Comité de vérification et d'évaluation rapport annuel 2013–2014

3.1 Réunions

Quatre réunions du CVE ont eu lieu pendant l’exercice 2013-­2014^{Note de bas de page 2}, et le taux de participation y a été de 100 % pour tous les membres. À chaque réunion du CVE, les membres externes ont rencontré individuellement, à huis clos, la DPV et le commissaire pour discuter de certaines questions de façon confidentielle.

En plus de ces quatre réunions, une réunion spéciale a eu lieu avec des représentants du BVG le 23 juillet 2013 pour examiner les états financiers vérifiés de 2012-2013.   Dans le cadre de cette réunion, les membres du CVE ont rencontré les représentants du BVG à huis clos.

On a rédigé le compte rendu de chaque réunion, qui a été approuvé par les membres du Comité à la réunion suivante.

3.2 Mandat et plan annuel du Comité de vérification et d’évaluation

Les responsabilités du CVE en matière de surveillance sont conformes à la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor et touchent les huit domaines suivants :

1. valeurs et éthique;
2. gestion des risques;
3. cadre de contrôle de gestion;
4. vérification interne;
5. Bureau du vérificateur général et autres organismes centraux;
6. suivi des mesures prises par la direction;
7. états financiers;
8. rapports sur la reddition de comptes.

Le CVE a décrit son rôle, ses responsabilités et son fonctionnement dans un mandat qui a été approuvé par le commissaire. On a révisé ce mandat en 2013­-2014 en précisant la portion sur les qualifications pour qu’elle traite des connaissances du gouvernement fédéral et de l’expertise en gouvernance plutôt que de la dualité linguistique, comme c’est le cas actuellement. Sous réserve de cette révision, le mandat a été réaffirmé par le commissaire.

Dans le cadre de son mandat, le CVE a élaboré un plan d’activités pluriannuel expliquant la façon dont il entend s’acquitter de ses responsabilités en 2013-2014. À chaque réunion, tout au long de l’année, le Comité a surveillé de près le bon déroulement des activités par rapport au plan.

Le Mandat approuvé et le Plan annuel 2012-2013 à 2013-2014 du CVE sont joints en annexes.

Le mandat du Comité de vérification exige des membres externes qu’ils soient libres de tout conflit d’intérêts, et qu’ils en discutent avec le commissaire si de tels conflits, réels ou perçus, surviennent. Les membres externes utilisent ce rapport pour confirmer qu’ils ont accompli leurs tâches dans l’intérêt du public et qu’ils sont libres de tout conflit d’intérêts.

3.3 Rapport annuel de 2012-2013 du Comité de vérification et d’évaluation

À la réunion de juin, le CVE a revu l’ébauche de son rapport annuel de 2012-2013. Ce rapport, préparé par les membres externes, a été examiné par le Comité et, sous réserve de quelques modifications mineures quant à sa rédaction, a été approuvé par tous les membres. Il peut être consulté sur le site Web du Commissariat.

3.4 Perfectionnement professionnel

Les membres du CVE continuent de suivre des activités de perfectionnement professionnel afin d’élargir leur champ de connaissances et leur compréhension des activités et des pratiques exemplaires du Commissariat pour s’acquitter de leur rôle et de leurs responsabilités. Lors de chaque réunion du Comité en 2013­-2014, l’équipe de la haute direction du Commissariat a donné aux membres de l’information sur les divers éléments de leur secteur de responsabilité, ce qui a contribué à accroître la connaissance et la compréhension des membres externes des activités du Commissariat, de ses pratiques administratives, de ses enjeux et de ses accomplissements.

En novembre 2013, un des membres externes a assisté au colloque du Comité ministériel de vérification, qui portait sur la façon d’apporter une valeur ajoutée et de se rallier au renouvellement organisationnel en cette période de transformation et de restrictions budgétaires.

4.1 Valeurs et éthique

À la réunion d’avril, les membres ont reçu de l’information sur les procédures proposées de consolidation de la déclaration d’incidents à l’échelle du Commissariat. Les membres externes ont appuyé l’application de ces procédures améliorées et ont insisté sur la nécessité d’indiquer et de déclarer au CVE tout problème ou incident systémique pouvant avoir des répercussions sur l’intégrité du Commissariat, de même que tout cas connu ou soupçonné de fraude. À cette réunion, les membres ont également reçu de l’information sur la mise en œuvre du plan d’action en réaction au Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux de 2011, y compris la surveillance des activités à l’échelle des directions générales par la Direction des ressources humaines. C’est avec plaisir que les membres du CVE ont appris que la Direction générale de la gestion intégrée avait mis en place une boîte à suggestions pour les employés, et ils entrevoient avec optimisme la possibilité d’en apprendre sur des problèmes systémiques ou majeurs signalés par les employés par cette voie.

À la réunion de juin, les membres ont pris connaissance et ont discuté des mécanismes dont dispose le Commissariat pour favoriser la surveillance et le recours à la hiérarchie en ce qui concerne les principaux processus opérationnels de l’organisation. Ces mécanismes sont faits pour favoriser une conformité accrue au Code de conduite organisationnel, aux politiques du Conseil du Trésor et aux lois et règlements en vigueur. Les membres appuient ces mécanismes, et aucun problème de fond n’est à soulever.

4.2 Gestion du risque

À la réunion d’avril, les membres ont analysé le Profil de risque organisationnel (PRO) 2012-2016 du Commissariat. Ils ont discuté des pressions financières auxquelles font face les ministères et organismes fédéraux, et les répercussions éventuelles sur leur capacité à respecter leurs obligations linguistiques. Les membres ont donné des conseils sur la façon de surveiller cet enjeu et d’y réagir. Les membres externes ont fait remarquer l’absence de trois grands domaines de risque qui, selon eux, devraient être intégrés à ce document sur les risques :

• les infrastructures de gestion et de technologie de l’information;
• le déménagement de l’administration centrale à Gatineau;
• le système de gestion des cas du Commissariat.

Les membres ont aussi suggéré : que les normes de service représentées dans le PRO soient mises à l’essai afin que l’on confirme leur pertinence à titre d’indicateurs de risque; que la différence entre l’inventaire des travaux en cours et l’arriéré soit précisée; qu’on détermine un niveau « acceptable » d’arriéré; que l’on consulte le commissaire deux fois par année pour déterminer à quel point il croit qu’il est difficile d’être entendu par les principaux intervenants, dont les parlementaires, et que l’on suive la progression du Commissariat dans la réponse à ces enjeux.

4.3 Cadre de contrôle de gestion

Le Comité a examiné le Cadre de contrôle de gestion (CCG) du Commissariat de différentes façons tout au long de l’année. Les mandats de vérification interne comprennent souvent un examen d’un ou de plusieurs volets du CCG et des rapports associés déposés aux réunions du CVE, y compris le rapport sur la vérification des communications stratégiques et de la promotion déposé à la réunion de juin, constituent la principale voie par laquelle les membres évaluent les grands volets du cadre de contrôle. En 2013-­2014, le Comité a également donné de la rétroaction et des conseils au commissaire relativement au CCG dans le cadre de son analyse des volets suivants :

• gestion budgétaire;
• gestion des ressources humaines;
• mesure du rendement;
• gestion de l’information et technologie de l’information.

Comme il est indiqué dans les sous­-sections qui suivent, le Comité demeure satisfait des nombreux points forts dans les processus et les pratiques de gestion du Commissariat, ainsi que du leadership de la direction et de son engagement constant à apporter des améliorations lorsqu’il y a lieu.

4.4 Vérification interne

Comme il a été décrit dans le Plan de vérification axé sur les risques de 2013-­2014 à 2014-­2015 (PVAR), qui a été approuvé, le Commissariat a effectué une Vérification interne des communications stratégiques et de la promotion.

À la réunion de juin, le Comité a examiné le rapport préliminaire de vérification ainsi que la réponse et le plan d’action de la direction (RPAD) associés. Ce rapport de vérification soulignait les points forts du point de vue de l’utilisation de la Stratégie globale de communications pour guider le travail du Commissariat dans ce domaine, la gestion des risques opérationnels concernant les communications et la promotion, la production d’un rapport annuel et la formation donnée en réponse aux besoins des employés.

Des possibilités d’amélioration ont également été signalées dans ce rapport de vérification interne :

• intégration du rôle des bureaux régionaux dans la Stratégie globale de communications;
• élaboration de mesures du rendement qualitatives et quantitatives pour l’activité de programme Promotion de la dualité linguistique du Commissariat et la surveillance active du rendement;
• processus d’approbation pour les produits de communications stratégiques et de promotion;
• élaboration, mise à jour et maintien de lignes directrices, d’outils et de modèles pour soutenir l’accès facile à du matériel qui favorise l’uniformité des processus et une compréhension commune des rôles et des responsabilités;
• accès à une base de données de rédaction de discours.

Le CVE a examiné ces résultats ainsi que la réponse de la direction et le plan d’action associés. Les membres de l’équipe de vérification et de la direction ont participé à ces discussions, et la direction a exprimé son appréciation à l’égard de la véritable valeur ajoutée par cette vérification en confirmant la solidité de nombreuses pratiques existantes, tout en présentant des recommandations précieuses et pratiques visant à améliorer la gestion du programme. Ce rapport a été soumis à l’approbation du commissaire, qui l’a par la suite approuvé.

En vue d’une évaluation interne qui sera suivi d’une inspection des pratiques (externe) de la fonction de vérification interne, comme l’exige la Directive sur la vérification interne au gouvernement du Canada du CT, la direction a effectué une analyse globale des documents, pratiques et processus actuels de vérification interne du Commissariat en les comparant aux exigences énoncées dans la Directive du CT. À la réunion d’avril, le CVE a examiné les résultats de cet exercice, en constatant la nécessité pour la direction de délimiter les volets de la politique qui ne s’applique pas au Commissariat (c.­à­d., surveillance par le SCT). Au cours de la prochaine année, le CVE examinera les résultats des évaluations de la fonction de vérification interne et de tous les éventuels plans d’action associés qui pourraient être nécessaires.

À la réunion de juin, le CVE a donné son avis sur la création du Plan de vérification et d’évaluation axé sur les risques 2013-­2016 (PVEAR). Les membres ont recommandé qu’un sommaire des vérifications et des évaluations antérieures soit superposé sur la structure organisationnelle du Commissariat et sur son architecture d’alignement des programmes (AAP), ce qui permettrait d’obtenir un portrait stratégique global de la couverture du secteur de la vérification et de l’évaluation au cours des cinq (5) dernières années. Le CVE a aussi recommandé que l’intégration des résultats des autres évaluations (c.­à-­d., autoévaluation du CRG) soit envisagée dans le processus de planification. En raison du roulement du personnel et d’un changement dans les fournisseurs de services de vérification interne^{Note de bas de page 3}, l’achèvement du PVEAR 2013­-2016 a été suspendu, et l’accent a été mis sur la création d’un plan 2014­-2017. En février, les membres externes du CVE ont participé à un processus de planification du PVEAR dirigé par RCGT. Les membres ont donné des conseils sur la façon de faire que le processus et le plan visent juste dans l’atténuation des principaux risques du Commissariat et qu’ils conviennent à une très petite organisation.

À la réunion de juin, les membres externes du Comité ont également soumis leurs commentaires quant au rendement de la DPV, et ils ont examiné et accepté son Rapport d’assurance annuel 2012-2013.

4.5 Prestataires externes des services d'assurance

Chaque année, le Bureau du vérificateur général (BVG) vérifie les états financiers du Commissariat en vue de formuler une opinion sur ceux-ci. Des représentants du BVG ont participé à la téléconférence tenue par le CVE le 23 juillet 2013 afin d’examiner les états financiers vérifiés et d’en discuter. Cet exercice comprenait l’examen de la lettre d’affirmation de la direction au BVG et le rapport du BVG au CVE, qui présentait les résultats de la vérification annuelle pour l’exercice se terminant le 31 mars 2013. Le BVG a émis une opinion sans réserve sur les états financiers, et  n’a relevé aucune lacune importante dans le contrôle interne et n’a pas envoyé de lettre de recommandations.

Des représentants du BVG ont également assisté à la réunion du CVE en janvier 2014 pour discuter de leur plan en vue de la vérification d’attestation des états financiers de 2013-2014 du Commissariat. Aucun problème ni sujet de préoccupation n’a été relevé.

4.6 Suivi des plans d’action de la direction

Le CVE surveille les progrès accomplis par la direction dans la mise en œuvre des plans d’action découlant de rapports de vérification interne, et ce, jusqu’à ce que toutes les recommandations aient été mises en œuvre de façon satisfaisante ou qu’elles ne soient plus pertinentes. Normalement, le CVE reçoit un rapport semestriel sur la mise en œuvre des mesures de la direction. Toutefois, en raison du roulement du personnel, il n’a reçu qu’un rapport de suivi en 2013-­2014. 

Comme le montre le tableau suivant, il y avait 21 recommandations découlant de vérifications en suspens au 31 mars 2013. Dix­-huit (18) de ces recommandations ont été mises en œuvre en 2013-­2014, soit un taux de 86 %. Au cours de l’année, six nouvelles recommandations ont été formulées par suite de la Vérification des communications stratégiques et de la promotion, qui a été approuvée en juin 2013. Le CVE surveillera de près les huit recommandations en suspens au 31 mars 2014, et les membres porteront une attention particulière aux recommandations associées à la Vérification de la planification intégrée 2010­-2011. Les mesures à prendre par la direction restantes concernent l’achèvement du Cadre de mesure du rendement (CMR) stratégique du Commissariat, le cadre qui soutient la planification stratégique et la reddition de comptes du Commissariat, y compris ses crédits parlementaires. En janvier, le CVE a été mis au courant du plan consistant à examiner et à achever le CMR, et il attend d’examiner le cadre achevé en 2014­-2015.

4.7 États financiers

4.8 Rapports de reddition de comptes

Les membres du CVE ont examiné la version préliminaire du Rapport ministériel sur le rendement (RMR) 2012-­2013 et la version préliminaire du Rapport sur les plans et les priorités (RPP) 2014­-2015 du Commissariat. Les membres du CVE ont prodigué des conseils et des recommandations à la direction avant qu’ils soient approuvés par le commissaire.

5.1 Agents du Parlement

Le CVE a continué d’être informé des discussions entre les agents du Parlement, y compris en ce qui concerne la poursuite d’éventuels domaines de collaboration accrue. L’administration centrale ayant déménagé en mars 2014, la direction a travaillé en étroite collaboration avec les autres agents qui occupent le même immeuble pour déterminer les possibilités de partager l’espace et les services. Par exemple, le Commissariat s’est arrangé pour utiliser les salles de formation d’Élections Canada, et a offert la possibilité aux autres agents d’utiliser le contrat de vérification interne avec Raymond Chabot Grant Thorton.

5.2 Déménagement à Gatineau

Le CVE a surveillé de près les activités qui se sont déroulées en lien avec le déménagement de l’administration centrale à Gatineau. La planification exhaustive et la communication active à l’échelle de l’organisation ont été des facteurs essentiels à la réussite de ce déménagement dans de nouveaux bureaux. 

1. Introduction

Le présent document décrit l’objectif, les responsabilités, la composition et les politiques de fonctionnement du Comité de vérification et d’évaluation (CVE) du Commissariat aux langues officielles (Commissariat). Il consiste en une révision du mandat du Comité de vérification et d’évaluation du Commissariat, datant du 30 juin 2010, document qui se fondait lui-même sur les révisions d’avril 2012 à la Politique sur la vérification interne et à la Directive sur la vérification interne au gouvernement du Canada du Conseil du Trésor. Le présent document entre en vigueur dès son approbation.

Le CVE est un élément essentiel du régime de vérification interne et du régime d’évaluation établis au sein du Commissariat, tel que décrits dans les deux politiques du Commissariat sur la vérification interne et sur l’évaluation^{Note de bas de page 4}. Les deux politiques du Commissariat reflètent les politiques correspondantes du Conseil du Trésor sur la vérification interne et sur l’évaluation, tout en respectant le statut du Commissariat, qui est un agent du Parlement indépendant du gouvernement.

2. Objectif

Le CVE veille principalement à ce que le commissaire reçoive des conseils, une orientation et des recommandations indépendants et objectifs concernant le caractère adéquat des mécanismes de contrôle et de reddition de comptes du Commissariat, ainsi que le recours à l’évaluation au sein du Commissariat pour soutenir les pratiques de gestion, la prise de décision et le rendement des programmes.

Pour offrir ce soutien, le CVE surveille activement, de façon intégrée et systématique, les principaux aspects du cadre de contrôle et de reddition de comptes du Commissariat. Ainsi, le CVE se penchera sur des questions stratégiques de haut niveau, ainsi que sur des questions opérationnelles courantes qui caractérisent les grands domaines de la vérification et de l’évaluation.

Il s’agit d’un élément important qui permet de soutenir l’indépendance de la fonction de vérification interne (VI) au sein du Commissariat et la neutralité de la fonction d’évaluation, en plus de faire en sorte que les résultats des vérifications internes et des évaluations soient intégrés aux processus opérationnels de planification et d’établissement des priorités de l’organisation.

À titre de ressource stratégique du commissaire, le CVE fournit aussi les conseils et recommandations que peut demander celui-ci en ce qui concerne de nouvelles priorités particulières, des préoccupations, certains risques, des occasions et/ou la reddition de comptes.

3. Responsabilités

Les responsabilités du CVE sont déterminées de façon précise dans la Politique sur la vérification interne et la Politique sur l’évaluation du Commissariat, et elles reflètent la Directive sur les comités ministériels de vérification et la Directive sur la fonction d’évaluation du gouvernement.

Le CVE assume dix (10) champs de responsabilités clés :

• Valeurs et éthique
• Gestion des risques
• Cadre de contrôle de gestion
• Fonction de vérification interne
• Fonction d’évaluation
• Liaison avec le Bureau du vérificateur général (BVG) et les organismes centraux
• Suivi des plans d’action de la direction
• États financiers et rapports des comptes publics
• Rapports sur les risques et la reddition de comptes
• Rapport annuel du Comité

Les responsabilités détaillées du Comité relatives à chacun des dix champs clés déterminés par le gouvernement se trouvent à l’annexe 1. Cette annexe fait partie intégrante du présent mandat.

En termes généraux, les responsabilités du CVE se classent dans l’une des trois grandes catégories suivantes :

1. Prestation de conseils et de recommandations au commissaire afin qu’il puisse déterminer s’il doit approuver ou modifier :
   1. La Politique sur la vérification interne du Commissariat
   2. La Politique sur l’évaluation du Commissariat
   3. Le Plan de vérification interne annuel du Commissariat et son plan d’évaluation annuel, y compris le caractère adéquat des ressources attribuées à la vérification interne et à l’évaluation
   4. L’évaluation annuelle de l’importance relative globale du Plan de vérification interne annuel et des risques qui y sont associés, et la détermination des priorités pour l’évaluation
   5. Les rapports sur les engagements de la vérification interne et les évaluations, ainsi que les plans d’action de la direction élaborés pour donner suite aux recommandations énoncées dans ces rapports

2. Surveillance active des principaux éléments des mécanismes de contrôle et de reddition de comptes du Commissariat, au moyen des tâches suivantes :
   1. assurer le suivi du caractère adéquat et opportun des mesures prises relativement aux plans d’action de la direction;
   2. assurer le suivi du rendement de la fonction de VI du Commissariat et de sa fonction d’évaluation, y compris le rendement du dirigeant principal de la vérification (DPV)/chef de l’évaluation;
   3. examiner des questions soulevées par le BVG, d’autres organismes parlementaires et le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) en ce qui concerne la vérification et l’évaluation;
   4. examiner, en mettant l’accent comme il se doit sur les risques, les ententes conclues par le Commissariat dans les domaines suivants :
      • les valeurs et l’éthique
      • la gestion des risques
      • le cadre de contrôle de la gestion, y compris les vérifications menées par la direction
   5. examiner les plans et les rapports pertinents du BVG, des organismes centraux ainsi que des comités permanents de la Chambre des communes et du Sénat qui sont concernés, et prodiguer des conseils à propos des réponses et des plans d’action du Commissariat s’il y a lieu;
   6. examiner les états financiers du Commissariat et les lettres de recommandation connexes;
   7. examiner le profil de risque organisationnel (PRO), le Rapport sur les plans et les priorités (RPP), le Rapport ministériel sur le rendement (RMR) et d’autres rapports importants sur la reddition de comptes, en fonction du cadre de travail approuvé par le Comité exécutif du Commissariat;
   8. établir l’ordre du jour de la prochaine réunion de ses membres.

3. Évaluer son propre rendement et aviser le commissaire de ce qu’il considère comme des observations et recommandations clés, par la préparation d’un rapport annuel portant sur :
   1. ses activités
   2. son évaluation du système de contrôles internes du Commissariat;
   3. toute préoccupation à propos du cadre et des processus de gouvernance, de contrôle et de gestion des risques
   4. une évaluation de la fonction de VI
   5. une évaluation de la fonction d’évaluation
   6. toute recommandation concernant les processus de gestion des risques, de contrôle et de reddition de comptes.

Le rapport annuel du CVE sera affiché sur le site Web du Commissariat.

4.  Pouvoirs

Le CVE a le droit de :

1. demander l’information et la documentation dont il a besoin pour assumer ses responsabilités;
2. tenir des réunions à huis clos pour transmettre des renseignements au commissaire, au dirigeant principal des finances (DPF), au dirigeant principal de la vérification (DPV)/chef de l’évaluation, au représentant du BVG et à tout autre fonctionnaire que le CVE peut désigner.

Le commissaire a, à lui seul, la responsabilité de nommer tous les membres, y compris les membres externes, du CVE.

En ce qui concerne les membres du CVE, le commissaire a le droit d’établir ce qui suit :

1. les conditions relatives à la période d’affectation;
2. les qualifications requises, afin d’assurer la continuité des opérations et de garantir l’expérience et les compétences collectives appropriées.

Dans les cas de différences d’opinions importantes et inconciliables entre les membres externes du CVE et le commissaire, les membres externes ont le droit de faire état de leur désaccord dans le rapport annuel du CVE.

5.1 Membres externes

Le CVE du Commissariat compte deux (2) membres externes.

Les membres du CVE doivent être choisis de sorte que leurs aptitudes, leurs connaissances et leurs expériences collectives permettront au CVE d’assumer ses fonctions avec compétence et efficience.

Un des membres doit être un expert financier, tandis que l’autre doit posséder une expertise approfondie et reconnue dans le domaine de la gouvernance et du gouvernement.

La nomination des membres du CVE, y compris des membres externes, incombe exclusivement au commissaire.

Les membres externes du CVE doivent :

• être indépendants de la fonction publique fédérale;
• être exclus de tout conflit d’intérêts réel ou perçu. Il faut discuter de tout conflit avec le président du CVE;
• être disposés et aptes à obtenir l’attestation de sécurité appropriée;
• bien connaître les rapports financiers des secteurs privé et public ou acquérir cette connaissance durant la première année de la nomination;
• remplir le mandat établi par le commissaire;
• être disposés à recevoir une orientation officielle concernant les responsabilités et les objectifs du CVE et les activités du Commissariat.

Un membre externe ne peut effectuer plus de deux mandats. La durée d’un mandat est de quatre ans. Cependant, pour assurer une certaine continuité au sein du CVE, le commissaire peut étaler l’engagement des membres. Autrement dit, le mandat initial d’un membre externe peut durer moins de quatre ans.

5.2 Présidence

Le président du CVE est le commissaire aux langues officielles.

5.3 Participants requis

1. Les deux (2) membres externes du Comité (les remplacements ne sont pas autorisés).
2. Le président du Comité (les remplacements ne sont pas autorisés).
3. Le DPV/chef de l’évaluation (qui est aussi le DPF).
4. Le directeur de la Planification, de la vérification et de l’évaluation.

5.4 Conseillers

En plus des membres ayant le pouvoir de prendre des décisions, on peut demander aux fonctionnaires suivants d’assister aux réunions au besoin :

1. l’ADPF;
2. d’autres personnes indiquées par le CVE.

5.5 Observateurs

En plus des membres réguliers du CVE, des spécialistes fonctionnels (p. ex. des Ressources humaines ou d’autres secteurs particuliers) peuvent être invités à assister à une réunion du CVE pour discuter de points précis à l’ordre du jour qui peuvent exiger leur expertise.

5.6 Secrétariat

Le directeur de la Planification, de la vérification et de l’évaluation agit à titre de secrétaire du CVE.

Le résumé de la réunion est soumis à l’approbation du CVE à la réunion suivante, à moins d’indication contraire du CVE.

6.1 Fréquence des réunions

Le CVE se réunit habituellement quatre (4) fois par année. En outre, les membres du CVE peuvent être consultés au besoin par le commissaire ou le DPV/chef de l’évaluation afin de fournir une rétroaction écrite ou verbale à propos de divers éléments qui font partie mandat du CVE. Les réunions nécessitant qu’une décision soit prise ou qui portent sur plusieurs questions distinctes doivent être considérées comme des réunions officielles.

6.2 Calendrier des réunions

La date des réunions sera fixée au moins six mois à l’avance afin que la direction et les responsables de la fonction de VI et d’évaluation du Commissariat puissent préparer l’information et les rapports nécessaires aux travaux du CVE. Un calendrier prédéterminé des réunions aidera aussi les membres externes à respecter les exigences relatives aux réunions du Comité. La révision du calendrier des réunions devrait constituer une mesure exceptionnelle.

Entre les réunions habituelles, les membres pourront obtenir l’approbation du CVE en échangeant des notes de service sur support papier et/ou courriels lorsqu’une situation exige une attention immédiate et qu’une réunion en personne n’est pas possible.

6.3 Quorum

Un quorum de présence sera le commissaire à titre de président plus un membre externe.

6.4 Examen du mandat du Comité de vérification et d’évaluation du Commissariat

Le rôle, les responsabilités et les activités du CVE sont documentés dans le présent Mandat du comité de vérification et d’évaluation du Commissariat, approuvé par le commissaire. Le document sera révisé après deux ans par le Comité et confirmé par le commissaire.

J’ai lu le mandat du Comité de vérification et d’évaluation et je l’approuve

La version originale a été signée par :

Graham Fraser
Commissariat aux langues officielles

Annexe 1 – Responsabilités du Comité de vérification et évaluation

Annexe 2 – Plan annuel 2013-2014 à 2014-2015 du CVE