Vérification de la budgétisation et des prévisions 2018

Champ d’enquête 1 :

La gouvernance des processus de budgétisation et de prévision du Commissariat est efficace pour appuyer l’atteinte de ses résultats stratégiques et de ses priorités.

Champ d’enquête 2 :

Les processus de budgétisation et de prévision du Commissariat sont efficaces pour appuyer la prise de décisions éclairées.

Les critères de vérification à l’appui de ces champs d’enquête sont présentés à l’annexe A.

Observations

Le mandat du COMEX, qui a été révisé au début de 2018 à la suite de l’arrivée d’un nouveau commissaire en janvier de cette année, indique qu’il doit se réunir toutes les deux semaines. L’examen de tous les comptes rendus du COMEX pour 2016-2017 et 2017-2018 relatifs au budget et aux prévisions a révélé que les budgets et les prévisions sont présentés au COMEX sur une base régulière. Toutefois, nous avons constaté que l’approbation officielle du budget ou une recommandation voulant que le commissaire approuve le budget n’est pas documentée dans les comptes rendus. Nous avons également noté que le mandat du COMEX et une liste distincte des documents qu’il doit approuver et qui ont été distribués en mai 2018 n’incluent pas le budget annuel ni les revues budgétaires. 

Bien que les comptes rendus du COMEX ne documentent pas toutes les discussions et approbations qui ont lieu au sujet du budget et des revues budgétaires, les entrevues avec la direction ont indiqué que, même si bon nombre des discussions du COMEX concernant le budget et les revues budgétaires ne sont pas nécessairement documentées dans les comptes rendus, le COMEX participe activement aux décisions budgétaires et à leur approbation.

Un examen des informations budgétaires et des prévisions présentées au COMEX indique que les écarts par rapport au budget ne sont présentés que par secteur organisationnel et non par poste budgétaire, ce qui serait utile pour fournir des informations supplémentaires à la haute direction lorsqu’elle prend des décisions budgétaires. Néanmoins, la direction a indiqué que, bien que les écarts par article d’exécution ne soient pas inclus dans les présentations, ils font l’objet de discussions individuelles lors des réunions avec les commissaires adjoints avant la réunion du COMEX, ainsi que d’une présentation orale pendant ces réunions.

Bien que les processus de budgétisation et de prévision du Commissariat soient régis par de nombreuses procédures, des instructions dans les lettres d’appel budgétaire et des modèles élaborés par les groupes de la Planification, vérification et évaluation, nous avons constaté qu’aucune procédure pour le processus initial de planification financière et de budgétisation, qui pourrait se révéler utile pour guider les intervenants dans la préparation de leurs plans et budgets, n’a été élaborée. Un examen des procédures existantes a révélé qu’elles ne mettent pas en évidence la responsabilité des gestionnaires des centres de responsabilité à l’égard des activités de budgétisation et de prévision. Les procédures ne prévoient qu’une participation minimale de la part des gestionnaires des centres de responsabilité à l’examen des salaires et des budgets. Seul le groupe des Finances est responsable de l’élaboration des budgets salariaux et les secteurs sont responsables de l’affectation du budget à divers articles d’exécution opérationnels. Certains gestionnaires de centre de responsabilité délèguent les tâches de préparation du budget à leurs adjoints administratifs. En outre, les procédures n’indiquent pas clairement comment l’explication des progrès par rapport au budget et l’approbation de la revue budgétaire devraient être documentées.

Bien qu’il soit intrinsèquement entendu que l’établissement du budget devrait être aligné sur les priorités de l’organisation, comme celles définies dans le Plan stratégique et le Plan opérationnel intégré, la vérification a permis de constater que ces deux plans ne sont pas encore finalisés ni disponibles au moment de la préparation du budget.

Les entrevues ont révélé que, dans l’ensemble, les gestionnaires des centres de responsabilité comprennent leurs rôles et leurs responsabilités dans le processus de budgétisation et de prévision, bien qu’ils aient indiqué qu’ils aimeraient recevoir plus d’orientation et une meilleure communication des Finances au sujet des attentes liées à l’établissement de leur budget et aux examens budgétaires continus, car parfois la méthode de communication n’a pas été efficace. 

Le Commissariat a documenté les descriptions pour chaque poste et nous avons examiné un échantillon de celles-ci pour nous assurer qu’elles étaient claires et complètes en ce qui a trait aux responsabilités de chaque employé en matière de budgétisation et de prévision. Nous avons constaté que toutes les descriptions de poste comportaient un élément de responsabilités en matière de budgétisation et de prévision dans la description de poste elle-même. Toutefois, dans les descriptions de poste de certains d’entre eux, leur rôle et leur responsabilité en matière de budgétisation/prévision n’étaient pas explicitement documentés. 

Incidence

L’absence de processus, d’attentes, d’hypothèses, de décisions, de rôles et de responsabilités documentés liés aux activités de budgétisation et de prévision peut entraîner un manque de responsabilisation, des malentendus, une circulation inadéquate de l’information et la prise de décisions inopportunes à tous les niveaux de l’organisation. Cela peut nuire à l’efficacité du Commissariat à appuyer l’atteinte de ses résultats stratégiques et priorités et la prise de décisions judicieuses.

Recommandations

1. Nous recommandons que l’obligation pour le COMEX d’approuver officiellement le budget annuel du Commissariat soit incluse dans le mandat du COMEX et que l’approbation soit consignée dans le compte rendu des réunions du comité, y compris toute discussion et décision pertinente concernant les budgets et les examens budgétaires.
2. Nous recommandons qu’un cadre soit élaboré pour l’établissement du budget et des prévisions budgétaires et que les rôles et les responsabilités des intervenants soient clarifiés afin d’améliorer l’orientation dans la préparation de leurs plans et budgets. 
3. Nous recommandons que les descriptions de poste des employés soient revues pour s’assurer qu’elles comprennent leurs responsabilités en matière de budgétisation et de prévision. Par exemple, un libellé standard pourrait être utilisé pour des descriptions de poste semblables, comme celles des directeurs, du personnel des finances, du personnel administratif, etc. Il faudrait également envisager d’inclure dans les ententes de rendement des employés un élément lié aux responsabilités en matière de budgétisation et de prévision.
4. Nous recommandons que tout changement aux politiques et aux procédures ou toute autre obligation attendue des employés participant aux processus de budgétisation et prévision leur soit clairement communiqué en temps opportun.

Observations

Le Commissariat dispose d’une variété de processus, de fonctions de surveillance et d’outils établis pour répondre à ses besoins en matière de budgétisation et de prévisions, qui ont été élaborés au fil du temps et qui continuent d’évoluer à mesure que des initiatives d’amélioration continue sont mises en œuvre.

Nouvelles initiatives

Plusieurs nouvelles initiatives ont été mises en œuvre au Commissariat au cours des deux dernières années afin d’améliorer la qualité de l’information et la gérance des activités de budgétisation et de prévision. 

Parmi celles-ci, mentionnons le concept de la réserve, qui a commencé au cours de l’exercice 2017-2018, qui signifie que seule une partie du budget global a été affectée aux divers centres de responsabilité, tandis que le reste a été laissé dans un fonds de réserve. La réserve d’une année donnée comprend un montant permanent qui circule d’une année à l’autre, un montant temporaire fondé sur les excédents budgétaires qui peuvent être reportés du budget approuvé de l’année financière précédente et les fonds budgétaires qui sont retournés par certains centres de responsabilité au cours de l’année. Le Comité de planification des investissements a été formé pour gérer les investissements et les projets spéciaux financés par le fonds de réserve, ainsi que les projets d’investissement financés par le budget général.

Dans le cadre de l’initiative susmentionnée et des efforts d’amélioration continue du Commissariat, le Comité de planification des investissements a récemment communiqué plusieurs nouvelles lignes directrices, gabarits, processus et un nouveau cadre pour la gestion des projets d’investissement. La fonction de suivi des projets d’investissement a été déléguée au directeur, PVE. Ces nouveaux processus et gabarits ont été présentés par la direction générale de la PVE, aux intervenants concernés lors de deux séances d’information qui ont eu lieu en juin 2018, mais, malheureusement, la participation aux réunions n’a pas été optimale pour s’assurer que tous les intervenants requis étaient bien informés des nouvelles procédures. 

Les entrevues ont révélé que certains intervenants des secteurs n’ont pas encore une compréhension claire des processus liés à la planification des investissements et à l’approbation des projets ou qu’ils trouvent les processus trop lourds, surtout lorsqu’ils se rapportent à de petits projets d’investissement.

Bien que la vérification incluait un examen du mandat du Comité de planification des investissements, des processus, des gabarits et des lignes directrices nouvellement mis en œuvre, elle n’a pas évalué leur efficacité étant donné leur mise en œuvre récente. Néanmoins, la vérification a permis de relever certains aspects des processus existants qui pourraient faire l’objet d’améliorations :

• Un examen de certaines propositions de projets d’investissement approuvées au cours de la dernière année a révélé que les propositions comprenaient une demande de somme d’argent forfaitaire, mais ne comprenaient pas de ventilation des coûts ou de détails financiers du montant forfaitaire demandé, ni de documents à l’appui des coûts, comme les devis ou estimations des fournisseurs, les hypothèses, les risques potentiels ou les plans de rechange connexes. Une ventilation plus détaillée des coûts associés au projet, accompagnée d’une documentation et d’explications plus détaillées, fournirait au Comité de planification des investissements une meilleure base pour analyser la proposition, prendre des décisions plus éclairées et surveiller le projet pendant sa durée de vie.

• La vérification a permis de constater que les plans de projet n’ont pas à être soumis pour tous les projets. En l’absence d’un plan de projet qui précise la durée et le calendrier d’exécution des diverses tâches et sous-tâches d’un projet, il est difficile d’évaluer l’avancement exact du projet afin de fournir au Comité de planification des investissements des renseignements exacts sur le projet et les risques connexes.

• La vérification n’a pas trouvé de lien direct entre les prévisions trimestrielles des projets d’investissement et les prévisions trimestrielles globales présentées au COMEX. Les entrevues avec la direction des Finances et de la PVE ont révélé que les deux groupes ont récemment discuté de la façon d’intégrer un lien plus direct entre l’état des projets obtenus de la PVE et les prévisions financières préparées par les Finances, et surtout d’éviter le chevauchement des efforts des deux groupes en ce qui concerne le suivi financier des projets d’investissement. 

Une autre initiative mise en œuvre par les Finances au cours de la dernière année est une nouvelle approche proposée en matière de revue budgétaire qui a été approuvée par le COMEX en novembre 2017. Les examens du budget de fonctionnement et d’entretien (F et E) sont effectués tous les trimestres, et les examens du budget salarial sont effectués tous les mois. Dans le cadre des efforts déployés par les Finances pour améliorer les processus de budgétisation et de prévision, les gabarits et procédures financières à utiliser par les différents centres de responsabilité pour la préparation et le contrôle de leurs budgets ont été mis à jour et communiqués aux différents intervenants; néanmoins, certains secteurs ont indiqué qu’ils utilisent toujours les anciens gabarits financiers pour leurs besoins budgétaires internes. Toutefois, les secteurs ont reconnu que la mise à jour hebdomadaire des gabarits Excel de F et E par les Finances, plutôt que mensuelle comme c’était le cas auparavant, constituait une amélioration importante par rapport à la dernière année. Ces gabarits de F et E sont enregistrés sur le serveur pour que les secteurs puissent y accéder pour leurs besoins de planification et de prévision.

Processus de budgétisation et de prévision

Les budgets annuels sont généralement alloués par les Finances aux divers secteurs en commençant par les allocations budgétaires de l’année précédente et les secteurs peuvent apporter tout ajustement nécessaire aux divers postes de dépenses, pourvu qu’ils demeurent dans les limites de leur allocation budgétaire globale totale.

Les processus d’établissement des budgets et d’approbation varient d’un secteur à l’autre, mais une fois finalisés, tous les budgets sont soumis aux Finances pour examen. La vérification a permis de constater que les documents budgétaires fournis aux Finances par les divers secteurs pourraient être améliorés en y ajoutant des renseignements supplémentaires, comme des hypothèses budgétaires, des discussions sur les risques budgétaires, des plans de rechange et des documents et analyses connexes.

Un examen des résultats financiers des deux dernières années par rapport au budget a révélé des écarts importants entre les dépenses réelles et les montants prévus au budget, tant pour les salaires que pour les dépenses de F et E. La direction explique que cela a été fait pour des raisons stratégiques afin de générer des économies supplémentaires pour couvrir les coûts des nouvelles conventions collectives.

Les activités de surveillance et de production de rapports ne sont pas systématiquement intégrées à la dotation planifiée des ressources humaines, bien que des efforts récents au sein des Finances visent à mettre en œuvre des processus conjointement avec les Ressources humaines pour améliorer l’analyse dans ce domaine. Les budgets des salaires sont initialement établis aux échelles salariales maximales pour chaque poste et, bien que cela ait quelque peu contribué aux excédents salariaux au cours des deux dernières années, la direction a indiqué que la principale raison des excédents salariaux importants était le roulement et parfois des plans d’embauche optimistes qui ne sont pas réalisés en raison des attentes irréalistes quant à la rapidité avec laquelle des employés suffisamment qualifiés peuvent être embauchés ou parce que les employés potentiels sont intéressés uniquement par des postes permanents. Pour remédier à cette situation, la direction a accepté d’adopter une approche stratégique de gestion des risques en matière de dotation.

Jusqu’à présent, le rôle des Finances en tant que fonction d’examen critique n’a pas été optimal en ce qui a trait au budget et à la surveillance des budgets des divers secteurs, et aucun seuil en dollars ou en pourcentage n’a été officiellement établi pour que les secteurs puissent expliquer les écarts ou mesurer les progrès par rapport aux activités prévues. Les discussions sur les écarts ou d’autres questions budgétaires entre les Finances et les centres de responsabilité ont lieu verbalement, mais les discussions, les décisions et les mesures correctives convenues ne sont souvent pas documentées.

La direction des Finances est consciente de certaines lacunes en ce qui concerne la documentation et l’analyse budgétaires. Le groupe des Finances a déjà déterminé qu’il s’agit d’une possibilité d’amélioration au cours du présent exercice financier et il prévoit mettre en œuvre une fonction d’examen critique et une fonction de soutien pour aider les centres de responsabilité à mieux comprendre et exécuter leurs fonctions de budgétisation et de prévision.

Systèmes et outils

Les systèmes financiers du Commissariat pour la budgétisation et les prévisions sont anciens et reposent en grande partie sur l’utilisation de feuilles de calcul Excel et l’effort manuel, car ces systèmes ne disposent pas d’un module de prévision. Non seulement cela empêche l’intégration entre le budget, les résultats réels et les prévisions, mais cela rend le processus de rapprochement budgétaire entre le système financier et les feuilles de calcul Excel quelque peu fastidieux. Il peut en résulter des processus inefficaces ainsi que des erreurs humaines.

Incidence

L’absence de processus, d’outils, de fonctions de surveillance et de soutien adéquat liés aux activités de budgétisation et de prévision peut se traduire par un flux de communication inadéquat et par de mauvaises décisions inopportunes à tous les niveaux de l’organisation. Cela peut nuire à l’efficacité du Commissariat à appuyer l’atteinte de ses résultats stratégiques et priorités.

Recommandations

1. Nous recommandons que les Finances réévaluent les processus et les outils actuels de budgétisation et de prévision pour s’assurer qu’ils comprennent une documentation, des communications et des rapports améliorés à toutes les étapes du cycle afin d’améliorer la circulation de l’information et de faciliter l’analyse financière, la prise de décisions et les fonctions d’examen critique et de soutien, tout en réduisant le travail manuel et le chevauchement des tâches.
2. Nous recommandons qu’un programme de formation officiel et obligatoire soit mis en œuvre par les Finances et le secteur de la Planification, vérification et évaluation (PVE) à l’intention des principaux membres des centres de responsabilité responsables des activités de budgétisation et de prévision financières, y compris les activités liées aux processus de planification des investissements. 

Domaine de contrôle : Gouvernance et orientation

Critère de vérification 1.1 : La responsabilisation, les rôles et les responsabilités sont clairement établis, documentés et communiqués aux principaux intervenants participant aux processus de budgétisation et de prévision.

Critère de vérification 1.2 : Les politiques, les procédures, les lignes directrices et les directives fonctionnelles pertinentes pour les processus de budgétisation et de prévision du Commissariat sont documentées et communiquées aux intervenants clés.

Domaine de contrôle : Contrôles des processus et intendance

Critère de vérification 2.1 : Les processus établis de budgétisation et de prévision du Commissariat fonctionnent efficacement :

• Sous-critère 2.1.1 : Les procédures, les méthodes et le calendrier utilisés pour affecter le budget global du Commissariat à la réserve, aux divers centres de responsabilité et aux divers postes de dépenses sont clairs et garantissent que les budgets sont établis sur une base objective.
• Sous-critère 2.1.2 : Les gestionnaires des centres de responsabilité participent activement à l’établissement du budget et disposent de l’information appropriée au moment de l’établissement du budget afin d’assurer la prise de décisions éclairées pour réaliser les priorités stratégiques de l’organisation.
• Sous-critère 2.1.3 : Les processus élaborés pour la gestion de la réserve et l’approbation des projets d’investissement contribuent efficacement à la réalisation des priorités stratégiques de l’organisation.

Domaine de contrôle : Surveillance (gestion des risques)

Critère de vérification 2.2 : Les activités de budgétisation et de prévision font l’objet de processus appropriés et efficaces de surveillance et d’établissement de rapports.

• Sous-critère 2.2.1 : Des revues budgétaires périodiques permettent de s’assurer que tout écart important par rapport au plan approuvé est cerné et communiqué, et que des mesures correctives sont prises pour atteindre les objectifs financiers en fin d’exercice.
• Sous-critère 2.2.2 : Les gestionnaires des centres de responsabilité surveillent efficacement leur situation financière.
• Sous-critère 2.2.3 : Les Finances et le secteur de la PVE travaillent en collaboration et coordonnent les activités de surveillance des projets d’investissement.

Domaine de contrôle : Ressources

Critère 2.3 : Les principaux intervenants disposent des outils appropriés et reçoivent la formation nécessaire pour pouvoir assumer la responsabilité de leurs activités de budgétisation et de prévision.