délégation de pouvoir

Le coordonnateur de l’AIPRP exerce par délégation le pouvoir de surveiller la mise en œuvre de la Loi sur la protection des renseignements personnels au sein du Commissariat, de veiller au respect de la Loi et d’accorder les exemptions nécessaires.

Rapport statistique et interprétation

Le rapport statistique 2009-2010 du Commissariat concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels est annexé au présent rapport.

Au cours de l’exercice 2009-2010, le Commissariat a reçu aucune demande en vertu de la Loi. Il ne signale aucune tendance particulière ni d’application des exceptions et des exclusions.

Activités de formation et d’éducation

En 2009-2010, le personnel du Commissariat a été informé de l’existence de la Loi grâce à des communications écrites, à des séances d’information et à la prestation de conseils, individuellement ou en groupe.

Plaintes et enquêtes

Aucune plainte concernant le Commissariat n’a été déposée auprès du commissaire à la protection de la vie privée en 2009‑2010.

Appels à la Cour fédérale

Aucun appel concernant le Commissariat n’a été interjeté devant la Cour fédérale pendant l’exercice 2009-2010.

Atteinte à la vie privée

Aucune atteinte à la vie privée ne s’est produite au Commissariat en 2009-2010.