Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers 2013-2014 (non auditée)

1. Introduction

Le présent document fournit de l'information sommaire sur les mesures prises par le Commissariat aux langues officielles (Commissariat) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers, y compris des renseignements sur la gestion du contrôle interne, les résultats d'évaluation et les plans d'action connexes. 

Des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités de programme du Commissariat se trouvent dans le Rapport ministériel sur le rendement 2013-2014 et le Rapport sur les plans et les priorités 2014-2015.

2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers

2.1 Gestion du contrôle interne

Le Commissariat est doté d'une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d'évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne. Un cadre de gestion du contrôle interne, approuvé par le commissaire et la dirigeante principale des finances, est instauré et englobe :

  • des structures de responsabilisation organisationnelle relativement à la gestion du contrôle interne en vue d'appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs dans leurs secteurs de responsabilité pour la gestion du contrôle;
  • un code de valeurs et d'éthique;
  • la communication et la formation continues concernant les exigences législatives, et les politiques et les procédures visant à assurer une saine gestion financière et des contrôles financiers;
  • la surveillance de la gestion interne et des mises à jour régulières à cet effet, ainsi que la présentation des résultats d'évaluation et des plans d'action au commissaire et à la haute direction du Commissariat et, le cas échéant, au comité de vérification et d’évaluation (CVE) du Commissariat.

Le CVE fournit des conseils au commissaire quant à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du Commissariat.

2.2 Ententes de services relatives aux états financiers

Le Commissariat compte sur d'autres organisations pour le traitement de certaines transactions qui sont comptabilisées dans ses états financiers, comme suit :

Entente courante

  • Travaux publics et Services gouvernementaux Canada est responsable de la gestion centralisée de la rémunération et de l'approvisionnement en biens et en services conformément à la délégation de pouvoirs du Commissariat, en plus de fournir des locaux;

Ententes particulières

  • Travaux publics et Services gouvernementaux Canada fournit au Commissariat une plateforme de système financier, soit le Système financier ministériel commun (SFMC), afin de saisir et de déclarer toutes les transactions financières;
  • Travaux publics et Services gouvernementaux Canada fournit au Commissariat un service d’administration de la paie pour les employés du Commissariat afin de saisir toutes les transactions de paies.

3. Résultats de l’évaluation du Commissariat au cours de l’exercice 2013-2014

Au cours de l'exercice 2013-2014, le Commissariat aux langues officielles a mené à bien des tests de l'efficacité conceptuelle et opérationnelle dans divers secteurs de contrôles clés. De plus, un plan de surveillance continue a été établi.

3.1 Tests de l’efficacité conceptuelle des contrôles clés

En 2013-2014, le Commissariat a mené à bien des tests de l'efficacité conceptuelle des salaires et de l’administration de la paie, de l’approvisionnement et des paiements aux fournisseurs comme processus opérationnel clé. La prise de mesures correctives pour combler les lacunes des contrôles clés s'est accrue considérablement dans ce secteur de contrôle.

Par suite des tests de l'efficacité conceptuelle, le Commissariat a déterminé la nécessité de prendre les mesures correctives suivantes :

  • redéfinir le processus de classement en y intégrant le nouveau système de classement électronique qui est mieux adapté aux besoins;
  • améliorer le processus de vérification des transactions touchant la paie préalable au paiement (article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques) selon une méthode d’échantillonnage.

3.2 Tests de l’efficacité opérationnelle des contrôles clés

En 2013-2014, le Commissariat a mené à bien les tests de l'efficacité opérationnelle de ses contrôles généraux de l’approvisionnement et des paiements aux fournisseurs. Les mesures correctives requises ont été mises en place pour les contrats.

Par suite des tests de l'efficacité opérationnelle, le Commissariat a déterminé la nécessité de prendre la mesure corrective suivante :

  • améliorer certains formulaires et gabarits relatifs aux contrats afin d’accroître leur uniformité et l’efficacité de la tenue des dossiers.

4. Plan d’action du Commissariat

4.1 Progrès au cours de l’exercice 2013-2014

En 2013-2014, le Commissariat a continué de réaliser des progrès importants sur le plan de l'évaluation et de l'amélioration de ses contrôles clés. Le tableau ci-dessous résume les progrès accomplis par le Commissariat en fonction des plans décrits dans l'annexe de l'exercice précédent.

Progrès au cours de l'exercice 2013-2014

Élément dans le plan d'action de l'exercice précédent État
Tests d’efficacité conceptuelle des contrôles clés Les tests de l'efficacité conceptuelle sont terminés et la correction des lacunes en matière de conception a progressé. Toutefois, certains tests ont été reportés jusqu’en 2015-2016 en raison d’autres priorités de gestion.
Tests d’efficacité opérationnelle des contrôles clés Les tests de l'efficacité opérationnelle et la correction des lacunes ont progressé. Toutefois, certains tests ont été reportés jusqu’en 2015-2016 en raison d’autres priorités de gestion.
Plan de surveillance continue Le plan a été élaboré et décrit diverses mesures, notamment l’établissement d’évaluations cycliques.

4.2 État et plan d'action pour le prochain exercice et les exercices subséquents

Secteurs de contrôles clés Tests de l'efficacité conceptuelle et mesures correctives Tests de l'efficacité opérationnelle et mesures correctives Surveillance continue cyclique
Approvisionnement et paiements aux fournisseurs 2013-2014 2013-2014 2015-2016
Salaires et Administration de la paie 2013-2014 2014-2015 2016-2017
Délégation des pouvoirs de signature en matière financière et cartes de signature 2014-2015 2014-2015 2016-2017
Biens en immobilisations et gestion de l’inventaire 2014-2015 2014-2015 2016-2017
Accueil et événements 2014-2015 2014-2015 2016-2017
Dépenses de voyage 2014-2015 2014-2015 2016-2017
Voyages effectués par  des non-fonctionnaires 2014-2015 2014-2015 2016-2017
Cartes de crédits pour les voyages 2014-2015 2014-2015 2016-2017
Gestion des cartes d’achat 2014-2015 2014-2015 2016-2017
Contrôles généraux de la TI gérés par le Commissariat 2014-2015 2014-2015 2016-2017
Budget et gestion des ressources financières 2015-2016 2015-2016 2017-2018
Clôture des comptes et rapports 2015-2016 2015-2016 2017-2018
Règlements interministériels 2015-2016 2015-2016 2017-2018
Avances comptables (petite caisse) 2015-2016 2015-2016 2017-2018
Date de modification :
2018-09-13