Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers (non auditée)
1. Introduction
Le présent document fournit de l’information sommaire sur les mesures prises par le Commissariat aux langues officielles (Commissariat) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers, y compris des renseignements sur la gestion du contrôle interne, les résultats d’évaluation et les plans d’action connexes.
Des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités de programme du Commissariat se trouvent dans le Rapport ministériel sur le rendement 2016-2017 et le Plan ministériel 2017-2018.
2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers
2.1 Gestion du contrôle interne
Le Commissariat est doté d’une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d’évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne. Un cadre de gestion du contrôle interne, approuvé par le commissaire et le dirigeant principal des finances, est instauré et englobe :
- des structures de responsabilisation organisationnelle relativement à la gestion du contrôle interne en vue d’appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs dans leurs secteurs de responsabilité pour la gestion du contrôle;
- un code de valeurs et d’éthique;
- la communication et la formation continues concernant les exigences législatives, et les politiques et les procédures visant à assurer une saine gestion financière et des contrôles financiers;
- la surveillance de la gestion interne et des mises à jour régulières à cet effet, ainsi que la présentation des résultats d’évaluation et des plans d’action au commissaire et à la haute direction du Commissariat et, le cas échéant, au comité de vérification et d’évaluation (CVE) du Commissariat.
Le CVE fournit des conseils au commissaire quant à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du Commissariat.
2.2 Ententes de services relatives aux états financiers
Le Commissariat compte sur d’autres organisations pour le traitement de certaines transactions qui sont comptabilisées dans ses états financiers, comme suit :
Entente courante
- Travaux publics et Services gouvernementaux Canada est responsable de la gestion centralisée de la rémunération et de l’approvisionnement en biens et en services conformément à la délégation de pouvoirs du Commissariat, en plus de fournir des locaux;
Ententes particulières
- Travaux publics et Services gouvernementaux Canada fournit au Commissariat une plateforme de système financier, soit le Système financier ministériel commun (SFMC), afin de saisir et de déclarer toutes les transactions financières;
- Travaux publics et Services gouvernementaux Canada fournit au Commissariat un service d’administration de la paie pour les employés du Commissariat afin de saisir toutes les transactions de paies.
3. Résultats de l’évaluation du Commissariat au cours de l’exercice 2016-2017
Aucune activité d'évaluation n'a été effectuée au cours de l'exercice 2016-2017 conformément au plan de CIRF du Commissariat. Cependant, les activités reprendront en 2017-18.
3.1 Tests de l’efficacité conceptuelle des contrôles clés
Aucune activité de dépistage n'a été réalisée au cours de l'exercice 2016-2017, conformément au plan de CIRF du Commissariat. Cependant, les activités reprendront en 2017-2018.
3.2 Tests de l’efficacité opérationnelle des contrôles clés
Aucune activité de dépistage n'a été réalisée au cours de l'exercice 2016-2017, conformément au plan de CIRF du Commissariat. Cependant, les activités reprendront en 2017-2018.
4. Plan d’action du Commissariat
4.1 Progrès au cours de l’exercice 2016-2017
Aucune activité de CIRF n'a été effectuée au cours de l'exercice 2016-2017 conformément au plan de CIRF du Commissariat. Cependant, les activités reprendront en 2017-18.
4.2 État et plan d’action pour le prochain exercice et les exercices subséquents
| Secteurs de contrôles clés | Tests de l’efficacité conceptuelle et mesures correctives | Tests de l’efficacité opérationnelle et mesures correctives | Surveillance continue cyclique |
|---|---|---|---|
| Approvisionnement et paiements aux fournisseurs | 2018-2019 | 2019-2020 | 2020-2021 |
| Salaires et Administration de la paie | 2017-2018 | 2019-2020 | 2020-2021 |
| Délégation des pouvoirs de signature en matière financière et cartes de signature | 2017-2018 | 2019-2020 | 2020-2021 |
| Biens en immobilisations et gestion de l’inventaire | 2018-2019 | 2019-2020 | 2020-2021 |
| Accueil et événements | 2017-2018 | 2019-2020 | 2020-2021 |
| Dépenses de voyage | 2017-2018 | 2019-2020 | 2020-2021 |
| Cartes de crédit pour les voyages | 2018-2019 | 2019-2020 | 2020-2021 |
| Gestion des cartes d’achat | 2018-2019 | 2019-2020 | 2020-2021 |
| Contrôles généraux de la TI gérés par le Commissariat | 2018-2019 | 2019-2020 | 2020-2021 |
| Budget et gestion des ressources financières | 2018-2019 | 2019-2020 | 2020-2021 |
| Clôture des comptes et rapports | 2018-2019 | 2019-2020 | 2020-2021 |
| Règlements interministériels | 2018-2019 | 2019-2020 | 2020-2021 |