Comité de vérification et d'évaluation rapport annuel 2015–2016

1. Avant-propos des membres externes du Comité

C’est avec grand plaisir que nous présentons le rapport annuel des membres externes du Comité de vérification et d’évaluation (CVE) du Commissariat aux langues officielles (Commissariat). Ce rapport couvre l’exercice se terminant le 31 mars 2016. L'année en cours est marquée par une modification de la composition du Comité. En octobre, Mme Susan Cartwright a terminé son mandat au CVE après y avoir siégé pendant deux ans, période pendant laquelle elle a apporté une importante contribution à l’organisation grâce à ses conseils sur la gouvernance et la surveillance au sein du Commissariat. À la suite de son départ, le Comité a accueilli M. Gaëtan Lussier.

Nous tenons à exprimer notre pleine satisfaction à l’égard des améliorations que le Commissariat continue d'apporter à ses pratiques de gestion et de la réceptivité de l’organisation concernant les éléments découlant des travaux du CVE et les points de vue de ses membres. En 2015-2016, le Commissariat a dû faire face au roulement du personnel clé au sein de la Direction générale de la gestion intégrée ainsi qu’aux difficultés inhérentes à la mise en œuvre d’un grand projet de TI. Le Commissariat a relevé ces défis avec brio. Les améliorations continues apportées aux processus de prévisions financières ont aidé la direction à gérer prudemment les ressources pour réaliser les priorités et les résultats attendus tout au long de l'année. Une fois de plus, le bien-fondé des pratiques de comptabilité et des pratiques d'établissement de rapports financiers du Commissariat est attesté par l'opinion sans réserve formulée par le Bureau du vérificateur général à l'égard des états financiers de 2014-2015. L'organisation continue de tirer efficacement parti de sa fonction de vérification pour fournir au commissaire et à la direction l'assurance de l’application de bonnes pratiques de gouvernance, de gestion des risques et de contrôle, et pour formuler des recommandations pratiques et utiles concernant les domaines à améliorer.

Au cours de la dernière année, nous avons sollicité la participation de l’équipe de direction à chaque réunion. Nos discussions avec elle nous ont été très utiles pour en apprendre davantage sur les activités, les défis et les réalisations du Commissariat et pour l’aider à mieux comprendre le rôle et les travaux du CVE. La direction nous a aidés à présenter des conseils arrimés au contexte et aux ressources limitées de l’organisation. Nous avons bien hâte de poursuivre ces conversations au cours de la prochaine année.

Monsieur le commissaire, nous vous remercions sincèrement pour votre intérêt et votre soutien continus à l’égard du CVE. Nous voulons aussi remercier votre équipe de direction, et plus particulièrement la Direction générale de la gestion intégrée, pour son travail acharné et son soutien constant au CVE. Au cours de la prochaine année, nous continuerons à remplir notre rôle de membres indépendants et à formuler des conseils et des recommandations concernant la gouvernance, la gestion des risques et les activités de surveillance au sein du Commissariat.

Tom Pulcine, CPA, CMA, Gaëtan Lussier

2. Introduction

Les membres externes du Comité de vérification et d’évaluation (CVE) du Commissariat aux langues officielles (Commissariat) ont préparé le présent rapport annuel à l’intention du commissaire aux langues officielles, ci-après appelé « le commissaire », qui résume les activités du CVE et les conseils qu’il a formulés du 1er avril 2015 au 31 mars 2016, ainsi que ses axes prioritaires pour l’exercice 2016-2017. Le présent rapport contient une évaluation, par des membres externes, de la capacité, de l’indépendance et du rendement de la fonction de vérification interne, et leurs recommandations, le cas échéant.

Le CVE fournit au commissaire des conseils indépendants et constructifs concernant la pertinence et le fonctionnement des pratiques de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du Commissariat, ainsi que des cadres et des processus de responsabilisation. Il lui fournit également des conseils et des orientations, à sa demande, sur la fonction d’évaluation du Commissariat et tout autre sujet.

3. Rôle et composition du Comité de vérification et d’évaluation

Le rôle du CVE consiste à fournir au commissaire une orientation, des analyses et des conseils indépendants et objectifs concernant la pertinence des cadres et des processus de gouvernance, de gestion des risques et de contrôle du Commissariat. Il est également chargé de fournir au sein du Commissariat des conseils sur l’utilisation de l’évaluation pour renforcer les pratiques administratives et décisionnelles et le rendement des programmes.

Comme le stipulent la Directive sur la vérification interne au gouvernement du Canada et la Politique sur l’évaluation du Conseil du Trésor, le CVE assure la surveillance dans les domaines clés suivants :

  • Valeurs et éthique
  • Gestion des risques
  • Cadre de contrôle de gestion
  • Fonction de vérification interne
  • Fonction d’évaluation
  • Certificateurs externes
  • Suivi des plans d’action de la direction
  • États financiers et rapports des comptes publics
  • Reddition de comptes
  • Conseils stratégiques

Le CVE surveille activement, de façon intégrée et systématique, les principaux aspects du cadre de contrôle et de reddition de comptes du Commissariat. Pour ce faire, il se penche sur les enjeux stratégiques généraux, ainsi que sur les enjeux opérationnels continus dans les grands domaines de la vérification et de l’évaluation.

Il s’agit d’un soutien important de l’indépendance de la fonction de vérification interne du Commissariat et de la neutralité de la fonction d’évaluation, qui aide aussi à faire que les résultats des vérifications internes et des évaluations sont intégrés aux processus d’établissement des priorités et de planification ainsi qu’aux processus opérationnels.

En termes généraux, les travaux du CVE renforcent la qualité des renseignements financiers et d’autres renseignements sur le rendement qu’utilisent les gestionnaires du Commissariat pour prendre des décisions et établir des rapports, et le Comité contribue par conséquent à mettre l’accent sur les bonnes pratiques de gestion et la reddition de comptes des gestionnaires en général.

À titre de ressource stratégique du commissaire, le CVE fournit aussi les conseils et recommandations que peut demander celui-ci en ce qui concerne de nouvelles priorités particulières, des préoccupations, certains risques, des occasions ou la reddition de comptes.

En 2015-2016, le CVE comptait les membres suivants :

  • Graham Fraser, commissaire, président
  • Susan Cartwright, membre externe (son mandat a pris fin au terme de la réunion d’octobre 2015)
  • Tom Pulcine, membre externe
  • Gaëtan Lussier, membre externe (a remplacé Susan Cartwright en octobre 2015)

Les personnes ci-dessous doivent assister à toutes les réunions du CVE :

  • Mario Séguin, commissaire adjoint, Direction générale de la gestion intégrée, et dirigeant principal de la vérification (DPV)
  • Michel Dion, secrétaire du Comité et directeur, Planification, vérification et évaluation

4. Résumé des activités du Comité de vérification et d’évaluation

Les sections suivantes présentent certaines activités clés et des domaines d’intérêt du CVE pour 2015-2016, de même que les résultats d’examens.

4.1 Réunions

Trois (3) réunions du CVE ont eu lieu au cours de l’exercice 2015-2016. À chaque réunion du CVE, les membres externes ont rencontré individuellement, à huis clos, le DPV et le commissaire pour discuter de certaines questions de façon confidentielle.

En plus de ces trois réunions, une réunion spéciale a eu lieu avec des représentants du Bureau du vérificateur général (BVG) le 29 juillet 2015 pour examiner les états financiers vérifiés de 2014-2015. Dans le cadre de cette réunion, les membres du CVE ont rencontré les représentants du BVG à huis clos.

Les dates de réunion étaient les suivantes :

  • 9 juin 2015
  • 29 juillet 2015 (réunion spéciale)
  • 29 octobre 2015
  • 3 février 2016

Tous les membres ont participé à ces réunions. On a rédigé le compte rendu de chaque réunion, qui a été approuvé par les membres du CVE à la réunion suivante.

4.2 Examen de la charte du CVE et du plan annuel

Le CVE s’acquitte du rôle d’un comité ministériel de vérification, conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques, et du rôle d’un comité ministériel d’évaluation, conformément à la Politique sur l’évaluation du Conseil du Trésor. Comme le stipulent la Directive sur la vérification interne au gouvernement du Canada et la Politique sur l’évaluation du Conseil du Trésor, le CVE assure la surveillance dans les domaines clés suivants :

  1. Valeurs et éthique
  2. Gestion des risques
  3. Cadre de contrôle de gestion
  4. Fonction de vérification interne
  5. Fonction d’évaluation
  6. Certificateurs externes
  7. Suivi des plans d’action de la direction
  8. États financiers et rapports des comptes publics
  9. Reddition de comptes
  10. Conseils stratégiques

Les rôles, les responsabilités et les activités du CVE sont décrits dans une charte qui a été approuvée par le commissaire. Pour respecter cette charte, le CVE a élaboré un plan d’activités décrivant comment il allait exercer ses responsabilités en 2015-2016. À chaque réunion, tout au long de l’année, le Comité a surveillé de près le bon déroulement des activités par rapport au plan.

La charte du CVE fait l’objet d’un examen annuel par les membres pour en assurer l’exactitude et pour que tous les membres aient une compréhension commune du rôle du Comité.

La charte du CVE stipule que les membres externes doivent être libres de tout conflit d’intérêts, et qu’ils en discutent avec le commissaire si de tels conflits, réels ou perçus, surviennent. Les membres externes utilisent ce rapport pour confirmer qu’ils ont accompli leurs tâches dans l’intérêt du public et qu’ils sont libres de tout conflit d’intérêts. Susan Cartwright est commissaire à la Commission de la fonction publique du Canada (CFP). Elle s’est par ailleurs récusée concernant toute discussion, à la CFP, liée à la fonction de surveillance du Commissariat par la CFP.

La charte du CVE a été examinée et approuvée lors de la réunion de février 2016. Elle comprend un programme prévisionnel pour l’exercice 2016-2017.

5. Principaux domaines de responsabilité du Comité de vérification et d’évaluation

5.1 Valeurs et éthique

Lors de la réunion d’octobre 2015, le conseiller principal en ressources humaines a été invité à se joindre au CVE pour faire une présentation sur les valeurs et l’éthique au sein du Commissariat. Il a abordé les résultats du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux ainsi que les différents comités et initiatives en place pour promouvoir les valeurs et l’éthique et en parler en milieu de travail. Les membres du CVE se sont dits satisfaits de la façon dont les valeurs et l’éthique sont gérées et présentées au sein du Commissariat.

5.2 Gestion du risque

Lors de la réunion de février 2016, les membres ont examiné le Profil de risque organisationnel (PRO) de 2016-2017 du Commissariat. L’organisation a procédé à la mise à jour complète de l’approche de gestion des risques grâce à une méthodologie harmonisée avec la pratique actuelle en matière de gestion des risques. L’approche a été conçue pour s’assurer que toutes les catégories de risques, de menaces et de possibilités sont examinées au cours du processus. Elle fournit également un cadre permettant de mieux intégrer la gestion des risques à d’autres processus de planification et de surveillance ministérielles. L’exercice complet d’analyse des risques a été mené à terme, ce qui a conduit à l’établissement d’un nouveau profil de risque organisationnel pour l’exercice 2016-2017.

Les membres étaient satisfaits du nouveau profil de risque organisationnel et ils ont noté qu’il s’agira d’un document utile au nouveau ou à la nouvelle commissaire.

5.3 Cadre de contrôle de gestion

Tout au long de l’année, le CVE a examiné le Cadre de contrôle de gestion (CCG) du Commissariat de différentes façons. Les missions de vérification interne et externe portent souvent sur un ou plusieurs éléments du CCG.

En 2015-2016, le CVE a également présenté une rétroaction et des conseils au commissaire concernant le CCG lors de son examen et de ses discussions dans les domaines suivants :

  • Processus de surveillance annuelle de la dotation
  • Auto-évaluation du cadre de responsabilisation de gestion

5.3.1 Processus de surveillance annuelle de la dotation

Lors de la réunion de février 2016, le directeur des ressources humaines a présenté les résultats du processus interne de surveillance annuelle de la dotation mis en œuvre en mai-juin 2015. Dans sa présentation, il a abordé la façon dont la CFP modifie l’approche à l’égard de la délégation des pouvoirs de dotation et des exigences en matière de surveillance. Le Commissariat examinera l’approche en question et préparera un plan de surveillance conforme aux nouvelles exigences au cours de l’exercice 2016-2017. Les membres étaient satisfaits des résultats du processus de surveillance.

5.3.2 Cadre de responsabilisation de gestion

Une présentation a été faite lors de la réunion de juin 2015 du CVE sur l’approche permettant d’évaluer le cadre de gestion au sein du Commissariat. Il s’agissait d’un suivi quant à la mise à jour présentée au CVE lors de la réunion du 15 octobre 2014. Le nouveau modèle du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) comprend une version abrégée à l’intention des petits ministères et organismes (PMO). Le Commissariat fera le point sur le type de rapports pouvant être générés par le CRG 2.0 pour une organisation de petite taille et examinera en quoi ces rapports peuvent aider le Commissariat.

Les membres du CVE ont discuté de l’approche proposée et ont présenté des conseils à l’organisation, étant entendu que le processus relatif au nouveau CRG à l’intention des PMO est en cours d’élaboration.

5.4 Fonction de vérification interne

5.4.1 Plan de vérification et d’évaluation fondé sur les risques

La mise à jour annuelle du Plan de vérification et d’évaluation fondé sur les risques (PVEFR) a été examinée et approuvée lors de la réunion de juin 2015. Dans le cadre de cet examen, on a proposé de modifier l’ordre des deux propositions de projets et de terminer le projet d’évaluation en 2015-2016.

Toutefois, compte tenu des deux rapports de vérification complétés durant l’année et de l’effort considérable requis pour mettre en œuvre les recommandations en découlant, on a décidé de reporter le projet d’évaluation à l’exercice 2016-2017. Les membres ont été informés de la décision lors de la réunion de février 2016 et ils étaient d’accord avec la stratégie adoptée. La mise à jour annuelle du PVEFR pour 2016-2017 s’est terminée en mars et a été recommandée pour approbation par les membres du CVE durant une téléconférence qui s’est tenue le 4 avril 2016.

5.4.2 Charte de vérification interne

La Charte de vérification interne fait l’objet d’un examen annuel par le Comité. Lors de la réunion de février 2016, la Charte a été examinée et on en a recommandé l’approbation. Il s’agissait de la même version que celle qui a été présentée en février 2015.

5.4.3 Mise à jour du dirigeant principal de la vérification

À chaque réunion, le dirigeant principal de la vérification (DPV) fait le point sur ses activités et sur les activités de la Direction de la planification, de la vérification et de l’évaluation au Commissariat.

5.4.4 Vérification du projet de renouvellement de la Gestion de l'information et la Technologie de l'information (GI/TI)

Le Comité a examiné le rapport de vérification sur le projet de renouvellement de la GI/TI. Deloitte a présenté un exposé lors de la réunion d’octobre 2015.

La vérification avait comme objectif de fournir l’assurance de l’efficacité du cadre de gestion de projets du Commissariat et des progrès relatifs à la mise en œuvre du projet de renouvellement de la GI/TI, plus particulièrement du Module 2 (solution de gestion des relations avec les clients). La vérification a été effectuée par Deloitte.

Le rapport de vérification a permis de soulever d’importantes préoccupations concernant la gouvernance du projet, la définition des exigences et la préparation opérationnelle.

Le rapport de vérification comprenait un total de quatorze (14) recommandations portant sur les éléments suivants :

  • la gouvernance et la gestion globales du projet;
  • l’état de préparation fonctionnel du système, y compris les besoins opérationnels, la migration des données et les préoccupations liées à la protection des renseignements personnels et à la sécurité;
  • la mise en place et la préparation opérationnelle, y compris la gestion du changement individuel;
  • la prise en compte des coûts de maintenance et de fonctionnement permanents du système après son déploiement.

La direction a préparé une réponse et un plan d’action qui a permis de régler les principaux problèmes en temps opportun. Le Comité apprécie le fait que la direction déploie un effort de leadership considérable à l’égard de cette initiative essentielle pour l’organisation, et il a décidé de réduire la portée du projet afin de mettre en œuvre les modifications requises et de mener le projet à terme.

5.5 Évaluation

Le CVE joue le rôle de comité ministériel d’évaluation. Au cours de l’année, il a accompli les activités d’évaluation suivantes.

5.5.1 Charte d’évaluation

La Charte d’évaluation fait l’objet d’un examen annuel par le Comité. Lors de la réunion de février 2016, la Charte a été examinée et on en a recommandé l’approbation. Il s’agissait de la même version que celle qui a été présentée en février 2015.

5.6 Certificateurs externes

5.6.1 Vérification horizontale de la sécurité de la TI

L’année dernière, le Commissariat a consenti à participer à la vérification horizontale de la sécurité de la TI, qui faisait partie du plan de vérification du Bureau du contrôleur général (BCG). La vérification visait à déterminer si des cadres de gouvernance sur la sécurité de la TI pour les réseaux non classifiés du gouvernement étaient en place.

Dans l’ensemble, la vérification a permis de déterminer que des éléments de ces cadres étaient effectivement en place, mais que des améliorations étaient requises, plus particulièrement à l’échelle du gouvernement et de l’infrastructure de TI commune.

La vérification comprenait treize (13) recommandations concernant les points à améliorer dans le domaine de la gouvernance à l’échelle du gouvernement et des ministères ainsi que de certains cadres de contrôle des ministères. De ces recommandations, six (6) s’appliquaient au Commissariat.

La direction a élaboré un plan d’action harmonisé aux besoins organisationnels. Le rapport et le plan d’action ont été présentés au CVE et approuvés par ce dernier lors de la réunion du 3 février 2016. Le Comité était satisfait de l’approche proposée et a recommandé l’approbation de la réponse et du plan d’action de la direction.

5.6.2 Vérification des états financiers par le BVG

Le BVG a procédé à la vérification annuelle des états financiers du Commissariat. En sa qualité de certificateur externe, le BVG fournit au Commissariat l’assurance de la validité de ses résultats financiers. (Voir la section 5.8 États financiers)

5.7 Suivi des plans d’action de la direction

Le CVE surveille la mise en œuvre, par la direction, des plans d’action en réponse aux recommandations découlant des vérifications et des évaluations internes et externes. Un rapport a été présenté lors des réunions du CVE de juin 2015, d’octobre 2015 et de février 2016.

Le tableau suivant présente l'état des recommandations au début et à la fin de l'exercice.

Tableau 1 – État de la mise en œuvre de la RPAD 2015-2016
Titre du projet Année Recomm. formulées Recomm. non mises en œuvre au 31 mars 2015 Nouvelles État pour 2015-2016
Mise en œuvre complète En bonne voie Mise en œuvre retardée Recomm. non mises en œuvre au 31 mars 2016
Vérification des pratiques d’enquête 2012-2013 10 2 0 2 0 0 0
Vérification des communications stratégiques et de la promotion 2013-2014 6 2 0 2 0 0 0
Inspection des pratiques de vérification interne 2014-2015 4 3 0 3 0 0 0
Vérification du projet de renouvellement de la GI/TI 2014-2015 14 0 14 9 4 1 5
Vérification horizontale de la sécurité de la TI 2014-2015 6 0 6 0 6 0 6
Total   40 7 20 16 10 1 11

5.8 États financiers

5.8.1 États financiers de fin d’exercice

Le commissaire est un agent du Parlement dont les états financiers sont vérifiés tous les ans par le BVG. Le CVE a rencontré le BVG en juillet 2015 pour examiner les états financiers vérifiés de 2014-2015. Le Commissariat a reçu une opinion sans réserve non accompagnée d’une lettre de la direction. Les états financiers ont ensuite été approuvés par le commissaire. Les vérificateurs ont mentionné qu’aucun cas de fraude n’a été relevé à la suite des procédures de vérification.

En février 2016, les représentants du BVG ont présenté leur plan annuel de vérification des états financiers de 2015-2016 au CVE. La discussion a porté sur l’approche proposée, les principaux risques et la fraude.

5.8.2. Mise à jour financière et gestion budgétaire

La gestion budgétaire demeure un secteur où le CVE assure une surveillance active. Les membres externes ont conseillé au commissaire de faire preuve de prudence et de rigueur dans la planification et la prévision financières. Les membres ont discuté avec la direction d’une stratégie pour gérer le budget salarial global du Commissariat, y compris les augmentations salariales dans les conventions collectives qui n’étaient pas visées par le Secretariat du Conseil du Trésor durant l’exercice.

Les membres ont discuté des stratégies et des contrôles financiers et étaient satisfaits de l’information fournie et de l’approche proposée.

5.8.3 Contrôles internes

En février 2016, le CVE a assisté à une présentation sur la mise en œuvre de la Politique sur le contrôle interne au Commissariat. La présentation contenait des informations sur les tests des contrôles internes et sur le plan permettant d’effectuer la conception et les tests des contrôles internes au Commissariat.

5.8.4 États financiers trimestriels/comptes publics

Dans le cadre de ses responsabilités, le CVE a examiné les rapports financiers trimestriels publiés en septembre et décembre 2015 et les comptes publics pour 2014-2015. Les membres étaient satisfaits de l’information financière et de l’analyse présentées dans ces documents.

5.9 Reddition de comptes

Le CVE a examiné la version préliminaire du Rapport ministériel sur le rendement (RMR) de 2014-2015 et la version préliminaire du Rapport sur les plans et les priorités (RPP) de 2016-2017 du Commissariat. Les membres du Comité ont discuté des plans et des priorités ainsi que des résultats de l’organisation avec le commissaire. La discussion a porté sur diverses possibilités d’amélioration, y compris l’établissement d’indicateurs de rendement qui sont pertinents et réalistes et qui contribuent à la prise de décisions stratégiques.

5.10 Conseils au commissaire

5.10.1 Plans d’intervention d’urgence et de rétablissement

Les membres ont assisté à une présentation sur les plans d’intervention d’urgence et de rétablissement. À l’heure actuelle, le Commissariat procède à la mise à jour de ses documents pour s’assurer qu’ils sont satisfaisants et conformes aux besoins organisationnels. Les membres étaient satisfaits de l’approche proposée.

5.10.2 Conseils stratégiques

Le commissaire a également demandé au Comité de lui présenter des conseils en cours d’année, entre les réunions ordinaires, sur des dossiers précis touchant des affaires liées au rôle du Comité. Les membres étaient heureux d’appuyer le commissaire grâce à leurs évaluations et à leurs conseils indépendants et externes.