Archivé - Rapport annuel en vertu de la Loi sur l'accès à l'information 2008-2009

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Introduction

Promulguée le 1er juillet 1983, la Loi sur l’accès à l’information donne aux citoyens canadiens et aux résidents permanents un vaste droit d’accès à l’information contenue dans les documents du gouvernement fédéral, sous réserve de certaines exceptions particulières et limitées.

À la suite de l’adoption de la Loi fédérale sur la responsabilité, le Commissariat aux langues officielles (le Commissariat) est devenu assujetti aux exigences de la Loi sur l’accès à l’information à partir du 1er avril 2007. Il a confié les fonctions de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels au coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP), un poste créé tout spécialement à cette fin.

Le Commissariat aux langues officielles a pour mandat de prendre toutes les mesures nécessaires pour atteindre les trois grands objectifs de la Loi sur les langues officielles, soit :

l’égalité du français et de l’anglais au sein du Parlement, du gouvernement du Canada, de l’administration fédérale et des institutions assujetties à la Loi;
le maintien et l’épanouissement des communautés de langue officielle au Canada;
l’égalité du français et de l’anglais dans la société canadienne.

Aux termes de l’article 72 de la Loi sur l’accès à l’information, à la fin de chaque exercice financier, chacun des responsables d’une institution fédérale établit pour présentation au Parlement un rapport d’application de la Loi. Ce rapport décrit comment le Commissariat s’est acquitté de ses responsabilités relatives à l’accès à l’information au cours de l’exercice 2008-2009.

Organisation des activités

Conformément à la Loi sur l’accès à l’information, les renseignements recueillis au Commissariat ne servent qu’aux fins pour lesquelles ils ont été obtenus et ils sont surtout de nature utilitaire (p. ex., nom et adresse des personnes qui déposent des plaintes auprès du commissaire en vertu de la Loi sur les langues officielles, listes d’envoi, rémunération, congés, voyages). Les renseignements en question permettent notamment au commissaire de communiquer aux personnes intéressées le résultat des enquêtes ou ils servent à gérer les ressources humaines et matérielles de l’organisme.

La responsabilité à l’égard des réponses à donner aux demandes d’accès à l’information relève du Secteur de la gestion de l’information et de la technologie de l’information. Le Commissariat a des procédures internes relativement à l’accès à l’information et il les a communiquées au personnel par écrit, pendant des séances d’information, en groupe ou individuellement.

Le Commissariat a également instauré une procédure permettant de dresser une liste des nouveaux employés et sous-traitants qui créent ou utilisent l’information de l’organisme. Ces personnes sont invitées à assister à des séances de sensibilisation et de formation.

Le coordonnateur de l’AIPRP surveille la mise en œuvre de la Loi sur l’accès à l’information au sein du Commissariat et veille à son respect. L’Unité de l’AIPRP reçoit les demandes, sollicite au besoin des éclaircissements auprès de leur auteur, et obtient les documents requis auprès des secteurs visés du Commissariat.

Dans chacun des principaux secteurs du Commissariat, des agents de liaison désignés aident les membres du personnel sur place à repérer et à rassembler les documents. Sur demande, on effectue également des estimations à cet échelon. L’Unité de l’AIPRP analyse les documents fournis par les secteurs et en profite pour leur demander leur avis. Les secteurs mènent un examen officiel des documents traités avant que ceux‑ci ne soient communiqués aux demandeurs.

Délégation de pouvoir

Le coordonnateur de l’AIPRP exerce par délégation le pouvoir de surveiller la mise en œuvre de la Loi sur l’accès à l’information au sein du Commissariat, de veiller au respect de la Loi et d’accorder les exemptions nécessaires.

Rapport statistique et interprétation

Le rapport statistique 2008-2009 du Commissariat concernant la Loi sur l’accès à l’information est annexé au présent rapport.

Au cours de l’exercice 2008-2009, le Commissariat a reçu peu de demandes en vertu de la Loi. Il ne signale aucune tendance particulière ni d’application des exceptions et des exclusions.

Activités de formation et d’éducation

En 2008-2009, le personnel du Commissariat a été informé de l’existence de la Loi grâce à des communications écrites, à des séances d’information et à la prestation de conseils, individuellement ou en groupe. On a surtout fait attention à la communication de l’intention du législateur par rapport à ce texte de loi et aux obligations connexes pour les membres du personnel et les gestionnaires de programmes. On a également mis en valeur les nouvelles dispositions de la Loi qui contribuent à la réalisation du mandat du commissaire. Les séances ont été offertes à deux reprises, de façon ponctuelle. Une séance traitant particulièrement des besoins des agents de liaison a été offerte sur demande pendant cette période également.

Plaintes et enquêtes

Deux plaintes concernant le Commissariat ont été déposées auprès du commissaire à l’information en 2008‑2009. La première plainte concernait les exceptions appliquées refusant la divulgation des documents et a été abandonnée par le demandeur. La deuxième plainte concernait l’existence des documents et a été rapporté dans l’année 2009-1010.