Rapport annuel de la dirigeante principale de la vérification

2.1. Mandat

La PVE est chargée des activités de surveillance au Commissariat, y compris des fonctions de vérification interne et d’évaluation. Comme le commissaire aux langues officielles est un agent du Parlement, il est l’unique responsable de ces fonctions. Elles sont des éléments clés de la structure de gouvernance et de surveillance de l’organisation. Elles sont conçues pour appuyer le commissaire, le CVE et la haute direction par la prestation de services d’assurance et d’évaluation.

La vérification interne est une fonction d’évaluation professionnelle, indépendante et objective, qui se fonde sur une démarche rigoureuse ayant pour but d’évaluer et d’améliorer l’efficacité des processus de gouvernance, de la gestion du risque et des mesures de contrôle. La mission de la fonction de vérification interne consiste à aider les décideurs à exercer une surveillance et un contrôle sur leur organisation et à appliquer une saine gestion du risque. La vérification interne aide ainsi l’organisation à atteindre ses objectifs d’une manière efficace et conforme à une prise de décision éclairée, éthique et responsable.

L’évaluation est la collecte et l’analyse systématiques des données sur les résultats des programmes afin de juger de leur pertinence, de leur rendement et de trouver d’autres façons de les exécuter ou d’obtenir les mêmes résultats. L’évaluation fournit aux Canadiens, aux parlementaires et au commissaire une appréciation neutre et fondée sur des éléments probants de l’optimisation des ressources, c’est-à-dire de la pertinence et du rendement des programmes.

Dans le cadre de son mandat, la PVE s’efforce d’établir et de maintenir des relations constructives et ouvertes avec la direction. Grâce à des échanges continus, la PVE mobilise la direction autour des priorités et des enseignements qui se dégagent des activités de surveillance, des vérifications internes et externes, et des évaluations. La PVE offre aussi un soutien aux membres du CVE pour les aider à conseiller le commissaire et la haute direction. Le CVE joue également le rôle d’un comité d’évaluation ministériel.

2.2. Cadre législatif et stratégique

La PVE planifie et réalise ses activités conformément au cadre législatif et stratégique suivant, en tenant compte du rôle d’agent du Parlement. Les adaptations apportées sont décrites dans la charte de vérification interne et la charte d’évaluation.

• Loi sur la gestion des finances publiques, articles 16.1, 16.2, 16.21 et 42.1
• Loi sur l’accès à l’information, article 22.1

Les politiques du Conseil du Trésor (CT) et les documents d’orientation publiés qui sont pertinents sont notamment les suivants :

• Politique sur la vérification interne
• Directive sur la vérification interne au gouvernement du Canada
• Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada (englobent le Cadre de référence international des pratiques professionnelles de l’Institute of Internal Auditors)
• Politique sur l’évaluation (1^er avril 2012)
• Directive sur la fonction d’évaluation (1^er avril 2009)
• Normes d’évaluation pour le gouvernement du Canada (1^er avril 2009)

2.3. Structure de gouvernance

La DPV est nommée par le commissaire et relève directement de celui-ci. Au Commissariat, le commissaire adjoint de la Direction générale de la gestion intégrée assume le rôle de DPV et de chef de l’évaluation.

L’indépendance de la fonction de vérification interne est essentielle si l’on veut que la DPV et la fonction de vérification interne conservent leur objectivité lorsqu’elles réunissent, analysent, évaluent et communiquent des renseignements au sujet de leurs activités ou des processus, qu’elles s’acquittent de leurs responsabilités principales en matière d’assurance, de contrôle et de surveillance, ou qu’elles fournissent des conseils à la direction.

Pour offrir la structure organisationnelle nécessaire à l’indépendance de la fonction de vérification interne, ses employés rendent compte à la DPV, qui rend compte directement au commissaire et au CVE.

Par souci d’objectivité et d’indépendance, toute vérification de fonctions dont la DPV a la responsabilité opérationnelle est confiée à un vérificateur externe. Le directeur de la PVE fait part des constatations de la vérification directement au commissaire. Pendant une vérification, le vérificateur externe peut consulter directement le commissaire au besoin.

La structure organisationnelle contribue également à la neutralité de la fonction d’évaluation.

2.4. Ressources

Pour réaliser son mandat, la PVE compte sur une petite équipe appuyée par des consultants externes spécialisés dans les activités de vérification et d’évaluation. Les consultants sont choisis en fonction des compétences et de l’expérience requises pour chacun des projets. L’équipe de vérification interne veille à ce que les consultants connaissent suffisamment l’organisation, facilite les activités et fait le suivi des recommandations. L’équipe est également chargée d’assurer les services de secrétariat du CVE. La PVE soutient le développement professionnel de ses employés par le biais du plan d’apprentissage annuel.

À chaque réunion du CVE, la DPV présente une mise à jour concernant les ressources disponibles pour la fonction et les progrès réalisés dans la réalisation du plan annuel.

La DPV porte les titres de CPA et de CMA. Le directeur de la PVE porte les titres de CPA, de comptables généraux accrédités (CGA), de CIA (vérificateur interne certifié), de PMP (professionnel en gestion de projet), de CFE (examinateur certifié en fraude), et il possède un certificat en assurance sur la maîtrise de la gestion du risque (CRMA).

2.5. Activités clés

La DPV est chargée de fournir les types de services suivants au Commissariat :

• services d’assurance;
• suivi des recommandations;
• soutien au CVE;
• liaison avec la vérification externe.

Le chef de l’évaluation est responsable des services d’évaluation, notamment de ce qui suit :

• plan d’évaluation de l’organisation;
• cadre de référence des différentes évaluations;
• évaluations de l’évaluabilité;
• cadres d’évaluation;
• rapports d’évaluation;
• conseils.

3.1. Plan de vérification et d’évaluation fondé sur les risques et activités connexes de la fonction

Les activités de vérification interne et d’évaluation sont prévues dans un plan de vérification et d’évaluation fondé sur les risques (PVEFR) intégré. Comme il était indiqué dans le rapport annuel 2013-2014 de la DPV, le Commissariat a renouvelé son PVEFR. Le plan proposé a été examiné à la réunion du CVE qui s’est tenue en avril 2014, et il a été approuvé à la réunion du 18 juin 2014.

Dans la planification des activités, il est également important de tenir compte des activités des fournisseurs externes de services d’assurance et de veiller à leur coordination. En tant qu’agent du Parlement, le Commissariat a décidé de faire vérifier ses états financiers par le Bureau du vérificateur général (BVG). Le Commissariat a par ailleurs fait l’objet d’une vérification de suivi effectuée par la Commission de la fonction publique (CFP) en 2014-2015.

Le tableau suivant présente l’état d’avancement des divers projets de vérification interne, de vérification externe et d’évaluation du Commissariat en 2014-2015.

Les sections suivantes résument les conclusions de chacun des rapports.

3.2. Évaluation du rendement de la fonction de vérification interne

3.3. Résultats du suivi de la mise en œuvre des plans d’action de la direction

Pour chaque rapport de vérification interne et d’évaluation, un plan d’action est élaboré et soumis à l’examen du Comité exécutif du Commissariat. Il est ensuite présenté avec le rapport de vérification au CVE afin qu’il l’examine et en recommande l’approbation au commissaire. La fonction de vérification interne gère l’inventaire des recommandations et fait un suivi semestriel avec la direction une fois que le rapport a été approuvé.

Au cours de l’exercice 2014-2015, un nouveau rapport de suivi a été mis au point pour faciliter le suivi des recommandations. La direction a été invitée à discuter avec le CVE des progrès réalisés et des recommandations considérées comme mises en œuvre. Le rapport a été communiqué au CVE, qui a analysé les progrès accomplis et proposé que les recommandations soient considérées comme appliquées.

Au début de l’exercice 2014-2015, il y avait huit recommandations. Durant l’exercice, neuf nouvelles recommandations ont été formulées. Le tableau suivant présente l’évolution des recommandations au cours de l’exercice.

3.4. Programme d’assurance et d’amélioration de la qualité

Comme il était indiqué dans le précédent rapport annuel de la DPV, le Commissariat a mis en branle un processus d’inspection des pratiques de vérification interne. Il s’agit d’une activité fondamentale dans le cadre du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité, comme le précise le Cadre de référence international des pratiques professionnelles de l’Institute of Internal Auditors.

L’inspection des pratiques de vérification interne a été effectuée en 2014-2015 par David Rattray et Robin Sellar, des consultants externes ayant une expertise dans ce domaine. Les consultants ont présenté leur rapport au CVE le 15 octobre 2014. En tant que DPV du Commissariat, je suis heureuse d’annoncer que la fonction de vérification interne du Commissariat est considérée comme généralement conforme, soit la cote la plus élevée.

Le rapport mentionne par ailleurs quelques possibilités d’amélioration. Un plan d’action a été présenté au CVE pour donner suite aux recommandations pendant la prochaine année. La présentation du rapport sur l’inspection des pratiques de vérification interne au CVE répond à l’exigence en matière d’inspection des pratiques que l’on trouve dans les normes de l’IIA et la politique du CT. Le plan d’action vise les observations suivantes :

• renforcement de la mesure du rendement de la fonction de vérification interne par la documentation des indicateurs de rendement et des résultats dans le rapport annuel de la DPV;
• inclusion d’une discussion annuelle sur la fraude dans les activités du CVE et du Comité exécutif, et inclusion d’une exigence concernant la lutte contre la fraude dans le processus d’élaboration du plan de vérification fondé sur les risques et du résumé du plan de vérification;
• production de documents et d’éléments d’orientation à l’intention des consultants externes qui réalisent les travaux de vérification interne au Commissariat.