Vérification de la gestion de l’information 2019
Sommaire
Contexte
L’information est la pierre angulaire d’un gouvernement démocratique, efficace et responsable. En conséquence, il faut bien gérer l’information pendant toute la durée de son cycle de vie afin d’assurer l’efficacité, la réceptivité et la faculté d’intervention du gouvernement. L’information gérée par les institutions fédérales permet de documenter les interventions du gouvernement et de préserver l’histoire canadienne. Les gouvernements actuel et futurs s’appuient sur l’information pour rendre compte au public, faire une planification judicieuse et prendre de bonnes décisions. L’information est un atout précieux et doit être traitée comme telle, une responsabilité qui incombe à tous les employés, comme l’établit la Directive sur les rôles et responsabilités en matière de gestion de l’information du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT).
Bien que le Commissariat aux langues officielles ne soit pas assujetti à la surveillance du Secrétariat du Conseil du Trésor comme les autres ministères fédéraux, il est néanmoins tenu de se conformer aux politiques des organismes centraux. La Politique sur la gestion de l’information du SCT établit les fondements des activités de gestion de l’information de l’organisation et définit les attentes à cet égard. Les directives et normes connexes du SCT, en particulier la Directive sur la tenue de documents du SCT, décrivent les pratiques que devraient appliquer les ministères pour créer, acquérir et saisir les ressources documentaires ayant une valeur opérationnelle, les gérer et en protéger l’intégrité. Le commissaire assume seul la responsabilité de surveiller et d’assurer la conformité de l’organisation à cette politique et à ces directives. Il incombe également au commissaire d’intervenir dans les cas de non-conformité selon les modalités des instruments du Conseil du Trésor portant sur la gestion de la conformité.
Depuis la mise en œuvre d’une solution intégrée de gestion de l’information en 2012, le Commissariat est confronté à certains défis liés à l’utilisation cohérente et systématique de l’architecture de l’information, aux autorisations d’accès et à la détermination des ressources documentaires de valeur opérationnelle ou durable. Pour relever ces défis et améliorer la gestion de l’information et les pratiques de tenue de documents au Commissariat, le Bureau de tenue d’information (BTI) a lancé une Initiative de restructuration de la GI en 2018. Actuellement en cours, cette initiative a pour objet d’élaborer des cadres d’information adaptés aux activités de programme et conformes aux directives du SCT et de Bibliothèque et Archives Canada.
Objectif et portée de la vérification
Cette vérification avait pour objectif d’évaluer la pertinence et l’efficacité de la gestion de l’information au Commissariat aux langues officielles.
Plus précisément, la vérification visait à déterminer :
- si le Commissariat a mis en œuvre un cadre de contrôle de gestion efficace, comportant un cadre stratégique et tenant compte de la reddition de comptes, des rôles et responsabilités, de la surveillance et de la production de rapports, afin d’atténuer les risques liés à la GI;
- si le Commissariat a mis en œuvre des mécanismes de contrôle opérationnels et techniques efficaces dans l’ensemble de l’organisation, y compris des méthodes et des outils de tenue de documents, le suivi des exigences en matière de GI et des activités de sensibilisation et de formation, afin d’atténuer les risques liés à la GI.
La vérification a été circonscrite aux activités et initiatives de GI d’avril 2018 à janvier 2019. Elle a porté sur le cadre et les pratiques actuelles de GI, et sur les progrès réalisés par rapport à l’Initiative de restructuration de la GI.
Constatations positives
Pendant le déroulement de la vérification, un certain nombre de points forts ont été relevés, notamment :
- Des organes de gouvernance sont en place pour surveiller les initiatives de GI et les risques connexes.
- Les rôles et responsabilités en matière de GI et les exigences de tenue de documents sont formellement définis au moyen de cadres d’information.
- Le Comité exécutif a défini les priorités en matière de GI et les a intégrées aux ententes de rendement des cadres.
- Le Commissariat dispose d’un cadre stratégique de GI complet.
- L’Initiative de restructuration de la GI est un projet d’envergure visant à répondre aux exigences de la Directive sur la tenue de documents du SCT.
Conclusion
Selon les conclusions de la vérification, bien que certains contrôles de gestion soient en place pour la GI, il existe certaines possibilités d’amélioration en ce qui concerne la pertinence et l’efficacité de la gestion de l’information du Commissariat aux langues officielles.
Plus précisément, l’équipe de vérification n’a trouvé aucune indication selon laquelle un plan de projet clairement défini et des exigences en matière de mobilisation des intervenants avaient été mis au point et communiqués. Le Commissariat n’a pas élaboré de cadre de mesure du rendement adéquat pour surveiller les activités de GI, la mise en œuvre de l’Initiative de restructuration de la GI et la conformité aux exigences en matière de GI ni en rendre compte. Le Bureau de tenue d’information n’a pas préparé suffisamment de matériel d’orientation sur l’utilisation d’autres outils de GI. Le Bureau de tenue d’information n’a pas non plus formellement planifié sa stratégie de formation et de communication dans le contexte de l’Initiative de restructuration de la GI afin de veiller à ce que les intervenants connaissent et comprennent bien les exigences énoncées dans les cadres d’information.
Dans l’ensemble, l’équipe de vérification a constaté que le Commissariat est sur la bonne voie en ce qui a trait à la gestion de l’information, en particulier en ce qui concerne l’Initiative de restructuration de la GI et les cadres d’information connexes, qui visent à assurer la conformité aux directives en matière de GI du SCT. Étant donné que les cadres d’information avaient à l’origine été élaborés en 2012 après la mise en œuvre du SIGE, mais n’avaient jamais été entièrement mis en œuvre, il est essentiel que le Commissariat continue de faire connaître les exigences en matière de GI énoncées dans les cadres d’information, d’exercer une surveillance à cet égard et d’en rendre compte.
Recommandations
L’équipe de vérification a cerné des domaines dans lesquels les pratiques et processus de contrôle de gestion pourraient être améliorés, ce qui la pousse à formuler les recommandations suivantes :
- Moyen : Le directeur, GI-TI, Direction générale de la gestion intégrée, devrait dresser un plan de projet formel pour les initiatives de GI, qui dicterait le niveau d’effort attendu du responsable opérationnel/champion de la GI afin d’assurer une mobilisation suffisante des intervenants et d’accroître la probabilité que les facteurs de succès énoncés soient atteints.
- Moyen/Élevé : Le directeur, GI-TI, Direction générale de la gestion intégrée, devrait veiller à ce que des activités périodiques de surveillance de la mise en œuvre de l’Initiative de restructuration de la GI et de la conformité aux exigences en matière de tenue de documents soient menées par le Bureau de tenue d’information et les responsables des processus opérationnels, et que ces activités soient placées sous la surveillance du comité de gouvernance pertinent.
- Moyen : Le directeur, GI-TI, Direction générale de la gestion intégrée, en consultation avec les autres commissaires adjoints, devrait élaborer des directives sur les outils de GI accessibles, hormis le SIGE et les courriels, afin d’en assurer l’utilisation correcte.
- Moyen : Le directeur, GI-TI, Direction générale de la gestion intégrée, devrait veiller à ce que, dans le cadre de l’Initiative de restructuration de la GI, soient menées des activités de formation et de sensibilisation pertinentes et exhaustives sur les exigences en matière de tenue de documents. À cette fin, il faudrait utiliser les cadres d’information afin de veiller à ce que tous les rôles et responsabilités en matière de GI du responsable du processus et du facilitateur du processus soient dûment communiqués, compris et mis en œuvre.
1. Contexte
L’information est la pierre angulaire d’un gouvernement démocratique, efficace et responsable. En conséquence, il faut bien gérer l’information pendant toute la durée de son cycle de vie afin d’assurer l’efficacité, la réceptivité et la faculté d’intervention du gouvernement. L’information gérée par les institutions fédérales permet de documenter les interventions du gouvernement et de préserver l’histoire canadienne. Les gouvernements actuel et futurs s’appuient sur l’information pour rendre compte au public, faire une planification judicieuse et prendre de bonnes décisions. L’information est un atout précieux et doit être traitée comme telle, une responsabilité qui incombe à tous les employés, comme l’établit la Directive sur les rôles et responsabilités en matière de gestion de l’information du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT).
Le commissaire aux langues officielles est un agent du Parlement appuyé par le Commissariat aux langues officielles. Le mandat du commissaire aux langues officielles lui est conféré par l’article 56 de la Loi sur les langues officielles.
Le commissaire aux langues officielles du Canada a pour mandat de prendre, dans le cadre de sa compétence, toutes les mesures nécessaires à la réalisation des trois grands objectifs de la Loi sur les langues officielles, soit :
- l’égalité du français et de l’anglais au sein du Parlement, du gouvernement du Canada, de l’administration fédérale et des institutions assujetties à la Loi sur les langues officielles;
- le maintien et l’épanouissement des communautés de langue officielle en situation minoritaire au Canada;
- l’égalité du français et de l’anglais dans la société canadienne.
Pour que les trois grands objectifs de la Loi sur les langues officielles se réalisent, le commissaire aux langues officielles du Canada assume les rôles d’ombudsman, de vérificateur, de liaison, de vigie, de promoteur et d’éducateur, d’intervenant devant les tribunaux et de rapporteur.
Bien que le Commissariat aux langues officielles ne soit pas assujetti à la surveillance du Secrétariat du Conseil du Trésor comme les autres ministères fédéraux, il est néanmoins tenu de se conformer aux politiques des organismes centraux. La Politique sur la gestion de l’information du SCT établit les fondements des activités de gestion de l’information de l’organisation et définit les attentes à cet égard. Les directives et normes connexes du SCT, en particulier la Directive sur la tenue de documents du SCT, décrivent les pratiques que devraient appliquer les ministères pour créer, acquérir et saisir les ressources documentaires ayant une valeur opérationnelle, les gérer et en protéger l’intégrité. Le commissaire assume seul la responsabilité de surveiller et d’assurer la conformité de l’organisation à cette politique et à ces directives. Il incombe également au commissaire d’intervenir dans les cas de non-conformité selon les modalités des instruments du Conseil du Trésor portant sur la gestion de la conformité.
Fort de près de 50 ans d’expertise en matière de langues officielles, le Commissariat joue un rôle clé dans l’avancement des connaissances. Il continue d’utiliser des données probantes et l’information la plus récente sur les langues officielles afin de parfaire la compréhension des enjeux en cause et des possibilités d’interprétation et d’application de la loi. À cette fin, les différents secteurs et les différentes régions du Commissariat utilisent des sources d’information variées, comme des documents imprimés, des documents électroniques, des courriels et d’autres logiciels.
Le Commissariat a établi une structure de gouvernance centralisée pour gérer les activités de gestion de l’information (GI) et de technologie de l’information (TI), la responsabilité ultime reposant sur le Comité exécutif du Commissariat. Le Bureau de tenue d’information, qui fait partie de la Direction de la GI-TI, est chargé de tenir tous les documents imprimés et électroniques du Commissariat, y compris les documents sonores, les vidéos, l’information électronique et l’information imprimée, à l’exception des publications destinées à la consommation publique que l’on peut trouver à la bibliothèque. Le Bureau de tenue d’information offre également une formation sur les principes de gestion de l’information et de tenue de documents.
Depuis la mise en œuvre d’une solution intégrée de gestion de l’information en 2012, le Commissariat est confronté à certains défis liés à l’utilisation cohérente et systématique de l’architecture de l’information, aux autorisations d’accès et à la détermination des ressources documentaires de valeur opérationnelle ou durable. Pour relever ces défis et améliorer la gestion de l’information et les pratiques de tenue de documents au Commissariat, le Bureau de tenue d’information (BTI) a lancé une Initiative de restructuration de la GI en 2018. Actuellement en cours, cette initiative a pour objet d’élaborer des cadres d’information adaptés aux activités de programme et conformes aux directives du SCT et de Bibliothèque et Archives Canada.
Étant donné l’importance de la GI pour le Commissariat, la présente vérification a été intégrée au plan de vérification axé sur les risques 2017-2020.
2. À propos de la vérification
2.1 Objectif de la vérification
L’objectif de la vérification était d’évaluer la pertinence et l’efficacité de la gestion de l’information au Commissariat aux langues officielles.
Plus précisément, la vérification visait à déterminer :
- si le Commissariat a mis en œuvre un cadre de contrôle de gestion efficace, comportant un cadre stratégique et tenant compte de la reddition de comptes, des rôles et responsabilités, de la surveillance et de la production de rapports, afin d’atténuer les risques liés à la GI;
- si le Commissariat a mis en œuvre des mécanismes de contrôle opérationnels et techniques efficaces dans l’ensemble de l’organisation, y compris des méthodes et des outils de tenue de documents, le suivi des exigences en matière de GI et des activités de sensibilisation et de formation, afin d’atténuer les risques liés à la GI.
2.2 Portée
La vérification a été circonscrite aux activités et initiatives de GI d’avril 2018 à janvier 2019. Elle a porté sur le cadre et les pratiques actuelles de GI, et sur les progrès réalisés par rapport à l’Initiative de restructuration de la GI.
Le travail de vérification s’est penché sur les pratiques de GI dans l’ensemble du Commissariat. On a sélectionné un échantillon de processus opérationnels et de cadres d’information connexes afin d’évaluer en profondeur les activités de GI, y l’application régionale des exigences en matière de GI. Cette évaluation a examiné le cycle de vie complet des activités, des systèmes et des outils de GI utilisés pour stocker l’information (c.-à-d. SIGE, CRM, CSM Enterprise, Outlook, OneNote et les lecteurs partagés). Les processus opérationnels ont été sélectionnés selon les critères suivants :
- Participation de plusieurs intervenants (y compris aspect régional);
- Activités faiblement structurées (p. ex., tâches administratives comme comptes rendus de décisions du comité de gouvernance).
3. Approche et méthodologie
Cette vérification s’est déroulée selon une approche et une méthodologie conformes au Cadre international de référence des pratiques professionnelles (Normes de l’Institut des auditeurs internes) et à la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor. Ces normes exigent que la vérification soit planifiée et exécutée de manière à obtenir une garantie raisonnable que les objectifs de la vérification sont atteints. La vérification comportait diverses analyses jugées nécessaires pour fournir une telle garantie. Les vérificateurs internes ont exécuté le travail avec le degré d’indépendance et d’objectivité prescrit par les Normes de l’Institut des auditeurs internes.
La vérification comportait les tâches clés suivantes :
- Déterminer et examiner les politiques, directives et lignes directrices pertinentes;
- Examiner et analyser les documents pertinents liés à la GI;
- Analyse de données;
- Entrevues auprès des intervenants clés;
- Revue des processus et systèmes de GI;
- Analyse de l’information non financière;
- Autres méthodes pertinentes jugées nécessaires par l’équipe de vérification.
Les recommandations ont été notées selon la méthode de notation du risque pour les vérifications et les évaluations du Commissariat. Pour plus de détails, se reporter à l’annexe A.
Dans le cadre de cet examen, l’équipe de vérification a également examiné l’instrument de délégation des pouvoirs en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) du Commissariat. Les délégués en matière d’AIPRP , formellement autorisés par le commissaire, sont les titulaires des postes de directeur GI/TI et de coordonnateur de l’AIPRP , et excluent le directeur général des services organisationnels, à qui le directeur et le coordonnateur rendent compte. Bien que cette exclusion ne soit pas requise, l’équipe de vérification a constaté l’existence d’exclusions semblables dans les instruments de délégation d’autres agents du Parlement.
3.1 Critères de vérification
Les critères de vérification suivants ont été fixés pendant la phase d’évaluation des risques et de planification de la vérification. Ils sont principalement tirés du Cadre sur les objectifs de contrôle de l’information et des technologies connexes (COBIT) de l’Association des professionnels de la vérification et du contrôle des systèmes d’information (ISACA), de même que des politiques, procédures et directives pertinentes du Conseil du Trésor et du Commissariat. Le déroulement de la vérification sur le terrain et les conclusions générales ont été guidés par ces critères.
Secteur d’intérêt 1 : Contrôles de gestion
Fournir l’assurance que le Commissariat a mis en œuvre un cadre de contrôle de gestion efficace abordant la reddition de compte, les politiques et la surveillance afin d’atténuer les risques liés à la gestion de l’information.
- Critère 1.1 : Un cadre de gouvernance efficace et des organes de surveillance ont été mis en place pour assurer une surveillance suffisante des initiatives de GI et des risques connexes.
- Critère 1.2 : Les rôles et responsabilités en matière de GI, de même que leur répartition entre le Bureau de tenue d’information et les directions générales, y compris l’AC et les régions, sont clairement définis et communiqués.
- Critère 1.3 : Un plan de GI axé sur le risque a été formellement adopté afin de gérer les initiatives de GI, les risques de GI et les exigences de conformité en matière de GI.
- Critère 1.4 : Le cadre stratégique et la stratégie de communication connexe assurent l’application uniforme des exigences en matière de GI dans l’ensemble de l’organisation.
- Critère 1.5 : Un processus de surveillance du rendement et de production de rapports permet d’évaluer le rendement de la GI, d’en rendre compte et de suivre l’évolution de la situation de la GI.
Secteur d’intérêt 2 : Mécanismes de contrôle opérationnels et techniques
Fournir l’assurance que le Commissariat a mis en œuvre des mécanismes de contrôle opérationnels et techniques efficaces dans l’ensemble de l’organisation afin d’atténuer les risques liés à la gestion de l’information.
- Critère 2.1 : Des méthodes, des mécanismes et des outils clés sont mis en place afin de respecter les exigences en matière de tenue de documents tout au long du cycle de vie de l’information.
- Critère 2.2 : Des processus adéquats de surveillance de la conformité aux exigences internes et externes en matière de GI sont en place et des mesures de suivi sont mises en œuvre pour veiller à ce que les lacunes soient promptement comblées.
- Critère 2.3 : Un processus efficace de sensibilisation et de formation en matière de GI adapté aux différents groupes d’utilisateur est en place.
4. Résumés des points forts
Pendant le déroulement de la vérification, un certain nombre de points forts ont été relevés, notamment :
- Des organes de gouvernance sont en place pour surveiller les initiatives de GI et les risques connexes.
- Les rôles et responsabilités en matière de GI et les exigences de tenue de documents sont formellement définis au moyen de cadres d’information.
- Le Comité exécutif a défini les priorités en matière de GI et les a intégrées aux ententes de rendement des cadres.
- Le Commissariat dispose d’un cadre stratégique de GI complet.
- L’Initiative de restructuration de la GI est un projet d’envergure visant à répondre aux exigences de la Directive sur la tenue de documents du SCT.
5. Observations et recommandations
5.1 Planification de la GI
Observations
L’équipe de vérification s’attendait à ce que les activités et les priorités en matière de GI soient formellement couchées par écrit, planifiées et communiquées à tous les intervenants pertinents.
Bien que le Bureau de tenue d’information ait souligné que de nombreuses discussions ont eu lieu et que des exposés ont été présentés aux responsables opérationnels et à leur champion de GI concernant l’Initiative de restructuration de la GI, l’équipe de vérification n’a trouvé aucune indication selon laquelle un plan de projet et des exigences en matière de mobilisation des intervenants avaient été clairement définis et communiqués.
Le Commissariat n’a pas dressé de plan opérationnel de GI pour 2018-2019. Les activités liées à la GI menées pendant cet exercice ont été en grande partie régies par l’Initiative de restructuration de la GI, qui a été approuvée par COMEX. Le principal objectif de l’Initiative de restructuration de la GI est de veiller à ce que le Commissariat se conforme à la Directive sur la tenue de documents du SCT. L’initiative a aussi les objectifs suivants :
- Aider les employés du Commissariat à mieux gérer l’information de l’organisation tout au long de son cycle de vie et les guider à cet égard;
- Accroître la connaissance des intervenants en ce qui a trait à leurs rôles et responsabilités se rapportant aux exigences en matière de GI.
Au départ, l’Initiative de restructuration de la GI a été définie au moyen d’un plan de projet global prévoyant des activités générales. Bien que la haute direction ait indiqué que cette initiative était une priorité du Commissariat, le Bureau de tenue d’information n’a pas défini ni communiqué le niveau d’effort nécessaire attendu des responsables opérationnels. Étant donné que cette initiative était susceptible d’occasionner un important travail supplémentaire pour les responsables opérationnels (p. ex., nettoyage du SIGE), les niveaux d’effort auraient dû être estimés puis communiqués par la haute direction afin que le Commissariat planifie ses priorités globales en conséquence. L’équipe de vérification a remarqué que le Bureau de tenue d’information n’avait pas assuré de suivi de l’avancement des travaux menés dans le cadre de cette initiative par rapport aux délais d’exécution prévus dans les différents secteurs d’activité. Les personnes interviewées ont toutefois fait observer qu’elles n’avaient pas d’expertise en GI et qu’elles n’avaient donc pas une connaissance précise du degré d’effort exigé par l’Initiative de restructuration de la GI.
On note que le haut taux de roulement des employés ayant un rôle clé à jouer dans le cadre de l’Initiative de restructuration de la GI pourrait expliquer certains problèmes de mobilisation des intervenants.
Une mobilisation suffisante des intervenants permet également de veiller à ce que les cadres d’information soient correctement mis en œuvre, par opposition à leur première version, mise au point lors du lancement du SIGE en 2012, qui n’avait jamais été entièrement mise en œuvre.
Recommandation 1
Le directeur, GI-TI, Direction générale de la gestion intégrée, devrait dresser un plan de projet formel pour les initiatives de GI, qui dicterait le niveau d’effort attendu du responsable opérationnel/champion de la GI afin d’assurer une mobilisation suffisante des intervenants et d’accroître la probabilité que les facteurs de succès énoncés soient atteints.
Niveau de risque global : Moyen
5.2 Surveillance du rendement et production de rapports de rendement
Observations
L’équipe de vérification s’attendait à ce qu’un processus de surveillance du rendement et de production de rapports de rendement soit en place pour évaluer le rendement de la GI et en rendre compte, et à ce que des processus soient mis en œuvre pour surveiller la conformité aux exigences en matière de GI.
Bien que le Bureau de tenue d’information recueille des données statistiques sur les activités de GI (formations suivies, mise hors services des lecteurs partagés, demandes liées au SIGE), l’équipe de vérification a constaté que le Commissariat n’a pas dressé de cadre de mesure du rendement adéquat pour surveiller les activités de GI, la mise en œuvre de l’Initiative de restructuration de la GI et la conformité aux exigences de GI ni en rendre compte.
Surveillance de l’Initiative de restructuration de la GI
L’équipe de vérification a constaté que le plan de projet de l’Initiative de restructuration de la GI définit des critères de succès assortis d’indicateurs mesurables, notamment :
- Approbation des cadres d’information;
- Établissement d’une liste des ressources documentaires;
- Examen et mise à jour des permissions dans le SIGE;
- Examen et approbation des calendriers de conservation;
- Création d’une communauté de pratiques afin d’assurer l’amélioration continue du traitement de l’information au Commissariat.
L’équipe de vérification a constaté que le Bureau de tenue d’information assure un suivi et une reddition de compte à l’égard de l’avancement global de l’Initiative de restructuration de la GI dans les différents secteurs d’activité par rapport aux résultats et aux délais prévus. Toutefois, à l’heure actuelle, le Commissariat ne mesure pas les facteurs de succès de l’Initiative, n’en assure pas le suivi et n’en rend pas compte.
Le fait de ne pas mesurer et de ne pas rendre compte des facteurs de succès de l’Initiative de restructuration de la GI ne permet pas une évaluation globale des résultats attendus et des incidences de cette initiative.
Surveillance des exigences en matière de GI
L’équipe de vérification a remarqué que le Bureau de tenue d’information ne surveille actuellement pas l’utilisation du SIGE et d’autres outils de GI comme CRM, les courriels, OneNote et Skype for Business. Comme il a été défini dans le cadre de l’Initiative de restructuration de la GI, le Bureau de tenue d’information prévoit utiliser la fonctionnalité de production de rapports du SIGE pour extraire des rapports qui lui permettront, ainsi qu’aux responsables des processus opérationnels, d’exercer une surveillance adéquate à l’égard des exigences de tenue de documents. Toutefois, au moment de la présente vérification, le Bureau de tenue d’information a confirmé que cette fonctionnalité n’était pas active et nécessitait une mise à jour du logiciel, laquelle doit avoir lieu d’ici la fin de l’exercice 2018-2019. Le Bureau de tenue d’information ne prévoit pas effectuer de vérification spéciale de la conformité en matière de tenue de documents avant la mise en œuvre de la fonction de production de rapports du SIGE.
L’équipe de vérification a constaté que le Bureau de tenue d’information n’avait pas formellement rédigé de plan pour la mise en œuvre et la surveillance des exigences de tenue de documents. La mise en œuvre des exigences de tenue de documents, les activités de formation et de sensibilisation et les activités de surveillance connexes sont prévues pour 2019-2020. La nécessité de formaliser le plan de mise en œuvre des cadres d’information, comme il est indiqué à la section 5.1 du présent rapport de vérification, est d’autant plus grande que l’outil de surveillance attendu n’est actuellement pas opérationnel.
Les entrevues ont permis à l’équipe de vérification de constater que les responsables des processus opérationnels et leur champion de GI n’exerçaient pas de surveillance de l’utilisation du SIGE par leurs employés et n’avaient qu’une connaissance limitée de leur responsabilité officielle d’exercer une surveillance, comme prévu dans les cadres d’information.
Le fait de ne pas assurer une surveillance régulière des exigences en matière de GI accroît le risque d’activités non conformes aux cadres d’information du Commissariat et à la Directive sur la tenue des documentsdu SCT et pourrait entraîner la perte de renseignements précieux.
Production de rapports sur la GI
Bien qu’une structure de gouvernance pertinente et efficace soit en place pour surveiller les initiatives de GI et les risques connexes, l’équipe de vérification a constaté que cette surveillance était fort limitée et qu’il n’y avait que des rapports très partiels sur la principale initiative du Bureau de tenue d’information, à savoir l’Initiative de restructuration de la GI.
Le Commissariat a mis sur pied divers comités où les initiatives et les questions de GI peuvent être abordées :
- le Comité exécutif;
- le Comité de planification des investissements;
- le Comité de gestion de la Direction générale de la gestion intégrée (DGGI);
- le Comité consultatif des directeurs de la Direction générale de la gestion intégrée (DGGI);
- le Comité multilatéral.
Bien que l’équipe de vérification n’ait pas trouvé d’indications claires selon lesquelles le comité fournit une orientation stratégique globale à l’égard des initiatives et des activités de GI, l’Initiative de restructuration de la GI a été présentée au Comité exécutif, au Comité multilatéral ainsi qu’au Comité consultatif des directeurs. De plus, l’équipe de vérification a constaté que les comités de gouvernance ne reçoivent pas régulièrement des renseignements suffisants sur le statut de la GI (p. ex., tableaux de bord de la GI), ce qui limite sa visibilité auprès de la haute direction et les possibilités pour cette dernière d’intervenir.
La surveillance insuffisante des initiatives et des activités de GI accroît les risques de mauvaise gestion et de mauvais arrimage avec les priorités du Commissariat, de même que la possibilité que les risques les plus élevés et les problèmes de non-conformité ne soient pas correctement traités.
Recommandation 2
Le directeur, GI-TI, Direction générale de la gestion intégrée, devrait veiller à ce que des activités périodiques de surveillance de la mise en œuvre de l’Initiative de restructuration de la GI et de la conformité aux exigences en matière de tenue de documents soient menées par le Bureau de tenue d’information et les responsables des processus opérationnels, et que ces activités soient placées sous la surveillance du comité de gouvernance pertinent.
Niveau de risque global : Moyen/Élevé
5.3 Formation et sensibilisation
Observations
L’équipe de vérification s’attendait à ce que le Commissariat ait mis en place des processus efficaces pour offrir de la sensibilisation et des formations en matière de GI adaptées aux besoins des différents groupes d’utilisateurs.
L’équipe de vérification a constaté que des processus limités sont en place pour offrir de la sensibilisation et des formations en matière de GI adaptées aux différents groupes d’utilisateurs. Bien qu’une formation de base, mais formelle, soit offerte sur les fonctionnalités du SIGE, en plus de formations ponctuelles, le Bureau de tenue d’information n’a pas rédigé de ressources d’orientation suffisantes sur l’utilisation des autres outils de GI, comme CRM, OneNote et Skype for Business. Le Bureau de tenue d’information n’a pas non plus formellement planifié sa stratégie de formation et de communication dans le contexte de l’Initiative de restructuration de la GI pour veiller à ce que les exigences énoncées dans les cadres d’information soient connues des intervenants et bien comprises par eux.
Directives sur l’utilisation des outils de GI
L’équipe de vérification a constaté que le Commissariat a adopté certaines directives en matière de gestion des documents numériques et imprimés, conformément à l’ensemble de politiques du SCT sur la gestion de l’information et aux lignes directrices de Bibliothèque et Archives Canada. Chacune de ces directives traite des principales étapes du cycle de vie de l’information : saisie; organisation et stockage; utilisation et diffusion; contrôle de l’accès; protection et préservation; élimination.
L’équipe de vérification a toutefois constaté que seules des orientations limitées ont été préparées en ce qui concerne les exigences de tenue de documents pour les outils de GI autres que le SIGE et les courriels. Dans le cadre de ses activités quotidiennes, le Commissariat utilise d’autres outils de GI comme OneNote, Skype for Business et CRM.
Le fait de ne pas avoir rédigé et communiqué des orientations pertinentes sur l’utilisation de tous les outils de GI offerts accroît le risque que des ressources documentaires à valeur opérationnelle (RDVO) soient enregistrées en dehors du dépôt d’information fiable faisant autorité, le SIGE.
Formation et sensibilisation liées à l’Initiative de restructuration de la GI
L’équipe de vérification a constaté que le Bureau de tenue d’information n’assure que des activités limitées de formation et de sensibilisation à l’égard des exigences en matière de GI et de tenue de documents.
Au début de l’Initiative de restructuration de la GI, le Bureau de tenue d’information a donné des présentations dans l’ensemble du Commissariat sur les rôles et responsabilités des champions de GI afin de veiller à ce qu’ils soient clairement communiqués et bien compris et de susciter une mobilisation suffisante des intervenants pour l’activité de nettoyage du SIGE.
Par ailleurs, toutes les personnes interviewées ont souligné que lorsqu’un responsable de processus opérationnel demandait à être formé ou sensibilisé relativement à la GI, le Bureau de tenue d’information donnait volontiers des conseils et des directives sur le sujet.
L’équipe de vérification a toutefois relevé des lacunes dans le programme global de formation et de sensibilisation à la GI. Les personnes interviewées ont confirmé que le Bureau de tenue d’information ne menait pas d’activités de formation ou de sensibilisation proactives et périodiques sur la tenue de documents. À cet égard, l’équipe de vérification a constaté qu’aucune activité de formation ou de sensibilisation à l’égard des cadres d’information n’existe à l’heure actuelle pour informer les responsables opérationnels de leurs rôles et de leurs responsabilités en matière de GI. Bien que le Bureau de tenue d’information prévoit mener des activités de formation et de sensibilisation à l’égard des cadres d’information une fois ceux-ci achevés, l’équipe de vérification n’a trouvé aucune indication de l’existence d’un plan de communication ou d’ébauches de formation.
Certaines personnes interviewées ont également confirmé qu’elles n’avaient pas accès à la fonction d’attributs du SIGE et n’avaient pas l’intention de l’utiliser, contrairement aux exigences des cadres d’information. De plus, comme il est indiqué à la section 5.2 du présent rapport de vérification, la plupart des personnes interviewées ne connaissaient pas la définition de leurs rôles et responsabilités en matière de GI énoncée dans les cadres d’information. Ces constatations appuient la nécessité pour le Bureau de tenue d’information de veiller à ce que les exigences et les rôles et responsabilités en matière de tenue de documents soient clairement abordés lors des activités de formation et de sensibilisation prévues.
Le fait de ne pas mener d’activités de formation et de sensibilisation adéquates et suffisantes sur l’Initiative de restructuration de la GI et les activités de GI peut entraîner un manque de mobilisation des intervenants pour les initiatives de GI, ce qui peut entraîner l’échec de leur mise en œuvre.
Recommandation 3
Le directeur, GI-TI, Direction générale de la gestion intégrée, en consultation avec les autres commissaires adjoints, devrait élaborer des directives sur les outils de GI accessibles, hormis le SIGE et les courriels, afin d’en assurer l’utilisation correcte.
Niveau de risque global : Moyen
Recommandation 4
Le directeur, GI-TI, Direction générale de la gestion intégrée, devrait veiller à ce que, dans le cadre de l’Initiative de restructuration de la GI, soient menées des activités de formation et de sensibilisation pertinentes et exhaustives sur les exigences en matière de tenue de documents. À cette fin, il faudrait utiliser les cadres d’information afin de veiller à ce que tous les rôles et responsabilités en matière de GI du responsable du processus et du facilitateur du processus soient dûment communiqués, compris et mis en œuvre.
Niveau de risque global : Moyen
Conclusion
L’équipe de vérification a relevé des possibilités d’amélioration en ce qui a trait à la pertinence et à l’efficacité de la gestion de l’information au Commissariat aux langues officielles.
Plus précisément, l’équipe de vérification a constaté que le Commissariat dispose d’organes de gouvernance compétents pour assurer la surveillance des initiatives de GI et des risques connexes. Les rôles et responsabilités en matière de GI et les exigences en matière de tenue de documents sont formellement définis au moyen de cadres d’information. Les priorités en matière de GI ont été définies par le Comité exécutif et intégrées aux ententes de rendement des cadres. Le Commissariat dispose d’un cadre stratégique de GI complet. L’Initiative de restructuration de la GI est un projet d’envergure visant à répondre aux exigences de la Directive sur la tenue de documents du SCT.
L’équipe de vérification n’a toutefois pas trouvé d’indications selon lesquelles un plan de projet et des exigences en matière de mobilisation des intervenants avaient été clairement définis et communiqués. Le Commissariat n’a pas élaboré de cadre de mesure du rendement adéquat pour surveiller les activités de GI, la mise en œuvre de l’Initiative de restructuration de la GI et la conformité aux exigences en matière de GI ou en rendre compte. Le Bureau de tenue d’information n’a pas publié d’orientations suffisantes quant à l’utilisation d’autres outils de GI. Le Bureau de tenue d’information n’a pas non plus formellement planifié sa stratégie de formation et de communication dans le contexte de l’Initiative de restructuration de la GI afin de veiller à ce que les intervenants connaissent et comprennent bien les exigences énoncées dans les cadres d’information.
Dans l’ensemble, l’équipe de vérification a constaté que le Commissariat est sur la bonne voie en ce qui a trait à la gestion de l’information, en particulier en ce qui concerne l’Initiative de restructuration de la GI et les cadres d’information connexes visant à assurer la conformité aux Directives en matière de GI du SCT. Étant donné que les cadres d’information avaient à l’origine été élaborés en 2012 après la mise en œuvre du SIGE mais n’avaient jamais été entièrement adoptés, il est essentiel que le Commissariat continue de faire connaître les exigences en matière de GI énoncées dans les cadres d’information, d’exercer une surveillance à cet égard et d’en rendre compte.
Annexe A – Évaluation des risques pour les recommandations
| Niveau de risque | Description |
|---|---|
| Élevé | Événement ou activité critique qui se produira très vraisemblablement (80 % ou plus) et qui entraînera très vraisemblablement d’importants dépassements de coûts; des retards dans l’exécution du projet; des erreurs dans les données présentées; l’atteinte partielle des objectifs; une atteinte importante à la réputation; la perte de la confiance du public. |
| Moyen/Élevé | Événement ou activité critique qui se produira vraisemblablement (de 60 % à 80 %) et qui donnera probablement lieu à d’importants dépassements de coût; des retards dans l’exécution du projet; des erreurs dans les données présentées; l’atteinte partielle des objectifs; une atteinte importante à la réputation; la perte de la confiance du public. |
| Moyen | Événement ou activité notable qui pourrait se produire (de 40 % à 60 %) et qui pourrait donner lieu, dans une certaine mesure, à des dépassements de coût; des retards dans l’exécution du projet; des erreurs dans les données présentées; l’atteinte partielle des objectifs; une situation gênante pour le ministre; une perte de la confiance des intervenants. |
| Moyen/Faible | Événement ou activité qui peut se produire (de 20 % à 40 %) et qui pourrait donner lieu, de façon mineure, à des dépassements de coût; des retards dans l’exécution du projet; l’atteinte partielle des objectifs; une attention médiatique défavorable; la perte de la confiance du public. Cette catégorie peut aussi comporter un événement qui se produira très vraisemblablement (80 % ou plus), mais qui pourrait donner lieu, de façon superficielle, à des dépassements de coûts; des retards dans l’exécution du projet; des erreurs dans les données présentées; l’atteinte partielle de certains objectifs; une attention médiatique défavorable; une perte de la confiance du public. La réponse pourrait exiger l’examen ou la modification de certaines activités ou une simple surveillance. |
| Faible | Événement ou activité peu probable (moins de 20 %) et qui pourrait donner lieu, de façon superficielle, à des dépassements de coûts; des retards dans l’exécution du projet; des erreurs dans les données présentées; l’atteinte partielle des objectifs; une attention médiatique défavorable; une perte de la confiance du public. Une réponse ne sera probablement pas nécessaire, outre une surveillance potentielle. |
Annexe B – Réponse de la direction
Recommandation 1
Risque moyen
Le directeur, GI-TI, Direction générale de la gestion intégrée, devrait dresser un plan de projet formel pour les initiatives de GI, qui dicterait le niveau d’effort attendu du responsable opérationnel/champion de la GI afin d’assurer une mobilisation suffisante des intervenants et d’accroître la probabilité que les facteurs de succès énoncés soient atteints.
- Réponse de la direction
- La direction accepte la recommandation.
Toutefois, il s’agit davantage d’un plan de projet et du niveau d’effort attendu par l’organisation des responsables opérationnels que de la mobilisation des intervenants et d’accroître la probabilité d’atteindre les facteurs de succès énoncés. Comme il est indiqué dans le rapport : « que de nombreuses discussions ont eu lieu et que des exposés ont été présentés aux responsables opérationnels et à leur champion de GI concernant l’Initiative de restructuration de la GI ».Par exemple, deux présentations au COMEX, le 6 février et le 18 septembre 2018; réunions initiales avec les champions de la GI (plus d’une pour certaines sections puisque les champions de GI avaient changé); Comité consultatif des directeurs le 26 avril 2018; Comité d’investissements se réunissant trimestriellement et décision de la haute direction d’ajouter un objectif organisationnel de la GI pour les deux derniers exercices. - Compte tenu également du fait que l’Initiative de restructuration de la GI et que 15 des 16 cadres sont approuvés, l’effort du plan d’action portera sur les prochaines étapes, les activités annuelles de GI et les activités de disposition conformément aux instruments de disposition.
| Plan d’action | Produits à livrer | Date d’achèvement | Responsables |
|---|---|---|---|
| La GITI va partager et présenter les activités GI et AIPRP sur une base annuelle; http ://pr-iems-05/OTCS/cs.exe/properties/5753613. | Les activités annuelles ont été présentées au Multi. | 20 février 2019 | DGGI/GITI |
| La GITI va partager et présenter les activités GI et AIPRP sur une base annuelle; http ://pr-iems-05/OTCS/cs.exe/properties/5753613. | Présentation au comité consultatif des directeurs | Juin 2019 | DGGI/GITI |
| La GITI va partager et présenter le plan de communications, la charte de projet et le plan du projet de l’activité de disposition en conformité avec ses instruments de disposition. | Présentation au comité consultatif des directeurs. | Juin 2019 | DGGI/GITI |
| La GITI va partager et présenter le plan de communications, la charte de projet et le plan du projet de l’activité de disposition en conformité avec ses instruments de disposition. | Présentation au Multi. | Juin 2019 | DGGI/GITI |
Recommandation 2
Risque moyen/élevé
Le directeur, GI-TI, Direction générale de la gestion intégrée, devrait veiller à ce que des activités périodiques de surveillance de la mise en œuvre de l’Initiative de restructuration de la GI et de la conformité aux exigences en matière de tenue de documents soient menées par le Bureau de tenue d’information et les responsables des processus opérationnels, et que ces activités soient placées sous la surveillance du comité de gouvernance pertinent.
- Réponse de la direction
- La direction accepte la recommandation.
| Plan d’action | Produits à livrer | Date d’achèvement | Responsables |
|---|---|---|---|
| Faisant partie du profil de risque des ressources documentaires à valeur opérationnelle (RVDO), la GI va présenter le résultat de conformité pour le Commissariat de l’outil d’évaluation en tenue de documents (OETD) du SCT. | Présentation au COMEX du « Profil de risque des ressources documentaires à valeur opérationnelle (RDVO) du Commissariat aux langues officielles » | 4 juin 2019 | DGGI/GITI |
| La GITI va compléter et présenter un rapport rétrospectif. | Rapport d’étape au comité consultatif des directeurs | Septembre 2019 | DGGI/GITI |
| La GITI va compléter et présenter un rapport rétrospectif. | Rapport d’étape au Multi | Septembre 2019 | DGGI/GITI |
Recommandation 3
Risque moyen
Le directeur, GI-TI, Direction générale de la gestion intégrée, en consultation avec les autres commissaires adjoints, devrait élaborer des directives sur les outils de GI accessibles, hormis le SIGE et les courriels, afin d’en assurer l’utilisation correcte.
- Réponse de la direction
- La direction accepte la recommandation.
| Plan d’action | Produits à livrer | Date d’achèvement | Responsables |
|---|---|---|---|
| La GITI va mettre en place une directive sur l’utilisation d’outils là où il y aurait éventuellement des ressources documentaires à valeur opérationnelle (RDVO). | Une directive sur la gestion des RDVO | Décembre 2019 | DGGI/GITI |
Recommandation 4
Risque moyen
Le directeur, GI TI, Direction générale de la gestion intégrée, devrait veiller à ce que, dans le cadre de l’Initiative de restructuration de la GI, soient menées des activités de formation et de sensibilisation pertinentes et exhaustives sur les exigences en matière de tenue de documents. À cette fin, il faudrait utiliser les cadres d’information afin de veiller à ce que tous les rôles et responsabilités en matière de GI du responsable du processus et du facilitateur du processus soient dûment communiqués, compris et mis en œuvre.
- Réponse de la direction
- La direction accepte la recommandation.
| Plan d’action | Produits à livrer | Date d’achèvement | Responsables |
|---|---|---|---|
| La GITI offrira une formation à tous les employés actuels sur les cadres GI de leurs sections respectives | Formation sur les cadres de GI | Mai 2019 (achevé) DGGI, DAJ, Cabinet, DGPC Juin 2019 DGAC |
DGGI/GITI |
La GITI offrira une formation sur la GI à tous les nouveaux employés, y compris sans s’y limiter ;
|
Formation des nouveaux employés, de préférence dans la première semaine d’embauche | Continu | DGGI/GITI |
| La GI-TI offrira des séances de sensibilisation aux gestionnaires responsables des centres de coûts sur leurs rôles et responsabilités en matière de GI | Une séance de sensibilisation sera offerte au comité consultatif des directeurs et au Multi. | Juin 2019 | DGGI/GITI |
| La GI-TI offrira des séances de sensibilisation aux gestionnaires responsables des centres de coûts sur leurs rôles et responsabilités en matière de GI | Une séance de sensibilisation sera offerte au Multi. | Juillet 2019 | DGGI/GITI |