Vérification de la gestion des services juridiques 2017
Sommaire exécutif
La vérification interne de la gestion des services juridiques était comprise dans le Plan de vérification et d’évaluation fondé sur les risques de 2017-2020, et son objectif était d’évaluer l’efficacité du cadre de contrôle de gestion en ce qui a trait à la gouvernance, à la gestion des risques et aux contrôles internes pour la gestion des services juridiques afin d’appuyer le mandat de l’organisation. La portée de la vérification comprenait les pratiques de gestion axées sur la prestation de services juridiques au Commissariat, notamment des conseils juridiques à tous les secteurs du Commissariat et des interventions devant les tribunaux.
La méthode de vérification était basée sur la Politique et la Directive sur l’audit interne du Conseil du Trésor et comprenait des entrevues, des examens de documents et des tests sur des échantillons de demandes juridiques. Deux autres mandataires du Parlement ont été invités à déterminer des similarités et des pratiques exemplaires potentielles relatives à la gestion des services juridiques.
Quand l’effectif est complet, la Direction générale des affaires juridiques (DGAJ) compte neuf ETP, notamment une avocate générale, qui est la directrice, Affaires juridiques, et qui dirige une équipe de six avocats. La DGAJ a comme mandat de fournir des services juridiques de qualité et de conseiller les membres du personnel du Commissariat pendant leurs enquêtes, liaisons, recherches et fonctions de vérification et de représenter le Commissaire dans son rôle devant les tribunaux.
Dans l’ensemble, le cadre de contrôle de gestion de la DGAJ s’est avéré relativement informel; mais, si l’on prend en considération la petite taille de l’équipe, la mise en œuvre du système de gestion des relations avec la clientèle (GRC) contribuant à la gestion des demandes des clients et les autres pratiques de gestion informelles, aucun risque ni défaillance importante n’a été décelé au cours de la vérification. Il convient de remarquer que les clients internes sont satisfaits de la qualité et de la rapidité des services fournis.
Huit recommandations sont fournies dans le rapport en ce qui concerne la gestion des services, la gestion du rendement, les avis juridiques, les interventions devant les tribunaux et la gestion des RH. La mise en œuvre de ces recommandations aidera la DGAJ à améliorer son cadre de contrôle de gestion. La DGAJ devrait également mener régulièrement des sondages de la clientèle pour s’assurer de comprendre les besoins de ses clients et d’y répondre.
Les avocats de la DGAJ ne font pas partie du ministère de la Justice, parce que le Commissaire est un mandataire du Parlement qui nécessite des conseils juridiques indépendants. Ainsi, la gestion de services juridiques au sein des mandataires du Parlement comme le Commissariat est plutôt unique au gouvernement et doit refléter le rôle que conçoit le Commissariat en matière d’affaires juridiques. Une fois le nouveau Commissaire aux langues officielles désigné, le Commissariat doit s’assurer que le mandat et la structure de la DGAJ respectent la vision du nouveau Commissaire en ce qui a trait aux services juridiques.
Contexte
Introduction
Le mandat du Commissaire aux langues officielles consiste à veiller à la mise en œuvre intégrale de la Loi sur les langues officielles, à protéger les droits linguistiques des Canadiennes et des Canadiens et à promouvoir le français et l’anglais dans la société canadienne. En vertu de la Loi, le Commissaire a donc pour mandat de prendre, dans le cadre de sa compétence, toutes les mesures nécessaires à la réalisation des trois grands objectifs de la Loi sur les langues officielles :
- l’égalité de statut et d’usage du français et de l’anglais au sein du Parlement, du gouvernement du Canada, de l’administration fédérale et des institutions assujetties à la Loi;
- le développement des communautés de langue officielle en situation minoritaire au Canada;
- la progression vers l’égalité du français et de l’anglais dans la société canadienne.
Le Commissariat, lorsqu’il dispose de tout son effectif, compte 163 employés à temps plein et un budget global d’environ 20,8 millions de dollars. Quand son effectif est complet, la Direction générale des affaires juridiques (DGAJ) compte neuf ETP :
- Une avocate générale, qui est la directrice des affaires juridiques (« Chief Legal Officer ») et qui dirige une équipe de six avocats;
- Une avocate principale, qui appuie l’avocate générale dans la gestion de la DGAJ et qui réalise des activités juridiques liées aux rôles de protection et de promotion des droits linguistiques;
- Cinq conseillers juridiques, qui fournissent des services juridiques au Commissaire et à son personnel;
- Une agente parajuridique, qui fournit un appui aux avocats relativement à la recherche juridique, la gestion de l’information et la préparation des procédures judiciaires;
- Une adjointe juridique, qui fournit un appui administratif à la direction et aux conseillers juridiques.
Les avocats de la DGAJ ne font pas partie du ministère de la Justice, parce que le Commissaire est un mandataire du Parlement indépendant qui nécessite des conseils juridiques indépendants. La DGAJ dispose d’un budget total de près de 1,1 million de dollars.
Rôle de la DGAJ
Au sein du Commissariat, la DGAJ est considérée comme faisant partie intégrante du programme de protection des droits linguistiques, étant donné qu’elle mène la plupart de ses activités dans le cadre de ce programme, tout en soutenant également le volet promotionnel du mandat. Elle est conçue en tant qu’élément du programme de protection offrant des services clés en vue de réaliser le mandat de l’organisation. Un modèle de services révisé a été mis en œuvre ces dernières années pour exécuter les services juridiques.
La DGAJ a comme mandat de fournir des services et des conseils juridiques de qualité au Commissaire et au personnel du Commissariat pendant leurs enquêtes, liaisons, recherches et fonctions de vérification et de représenter le Commissaire devant les tribunaux. La DGAJ contribue à plusieurs aspects du rôle du Commissaire aux langues officielles en offrant différents services aux directions et au Commissaire.
La DGAJ rédige des avis et des conseils juridiques sur des problèmes d’interprétation liés à la Loi ou à toute disposition législative garantissant des droits linguistiques. Ces avis sont principalement destinés à la Direction générale de l’assurance de la conformité (DGAC) dans le contexte des enquêtes et des vérifications, mais également à la Direction générale des politiques et des communications (DGPC), particulièrement en ce qui concerne l’analyse des projets de loi.
La DGAJ offre également des conseils juridiques à l’Unité des affaires parlementaires sur les projets de loi et autres questions étudiées par les comités parlementaires en matière d’accès à la justice. La DGAJ intervient également au nom du Commissaire devant les tribunaux dans des procédures judiciaires en vertu de la Loi sur les langues officielles, de la Charte canadienne des droits et libertés et d’autres lois provinciales et territoriales en matière de droits linguistiques. La DGAJ rédige et met à jour des communications sur les diverses dispositions de la Loi et offre de la formation au personnel du Commissariat.Autorités
La vérification interne était comprise dans le Plan de vérification et d’évaluation fondé sur les risques de 2017-2020, examiné et recommandé aux fins d’approbation par le Comité de vérification et d’évaluation et approuvé par le Commissaire par intérim le 2 mars 2017.
Objectif de la vérification
L’objectif de la vérification est d’évaluer l’efficacité du cadre de contrôle de gestion en ce qui a trait à la gouvernance, à la gestion des risques et aux contrôles internes pour la gestion des services juridiques afin d’appuyer le mandat de l’organisation.
Portée
La portée de la vérification comprend les pratiques de gestion axées sur la prestation de services juridiques au Commissariat, notamment des conseils juridiques à tous les secteurs du Commissariat et des interventions devant les tribunaux. Cela comprend :
- la planification stratégique;
- la planification opérationnelle;
- la gestion des ressources;
- la mesure du rendement;
- la gestion de la qualité;
- les contrôles financiers;
- les rapports.
Étant donné que les services juridiques sont gérés de façon centrale, aucune visite régionale n’a été menée.
Approche
La méthode de vérification est fondée sur la Politique sur l’audit interne du Conseil du Trésor du Canada et la Directive sur l’audit interne et comprend ce qui suit :
- Entrevues avec le personnel clé sur les pratiques en place du Commissariat en ce qui concerne les services juridiques;
- Entrevues avec d’autres mandataires du Parlement (Commissariat à l’information et Commissariat à la protection de la vie privée) invités à déterminer des similarités et des pratiques exemplaires potentielles relatives à la gestion des services juridiques;
- Examen de documents clés, notamment les politiques et directives pertinentes en matière de gestion des demandes de clients concernant les services juridiques;
- Examen détaillé des renseignements et des documents relatifs aux processus, aux procédures, aux contrôles et aux outils de services juridiques.
La vérification a eu lieu de mai à octobre 2017.
Constatations et recommandations
Forces relevées
La vérification a permis de relever les forces suivantes concernant la gestion des services juridiques :
- Les clients internes sont satisfaits de la qualité et de la rapidité des services fournis.
- Le nouveau service d’avocat en devoir, pour faciliter la prise en charge rapide de besoins peu complexes, est bien reçu par les clients.
- La taille de la DGAJ est semblable à celle des groupes de services juridiques du CI et de la CPVP.
- Le personnel de la DGAJ est pleinement satisfait du soutien obtenu en matière de formation et de parrainage.
Gestion des services
Nous nous attendions à trouver des processus et des outils qui nous permettront de nous assurer que les demandes de clients sont suivies, priorisées et exécutées de manière efficace et rentable.
Observations
Nous avons constaté que les demandes de clients provenant de la Direction générale de l’assurance de la conformité (DGAC) sont gérées par le système de gestion des relations avec la clientèle (GRC) récemment mis en place. L’utilisation de la GRC devrait s’étendre aux autres secteurs une fois que le système aura été mis en œuvre au-delà de la DGAC et de la DGAJ, ce qui contribuera au suivi et à la gestion officiels de toutes les demandes de clients.
Nous avons constaté que les protocoles de services n’ont pas encore été élaborés pour clarifier les rôles et responsabilités, le type et la portée du travail effectué par la DGAJ pour tous les types de services fournis; la DGAJ avait précédemment accepté de mettre en place des protocoles de services conformément à un projet d’optimisation des services juridiques en 2013. Cela est particulièrement vrai pour la documentation du rôle que joue la DGAJ dans le soutien aux enquêtes, rôle pour lequel plusieurs personnes interrogées ont remarqué une certaine confusion.
Les normes de service sont actuellement définies pour les avis juridiques officiels et les demandes de conseils juridiques, et non pour les examens de documents, qui correspondent pourtant au type le plus courant de demande. En dernier lieu, les normes de service s’appliquent actuellement aux demandes envoyées par la DGAC au moyen du système de GRC seulement. Bien que les clients de la DGPC aient affirmé que l’approche informelle actuelle est acceptable, la gestion de toutes les demandes de services à l’aide des normes de service et de la GRC permettra à la DGAJ de gérer plus efficacement les demandes de clients.
Incidence
Les protocoles de service contribuent à améliorer les attentes des clients, à clarifier les rôles et responsabilités et à offrir un niveau de service uniforme d’un avocat à un autre. Ils seront d’autant plus utiles dans le contexte des demandes d’examen de documents, qui sont souvent moins normalisées que les autres types de demandes.
Recommandation 1
Il est recommandé que la DGAJ mette en œuvre des protocoles de services juridiques qui clarifient les rôles et responsabilités visant ses services et qu’elle révise ses normes de service actuelles pour y intégrer une norme concernant l’examen des documents. Il est également recommandé que la DGAJ trouve une façon de faire le suivi des demandes provenant des secteurs autres que la DGAC.
Gestion du rendement
Nous nous attendions à trouver des processus et des outils permettant de surveiller le rendement de la DGAJ, d’identifier les écarts et de mettre en œuvre des mesures correctives rapidement.
Observations
Nous avons constaté que la DGAJ suit les pratiques établies au sein du Commissariat afin de gérer le rendement des employés au moyen des évaluations de rendement. La direction de la DGAJ tient également des réunions régulières avec les membres du personnel pour connaître l’état d’avancement des activités. Ces rencontres sont informelles, et aucun compte rendu ni aucune mesure de suivi ne sont conservés.
Le déploiement de la GRC a aidé la DGAJ à rendre ses pratiques de gestion plus formelles en assurant le suivi des demandes des clients de la DGAC dans le système de GRC. En conséquence, les rapports sont produits facilement et le rendement peut être surveillé. La DGAJ a récemment commencé à tirer parti de la GRC pour produire un tableau de bord trimestriel que tous les secteurs devront présenter au COMEX. La première version du tableau de bord présente une répartition des demandes juridiques reçues et exécutées par type et complexité, conformité aux normes de service et autres types de renseignements. Cependant, l’information présentée est limitée aux demandes de la DGAC traitées dans le système de GRC. Toutefois, il est reconnu que la DGAC est de loin la plus importante cliente de la DGAJ. Nous avons remarqué que ce premier tableau de bord ne présente pas encore de cibles et de tendances.
Nous avons aussi constaté que la DGAJ n’assure pas officiellement la planification ni la surveillance des ressources allouées aux interventions devant les tribunaux ou à toute activité de nature discrétionnaire (et ne faisant pas l’objet de suivi dans le système de GRC) comme les activités de promotion et de formation (conférences, formation offerte aux employés du Commissariat par la DGAJ), ainsi que la participation à des comités, à des projets spéciaux et à des publications ministérielles.Incidence
Le fait de ne pas consigner toutes les demandes de clients dans le tableau de bord diminue son utilité, et l’absence de cibles et de tendances sur le tableau se traduit par un manque d’information analytique pour identifier les points à améliorer.
Si les ressources allouées aux interventions devant les tribunaux et aux activités discrétionnaires ne font pas l’objet d’un suivi officiel, la capacité de planifier ces activités, de surveiller le rendement et d’évaluer leur répercussion sur les autres activités est alors limitée.
Recommandation 2
Il est recommandé que la DGAJ consigne toutes les demandes de clients dans le tableau de bord et présente les tendances, les cibles et les mesures correctives dégagées de ces tendances et de ces cibles.
Recommandation 3
Il est également recommandé que la DGAJ planifie et surveille les ressources allouées aux interventions devant les tribunaux et aux activités discrétionnaires.
Avis juridiques
Nous nous attendions à trouver des avis juridiques produits uniformément pour répondre aux besoins des clients de façon efficace et rentable.
Observations
Nous avons constaté que le groupe d’enquête du Commissariat aurait aimé que des options soient énumérées dans les avis juridiques, avec les risques et les avantages de chaque option et l’option privilégiée recommandée. Il est à noter que le même constat a été observé chez les mandataires du Parlement (CI et CPVP) durant nos entrevues. Nous avons également constaté que la DGAJ n’a pas de procédure en place exigeant que son personnel présente ces analyses d’options dans ses avis juridiques.
Nous avons observé que les clients au sein de la DGAC n’ont pas actuellement accès à une liste d’avis précédents fournis par la DGAC ou à un répertoire d’avis conservés. Nous comprenons que la DGAJ juge cette pratique risquée d’un point de vue juridique, étant donné que les avis précédents pourraient être utilisés dans un contexte inapproprié pour tirer des conclusions. Par contre, un des deux mandataires du Parlement rencontrés donne accès aux anciens avis juridiques en reconnaissant que l’équipe juridique fournit ces avis pour soutenir les enquêtes et que les équipes d’enquête sont responsables en fin de compte et ont l’expérience nécessaire pour mener les enquêtes et s’assurer que les avis juridiques sont utilisés de manière appropriée.
Incidence
Si les avis juridiques ne présentent aucune option (lorsque c’est possible) et que les enquêteurs n’ont pas accès aux avis juridiques précédents (ou au moins à une liste d’avis), ils seront moins efficaces pour mener leurs enquêtes et prendre des décisions éclairées pour tirer leurs conclusions. Qui plus est, les avis juridiques ne sont pas toujours suivis; par exemple, quand l’enquêteur n’est pas d’accord avec l’avis et qu’aucune option n’a été fournie. Par conséquent, l’offre d’options donnerait plus de souplesse aux enquêteurs lors de la formulation des recommandations.
Recommandation 4
Il est recommandé que la DGAJ élabore une procédure pour que le personnel fournisse une analyse d’options dans les avis juridiques.
Recommandation 5
La DGAJ devrait également donner accès aux avis juridiques précédents ou à une liste d’avis aux clients de la DGAC.
Recommandation 6
Si les recommandations ne correspondent pas aux avis juridiques, il est aussi recommandé que la DGAC le signale au Commissaire lors de ses séances d’information.
Interventions devant les tribunaux
Nous nous attendions à trouver un processus visant à déterminer, à prioriser et à gérer les interventions devant les tribunaux d’une manière efficace et rentable.
Observations
Nous avons constaté que la DGAJ dispose d’un processus de surveillance des activités des tribunaux visant à déterminer si le Commissaire devrait intervenir. La DGAJ prépare également des notes d’information soulignant les avantages, les risques et les répercussions d’une intervention devant le tribunal pour certains cas; ces notes d’information sont présentées au Commissaire aux fins d’approbation. Cependant, nous avons constaté que les interventions potentielles devant les tribunaux ne font pas l’objet de discussions préalables au COMEX. Notre examen des comptes rendus des réunions du COMEX des deux dernières années a révélé que la DGAJ présente rarement des sujets de discussion au COMEX. Bien que ce soit compréhensible jusqu’à un certain point, étant donné que la DGAJ agit principalement à titre de fonction de soutien aux enquêtes et aux activités liées aux politiques, la DGAJ joue tout de même un rôle primordial en ce qui concerne les interventions devant les tribunaux.
Incidence
S’il n’y a pas de discussion officielle au COMEX sur les interventions potentielles devant les tribunaux ou d’autres sujets importants concernant la DGAJ, cette dernière ne peut pas profiter pleinement de l’expertise des autres membres du COMEX.
Recommandation 7
Il est recommandé que la DGAJ discute des interventions potentielles devant les tribunaux et d’autres sujets importants concernant la DGAJ au COMEX.
Gestion des ressources humaines
Nous nous attendions à trouver des processus et des outils en place visant à déterminer les exigences des RH et les risques associés, un plan pour répondre à ces exigences et un processus de suivi des progrès réalisés à l’égard de ce plan.
Observations
Nous avons constaté que la DGAJ a déterminé que le maintien en poste du personnel était un risque important, en partie en raison de l’incidence des départs et des congés, étant donné la petite taille du groupe. Le dernier plan des RH exécuté pour la DGAJ couvrait la période 2013-2015. Au moment de notre vérification, l’ébauche du plan des RH de 2017-2018 fournit seulement des renseignements très limités et ne précise aucune mesure d’atténuation de ces risques, ni la possibilité d’obtenir un soutien administratif d’autres secteurs en période de pointe (p. ex., lors de conférences importantes ou de projets spéciaux). Les personnes interviewées ont également noté que la DGAJ a parfois manqué de personnel en raison de congés multiples, ce qui a nui à sa capacité d’offrir ses services.
En examinant les descriptions de poste, nous avons remarqué que la description d’avocat principal n’a pas été mise à jour au cours des cinq dernières années conformément aux attentes du cadre de surveillance de la classification du Commissariat.
Incidence
Si les exigences des RH et les risques associés ne sont pas déterminés et gérés officiellement, il y a un risque accru que les départs, les congés et les autres questions liées aux RH ne soient pas planifiés correctement et qu’ils aient d’importantes répercussions sur la capacité de la DGAJ à offrir ses services. Si les descriptions de poste ne sont pas tenues à jour, il y a un risque accru que les rôles et responsabilités manquent de clarté et qu’elles soient effectuées de manière inefficace.
Recommandation 8
Il est recommandé que la DGAJ mette à jour la description de poste de l’avocat principal et élabore un plan des RH qui comprendra les exigences des RH, les risques associés et les mesures d’atténuation des risques.
Annexe A – Secteurs d’intérêt et critères de vérification
| Désignation | Critères de vérification |
|---|---|
| Rôles et responsabilités |
|
| Planification stratégique | Le processus de planification stratégique bien défini assure ce qui suit :
|
| Planification opérationnelle | Une planification opérationnelle bien définie assure ce qui suit :
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| Désignation | Critères de vérification |
|---|---|
| Gestion des risques |
|
| Prise de décisions | Les processus de gouvernance appropriés sont en place pour communiquer et signaler les risques juridiques en vue d’aider la haute direction à prendre des décisions éclairées. |
| Désignation | Critères de vérification |
|---|---|
| Gestion du flux de travail |
|
| Mesure du rendement | Une stratégie de mesure du rendement en place permet à la DGAJ de mesurer et de surveiller son rendement à l’égard de l’atteinte des objectifs. |
| Satisfaction de la clientèle |
|
| Systèmes d’information | La technologie et l’information sont utilisées pour maximiser l’efficacité et offrir des outils de production de rapports de gestion utiles. |
Annexe B – Recommandations et Plan d’action de la direction
Recommandation 1
Il est recommandé que la Direction des affaires juridiques (DAJ) mette en œuvre des protocoles des Services juridiques afin de clarifier les rôles et les responsabilités associés à ses services. La DAJ devrait également revoir ses normes de services actuelles afin d’y intégrer une norme relative à l’examen de la documentation. Il est également recommandé que la DAJ trouve un moyen d’effectuer le suivi des demandes provenant d’autres secteurs que la Direction générale de l’assurance de la conformité (DGAC).
- Réponse de la direction
- La direction approuve la recommandation.
| Plan d’action | Produits livrables | Échéance | Responsabilité |
|---|---|---|---|
| La DAJ va mettre en œuvre un protocole des Services juridiques en collaboration avec la DGAC. | Un protocole des Services juridiques sera élaboré avec la DGAC. Cette entente de niveau de service peut inclure les éléments suivants :
|
30 septembre 2018 | Avocat général – DAJ |
| La DAJ va définir des normes de services pour les demandes relatives à l’examen de la documentation. | La DAJ va modifier ses normes de services afin d’y inclure les demandes relatives à l’examen de la documentation. | 30 septembre 2018 | Avocat général – DAJ |
| La DAJ va assurer le suivi de toutes les demandes juridiques provenant d’autres secteurs du Commissariat aux langues officielles. | Prendre les mesures nécessaires avec le secteur des TI afin d’ajouter de nouveaux groupes d’utilisateurs (DGPC, DGGI et Cabinet) à la Solution juridique. La DAJ va donner une formation à certains employés d’autres secteurs concernant l’utilisation de la Solution juridique. | 31 mars 2018 (Le secteur des TI a été consulté et est d’accord avec l’échéance fixée) |
Avocat général – DAJ Commissaire adjoint, DGGI |
Recommandation 2
Il est recommandé que la DAJ saisisse toutes les demandes des clients dans le tableau de bord, et qu’elle présente les tendances, les cibles ainsi que les mesures correctives qui découlent des tendances et des cibles.
- Réponse de la direction
- La direction approuve la recommandation.
- La solution de la DAJ dans CRM a été mise en œuvre en février 2016, et l’ensemble de données actuellement disponibles doit être amélioré afin d’établir des tendances et des cibles réalistes. Par conséquent, cette recommandation sera mise en œuvre graduellement. Les cibles seront intégrées un élément à la fois à compter du prochain exercice. L’analyse des tendances sera intégrée au moment où les données disponibles permettront d’effectuer des comparaisons annuelles ou trimestrielles.
| Plan d’action | Produits livrables | Échéance | Responsabilité |
|---|---|---|---|
| Dès que l’on disposera d’un ensemble suffisant de données, le tableau de bord sera modifié de façon à inclure les tendances et les cibles. | La DAJ modifie le tableau de bord afin d’inclure des tendances et des cibles. | La DAJ débutera la mise en œuvre durant l’exercice 2018-2019, et des tendances seront ajoutées graduellement à chaque composante du tableau de bord au fur et à mesure que seront réunies les données. | Avocat général – DAJ |
Recommandation 3
Il est recommandé que la DAJ planifie et surveille les ressources affectées aux interventions des tribunaux et aux activités discrétionnaires.
- Réponse de la direction
- La direction approuve la recommandation..
- Afin de mieux planifier et surveiller les ressources affectées aux interventions des tribunaux, la direction convient de centraliser cette fonction et les travaux qui y sont associés. L’assignation d’un litige à un conseiller juridique en charge du contentieux favorisera également l’acquisition d’une expertise et de compétences en plus de contribuer à la planification.
| Plan d’action | Produits livrables | Échéance | Responsabilité |
|---|---|---|---|
| La DAJ va regrouper les travaux de contentieux ainsi que la coordination des interventions des tribunaux et de la surveillance en les assignant à un avocat principal. | Description de travail modifiée pour l’avocat principal responsable du contentieux. | 30 septembre 2018Footnote * | Avocat général – DAJ |
| Dans le cadre de ses activités de planification, la DAJ mettra en place une stratégie visant à prévoir toute augmentation importante du nombre de cas portés devant les tribunaux à la suite du financement découlant du nouveau Programme de contestation judiciaire (PCJ). Cette stratégie contribuera à atténuer le risque de toute incidence potentielle sur les ressources actuelles affectées à ce type de travaux dans le cas d’une augmentation importante et imprévisible des travaux de contentieux. | Une nouvelle stratégie en matière de litiges assortie d’options permettant d’atténuer les risques et l’incidence potentielle sur les ressources si le nombre de cas portés devant les tribunaux augmente en raison du nouveau PCJ. | 1er avril 2018 | Avocat général – DAJ |
| La DAJ va planifier et surveiller les ressources affectées aux activités discrétionnaires. | L’exercice annuel de planification des finances et des activités de la DAJ tiendra compte des ressources affectées aux activités discrétionnaires. Ce plan fera l’objet d’un suivi tout au long de l’année. | 1er avril 2018 | Avocat général – DAJ |
Recommandation 4
Il est recommandé que la DAJ élabore une procédure afin que les employés envisagent la possibilité de fournir une analyse des options lorsqu’ils présentent des avis juridiques.
- Réponse de la direction
- La direction approuve la recommandation.
- Quand il convient de le faire, la DAJ s’efforce de présenter des options juridiques lorsqu’elle fournit des avis juridiques. Elle convient qu’une procédure pourrait être utile afin d’aider les conseillers juridiques à déterminer à quel moment il convient d’envisager la présentation d’une analyse des options avec les avis juridiques, ou quand il est approprié de le faire.
| Plan d’action | Produits livrables | Échéance | Responsabilité |
|---|---|---|---|
| La DAJ va élaborer une procédure de rédaction des avis juridiques, qui indiquera aux conseillers à quel moment il convient de fournir des options avec les avis juridiques. | Procédure de rédaction des avis juridiques. | 31 mars 2018 | Avocat général – DAJ |
Recommandation 5
Il est recommandé que la DAJ envisage de fournir aux clients de la DGAC un accès aux avis juridiques antérieurs ou à une liste d’avis.
- Réponse de la direction
- La direction approuve la recommandation.
| Plan d’action | Produits livrables | Échéance | Responsabilité |
|---|---|---|---|
| La DAJ demandera à la GI-TI de rendre accessible une liste (titres seulement) d’avis juridiques antérieurs aux clients de la DGAC dans le SIGE. | Prendre les mesures nécessaires avec la GI-TI pour rendre accessible une liste (titres seulement) d’avis juridiques antérieurs aux clients de la DGAC. | 31 mars 2018 (Le secteur des TI a été consulté et est d’accord avec l’échéance fixée) |
Avocat général – DAJ |
Recommandation 6
Il est recommandé que la DGAC signale au commissaire les cas où les recommandations dans le cadre de l’enquête ne correspondent pas aux avis juridiques, et ce, lors des séances d’information.
- Réponse de la direction
- La direction approuve la recommandation.
| Plan d’action | Produits livrables | Échéance | Responsabilité |
|---|---|---|---|
| Le protocole des Services juridiques élaboré avec la DGAC fera état de l’obligation de la DGAC de signaler au commissaire les recommandations dans le cadre de l’enquête qui ne correspondent pas aux avis juridiques. Bien que la DAJ croit comprendre qu’il s’agit de la procédure actuellement en vigueur, elle va l’officialiser dans le protocole de services nouvellement créé. | Un protocole des Services juridiques sera élaboré avec la DGAC. Ce protocole fera état de l’obligation de la DGAC de signaler au commissaire les recommandations dans le cadre de l’enquête qui ne correspondent pas aux avis juridiques. | 31 mars 2019 | Avocat général – DAJ Commissaire adjoint, DGAC |
Recommandation 7
Il est recommandé que la DAJ discute de possibles interventions des tribunaux et d’autres litiges importants de la DAJ devant le COMEX.
- Réponse de la direction
- La direction approuve la recommandation.
| Plan d’action | Produits livrables | Échéance | Responsabilité |
|---|---|---|---|
| La DAJ va recommander au COMEX d’inscrire les interventions des tribunaux comme point permanent à l’ordre du jour du Comité sous « Divers ». | Modifier l’ordre du jour du COMEX pour inscrire les interventions des tribunaux comme point permanent sous « Divers ». | Recommandation déjà mise en œuvre | Avocat général – DAJ |
Recommandation 8
Il est recommandé que la DAJ mette à jour la description de travail de l’avocat principal et qu’elle élabore un plan des RH qui comprend les exigences relatives aux RH, les risques et les mesures d’atténuation des risques.
- Réponse de la direction
- La direction approuve la recommandation.
| Plan d’action | Produits livrables | Échéance | Responsabilité |
|---|---|---|---|
| La DAJ va revoir la description de travail de l’avocat principal. | Description de travail révisée de l’avocat principal. | 31 mars 2018 | Avocat général – DAJ |
| La DAJ va élaborer un plan des RH qui comprend les exigences relatives aux RH, les risques et les mesures d’atténuation des risques. | Nouveau plan des RH qui comprend les exigences relatives aux RH, les risques et les mesures d’atténuation des risques. | 30 septembre 2018 | Avocat général – DAJ |