Rapport financier trimestriel pour le trimestre terminé le 30 septembre 2020

Introduction

Le présent rapport financier trimestriel a été préparé par la direction, tel qu’exigé par l’article 65.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques, et selon les modalités prescrites par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Il devrait être lu de concert avec le Budget principal des dépenses. Le présent rapport n’a pas fait l’objet d’un audit ou d’un examen.

Mandat et programmes

Le Commissariat aux langues officielles (Commissariat) appuie le commissaire aux langues officielles dans la réalisation de son mandat, qui consiste à prendre, dans le cadre de sa compétence, toutes les mesures visant à assurer la reconnaissance du statut de chacune des langues officielles et à faire respecter l’esprit de la Loi sur les langues officielles ainsi que l’intention du législateur en ce qui a trait à l’administration des affaires des institutions fédérales, notamment l’avancement du français et de l’anglais dans la société canadienne.

Des renseignements supplémentaires sur les programmes du Commissariat figurent dans le Plan ministériel de 2020-21 et dans le Budget principal des dépenses.

Méthode de présentation du rapport

Ce rapport trimestriel a été préparé par la direction en utilisant une méthode de comptabilité axée sur les dépenses. L’état des autorisations joint à ce rapport inclut les autorisations de dépenser accordées par le Parlement et utilisées par le Commissariat, de manière cohérente avec le Budget principal des dépenses pour l’exercice 2020-2021. Ce rapport trimestriel a également été préparé en utilisant un référentiel à usage particulier conçu pour répondre aux besoins d’information financière à l’égard de l’utilisation des autorisations de dépenser.

Le gouvernement ne peut dépenser sans l’autorisation préalable du Parlement. Les autorisations sont accordées par des lois de crédits, sous forme de limites annuelles, ou par des lois sous forme de pouvoirs législatifs de dépenser à des fins déterminées.

Le Commissariat utilise la méthode de la comptabilité d’exercice intégrale pour la préparation et la présentation de ses états financiers annuels, qui font partie du processus de rapport sur les résultats ministériels. Toutefois, les pouvoirs de dépenser votés par le Parlement sont encore établis selon une méthode de comptabilité axée sur les dépenses.

Faits saillants des résultats financiers trimestriels et cumulatifs

État des autorisations

Au deuxième trimestre, l’état des autorisations ci-dessous indique une diminution de 5,6 millions de dollars, soit 24,7% par rapport à l’exercice précédent, dans les autorisations disponibles qui est principalement attribuable à la réduction des crédits du Budget principal des dépenses. En raison de la pandémie COVID-19 et des sessions limitées au printemps pour que le Parlement puisse étudier les crédits, le Règlement de la Chambre des communes a été modifié pour prolonger la période d'étude à l'automne. Le Commissariat devrait recevoir les pleins crédits pour le Budget principal des dépenses 2020-21 en décembre 2020.

Cet état indique aussi que le Commissariat a dépensé 9,0 millions de dollars de ses autorisations disponibles pour l’exercice 2020-2021, dont 87,6% (7,9 millions de dollars) en dépenses reliées au personnel. Si l’ensemble des autorisations avaient été disponibles au deuxième trimestre, ces dépenses représenteraient 41,9% du budget qui aurait été dépensé.

État des dépenses budgétaires par article courant

Selon l’état des dépenses budgétaires par article courant, les dépenses budgétaires totales du Commissariat ont diminué de 1,0 millions de dollars ou de 10,6% au 30 septembre 2020 par rapport à la même période en 2019-2020. Cela s’explique principalement par les éléments suivants :

• une diminution de 535,000$ des coûts reliés au personnel attribuable au ralentissement et report de processus de dotation en lien avec la pandémie de COVID-19;
• une diminution de 132,000$ dans les coûts de transport, de communication et de promotion attribuable à l’annulation et le report de voyage et d’évènements en lien avec la pandémie de COVID-19; et
• à une diminution de 392,000$ des coûts d’acquisition de machineries et d’équipements, des achats importants pour le renouvellement d’équipements informatiques ayant été effectués au deuxième trimestre de 2019-2020.

Risques et incertitudes

Les risques dont le Commissariat devait tenir compte étaient liés à des facteurs associés à son contexte de fonctionnement. Les risques liés à la capacité à répondre aux priorités stratégiques et opérationnelles ainsi qu’à la réputation du Commissariat pour soutenir son mandat pouvaient être considérés comme des menaces mais aussi comme des opportunités.

Dans le cadre de la planification intégrée, les mesures d’intervention concernant les risques organisationnels ont été intégrées au Plan opérationnel intégré et le Comité exécutif en a effectué le suivi de façon périodique.

Capacité à répondre aux priorités stratégiques et opérationnelles

En 2019-2020, un plan d’action a été élaboré afin de répondre aux priorités du plan stratégique pluriannuel (2019-2025) du Commissariat qui inclut Vision 2025. Le plan d’action en est à sa deuxième année de mise en œuvre.

Par conséquent, le Commissariat continue d’assurer l’établissement d’une vision commune autour de laquelle les priorités stratégiques et opérationnelles, ainsi que les activités qui en découlent, s’articuleront.

Le Commissariat examine constamment son budget pour être en mesure de réaffecter des ressources, au besoin, dans le but de respecter ses priorités. Par exemple, l’organisation a développé un plan stratégique de gestion des ressources humaines dans lequel elle a identifié des champs d’intervention spécifiques en lien avec ses défis actuels et à venir en matière des ressources humaines.

Le Commissariat continuera d’évaluer l’incidence des changements touchant les priorités opérationnelles, les processus et les objectifs, notamment grâce à la mise en œuvre du plan opérationnel intégré et aux stratégies de gestion du changement. Cela dans le but de tenir compte des changements éventuels des priorités des organisations qui découlent de la mise en œuvre de Vision 2025 et des propositions des intervenants externes, y compris la mise en œuvre par les institutions fédérales du Plan d’action pour les langues officielles 2018-2023 préparé par Patrimoine canadien et la modernisation de la Loi par le gouvernement.

Réputation du Commissariat pour soutenir son mandat

Le Commissariat poursuit ses efforts dans l’examen de ses processus en vue de générer des économies, de procéder à une uniformisation et d’innover, dans la mesure du possible. Par exemple, le Commissariat a mené une analyse approfondie des différentes étapes de mise en œuvre de son programme des enquêtes dans le but de préparer un plan d’action qui permettra d’accroître le rendement. Le Commissariat espère ainsi de renforcer sa compréhension de l’environnement et à devenir plus agile et efficient.

En outre, le Commissariat a élaboré des stratégies d’intervention et de mobilisation auprès de différents intervenants, notamment les institutions fédérales et les Communautés de langues officielles en situation minoritaire (CLOSM), dans le but est de mieux gérer les attentes et d’établir des relations constructives, entre autres. Cela a été le cas avec la mise en œuvre du Modèle de maturité des langues officielles et le projet de gestion des parties prenantes.

Le Commissariat a également renforcé la lentille des communications dans ses activités dans le but de promouvoir la position du commissaire sur des sujets importants liés aux langues officielles dans l’espace public.

Ceci étant dit, comme le Commissariat n’a aucun contrôle sur les facteurs externes qui influencent l’avenir de ses activités, notamment dans le contexte de la pandémie du COVID-19, l’organisation assurera la souplesse du processus de planification stratégique pour s’adapter aux changements organisationnels et, au besoin, réaffectera les ressources. Le Commissariat a revu les priorités 2020-21 suivant le contexte de la pandémie et surveille leur progrès chaque trimestre.

Changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

Le nombre de demandes d’action en ressources humaines a considérablement diminué cette année comparativement au deuxième trimestre de l’année passée (73 vs 92). Cependant, les demandes d’action les plus courantes demeurent les intérimaires (moins de 4 mois) et les étudiants.  

Les secteurs ont dû adapter leurs méthodes de travail afin d’être en mesure de continuer les opérations. Par exemple, des procédures ont été envoyées pour les signatures électroniques, les dossiers de dotation sont maintenant numériques.

Les services de la TI et des services administratifs ont dû s’adapter rapidement aux changements imposés par la pandémie. Par exemple, les services administratifs et de la TI ont dû réagir rapidement afin d’équiper les employés à la maison et de s’assurer que les employés avaient l’équipement nécessaire pour effectuer leur travail de façon productive. Les services de la TI se sont également assurés que les données du commissariat continuent d’être sécurisées.

Une application a été développée afin de surveiller la gestion des équipements et les visites sur les lieux de travail pour s’assurer que les lieux soient sécuritaires pour les employés.

Approbation des cadres supérieurs

Approuvé par :

Raymond Théberge 
Commissaire aux langues officielles  

Eric Trépanier, CPA, CGA
Dirigeant principal des finances

Gatineau, Canada
Le 29 novembre 2020

État des autorisations (non audité)

Dépenses ministérielles budgétaires par article courant (non audité)