Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers 2014-2015 (non auditée)

1. Introduction

Le présent document fournit de l'information sommaire sur les mesures prises par le Commissariat aux langues officielles (Commissariat) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers, y compris des renseignements sur la gestion du contrôle interne, les résultats d'évaluation et les plans d'action connexes.

Des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités de programme du Commissariat se trouvent dans le Rapport ministériel sur le rendement 2014-2015 et le Rapport sur les plans et les priorités 2015-2016.

2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers

2.1 Gestion du contrôle interne

Le Commissariat est doté d'une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d'évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne. Un cadre de gestion du contrôle interne, approuvé par le commissaire et le dirigeant principal des finances, est instauré et englobe :

  • des structures de responsabilisation organisationnelle relativement à la gestion du contrôle interne en vue d'appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs dans leurs secteurs de responsabilité pour la gestion du contrôle;
  • un code de valeurs et d'éthique;
  • la communication et la formation continues concernant les exigences législatives, et les politiques et les procédures visant à assurer une saine gestion financière et des contrôles financiers;
  • la surveillance de la gestion interne et des mises à jour régulières à cet effet, ainsi que la présentation des résultats d'évaluation et des plans d'action au commissaire et à la haute direction du Commissariat et, le cas échéant, au comité de vérification et d’évaluation (CVE) du Commissariat.

Le CVE fournit des conseils au commissaire quant à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du Commissariat.

2.2 Ententes de services relatives aux états financiers

Le Commissariat compte sur d'autres organisations pour le traitement de certaines transactions qui sont comptabilisées dans ses états financiers, comme suit :

Ententes courantes

  • Travaux publics et Services gouvernementaux Canada est responsable de la gestion centralisée de la rémunération et de l'approvisionnement en biens et en services conformément à la délégation de pouvoirs du Commissariat, en plus de fournir des locaux;

Ententes particulières

  • Travaux publics et Services gouvernementaux Canada fournit au Commissariat une plateforme de système financier, soit le Système financier ministériel commun (SFMC), afin de saisir et de déclarer toutes les transactions financières;
  • Travaux publics et Services gouvernementaux Canada fournit au Commissariat un service d’administration de la paie pour les employés du Commissariat afin de saisir toutes les transactions de paies.

3. Résultats de l’évaluation du Commissariat au cours de l’exercice 2014-2015

Au cours de l'exercice 2014-2015, le Commissariat aux langues officielles a mené à bien, comme prévu, des tests de l'efficacité conceptuelle et opérationnelle dans divers secteurs de contrôles clés.

3.1 Tests de l’efficacité conceptuelle des contrôles clés

En 2014-2015, le Commissariat a mené à bien des tests de l'efficacité conceptuelle de la délégation des pouvoirs de signature en matière financière et cartes de signature, des biens en immobilisations et gestion de l’inventaire, des dépenses de voyage et des frais d’accueil et événements comme processus opérationnel clé. La prise de mesures correctives pour combler les lacunes des contrôles clés s'est accrue dans ces secteurs de contrôle tel que mentionné à la section 3.2. De plus, des tests de l’efficacité conceptuelle ont été menés sur le processus des salaires et administration de la paie.

3.2 Tests de l’efficacité opérationnelle des contrôles clés

En 2014-2015, le Commissariat a mené à bien les tests de l'efficacité opérationnelle de ses contrôles généraux de la délégation des pouvoirs de signature en matière financière et cartes de signature, des biens en immobilisations et gestion de l’inventaire, des dépenses de voyage et des frais d’accueil et événements. Les mesures correctives requises ont été mises en place. Il est à noter que le Commissariat dispose de contrôles clés qui sont évalués de manière indépendante et ils sont jugés acceptables ou plus acceptables (fort).

À la suite des tests de l'efficacité opérationnelle, le Commissariat a déterminé la nécessité de prendre les mesures correctives suivantes :

  • Délégation des pouvoirs de signature en matière financière et cartes de signature: modifications mineures du processus de délégation temporaire notamment au niveau des formulaires.
  • Biens en immobilisations et gestion de l’inventaire: modifications mineures au registre des inventaires informatique.
  • Dépenses de voyage : assurer un suivi plus approfondi sur des éléments mineurs.
  • Frais d’accueil et événements : modifications mineures du processus de planification.

4. Plan d’action du Commissariat

4.1 Progrès au cours de l’exercice 2014-2015

En 2014-2015, le Commissariat a continué de réaliser des progrès sur le plan de l'évaluation et de l'amélioration de ses contrôles clés. Le tableau ci-dessous résume les progrès accomplis par le Commissariat en fonction des plans décrits dans l'annexe de l'exercice précédent.

Progrès au cours de l'exercice 2014-2015
Élément dans le plan d'action de l'exercice précédent État
Tests d’efficacité conceptuelle des contrôles clés Les tests de l'efficacité conceptuelle sont terminés et la correction des lacunes en matière de conception a progressé. Toutefois, certains tests ont été reportés jusqu’en 2015-2016 en raison d’autres priorités de gestion.
Tests d’efficacité opérationnelle des contrôles clés. Les tests de l'efficacité opérationnelle et la correction des lacunes ont progressé. Toutefois, certains tests ont été reportés jusqu’en 2015-2016 en raison d’autres priorités de gestion.
Plan de surveillance continue Le plan actuel a été élaboré en 2013-2014 et décrit diverses mesures, notamment l’établissement d’évaluations cycliques. L’objectif est de suivre ce dernier. Toutefois, il a été déterminé d’enlever deux processus soit les voyages effectués par des non-fonctionnaires et les avances comptables (petite caisse) puisqu’ils ont été évalués à très faible risque compte tenu des très faibles valeurs monétaires impliquées et des coûts reliés à leur évaluation indépendante. Le Commissariat planifie commencer les surveillances continues en 2015-2016.

4.2 État et plan d'action pour le prochain exercice et les années subséquentes

Secteurs de contrôles clés Tests de l'efficacité conceptuelle et mesures correctives Tests de l'efficacité opérationnelle et mesures correctives Surveillance continue cyclique
Approvisionnement et les paiements aux fournisseurs 2013-2014 2013-2014 2015-2016
Salaires et Administration de la paie 2014-2015 2015-2016 2016-2017
Délégation des pouvoirs de signature en matière financière et cartes de signature 2014-2015 2014-2015 2016-2017
Biens en immobilisations et gestion de l’inventaire 2014-2015 2014-2015 2016-2017
Accueil et événements 2014-2015 2014-2015 2016-2017
Dépenses de voyage 2014-2015 2014-2015 2016-2017
Cartes crédits de voyage 2015-2016 2015-2016 2016-2017
Gestion des cartes d’achat 2015-2016 2015-2016 2016-2017
Contrôles généraux de la TI gérés par le Commissariat 2015-2016 2015-2016 2016-2017
Budget et gestion des ressources financières 2015-2016 2015-2016 2017-2018
Clôture des comptes et rapports 2015-2016 2015-2016 2017-2018
Règlement interministériel 2015-2016 2015-2016 2017-2018
Date de modification :
2018-09-13