Rapport annuel du dirigeant principal de la vérification 2019-2020
Message du dirigeant principal de la vérification
J’ai le plaisir de présenter au Comité de vérification et d’évaluation (CVE) un résumé des principales réalisations accomplies sous ma direction du 1er avril 2019 au 31 mars 2020.
La vérification du cycle chronologique de l’élaboration des systèmes de technologies de l’information, les examens du contrôle interne à l’égard de l’information financière ainsi que la vérification des états financiers de 2018-2019 par le Bureau du vérificateur général ont été menés comme prévu dans le plan de vérification et d’évaluation fondé sur les risques de 2019-2020.
En ce qui concerne le cadre de gestion du rapport annuel, la vérification a été remplacée par un projet consultatif, car le Commissariat aux langues officielles (le Commissariat) cherchait déjà à se doter d’un nouveau programme de communication stratégique à l’appui de l’avancement des langues officielles grâce à l’élaboration d’une stratégie de communication globale (interne et externe). En outre, à la suite de la réalisation, en 2018-2019, du projet consultatif qui visait à réharmoniser les efforts promotionnels du Commissariat, l’équipe de vérification devait assurer l’établissement de liens. Le rapport annuel constitue donc un autre élément de cette transformation, en plus de cadrer avec Vision 2025. Par conséquent, cette initiative se poursuivra en 2020-2021. Cependant, un important travail a été réalisé en 2019-2020, et des options ont été approuvées par le Comité exécutif. La phase 2 est en cours et devrait être terminée en novembre 2020, soit au début de la production du rapport annuel de 2020‑2021.
La vérification du cadre de gestion des pratiques d’enquête a aussi été remplacée par un projet consultatif à la suite d’une discussion sur le profil de risque de l’organisation à la séance de planification stratégique avec la haute direction. Il a alors été soulevé que l’organisation pourrait ne pas être en mesure de répondre à la demande relativement aux plaintes pour deux raisons : la hausse continue du nombre de plaintes en matière de langues officielles et les difficultés organisationnelles liées au recrutement et au maintien en poste, difficultés qui ne sont pas propres au Commissariat. Bien que ce projet soit considérablement avancé, lorsque les constatations initiales ont été présentées à la haute direction, il a été décidé d’élargir sa portée dans certains secteurs. Ce projet se poursuivra en 2020-2021 et devrait se terminer d’ici la fin novembre 2020.
Par ailleurs, la Division de la planification, de la vérification et de l’évaluation (DPVE) a surveillé les plans d’action de la direction pour garantir que cette dernière a mis en œuvre des plans d’action en temps opportun pour réduire au minimum l’exposition aux risques ou pour renforcer les mesures de contrôle et de gouvernance. La direction a démontré qu’elle était déterminée à donner suite aux recommandations. Après la dernière réunion du CVE, en février 2020, il ne restait que six recommandations ouvertes de vérifications d’exercice précédent, et quatre d’entre elles (67 %) étaient en retard de plus de 90 jours. Toutefois, d’importants efforts ont été déployés pour mettre en œuvre les recommandations en retard. Trois d’entre elles sont maintenant pleinement mises en œuvre, et une autre l’est en bonne partie.
De plus, l’inspection des pratiques a été déplacée en 2020-2021 compte tenu de la nouvelle approche d’approvisionnement concurrentiel adoptée par l’équipe de vérification, approche qui a permis à l’organisation de passer un contrat pluriannuel plutôt que de tenir des processus concurrentiels distincts pour chaque mission de vérification. Ce processus a été retardé en raison du départ de l’agent principal de la vérification, puis des soumissionnaires éventuels ont demandé de prolonger la période de présentation des soumissions.
En ce qui a trait aux évaluations, l’équipe a examiné les indicateurs de rendement à tous les échelons de l’organisation. De plus, une nouvelle méthode et un nouveau plan d’évaluation ont été élaborés et présentés au Comité de la mesure du rendement et de l’évaluation aux fins d’approbation de l’approche globale.
Le CVE continue d’être un pilier important de la structure de gouvernance du Commissariat. Il appuie la fonction de vérification interne en tant que fonction d’évaluation professionnelle, indépendante et objective, en plus de remplir le rôle de comité d’évaluation.
La DPVE du Commissariat continue d’appuyer l’organisation par ses activités, ses conseils et son apport à l’avancement de Vision 2025, soit les projets consultatifs sur la transformation. Nous espérons apporter une contribution accrue pendant la prochaine année grâce au plan actualisé de vérification et d’évaluation fondé sur les risques 2020-2023.
Éric Trépanier, CPA, CGA
Dirigeant principal de la vérification
1. Introduction
La fonction de vérification interne est gérée par la Division de la planification, de la vérification et de l’évaluation (DPVE).
La DPVE est responsable des activités de surveillance au Commissariat aux langues officielles (le Commissariat), y compris des fonctions de vérification interne et d’évaluation, du contrôle interne à l’égard de l’information financière (CIIF) et de la surveillance des ressources humaines. Comme le commissaire aux langues officielles (le commissaire) est un agent du Parlement, il est l’unique responsable des fonctions de vérification interne et d’évaluation, des éléments clés de la structure de gouvernance et de surveillance de l’organisation. Ces fonctions sont conçues pour appuyer le commissaire, le Comité de vérification et d’évaluation (CVE) et la haute direction par la prestation de services d’assurance, de conseil et d’évaluation.
Le rôle de la vérification interne est particulièrement bien illustré par sa définition établie dans les normes de l’Institut des auditeurs internes :
Activité d’assurance et de consultation indépendante et objective conçue pour ajouter de la valeur et améliorer les opérations d’une organisation. Elle aide l’organisation à atteindre ses objectifs en appliquant une approche systématique et méthodique à l’évaluation et à l’amélioration de l’efficacité des processus de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance.
Étant donné que le Commissariat est une organisation de petite taille et relativement peu complexe, la DPVE gère également les activités d’évaluation. La planification des deux fonctions de surveillance est intégrée au plan de vérification et d’évaluation fondé sur les risques (PVEFR). Le suivi des recommandations s’effectue selon une approche intégrée pour tous les projets de vérification interne, de vérification externe et d’évaluation. Dans ce contexte, le rapport annuel du DPV comprend les activités qu’il a menées en tant que chef de l’évaluation.
Le présent rapport est présenté au CVE pour l’aider à superviser les fonctions de vérification interne et d’évaluation.
2. Aperçu de la fonction de vérification interne du Commissariat
2.1 Mandat et activités
Dans le cadre de son mandat, la DPVE s’efforce d’établir et de maintenir des relations constructives et ouvertes avec la direction. Grâce à des échanges continus, elle attire l’attention de la direction sur les priorités et les constatations qui se dégagent des activités de surveillance, comme les vérifications internes et externes et les évaluations. De plus, la DPVE offre du soutien au CVE, qui tient également le rôle de comité ministériel de vérification et d’évaluation et qui conseille le commissaire et la haute direction.
Voici un résumé des principales activités de la DPVE
La vérification interne constitue une fonction d’évaluation professionnelle, indépendante et objective, qui se fonde sur une démarche rigoureuse pour évaluer et améliorer l’efficacité des processus de gouvernance, de la gestion des risques et des mesures de contrôle. La mission de la fonction de vérification interne consiste à aider les décideurs à exercer une surveillance et un contrôle sur l’organisation ainsi qu’à assurer une saine gestion des risques. La vérification interne aide ainsi l’organisation à atteindre ses objectifs d’une manière efficace et conforme à une prise de décisions éclairée, éthique et responsable.
L’évaluation consiste en la collecte et l’analyse systématiques de données sur les résultats des programmes pour que l’on puisse juger de leur pertinence et de leur rendement et trouver d’autres façons de les exécuter ou d’obtenir les mêmes résultats. L’évaluation fournit au commissaire, aux parlementaires et aux Canadiens une appréciation neutre et fondée sur des éléments probants de l’optimisation des ressources, de la pertinence et du rendement des programmes.
2.2 Structure de gouvernance
Le DPV est nommé par le commissaire et relève directement de celui-ci. Au Commissariat, le commissaire adjoint de la Direction générale de la gestion intégrée assume le rôle de DPV et de chef de l’évaluation.
Afin d’assurer la structure organisationnelle nécessaire à l’indépendance de la fonction de vérification interne et à la neutralité de la fonction d’évaluation, son personnel relève du DPV qui, quant à lui, rend des comptes directement au commissaire et au CVE.
Par souci d’objectivité et d’indépendance, toute vérification de fonctions dont le DPV assume la responsabilité opérationnelle est confiée à un vérificateur externe. Le directeur de la DPVE fait part des constatations de la vérification directement au commissaire. Pendant la vérification, le vérificateur externe peut consulter directement le commissaire, au besoin.
2.3 Ressources
Lorsque tous ses postes sont dotés, l’équipe de vérification et d’évaluation est composée du DPV, d’un directeur et d’un analyste principal. Ces trois membres sont des comptables professionnels agréés. S’ajoutent à cette petite équipe des consultants externes compétents spécialisés dans les activités de vérification et d’évaluation.
Le Commissariat utilise deux types d’ententes d’approvisionnement pour la prestation de ses services d’assurance : des ententes d’impartition (un fournisseur de services de vérification interne ou un cabinet comptable indépendant exécute la mission de vérification) et des ententes de collaboration (la DPVE exécute la mission de vérification en partenariat avec un fournisseur de services de vérification interne). Le rôle de gestionnaire ou de chef de projet est tenu par un consultant.
L’équipe de vérification interne veille à ce que les consultants détiennent l’expérience et les compétences requises ainsi qu’une connaissance suffisante de l’organisation. En outre, elle facilite les activités et assure le suivi des recommandations.
La DPVE utilise une approche fondée sur les risques pour élaborer le plan pluriannuel de vérification et elle veille à ce que les ressources (internes et contractuelles) soient disponibles et déployées dans les secteurs les plus à risque. Étant donné que le Commissariat est une organisation relativement petite et peu complexe, cette capacité semble adéquate pour l’exécution de son plan de vérification axé sur les risques.
3. Rendement des fonctions de vérification interne et d’évaluation
3.1 Principales activités et avancement par rapport au PVEFR
Par l’exécution du PVEFR de 2017-2020, la DPVE a contribué à l’organisation par l’intermédiaire de certains projets de vérification et d’évaluation harmonisés avec le contexte et les priorités du Commissariat. Le PVEFR triennal proposé a été approuvé à la réunion du 31 janvier 2017 du CVE. En 2019-2020, la mise à jour annuelle de ce PVEFR a été présentée et approuvée par le commissaire lors de la réunion du 12 février 2019 du CVE.
Le tableau ci-après présente l’état d’avancement des divers projets de vérification interne, de vérification externe et de surveillance de la gestion par rapport au PVEFR de 2019-2020.
| Projet | Type | État d’avancement au 31 mars 2020 | Date d’achèvement prévue au 31 mars 2020 | Date d’achèvement réelle au 31 mars 2020 |
|---|---|---|---|---|
| Vérification des états financiers de 2018-2019 par le BVG | Vérification externe | Achevé | T2 2019-2020 | T2 2019-2020 |
| Examen annuel du CIIF | Surveillance de la gestion | Achevé | T3 2019-2020 | T4 2019-2020 |
| Vérification du CCES de TI | Vérification interne | Achevé | T1 2020-2021 | T1 2020-2021 |
| Projet consultatif sur le rapport annuel | Vérification interne | Phase 1 (analyse des options relatives au rapport annuel) : achevée Phase 2 (élaboration d’un cadre de gouvernance et gestion du changement) : en cours |
T1 2020-2021 | Phase 1 : T4 2019-2020 Phase 2 : En cours |
| Projet consultatif sur les pratiques d’enquête | Vérification interne | En cours | 2020-2021 | En cours |
Les paragraphes ci-après résument le contexte et les constatations des projets menés en 2019-2020.
3.1.1 Vérification des états financiers de 2018-2019 par le BVG
Le Bureau du vérificateur général (BVG) a vérifié les états financiers de 2018-2019 du Commissariat. À la suite de la vérification, le BVG a présenté son rapport au CVE le 25 juillet 2019. Il n’a cerné aucune inexactitude durant la vérification. Il a émis une attestation sans réserve à l’égard des états financiers du Commissariat et a conclu que l’organisation respectait les autorisations légales.
3.1.2 Examen annuel du CIIF
Contexte : Réalisé par un consultant externe, cet examen constitue une évaluation fondée sur les risques de l’efficacité du système de contrôle interne à l’égard de l’information financière (CIIF) du Commissariat. En 2019-2020, cet examen a visé l’administration de la paye, le cycle de l’achat au paiement et les immobilisations.
Administration de la paye (essais de l’efficacité de la conception) : L’examen a révélé que les processus d’administration de la paye et les mesures de contrôle connexes offrent une assurance raisonnable que le risque de non-conformité à la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) ainsi qu’aux politiques et aux directives du Conseil du Trésor (CT) est très limité. Quatre recommandations ont été formulées et seront mises en œuvre par le biais d’un plan d’action de la direction.
Cycle de l’achat au paiement (surveillance continue) : L’examen a révélé que les processus du cycle de l’achat au paiement et les mesures de contrôle en place offrent une assurance raisonnable que le risque de non-conformité à la LGFP ainsi qu’aux politiques et aux directives du CT est très limité. Huit recommandations ont été formulées et seront mises en œuvre par le biais d’un plan d’action de la direction.
Immobilisations (surveillance continue) : L’examen a révélé que les processus financiers et les mesures de contrôle interne en place durant la période d’essai liée à la gestion des immobilisations offrent une assurance raisonnable que le risque de non-conformité à la LGFP ainsi qu’aux politiques et aux directives du CT et du Commissariat est très limité. Trois recommandations ont été formulées.
Résultats sommaires : Les résultats de cet examen, ainsi que de la vérification par le BVG des états financiers de 2019-2020, seront présentés à la réunion de l’automne 2020 du CVE.
3.1.3. Vérification du CCES de TI
Contexte : L’objectif global de cette vérification consistait à évaluer la qualité et l’efficacité de la gestion assurée par le Commissariat en ce qui concerne le cycle chronologique de l’élaboration de ses systèmes (CCES). Plus précisément, la vérification visait à déterminer si :
- le Commissariat avait mis en œuvre un cadre efficace de contrôle de la gestion du CCES de technologies de l’information (TI), soit un cadre qui comprend la responsabilisation, les rôles, les responsabilités et la planification stratégique relatifs à la gestion de l’élaboration et de la tenue à jour des applications;
- le Commissariat avait mis en œuvre des processus opérationnels et des mesures de contrôle efficaces dans l’ensemble de l’organisation, notamment un cadre de gestion des projets de TI et une méthodologie détaillée relative au CCES.
Résultats sommaires : La vérification a révélé que le Commissariat dispose d’un cadre de contrôle de la gestion efficace en ce qui concerne l’élaboration et la tenue à jour des applications. Des mesures ont été prises récemment pour améliorer la gouvernance, la planification, l’établissement des priorités et la gestion des projets axés sur les TI. Seules trois recommandations ont été formulées à la suite de la vérification, recommandations que la direction a approuvées et auxquelles elle donnera suite dans ses plans d’action. Le rapport de vérification sera présenté à la réunion du CVE prévue pour le 30 juin 2020.
3.1.4. Projet consultatif sur le rapport annuel
Contexte : Ce projet consultatif visait principalement à :
- présenter des options afin d’améliorer la conception, l’élaboration et la communication du rapport annuel au Parlement et des produits connexes en vue de faire avancer le programme des langues officielles;
- établir des stratégies d’intégration du rapport annuel et des produits connexes au cadre promotionnel du Commissariat;
- élaborer un modèle de gouvernance révisé pour la préparation du rapport annuel;
- déterminer les rôles et les responsabilités des participants relativement aux solutions proposées.
Compte tenu de l’ampleur de la tâche, le projet a été divisé en deux phases :
Phase 1 – Analyse des options : Cette phase a consisté à examiner l’état actuel, à étudier les possibilités sous le régime de la Loi sur les langues officielles et à proposer des options pour renouveler l’approche d’établissement de rapports au Parlement.
Phase 2 – Élaboration et mise en œuvre du cadre : À la suite de l’approbation de l’orientation recommandée par le commissaire, les consultants formuleront une recommandation à l’égard du modèle de gouvernance, y compris de la surveillance, des processus, des rôles et des responsabilités pour l’élaboration efficiente du rapport annuel.
Résultats sommaires : La phase 1 du projet (analyse des options) est achevée et approuvée par la haute direction. La phase 2 avance comme prévu.
3.1.5. Projet consultatif sur les pratiques d’enquête
Contexte : L’objectif global de ce projet consultatif consistait à évaluer la pertinence et l’efficacité des pratiques, des procédures et des méthodes utilisées par le Commissariat dans le processus d’enquête sur les plaintes en matière de langues officielles. De plus, le projet visait à examiner l’efficacité du cadre de contrôle de la gestion des enquêtes, notamment la structure des enquêtes, le processus d’embauche et les ressources disponibles, les processus et les outils ainsi que les mécanismes de surveillance et d’établissement de rapports.
Résultats sommaires : À la lumière des conclusions préliminaires de ce projet consultatif, la haute direction a décidé d’en élargir la portée. Par conséquent, ce projet est toujours en cours.
3.2 Expositions aux risques importants et problèmes de contrôle
La vérification interne vise principalement à aider une organisation à atteindre ses objectifs en ayant recours à une approche systématique et méthodique pour évaluer et améliorer l’efficacité des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance.
Des critères de vérification propres aux processus de gestion des risques, de gouvernance et de contrôle interne ont été établis pour tous les projets de vérification interne menés au cours de l’exercice. Leur évaluation n’a révélé aucune exposition à des risques importants ni aucun problème de contrôle. Règle générale, des améliorations modérées ou mineures étaient requises.
3.3. Résultats des suivis de la mise en œuvre des plans d’action de la direction
À l’appui de l’atteinte de l’objectif de la DPVE qui consiste à fournir des services indépendants à valeur ajoutée au Commissariat, l’ensemble ci-après d’indicateurs a été établi pour faciliter la mesure du rendement à cet égard.
3.3.1 Portée de la surveillance
| Composantes de l’univers de vérification | Niveau de priorité dans le PVEFR de 2017-2020 |
2015-2016 | 2016-2017 | 2017-2018 | 2018-2019 | 2019-2020 | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Résultat stratégique : Les droits garantis par la Loi sur les langues officielles sont protégés et la dualité linguistique est promue comme une valeur fondamentale de la société canadienne. | |||||||
| Programmes | |||||||
| 1.1 Protection des droits en matière de langues officielles | |||||||
| 1.1.1 Enquêtes | Modéré | Projet consultatif sur les pratiques d’enquête | |||||
| 1.1.2 Mesure du rendement | Élevé | Vérification de la gestion du suivi des enquêtes et des vérifications en matière de langues officielles | |||||
| 1.1.3 Affaires juridiques | Modéré | Vérification de la gestion des services juridiques | |||||
| 1.2 Avancement des langues officielles | |||||||
| 1.2.1 Politiques et recherche | Élevé | Évaluation de la fonction de liaison | Projet consultatif sur la promotion de la dualité linguistique | Projet consultatif sur le rapport annuel | |||
| 1.2.2 Communications | Modéré | Évaluation de la fonction de liaison | Projet consultatif sur la promotion de la dualité linguistique | ||||
| 1.2.3 Représentation régionale | Modéré | Évaluation de la fonction de liaison | Projet consultatif sur la promotion de la dualité linguistique | ||||
| Services internes | |||||||
| 2.1 Gestion et surveillance | |||||||
| 2.1.1 Gouvernance | Modéré | ||||||
| 2.1.2 Planification stratégique et production de rapports | Modéré | ||||||
| 2.1.3 Cadre ministériel des résultats | Élevé | Consultation : Élaboration de profils d’information sur le rendement | |||||
| 2.2 Services intégrés | |||||||
| 2.2.1 Gestion des finances | Modéré | Vérification des états financiers par le BVG | Vérification des états financiers par le BVG | Vérification des états financiers par le BVG Examen annuel du CIIF | Vérification des états financiers par le BVG Examen annuel du CIIF Vérification de l’établissement du budget et des prévisions | Vérification des états financiers par le BVG Examen annuel du CIIF | |
| 2.2.2 Gestion des ressources humaines | Modéré | Surveillance de la classification des RH | Surveillance de la dotation | Projet reporté en 2020-2021 en raison du travail de classification réalisé par les RH en 2019‑2020 | |||
| 2.2.3 Gestion de l’information | Modéré | Vérification du projet de renouvellement de la GI-TI | Vérification de la gestion de l’information | ||||
| 2.2.4 Gestion des technologies de l’information | Élevé | Vérification du projet de renouvellement de la GI-TI Vérification horizontale de la sécurité des TI | Vérification du CCES de TI | ||||
| 2.2.5 Gestion des biens immobiliers | Faible | ||||||
| 2.2.6 Gestion du matériel | Faible | ||||||
| 2.2.7 Gestion de l’approvisionnement | Faible | ||||||
3.3.2 Projets de surveillance achevés ces cinq dernières années
| Surveillance des RH | Examen du CIIF | Évaluation | Vérification des états financiers par le BVG | Vérification interne | Services de consultation et de conseils | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 9% | 14% | 4% | 23% | 32% | 18% |
3.3.3 Plan de vérification et d’évaluation fondé sur les risques
*Nota : Initialement prévu pour 2019-2020, l’exercice de surveillance de la classification des ressources humaines a été reporté à 2020-2021 en raison de l’important travail réalisé par les Ressources humaines relativement à la classification des postes durant cet exercice.
3.3.4 Pratiques professionnelles
Une inspection externe des pratiques de vérification interne sera menée en 2020-2021.
3.3.5 Ressources de vérification et d’évaluation
L’équipe de vérification et d’évaluation ne compte aucun poste vacant. Tous les membres de l’équipe de vérification interne sont des comptables accrédités, mais aucun d’entre eux n’est un auditeur interne certifié.
3.4 Résultats du suivi de la mise en œuvre des plans d’action de la direction
Pour chaque rapport de vérification interne et d’évaluation, un plan d’action est élaboré et soumis à l’examen du Comité exécutif du Commissariat. Il est ensuite présenté avec le rapport de vérification au CVE aux fins d’examen et de recommandation de l’approbation par le commissaire. La fonction de vérification interne gère les suivis de toutes les recommandations et fait le point sur l’état d’avancement à chaque réunion du CVE.
La direction est invitée à discuter des progrès réalisés avec les membres du CVE, qui en font l’examen et proposent que les recommandations soient considérées comme mises en œuvre. Le tableau suivant présente l’évolution des recommandations au cours de l’exercice.
| Titre du projet | Nombre de recommandations émises | État au 31 mars 2020 | |||
|---|---|---|---|---|---|
| Nouvelle | Pleinement mise en œuvre | Ouverte | Reportée | ||
| Vérification du CCES de TI | 3 | 3 | 0 | 3 | - |
| Examen du CIIF : - Administration de la paye |
4 | 4 | 0 | 4 | - |
| Examen du CIIF : - Cycle de l’achat au paiement |
8 | 8 | 0 | 8 | |
| Examen du CIIF : - Immobilisations |
3 | 3 | 0 | 3 | - |
| Total | 18 | 18 | 0 | 18 | - |
3.5 Activités du CVE du Commissariat
Conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques et à la Politique sur l’audit interne du CT, le commissaire, à titre d’administrateur général du Commissariat, a établi et maintient un comité de vérification indépendant majoritairement formé de membres externes. Au Commissariat, comme dans de nombreuses autres organisations de petite taille, ce comité doit aussi s’acquitter de responsabilités liées aux évaluations menées selon la Politique sur les résultats du CT.
3.5.1 3.5.1 Composition
Parmi les membres du CVE en 2019-2020, notons :
Président (jusqu’en janvier 2020, puis membre d’office) : Raymond Théberge, commissaire
Membre externe (jusqu’en juillet 2019) : Gaëtan Lussier
Membre externe (et président depuis janvier 2020) : Michael Nelson
Membre externe (depuis novembre 2019) : Serge Gaudet
3.5.2 Réunions
Un plan annuel relatif aux réunions du CVE et aux points à traiter en 2019-2020 avait été approuvé en janvier 2019. Ce document a servi de base à la planification des ordres du jour. Les points prévus aux ordres du jour ont été modifiés en fonction de l’évolution des circonstances pendant l’année. Le plan annuel du CVE a été respecté; le Comité a tenu trois réunions ordinaires et une réunion extraordinaire sur la vérification des états financiers annuels du Commissariat par le BVG. En 2019-2020, le CVE s’est réuni en juin, juillet et novembre 2019 ainsi qu’en février 2020.
De plus, conformément à sa charte, le CVE :
- a autoévalué périodiquement son rendement (une autoévaluation formelle est prévue pour 2020-2021);
- a examiné la pertinence de sa charte et a obtenu la confirmation du commissaire;
- a tenu des réunions à huis clos avec la haute direction et des vérificateurs externes afin de discuter de certaines questions au besoin.
À l’appui de la stratégie de développement durable du Commissariat, le CVE est passé, en 2019-2020, à une distribution des documents de réunion par voie électronique uniquement.
3.5.3 Orientation et perfectionnement
En tant que nouveau membre externe du CVE, Serge Gaudet a reçu une trousse d’orientation détaillée. En outre, M. Gaudet a assisté aux réunions de juin et de juillet du CVE à titre d’observateur.
Le DPV et les deux membres externes ont participé au symposium des comités ministériels de vérification organisé par le Bureau du contrôleur général en novembre 2019.
3.5.4 Soutien offert au CVE
Le CVE a obtenu les ressources nécessaires pour assumer son rôle, ses responsabilités et ses fonctions. La DPVE a rempli la fonction de secrétariat du CVE.
Parmi les services de secrétariat fournis à l’appui des activités du CVE, notons :
- la préparation en temps opportun de tous les avis et ordres du jour des réunions;
- la coordination des exposés et la distribution des rapports ou des documents connexes préparés aux fins d’information du CVE ou d’examen par ce dernier;
- la préparation et la distribution en temps opportun de comptes rendus exhaustifs des décisions;
- la réalisation d’autres tâches au besoin. En 2019-2020, ces autres tâches ont notamment consisté à mener des essais relatifs à WebEx et à organiser son utilisation pour permettre à un membre du CVE de participer à distance aux réunions.
3.5.5 Plan annuel du CVE
Tous les travaux réalisés au cours de l’exercice sont indiqués dans le plan annuel du CVE.
4. Conclusion
L’exercice 2019-2020 peut être considéré comme une autre année productive pour la fonction de vérification et d’évaluation au Commissariat. L’équipe est parvenue à mener à bien les projets prévus dans le PVEFR, notamment une vérification, deux projets consultatifs, la mise à l’essai et la surveillance du CIIF ainsi que la vérification des états financiers par le BVG.
Préparé et approuvé de façon à mieux appuyer les priorités organisationnelles, le PVEFR de 2020-2023 rassemble l’ensemble des activités de surveillance.
En plus des projets annuels de surveillance de la gestion et de la vérification externe des états financiers par le BVG, les projets et les examens ci-après ont été retenus pour 2020-2021 et devraient être réalisés comme prévu :
- examen du projet consultatif relatif aux activités en cours;
- inspection externe des pratiques de vérification interne;
- surveillance de la classification des ressources humaines;
- contrôle interne de la gestion financière (détermination des exigences de la politique du CT qui s’appliquent au Commissariat et conception de processus et de mesures de contrôle liés à la transition de l’organisation vers le système financier SAP à partir du 1er avril 2021).
En 2020-2021, le DPV et la DPVE continueront d’offrir des conseils éclairés et de fournir des services d’assurance et d’évaluation au commissaire, à la haute direction et au CVE, et ce, afin d’améliorer constamment la gestion des risques, les contrôles internes et la gouvernance au Commissariat.