Vérification du projet de renouvellement de la GI/TI - Plan d’action de la direction

Lignes directrices pour l’élaboration du plan d’action de la direction de la Direction générale

Le plan d’action de la direction de la Direction générale doit indiquer la réponse de la direction à chacune des recommandations formulées à la suite de la vérification, les mesures que la Direction générale compte prendre et les produits livrables (résultats mesurables) qui découlent des mesures prévues.

Le plan d’action doit :

  • être succinct, direct et compréhensible sans autre contexte;
  • être conçu dans le but de corriger les causes sous-jacentes de la lacune indiquée dans le rapport de vérification (et non les symptômes);
  • être concret et pouvoir faire l’objet d’un suivi;
  • être pratique et pouvoir être mis en œuvre dans un délai raisonnable.

Chaque produit livrable doit refléter le modèle SMART :

  • Spécifique – cible un point précis à améliorer, conformément à la recommandation;
  • Mesurable – définit, par l’entremise des mesures prévues, des produits livrables finaux mesurables dont on peut facilement prouver la mise en œuvre;
  • Attribuable – précise qui est responsable de la réalisation du produit livrable attendu ou doit rendre des comptes à cet égard;
  • Réaliste – permet l’atteinte de résultats réalistes qui donnent suite à la recommandation;
  • Temporel – établit une date limite pour chaque produit livrable.

Recommandation 1

Le Commissariat aux langues officielles (Commissariat) doit :

  1. Améliorer la capacité interne actuelle du Commissariat en matière de gestion et de surveillance du projet pour veiller à ce qu’il y ait en place une approche coordonnée de gestion et de surveillance des ressources du projet et de présentation de rapports aux organismes de gouvernance qui soit à la fois opportune, rigoureuse et précise.
  2. S’assurer que les membres du Comité directeur possèdent les compétences nécessaires pour remettre plus activement en question les mises à jour sur l’état du projet et les rapports et prendre des décisions éclairées.

Réponse de la direction

La direction approuve la recommandation.

Plan d’action

Le Comité directeur du projet de Système intégré de gestion électronique (SIGE) doit voir à ce qu’un modèle de gouvernance de projet adéquat soit mis en place pour l’étape en cours et à ce que les responsabilités soient clairement définies, afin que des renseignements précis soient fournis en temps opportun au Comité directeur à l’appui de la prise de décisions.

Produits livrables

Le modèle de gouvernance sera amélioré en vue d’accroître la qualité et la rapidité de diffusion des renseignements et de faciliter ainsi les activités de supervision et de prise de décisions. Ce produit livrable comprend :

La mise à jour du mandat du Comité directeur;

Date d’achèvement : 31 décembre 2016

Responsabilisation : Commissaire adjoint, Direction générale de la gestion intégrée

Produits livrables

La description des rôles et des responsabilités;

Date d’achèvement : 31 décembre 2016

Responsabilisation : Commissaire adjoint, Direction générale de la gestion intégrée

Produits livrables

L’élaboration d’un diagramme pour la présentation des rapports, accompagné d’un modèle de responsabilités (responsabilité, approbation, consultation et information), y compris le Comité exécutif (COMEX), la technologie de l'information (TI) et les secteurs d’activité;

Date d’achèvement : 31 décembre 2016

Responsabilisation : Commissaire adjoint, Direction générale de la gestion intégrée

Produits livrables

La désignation d’un directeur de projet ayant pour mandat d’assurer un leadership dans la réalisation du projet.

Date d’achèvement : 31 décembre 2016

Responsabilisation : Commissaire adjoint, Direction générale de la gestion intégrée

Plan d’action

Le Comité directeur du projet de SIGE doit s’assurer de disposer des compétences nécessaires pour garantir la gestion adéquate du projet.

Produits livrables

Le mandat modifié du Comité directeur devra comprendre l’ajout d’un représentant possédant les compétences requises en gestion de projet.

Date d’achèvement : 31 décembre 2016

Responsabilisation : Commissaire adjoint, Direction générale de la gestion intégrée

Recommandation 2

Le Commissariat doit veiller à ce que les processus de gestion du projet, conformément aux principales normes de gestion de projet, soient officiellement consignés et respectés dans le cadre du projet, et qu’ils définissent avec précision les jalons clés du projet ainsi que les produits livrables associés au projet qui doivent être atteints à ces jalons.Le Comité directeur devrait officiellement participer à ces jalons clés du projet, et son approbation devrait être requise pour passer d’une étape à l’autre du projet.

Réponse de la direction

La direction approuve la recommandation.

Plan d’action

Le Comité directeur du projet de SIGE doit voir à ce que les principaux jalons et produits livrables pour chaque étape du projet soient consignés dans un plan de projet.

Produits livrables

Un plan de projet faisant état des objectifs ainsi que des principaux produits livrables et jalons pour l’achèvement de cette étape de la mise en œuvre du module 2 au Commissariat doit être approuvé par le Comité directeur.

Date d’achèvement : 31 décembre 2015

Responsabilisation : Commissaire adjoint, Direction générale de la gestion intégrée

Plan d’action

Le directeur du projet de SIGE doit voir à l’élaboration et à la mise en œuvre d’un processus de points de contrôle officiel pour l’acceptation des produits livrables par le Comité directeur, et ce, à chaque jalon.

Produits livrables

Un document de suivi de l’approbation/des jalons permettant de faciliter tous les points de contrôle requis relatifs au projet doit être établi. Un rapport d’étape sur les produits livrables et les jalons doit être élaboré et devenir un point permanent à l’ordre du jour des réunions du Comité directeur.

Date d’achèvement : 31 décembre 2015

Responsabilisation : Commissaire adjoint, Direction générale de la gestion intégrée

Recommandation 3

Le Commissariat doit, pour les risques de projet qui ont été cernés, procéder à une analyse approfondie de façon à comprendre l’incidence des risques – s’ils se matérialisaient –, et veiller à ce que tous les membres du Comité directeur soient au courant de ces risques. Lorsque les risques sont bien compris, élaborer des plans d’atténuation et de mesures d’urgence, et préparer l’équipe de projet à mettre en œuvre ces plans, s’il y a lieu de le faire.

Réponse de la direction

La direction approuve la recommandation.

Plan d’action

Le Comité directeur du projet de SIGE doit voir à ce qu’une analyse des risques relevés soit effectuée pour la réalisation de cette étape. Cette analyse doit définir la solution d’atténuation du risque proposée et fournir une évaluation des répercussions au cas où les risques se matérialiseraient.

Produits livrables

Un rapport d’analyse des répercussions des risques est établi.

Date d’achèvement : 30 novembre 2016

Responsabilisation : Directeur de projet

Plan d’action

À partir de l’analyse des risques, le directeur du projet de SIGE doit voir à l’élaboration d’un plan d’atténuation et d’un plan de mesures d’urgence aux fins d’examen par le Comité directeur.

Produits livrables

Un rapport sur l’analyse des répercussions des risques est présenté au Comité directeur avant l’intégration des activités liées aux risques dans le plan de projet.

Date d’achèvement : 31 décembre 2016

Responsabilisation : Directeur de projet

Plan d’action

Le Comité directeur du projet de SIGE doit mettre en place un processus de surveillance des risques régulier et continu et mettre en œuvre le plan d’atténuation des risques.

Produits livrables

Un exposé sur le plan de gestion des risques doit être ajouté à l’ordre du jour des réunions à venir du Comité directeur.

Une évaluation régulière des risques est présentée au Comité directeur.

Date d’achèvement : 31 décembre 2016

Responsabilisation : Directeur de projet

Recommandation 4

Le Commissariat doit s’assurer que la gestion financière du projet et les éléments globaux de la gestion de projet liés à l’exécution du projet soient intégrés. Par exemple, le budget du projet devrait, de façon régulière, être officiellement comparé au plan de travail et au pourcentage du projet terminé, et les écarts devraient être cernés et les mesures correctives prises en temps opportun.

Réponse de la direction

La direction approuve la recommandation.

Plan d’action

Le directeur du projet de SIGE doit voir à ce que les renseignements financiers fournis régulièrement au Comité directeur démontrent clairement la valeur du travail réalisé ainsi que les écarts par rapport au plan.

Produits livrables

Des rapports financiers contenant des renseignements financiers et faisant état du travail réalisé seront présentés régulièrement au Comité directeur.

Date d’achèvement : 30 novembre 2015

Responsabilisation : Commissaire adjoint, Direction générale de la gestion intégrée

Produits livrables

Le budget prévu pour la réalisation des produits livrables de cette étape est approuvé par le Comité directeur.

Date d’achèvement : 30 novembre 2015

Responsabilisation : Commissaire adjoint, Direction générale de la gestion intégrée

Produits livrables

Un plan d’investissement organisationnel décrivant les projets, les produits livrables et les coûts approuvés est établi.

Date d’achèvement : 30 octobre 2015

Responsabilisation : Commissaire adjoint, Direction générale de la gestion intégrée

Recommandation 5

Le Commissariat doit veiller à ce qu’un processus officiel de détermination des leçons retenues tenant compte de tous les intervenants du projet soit élaboré, et que ces leçons soient appliquées aux prochaines étapes du projet.

Réponse de la direction

La direction approuve la recommandation.

Plan d’action

Le Comité directeur du projet de SIGE doit voir à l’élaboration et à la mise en œuvre d’un processus officiel de détermination des leçons apprises tenant compte de tous les intervenants du projet.

Produits livrables

Organiser un processus d’analyse rétrospective avec l’ensemble des intervenants au terme de cette étape afin de déterminer les leçons apprises dont il sera possible de tirer profit dans le cadre des projets approuvés dans le plan des investissements.

Présenter le rapport sur les leçons apprises au COMEX.

Date d’achèvement : 30 juin 2016

Responsabilisation : Commissaire adjoint, Direction générale de la gestion intégrée

Recommandation 6

Le Commissariat doit examiner de nouveau les objectifs et les résultats du projet en fonction de l’état d’avancement de celui-ci et établir des paramètres concrets et mesurables liés aux objectifs et aux facteurs de réussite mis à jour, lesquels pourront être mesurés à l’avenir.

Réponse de la direction

La direction approuve la recommandation.

Plan d’action

Le Comité directeur du projet de SIGE doit examiner  les objectifs de l’étape actuelle pour déterminer les produits livrables compris dans la portée actuelle du projet et les exigences qui seront examinées durant l’élaboration d’un plan des investissements

Produits livrables

Mise à jour de l’objectif du projet, notamment des paramètres des produits livrables compris dans la portée du projet et des facteurs de réussite pour l’achèvement de l’étape actuelle, ce qui permettra également de préciser les processus opérationnels qui ne font pas partie de la portée du projet et qui doivent uniquement être évalués dans le processus de planification des investissements.

Date d’achèvement : 31 décembre 2016

Responsabilisation : Commissaire adjoint, Direction générale de la gestion intégrée

Plan d’action

La DGGI doit établir un processus de planification des investissements pour aider l’organisation à choisir des projets en procédant à une analyse appropriée des exigences opérationnelles, des options, des coûts et des facteurs de réussite.

Produits livrables

Un processus de planification des investissements sera mis en œuvre en vue d’évaluer les exigences opérationnelles, les coûts, l’échéancier et la valeur du projet proposé – projet approuvé au moyen de paramètres et de facteurs de réussite.

Date d’achèvement : 31 octobre 2016

Responsabilisation : Commissaire adjoint, Direction générale de la gestion intégrée

Recommandation 7

Le Commissariat doit veiller à ce que les membres de l’équipe de projet et les membres de la haute direction des secteurs d’activité concernés s’entendent officiellement sur les exigences opérationnelles, et à ce que celles‑ci soient approuvées par l’entremise des structures de gouvernance appropriées.

Réponse de la direction

La direction approuve la recommandation.

Plan d’action

Le directeur du projet doit voir à ce que les exigences opérationnelles pour l’étape actuelle soient approuvées par l’équipe de direction concernée par l’entremise de la structure de gouvernance établie et au moyen du processus approuvé par le Comité directeur.

Produits livrables

Approbation par le secteur d’activité des exigences opérationnelles liées aux modules compris à cette étape.

Date d’achèvement : 31 décembre 2015

Responsabilisation : Commissaire adjoint, Direction générale de la gestion intégrée

Plan d’action

Les exigences opérationnelles liées aux développements futurs en matière de Gestion de l'information et technologie de l'information (GI/TI) au Commissariat doivent être évaluées dans le cadre de l’élaboration d’un plan d’investissement. Cela doit comprendre notamment l’analyse des options, des considérations financières et les projets approuvés.

Produits livrables

Analyse des exigences opérationnelles, notamment des options, des coûts et des avantages ainsi que des considérations financières.

Présentation du plan d’investissement proposé au COMEX pour approbation.

Compte rendu de décisions relatif à l’approbation du plan d’investissement.

Date d’achèvement : 31 octobre 2016

Responsabilisation : Commissaire adjoint, Direction générale de la gestion intégrée

Recommendation 8

Le Commissariat doit veiller à ce qu’il y ait des essais d’acceptation officiels par l’utilisateur qui confirment que les exigences convenues ont adéquatement été intégrées dans le système.

Réponse de la direction

La direction approuve la recommandation.

Plan d’action

Le directeur du projet doit inclure des activités officielles d’essai d’acceptation par l’utilisateur dans le plan de gestion de la qualité afin de confirmer que les exigences convenues ont adéquatement été intégrées dans le système.

Produits livrables

Un plan de gestion de la qualité qui comprend des activités officielles d’essai d’acceptation par l’utilisateur pour l’étape de l’élaboration et la mise à l’essai finale, ainsi que l’approbation de la haute direction.

Date d’achèvement : 30 novembre 2015

Responsabilisation : Commissaire adjoint, Direction générale de la gestion intégrée

Recommandation 9

Le Commissariat doit veiller à ce que les risques liés à la sécurité et à la protection de la vie privée soient communiqués à la haute direction, et à ce que des mesures d’atténuation, fondées sur les décisions de la direction concernant la gestion des risques, soient prises pour les risques qui ont été définis. Il faut passer les exigences du système en revue pour s’assurer que tous les contrôles nécessaires en matière de sécurité et de protection de la vie privée, conformément aux exigences législatives et stratégiques ainsi qu’à la tolérance au risque de la haute direction, ont été définis et intégrés aux exigences du système.

Réponse de la direction

La direction approuve la recommandation.

Plan d’action

Un plan d’intervention visant à donner suite à l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) et à l’évaluation de la menace et du risque (EMR) du projet en fonction des décisions de la haute direction concernant la gestion des risques doit être élaboré et mis en œuvre. Ce plan d’intervention doit être approuvé par le Comité directeur du projet.

Produits livrables

Approbation du plan d’intervention visant à donner suite à l’EFVP et à l’EMR

Date d’achèvement : 31 mars 2016

Responsabilisation : Commissaire adjoint, Direction générale de la gestion intégrée

Plan d’action

Le directeur de la TI doit élaborer un processus d’évaluation et d’autorisation de la sécurité pour s’assurer que les exigences en matière de sécurité et les contrôles nécessaires en matière de protection de la vie privée, conformément aux exigences législatives et stratégiques ainsi qu’à la tolérance au risque de la haute direction, ont été définis et intégrés au système et à son infrastructure de soutien.

Produits livrables

Pour l’étape actuelle :

  • Processus d’évaluation et d’autorisation de la sécurité
  • Rapport lié à l’évaluation et à l’autorisation de la sécurité
  • Plan d’intervention relatif à l’évaluation et à l’autorisation de la sécurité

Date d’achèvement : 31 mars 2016

Responsabilisation : Commissaire adjoint, Direction générale de la gestion intégrée

Recommendation 10

Le Commissariat doit s’assurer que la migration et la conversion des données de l’ancien système au nouveau système sont entièrement validées par l’équipe du projet et les secteurs d’activité.

Réponse de la direction

La direction approuve la recommandation.

Plan d’action

Le directeur du projet doit élaborer une stratégie de migration de données aux fins d’approbation, et voir à ce que la stratégie approuvée soit intégrée au plan de projet et à ce que toutes les données migrées soient entièrement validées et approuvées officiellement dans le cadre des essais d’acceptation par l’utilisateur.

Produits livrables

Stratégie de migration des données présentant les coûts et les avantages des diverses options.

Présentation de la stratégie de migration des données au Comité directeur aux fins de décision.

Élaboration du plan de mise en œuvre pour la stratégie de migration des données approuvée, qui comprend notamment des activités de migration des données et l’approbation officielle par les secteurs d’activité.

Completion date: 31 décembre 2015

Accountability: Commissaire adjoint, Direction générale de la gestion intégrée

Recommendation 11

Le Commissariat doit élaborer un plan de gestion du changement, de formation et de communication lié aux besoins des secteurs d’activité, et assurer un suivi continu de l’utilisation du système après son lancement en plus d’offrir le soutien connexe.

Réponse de la direction

La direction approuve la recommandation.

Plan d’action

Le directeur du projet, en collaboration avec les cadres supérieurs de chaque secteur, doit voir à l’élaboration d’un plan de gestion du changement, d’un plan de communication ainsi que d’un plan de formation pour fournir un soutien continu à l’organisation.

Produits livrables

Le plan de projet pour la réalisation de l’étape actuelle du module 2 doit intégrer le plan suivant et être approuvé par le Comité directeur avant le passage à l’étape de mise en œuvre :

  • Plan de gestion du changement
  • Plan de communication
  • Plan de formation

Date d’achèvement : 31 décembre 2015

Responsabilisation : Commissaire adjoint, Direction générale de la gestion intégrée

Plan d’action

Le directeur du projet, avec la participation des cadres supérieurs de chaque secteur, doit établir des paramètres et mettre en œuvre des outils de production de rapports afin de surveiller l’utilisation du système après son lancement.

Produits livrables

Des rapports sur la surveillance et l’utilisation du système seront remis régulièrement au directeur du projet, en fonction des paramètres approuvés.

Date d’achèvement : 30 juin 2016

Responsabilisation : Commissaire adjoint, Direction générale de la gestion intégrée

Recommandation 12

Le Commissariat doit définir les critères utilisés pour décider d’aller de l’avant ou non, y compris les critères précis qui doivent être respectés et acceptés par la haute direction du secteur d’activité, avant qu’on autorise le lancement du système.

Réponse de la direction

La direction approuve la recommandation.

Plan d’action

Le Comité directeur du projet de SIGE doit approuver les critères utilisés pour décider d’aller de l’avant ou non établis par le directeur du projet.

Produits livrables

Plan de projet comprenant une liste des critères utilisés pour décider d’aller de l’avant ou non, et approbation écrite du lancement par la haute direction du secteur d’activité.

Date d’achèvement : 31 décembre 2015

Responsabilisation : Commissaire adjoint, Direction générale de la gestion intégrée

Recommandation 13

Le Commissariat doit évaluer officiellement les coûts d’entretien courants du système pour déterminer les répercussions budgétaires des coûts de fonctionnement et d’entretien courants du projet de SIGE pour le Commissariat.

Réponse de la direction

La direction approuve la recommandation.

Plan d’action

Le Commissariat doit réaliser une analyse pour déterminer les coûts de fonctionnement courants pour les modules du SIGE après le lancement.

Produits livrables

Analyse des ressources, options chiffrées et budget d’entretien courant de la GI/TI révisé pour la viabilité des modules du SIGE qui ont été conçus.

  • Présentation au COMEX des options d’établissement de coûts pour la viabilité du SIGE aux fins de décision.
  • Compte rendu des décisions du COMEX concernant le budget d’entretien courant à l’appui du SIGE.

Date d’achèvement : 31 décembre 2016

Responsabilisation : Commissaire adjoint, Direction générale de la gestion intégrée

Recommendation 14

Le Commissariat doit veiller à ce que, avant le transfert de la mise en œuvre du système de gestion des cas du Commissariat au Système de gestion des cas partagé (SGCP) de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, les coûts, les risques et les avantages soient officiellement évalués et, si le transfert au SGCP est approuvé après cette évaluation, s’assurer qu’une stratégie de transition est mise en œuvre à l’appui du transfert.

Réponse de la direction

La direction approuve la recommandation.

Plan d’action

Le Comité directeur du projet de SIGE évaluera officiellement les coûts, les risques et les avantages liés au transfert du système au SGCP. Le COMEX doit déterminer si le Commissariat adoptera le service d’hébergement du SGCP. Cette décision doit être documentée et communiquée officiellement aux autorités responsables du SGCP.

Produits livrables

Évaluation du coût, des risques et des avantages au moyen d’une analyse coûts‑avantages des options comparant le statu quo et la mise en œuvre du SGCP.

Présentation des résultats de l’analyse coûts-avantages au COMEX, discussion avec le COMEX et recommandation d’une option.

Compte rendu des décisions concernant l’acceptation ou le refus du COMEX quant à l’adoption du service d’hébergement du SGCP.

Date d’achèvement : 31 mars 2017

Responsabilisation : Commissaire adjoint, Direction générale de la gestion intégrée

Plan d’action

Si le transfert vers le SGCP est approuvé, le Commissariat devra élaborer et mettre en œuvre une stratégie de transition à l’appui de la migration vers l’infrastructure du SGCP.

Produits livrables

Si le Commissariat décide d’aller de l’avant, un plan de projet à l’appui de la migration sera élaboré aux fins d’approbation par le Comité directeur.

Date d’achèvement : 31 mars 2017

Responsabilisation : Commissaire adjoint, Direction générale de la gestion intégrée

Date de modification :
2020-09-18