Charte du Comité de vérification et d’évaluation

1. Introduction

Le Comité de vérification et d’évaluation (CVE) est un élément essentiel de la structure de gouvernance établie par le Commissariat aux langues officielles (Commissariat). La charte de vérification et d’évaluation tient compte des politiques du Conseil du Trésor sur la vérification interne et l’évaluation, et du statut du Commissariat en tant qu’agent du Parlement, indépendant de l’administration gouvernementale.

Aux termes de la Loi sur la gestion des finances publiques et de la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor (CT) et ses instruments, l’administrateur général de chaque ministère est chargé d’établir et de maintenir un CVE indépendant formé d’une majorité de membres externes. Le CVE sert également de comité d’évaluation ministériel au Commissariat.

Le présent document décrit la mission, les responsabilités, la composition et les politiques de fonctionnement du Comité de vérification et d’évaluation du Commissariat.

2. Date d’entrée en vigueur

La charte du Comité de vérification et d’évaluation a été examinée et approuvée à la réunion du Comité de vérification et d’évaluation qui s’est tenue le 19 février 2015. Elle remplace la version précédente, qui avait été approuvée à la réunion du CVE tenue le 3 avril 2013.

3. Loi pertinentes, politiques et publications connexes

La charte du Comité de vérification et d’évaluation appuie l’application des politiques et de la loi suivantes.

Loi :

Loi sur la gestion des finances publiques, articles 16.2, 16.21 et 42.1

Politiques et directives du Conseil du Trésor :

Politique sur la vérification interne
Directive sur la vérification interne au gouvernement du Canada
Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada (englobent le Cadre international de référence des pratiques professionnelles de l’Institut des vérificateurs internes)
Politique sur l’évaluation
Directive sur la fonction d’évaluation
Normes d’évaluation pour le gouvernement du Canada

4. Adaptation du Commissariat à la Politique

Les principes de la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor et ses instruments s’appliquent aux bureaux des agents du Parlement, tout comme ils s’appliquent aux grands ministères. Conformément à la Politique, le commissaire peut, sous réserve de l’observation des articles 16.1 et 16.2 de la Loi sur la gestion des finances publiques, approuver toute dérogation à des exigences précises de la Politique qu’il juge appropriée, compte tenu des mécanismes de gouvernance et du profil de risque de l’organisation dont il est l’administrateur général, ainsi que du mandat qui lui est conféré par la loi^{Note de bas de page 1}.

Le Commissariat a adapté la Politique sur la vérification interne et ses instruments en approuvant les dérogations suivantes :

Le commissaire rend compte au Parlement des systèmes de gestion mis en place au sein de l’organisation^{Note de bas de page 2}.
Le Commissariat n’informe pas périodiquement le ministre des questions importantes qui découlent de la vérification interne et des travaux du Comité de vérification, et il ne lui offre pas la possibilité de rencontrer le commissaire ni le Comité de vérification^{Note de bas de page 3}.
Le Commissariat ne fournit pas de renseignements au Bureau du contrôleur général, comme les plans de vérification, les rapports de vérification, le rapport annuel du dirigeant principal de la vérification, le rapport annuel du CVE et le rapport d’inspection des pratiques professionnelles^{Note de bas de page 4}.
Le dirigeant principal de la vérification est le commissaire adjoint de la Direction générale de la gestion intégrée, et a d’autres responsabilités opérationnelles^{Note de bas de page 5}.
La description du poste de dirigeant principal de la vérification et la nomination à ce poste se font indépendamment du contrôleur général ou de son représentant^{Note de bas de page 6}.
Le contrôleur général n’intervient pas dans le processus lié au rendement du dirigeant principal de la vérification^{Note de bas de page 7} .
En tant qu’agent du Parlement, le Commissariat n’est pas obligé de participer à la vérification horizontale dirigée par le Bureau du contrôleur général^{Note de bas de page 8}.
Le choix et la nomination des membres du Comité de vérification incombent uniquement au commissaire^{Note de bas de page 9}.

Le commissaire est l’unique responsable de la surveillance du respect de la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor et ses instruments au sein de l’organisation^{Note de bas de page 10}.

Le Comité de vérification et d’évaluation joue également le rôle de comité d’évaluation ministériel, conformément à la Politique sur l’évaluation du CT. L’article 2.3 décrit les adaptations qui s’appliquent aux agents du Parlement et qui font que le commissaire est l’unique responsable de la surveillance de la conformité à la Politique au sein du Commissariat.

5. Rôle du CVE

Le CVE est chargé de :

formuler des conseils et des recommandations objectifs à l’intention du commissaire, au sujet du caractère suffisant, de la qualité et des résultats des services d’assurance fournis à l’égard de la pertinence et du fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance de l’organisation (y compris les systèmes de reddition de comptes et de vérification);
passer en revue, en utilisant une démarche fondée sur les risques, tous les principaux secteurs des processus de gestion, de contrôle et de responsabilité de l’organisation, y compris la production de rapports;
porter conseils et fournir des recommandations qui peuvent être demandés par le Commissaire à propos de questions sur lesquelles le Commissaire en tant qu’administrateur des comptes est chargé de faire rapport devant les commissions parlementaires.

6. Responsabilités

Les principaux secteurs de responsabilité qui relèvent du mandat du CVE, et qui devront être examinés en tenant dûment compte des risques et selon un cycle approprié, sont décrits dans la présente section.

6.1 Valeurs et éthique

Le CVE passe en revue les systèmes et les pratiques organisationnelles mis en place par le commissaire pour surveiller la conformité avec les lois, les règlements, les politiques et les normes en matière d’éthique, donne des conseils à ce sujet, et détermine et corrige toute violation des lois ou des normes d’éthique. Cet examen peut également porter sur les procédures et les mécanismes de rétroaction mis en place pour surveiller la conformité avec le code de déontologie et les politiques en matière d’éthique, ainsi que sur la manière dont les processus favorisent le maintien de normes élevées en matière d’éthique.

6.2 Gestion du risque

Le CVE passe en revue les mécanismes de gestion des risques mis en place par le Commissariat et donne des conseils à ce sujet.

6.3 Cadre de contrôle de gestion

Le CVE passe en revue les mécanismes organisationnels de contrôle interne, donne des conseils à ce sujet et être informé sur toute question importante découlant du travail réalisé par d’autres prestataires des services d’assurance à la haute direction et à l’administrateur général.

6.4 Fonction de vérification interne

Le CVE :

recommande et revoit périodiquement la politique ou la charte organisationnelle sur la vérification interne et la soumet à l’approbation du commissaire;
conseille le commissaire quant au caractère suffisant des ressources affectées à la fonction de vérification interne;
examine et recommande à des fins d’approbation le plan pluriannuel de vérification interne fondé sur les risques;
surveille et évalue le rendement de la fonction de vérification interne;
conseille le commissaire au sujet du recrutement, de la nomination et du rendement du dirigeant principal de la vérification;
examine et recommande à des fins d’approbation les plans sur les projets de vérification interne, les rapports de vérification interne et les plans d’action correspondants proposés par la direction pour donner suite aux recommandations;
examine les rapports périodiques faisant état des progrès réalisés dans l’exécution du plan de vérification interne fondé sur les risques;
est informé des missions ou des tâches de vérification interne qui ne donnent pas lieu à la présentation d’un rapport au Comité, ainsi que de toutes les questions importantes découlant de ces travaux.

6.5 Fonction d’évaluation

Le CVE :

examine le caractère adéquat de la portée des évaluations, telle qu’exprimée dans le plan d’évaluation organisationnel élaboré par le chef de l’évaluation, ainsi que de l’approche fondée sur les risques utilisée pour déterminer la méthode d’évaluation et le niveau d’effort devant s’appliquer aux évaluations individuelles prévues dans le plan, et recommande le plan aux fins d’approbation par le commissaire;
à la demande du chef de l’évaluation :
- examine les éléments clés de l’évaluation, comme le mandat, et en recommande l’approbation;
- examine les principaux problèmes en matière d’évaluation et prend des mesures pour les régler;
examine les rapports d’évaluation finaux, y compris les réponses de la direction et les plans d’action, et en recommande l’approbation au commissaire;
assure le suivi des plans d’action approuvés par le commissaire;
vérifie si les ressources affectées à la fonction d’évaluation sont suffisantes et recommande au commissaire un niveau de ressources adéquat et conforme au plan d’évaluation de l’organisation;
vérifie si les ressources affectées aux activités de mesure du rendement liées à l’évaluation sont suffisantes, et recommande au commissaire un niveau de ressources suffisant pour ces activités;
examine le rendement de la fonction d’évaluation et recommande les mesures à prendre pour combler les lacunes.

6.6 Prestataires externes de services d’assurance

Le CVE: est informé des questions suivantes, et il donne des conseils au commissaire à leur sujet :

Est informé de tous les travaux de vérification concernant l’organisation que doivent effectuer les prestataires externes de services d’assurance, y inclus la réponse de la direction, et conseiller l’administrateur général à ce sujet;
Est informé des questions et les priorités de vérification soulevées par les prestataires externes de services d’assurance, et conseiller le commissaire à ce sujet.

6.7 Suivi des plans d’action de la direction

Le CVE examine les rapports périodiques sur les progrès réalisés dans la mise en œuvre des plans d’action de la direction approuvés, élaborés à partir des recommandations formulées dans le cadre de vérifications internes précédentes, ainsi que les plans d’action de la direction découlant des travaux des prestataires externes de services d’assurance.

6.8 Rapports sur les états financiers et les comptes publics

Le Comité de vérification examine les principaux rapports de gestion financière et les informations à fournir, y compris les rapports financiers trimestriels, les états financiers annuels et les comptes publics, et conseille le commissaire à ce sujet.
Le Comité examine également la Déclaration annuelle de responsabilité de la direction, y compris les contrôles internes applicables aux rapports financiers, et conseille le commissaire sur les plans d’évaluation fondés sur le risque et les résultats connexes concernant l’efficacité du système de contrôles internes du Commissariat applicables aux rapports financiers.
Si les états financiers de l’organisation doivent faire l’objet d’une vérification, le Comité de vérification doit examiner :
- les états financiers en collaboration avec le vérificateur externe et la haute direction et discuter de toute estimation comptable importante et des corrections s’y rapportant, de toute correction devant être apportée aux états financiers à la suite de la vérification, ainsi que de toute difficulté ou de tout différend avec la direction survenu durant la vérification;
- les lettres de recommandations découlant de la vérification externe;
- les constatations et les recommandations du vérificateur au sujet des contrôles internes mis en place pour la production des rapports financiers et en examine les répercussions sur les processus de contrôle, de gestion des risques et de gouvernance.

6.9 Rapports de reddition de comptes

Le Comité de vérification doit obtenir copie du Rapport sur les plans et les priorités du ministère, du Rapport ministériel sur le rendement et de tout autre rapport important de reddition de comptes. Ces rapports serviront de fondement aux travaux du CVE, ainsi qu’aux conseils à donner au commissaire.

7. Membres du Comité

7.1 Composition

Le CVE se compose de deux membres externes et du commissaire aux langues officielles. La nomination des membres du CVE, y compris des membres externes, incombe uniquement au commissaire.

Les membres du CVE doivent être choisis de sorte que l’ensemble de leurs compétences, connaissances et expérience permettent au CVE de s’acquitter de ses fonctions d’une manière compétente et efficiente. Le profil de compétences se fonde sur les exigences de la Politique sur la vérification interne du Commissariat et du CT. Un des membres doit être un expert financier, tandis que l’autre doit posséder une expertise approfondie et reconnue dans le domaine de la gouvernance dans le secteur public.

7.2 Mandat

Un membre externe ne peut siéger pendant plus de deux mandats. Un mandat complet dure quatre ans. Cependant, pour assurer la continuité au sein du CVE, la nomination des membres par le commissaire peut être étalée dans le temps.

7.3 Présidence

Le CVE est présidé par le Commissaire aux langues officielles.

Le rôle du président consiste à établir le plan du CVE et, une fois que celui-ci l’a approuvé, à en assurer l’exécution. Le président convoque les réunions du Comité, en dresse l’ordre du jour et en dirige le déroulement.

7.4 Quorum

Le quorum est constitué lorsque le commissaire, à titre de président, et un membre externe sont présents.

Il ne peut y avoir de remplaçants.

7.5 Participation des non membres

Le commissaire adjoint de la Direction générale de la gestion intégrée, qui est le dirigeant principal des finances et le dirigeant principal de la vérification, assiste à toutes les réunions du CVE. Le directeur de la Planification, de la Vérification et de l’Évaluation assiste également aux réunions du CVE.

Le président peut demander la présence d’autres représentants du Commissariat.

Au besoin, le président peut demander à un haut fonctionnaire du Bureau du vérificateur général, à d’autres vérificateurs externes et à des intervenants d’assister à une réunion du CVE pour discuter de diverses questions importantes pour l’organisation.

8. Fonctionnement du Comité

8.1 Planification

Le président du Comité, en consultation avec les autres membres du comité, prépare un plan qui garantit que les responsabilités du comité sont pleinement prises en compte et assumés.

La Directive sur la vérification interne au gouvernement du Canada exige que les comités de vérification se réunissent, en personne, au moins deux fois par année. Le CVE planifie présentement se rencontrer quatre fois par année.

En outre, les membres du CVE peuvent être consultés par le commissaire ou le DPV/chef de l’évaluation au besoin afin de fournir une rétroaction écrite ou verbale à propos de divers éléments qui font partie du mandat du Comité. Entre les réunions ordinaires, les membres peuvent obtenir l’approbation du CVE en échangeant des notes de service sur support papier et/ou des courriels lorsqu’une situation exige une attention immédiate et qu’une réunion en personne n’est pas possible.

8.2 Calendrier des réunions

La date des réunions est fixée au moins six mois à l’avance afin que la direction et les responsables de la fonction de vérification interne et d’évaluation du Commissariat puissent préparer l’information et les rapports nécessaires aux travaux du CVE. Un calendrier préétabli des réunions aide aussi les membres externes à respecter les exigences relatives aux réunions du Comité. La modification d’une date de réunion constituera l’exception à la règle.

8.3 Consultation du Comité

Les membres du CVE peuvent consulter sans restriction le dirigeant principal de la vérification et le dirigeant principal des finances. Ils peuvent également consulter d’autres employés du Commissariat ainsi que les documents dont il a besoin pour s’acquitter de ses responsabilités (sous réserve des lois applicables).

8.4 Procès verbaux des réunions

Le procès-verbal de chaque réunion est conservé et contient la liste des présences. Il décrit les décisions prises et résume les discussions tenues.

8.5 Appui au CVE

Le CVE dispose des ressources nécessaires pour assumer son rôle, ses responsabilités et ses fonctions. La Direction de la planification, de la vérification et de l’évaluation agit à titre de secrétariat du CVE.

Les services de secrétariat offerts au CVE comprennent ce qui suit :

préparation en temps opportun de tous les avis et ordres du jour des réunions;
coordination des présentations et distribution des rapports ou autres documents connexes; préparés à l’intention du Comité à des fins d’information et d’examen;
préparation et distribution en temps opportun des comptes rendus des décisions;
autres tâches qui peuvent lui être attribuées.

8.6 Réunions à huis clos

Dans le cadre de chaque réunion, le Comité tient normalement une rencontre individuelle à huis clos avec le dirigeant principal des finances, le dirigeant principal de la vérification et tout autre fonctionnaire qu’il souhaite rencontrer.

9. Rapport annuel

Chaque année, les membres indépendants présentent un rapport annuel destiné à l’administrateur général qui :

résume les résultats de l’examen que le comité a fait des secteurs de responsabilité;
présente l’évaluation des membres indépendants de la capacité, de l’indépendance et du rendement de la fonction de vérification interne et énonce des recommandations, au besoin, à cet égard;
présente entièrement et uniquement les vues des membres indépendants, peu importe l’aide reçue des agents du Commissariat dans la préparation du rapport annuel.

10. Évaluation du rendement du Comité

10.1 Auto évaluation du Comité

Le Comité effectuera régulièrement une auto-évaluation de son rendement.

10.2 Inspection externe des pratiques professionnelles

Au moins tous les cinq ans, le rendement du Comité fait l’objet d’une évaluation externe dans le cadre de l’inspection des pratiques de vérification interne. Le Commissariat a effectué une inspection des pratiques en octobre 2014, qui concluait que sa fonction de vérification interne était « généralement conforme » à la Politique sur la vérification interne et aux normes de l’Institut des vérificateurs internes.

11. Examen

Le Comité examine régulièrement la pertinence de sa charte, aux fins de réaffirmation par l’administrateur général.

Notes de bas de page

note de bas de page 1

Politique sur la vérification interne du CT, art. 2.4, et Directive sur la vérification interne au gouvernement du Canada du CT, art. 2.2

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note de bas de page 2

Politique sur la vérification interne du CT, art. 3.5

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note de bas de page 3

Politique sur la vérification interne du CT, art. 6.1.6

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note de bas de page 4

Politique sur la vérification interne du CT, art. 6.1.8 et 6.5.2, et Directive sur la vérification interne au gouvernement du Canada du CT, art. 6.1.1.10

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note de bas de page 5