Comité de vérification et d'évaluation rapport annuel 2014–2015

5.3.1 Processus de surveillance annuelle de la dotation

Une présentation a été faite lors de la réunion de juin 2014 du CVE sur les résultats préliminaires du processus de surveillance annuelle de la dotation pour 2013. Le CVE a examiné les conclusions et noté quelques possibilités d'amélioration de la méthodologie. On a mentionné que le prochain cycle annuel pourrait bénéficier d'une approche renouvelée d'un conseiller expérimenté.

5.3.2 Cadre de gestion du rendement

Le CVE a examiné le cadre de gestion du rendement (CGR) lors de la réunion de juin 2014. Les membres ont exprimé leur satisfaction de l'évolution du cadre de mesure du rendement. Ils ont suggéré d'intégrer les résultats du CGR dans la planification organisationnelle. Par exemple, un rapport d'étape semestrielle pourrait être utile pour la réaffectation des ressources; une colonne pourrait être ajoutée dans le CGR pour les résultats semestriels. De plus, en ayant une segmentation plus détaillée des objectifs et des indicateurs, on pourrait rendre plus complètement compte du bilan de l'organisation pour l'année. Cette segmentation serait également plus utile pour l'équipe de gestion. Les membres ont également suggéré que le commissaire examine des façons d'utiliser le cadre pour les évaluations annuelles du rendement de l'équipe de gestion.

5.3.3 Cadre de responsabilisation de gestion

Le Commissariat a fait un suivi de l'évaluation du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) qui avait été réalisée en 2011-2012. Les résultats du suivi ont été présentés lors de la réunion d'octobre 2014. Bien que le CRG du Commissariat ne fasse pas l'objet d'une surveillance par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), il fournit quand même un cadre utile pour aider à la gouvernance de l'organisation. Cette année, on s'est borné à faire un suivi des mesures prises en réponse à l'évaluation de 2012, plutôt que d'effectuer une réévaluation du CRG. Pour les mises à jour futures, nous effectuerons des auto-évaluations sur une base cyclique.

Les membres ont vivement encouragé le Commissariat à continuer à effectuer des auto-évaluations du CRG, mais ont souligné qu'il n'était pas nécessaire d'évaluer tous les éléments chaque année. Les éléments qui feront l'objet de futures auto-évaluations devraient être choisis en fonction du contexte actuel et des occasions d'amélioration qui se présentent.

5.4.1 Plan de vérification et d’évaluation fondé sur les risques (PVEFR)

Le Commissariat a mis à jour son plan de vérification et d’évaluation fondé sur les risques en 2013-2014. Le plan a été examiné pour la première fois lors de la réunion d'avril 2014 et a été approuvé lors de la réunion de juin 2014. Il était important d'améliorer le rapport initial en y ajoutant les priorités suivantes qui ont été fixées lors de l'évaluation des risques : définir des normes de service et les respecter; acquérir les compétences nécessaires en ressources humaines pour s'adapter à la nature changeante des enquêtes; rendre compte de la mise en œuvre des recommandations du CVE; évaluer la capacité de Gestion de l'information et technologie de l'information (GI/TI) afin de vérifier si la gestion des ressources est sur la bonne voie et si l'information produite est exacte, fiable, rapide et répond aux besoins des gestionnaires.

On suggère également d'améliorer la justification du choix des projets proposés de vérification et d'évaluation. À la suite de la réunion d'avril 2014, le PVEFR a été révisé pour rendre compte des priorités fixées par le CVE et la haute direction du Commissariat. Les membres ont signalé que le rapport actuel est mieux ciblé et plus approprié. Après discussion, ils ont recommandé de soumettre le PVEFR pour approbation.

5.4.2 Inspection des pratiques de vérification interne

Lors de la réunion d'octobre 2014, les conseillers Robin Sellar et David Rattray ont présenté au CVE les résultats de l'inspection des pratiques de vérification interne qu'ils avaient réalisée. Selon les normes de l'Institute of Internal Auditors et les normes de vérification interne du gouvernement du Canada, une inspection des pratiques doit être réalisée tous les cinq ans. Les conseillers ont informé le CVE qu'ils estiment que la vérification interne réalisée au Commissariat est « généralement conforme » aux normes, ce qui est la meilleure note. Ils ont passé en revue les recommandations des conseillers et le plan d'action de la direction pour y donner suite. Les membres étaient satisfaits du résultat de l'inspection des pratiques de vérification interne au Commissariat.

5.4.3 Charte de vérification interne

Lors de la réunion de février, les membres ont examiné la Charte de vérification interne révisée et souligné qu'on pourrait améliorer la stratégie d'atténuation des conflits de responsabilités du CVE en ajoutant une clause précisant que les vérificateurs pourront communiquer directement avec le commissaire, au besoin, lors d'une vérification visant une activité gérée par la commissaire adjointe de la Direction générale de la gestion intégrée, qui est également la dirigeante principale de la vérification. Les membres ont suggéré de modifier la section pertinente de la politique pour inclure cette approche.

La Charte de la vérification interne a été recommandée pour approbation et approuvée, après cette modification.

5.4.4 Nouvelles de la dirigeante principale de la vérification (DPV)

À chaque réunion, la DPV fait le point sur ses activités et sur les activités de la planification, de vérification et de l'évaluation de la Direction de la planification, vérification et évaluation au Commissariat.

5.4.5 Vérification du Projet de renouvellement de la GI/TI

Le Plan de vérification et d’évaluation fondé sur les risques qui a été approuvé à la réunion de juin 2014 prévoit une vérification en 2014-2015, à savoir la vérification du projet de renouvellement de la GI/TI. Le Commissariat a lancé la vérification en décembre 2014. La firme Deloitte a obtenu le contrat pour l'effectuer.

Nancy Recteur et Alain Rocan de Deloitte ont présenté le contexte et les objectifs de la vérification. Lors de la réunion de février 2014, ils ont discuté du projet de renouvellement de la GI/TI avec le commissaire et les membres externes, dans le cadre de leur processus de planification, afin d'obtenir les points de vue des membres sur les principaux risques et sur les considérations relatives à la vérification. Les membres ont fait état de préoccupations concernant le coût et la viabilité future technique de la solution, ainsi que du besoin de mettre en place un plan solide de gestion de la mise en œuvre et du changement, qui pourrait éventuellement s'inspirer des enseignements tirés du déménagement du Commissariat à Gatineau, qui s'est déroulé avec succès.

5.5.1 Évaluation du processus de production du rapport annuel

Lors de la réunion d'avril, le CVE a examiné l'évaluation réalisée par la firme Raymond Chabot Grant Thornton, y compris ses cinq recommandations. M. Robin Cantin a ensuite présenté la réponse de la direction. Les membres ont discuté du rapport et du plan d'action, en soulignant notamment que l'évaluation avait fourni des informations utiles et pratiques qui avaient permis la mise en œuvre de changements positifs.  

5.5.2 Fiche de rendement et outils de vérification externes - Présentation du projet d'évaluation de l'Université Carleton

Lors de la réunion de février 2015, la commissaire adjointe de la Direction générale de l’assurance de la conformité a présenté l'évaluation de la fiche de rendement du Commissariat et d'autres outils de vérification externe, qui avait été réalisés dans le cadre d'un projet pilote mené en collaboration avec des étudiants du programme de l'administration publique à l'Université Carleton.

Les discussions ont porté sur l'approche, la méthodologie et la stratégie de sélection des vérifications externes. La direction a signalé en conclusion que les recommandations formulées par les étudiants étaient utiles, même s'il ne s'agissait pas d'une évaluation officielle. Cependant, comme ce projet de collaboration a nécessité la mobilisation d'importantes ressources du Commissariat, il est peu probable que de tels projets soient organisés régulièrement.

5.5.2 Charte d'évaluation

Lors de la réunion de février, le CVE a examiné la charte d'évaluation proposée. Les membres ont discuté de la Politique sur l'évaluation du Conseil du Trésor, en particulier de l'application de la section 2.2 au Commissariat. Les membres ont approuvé la Charte d'évaluation proposée, estimant que c'était un bon outil de gouvernance et de surveillance pour l'organisation. Ils ont demandé des éclaircissements sur l'application de la politique au Commissariat et obtenu la confirmation que le Commissariat est tenu de respecter l'exigence d'évaluer ses programmes.

5.6.1 Vérification de suivi par la CFP

Lors de la réunion de juin 2014, le directeur des ressources humaines a présenté les résultats de la vérification de suivi réalisée par la CFP. Mme Cartwright a déclaré qu'en raison de son rôle de commissaire de la Commission de la fonction publique, elle s'était récusée de toutes les discussions de la CFP concernant les dossiers de vérification du Commissariat. Les membres du CVE ont félicité le directeur des ressources humaines et son équipe pour les résultats positifs de la vérification.

5.6.2 Inspection des pratiques de vérification interne

L'inspection des pratiques de vérification interne a donné lieu à un rapport d'un certificateur externe de la fonction de vérification interne. (Voir la section 6.4 de la vérification interne.)

5.6.3 Vérification des états financiers par le BVG

Le BVG a effectué la vérification annuelle des états financiers du Commissariat. En sa qualité de certificateur externe, le BVG fournit au Commissariat l'assurance de la validité de ses résultats financiers. (Voir la section 6.8 des états financiers.)

5.8.1 États financiers de fin d’exercice

Le commissaire est un agent du Parlement dont les états financiers sont vérifiés tous les ans par le Bureau du vérificateur général. Le CVE a rencontré le BVG en juillet 2014 pour examiner les états financiers vérifiés de 2013-2014. Le Commissariat a reçu une opinion sans réserve non accompagnée d'une lettre à la direction. Les états financiers ont ensuite été approuvés par le commissaire. Les vérificateurs ont mentionné qu'aucun cas de fraude n'a été relevé à la suite des procédures de vérification.

En février 2015, les représentants du BVG ont fait une présentation devant le CVE sur leur plan annuel de vérification des états financiers de 2014-2015. La discussion a porté sur l'approche proposée, sur les principaux risques et sur la fraude.

5.8.2. Mise à jour financière et gestion budgétaire

La gestion budgétaire demeure un secteur où le CVE assure une surveillance active. Les membres externes ont conseillé au commissaire de faire preuve de prudence et de rigueur dans la planification et la prévision financières. Les membres ont discuté avec la direction au sujet d'une stratégie pour gérer le budget salarial global du Commissariat, y compris les augmentations salariales dans les conventions collectives qui ne sont pas visées par le SCT. La mise à jour financière comprenait également des mises à jour du coût du déménagement à Gatineau.

Les membres ont discuté des stratégies et des contrôles financiers et étaient satisfaits de l'information fournie et de l'approche proposée.

5.8.3 Contrôles internes

En octobre 2014, le CVE a assisté à une présentation sur la mise en œuvre de la Politique sur le contrôle interne au Commissariat. La présentation contenait des informations sur les tests des contrôles internes et sur le plan pour effectuer la conception et les tests des contrôles internes au Commissariat.

5.8.4 États financiers trimestriels/comptes publics

Dans le cadre de ses responsabilités, le CVE a examiné les rapports financiers trimestriels publiés en septembre et décembre 2014 et les comptes publics pour 2013-2014. Les membres étaient satisfaits de l'information financière et de l'analyse présentées dans ces documents.

5.10.1 Agents du Parlement

Le CVE a continué d’être informé des discussions entre les agents du Parlement, y compris au sujet d’éventuels domaines de collaboration accrue. Le déménagement au 30, rue Victoria augmente le potentiel de collaboration, car tout le monde se trouve au même endroit. Le Commissariat continue de partager avec d'autres agents du Parlement les services contractuels de Raymond Chabot Grant Thorton pour la vérification interne et a commencé à partager des programmes de formation avec Élections Canada.

5.10.2 Profil démographique du Commissariat

Lors de la réunion d'octobre 2014, les membres ont assisté à une présentation sur le profil démographique détaillé du Commissariat établi en date du 31 mars 2014. Le CVE a indiqué que le rapport aurait été plus utile si on avait défini clairement son but et les renseignements clés nécessaires à la prise de décisions. Les membres ont noté que le personnel de la Direction générale de l’assurance de la conformité faisait très peu d'heures supplémentaires, malgré le retard dans les enquêtes. Le CVE a discuté de la possibilité de recourir à des heures supplémentaires pour réduire l'arriéré, mais les gestionnaires ont dit qu'ils s'attendaient à ce que très peu d'employés voudraient faire des heures supplémentaires, surtout s'ils ne peuvent pas avoir des congés compensatoires (qui ne feraient qu'aggraver le problème que le Commissariat tente de régler). Les membres ont également mentionné qu'il serait utile de faire une comparaison avec la fonction publique dans son ensemble, ainsi qu'avec des organismes dont la taille et le mandat sont similaires à ceux du Commissariat.

5.10.3 Protection - sondage sur la satisfaction des clients

Lors de la réunion d'avril 2014, les membres ont reçu une analyse des résultats du sondage sur la satisfaction des clients qui a été réalisé pour le compte de la Direction générale de l’assurance de la conformité. Les membres ont posé des questions sur les normes de l'industrie concernant le taux de réponse aux sondages. Ils ont mentionné que des outils électroniques, qui gèrent à la fois le questionnaire de l'enquête et l'analyse des réponses, sont facilement disponibles. Les membres suggèrent qu'il peut être utile de séparer les réponses au sondage des plaignants et des institutions.