Pratiques efficaces régissant la présidence des réunions bilingues

Commander des produits

Pratiques efficaces régissant la présidence des réunions bilingues guide

La fonction publique fédérale est bilingue

Dans les régions désignées bilingues aux fins de la langue de travail, les employés ont le droit de travailler et d’être supervisés dans la langue officielle de leur choix, ce qui comprend les réunions auxquelles ils participent.

Bonnes pratiques pour le déroulement d’une réunion où le niveau de bilinguisme des employés varie

La personne qui préside la réunion maîtrise les deux langues officielles et veille à ce que tous les employés puissent participer pleinement à la rencontre dans la langue officielle de leur choix. Elle s’assure que les réunions se déroulent dans les deux langues officielles du début à la fin.

Le président ou la présidente de la réunion rappelle, dans les deux langues officielles, dès le début de la rencontre, que les participants sont libres de s’exprimer dans la langue officielle de leur choix.

La personne qui prend les notes de la réunion maîtrise les deux langues officielles et les commentaires faits dans chacune des langues officielles sont reflétés dans les notes de la rencontre.

La convocation, l’ordre du jour, les documents et les procès-verbaux sont distribués dans les deux langues officielles en même temps.

Aucune autre mesure n’est requise, car en principe tous les participants peuvent s’exprimer dans les deux langues officielles ou sont bilingues réceptifs.

Bonnes pratiques pour le déroulement d’une réunion où le niveau de bilinguisme des employés est varié, et où certains sont unilingues

La personne qui préside la réunion maîtrise les deux langues officielles et veille à ce que tous les employés puissent participer pleinement à la rencontre dans la langue officielle de leur choix. Elle s’assure que les réunions se déroulent dans les deux langues officielles du début à la fin.

Le président ou la présidente de la réunion rappelle, dans les deux langues officielles, dès le début de la rencontre, que les participants sont libres de s’exprimer dans la langue officielle de leur choix.

La personne qui prend les notes de la réunion maîtrise les deux langues officielles et les commentaires faits dans chacune des langues officielles sont reflétés dans les notes de la rencontre.

La convocation, l’ordre du jour, les documents et les procès-verbaux sont distribués dans les deux langues officielles en même temps.

La personne qui préside la réunion doit s’assurer qu’un résumé soit fait en français des points majeurs des interventions des personnes qui se sont exprimées en anglais, et vice versa. Cette méthode ralentit quelque peu la rencontre, mais ajoute énormément à la compréhension commune. Il est donc important que la présidence prévoie le temps nécessaire.

Avantages des réunions bilingues

Maximise la participation de tous les employés, parce que la plupart sont plus productifs dans la langue officielle de leur choix.

Favorise le maintien des compétences des employés dans leur seconde langue officielle, en leur permettant d’être exposés aux deux langues officielles.

Fait preuve de respect envers les personnes présentes.

Autres exemples de bonnes pratiques

Les gardiens de la langue : Dans le cadre d’une réunion bilingue, le président assigne à une personne le rôle de surveiller l’équilibre entre l’utilisation du français et celle de l’anglais, et de l’aviser si l’équilibre n’est pas respecté pour qu’il le rétablisse.

Expliquer le déroulement de la réunion bilingue : En tant que président de la réunion, expliquer d’avance que les interventions des uns et des autres seront résumées dans l’autre langue officielle pour la compréhension commune. Pour ce faire, il faut parfois interrompre la conversation.

Faire confiance : En tant que participant, avoir confiance que le président de la réunion saura bien résumer les propos.

Ne pas abandonner : C’est en s’exerçant qu’on s’améliore. Il faut être patient et faire des essais. Il est normal qu’il y ait des réticences au début.

Le leadership est la clé : Le leadership de la personne qui préside et de chaque participant à la réunion, de même que le leadership des superviseurs et des gestionnaires à tous les échelons qui prêchent par l’exemple, est la clé.

Rappels

Le droit des employés par rapport aux obligations des superviseurs : Le droit des employés de travailler dans la langue officielle de leur choix dans les régions désignées bilingues aux fins de la langue de travail crée une obligation pour le gestionnaire de superviser ses employés dans la langue officielle de leur choix, sans égard à ses propres droits linguistiques.

La vision holistique de la langue de travail : Les réunions bilingues ne sont qu’un des éléments compris dans la partie V de la Loi sur les langues officielles. La partie V doit être mise en oeuvre dans son ensemble.

Le service au public par rapport à la langue de travail : Le droit d’un client de se faire servir dans la langue officielle de son choix a préséance sur le droit d’un employé de travailler dans la langue officielle de son choix. Selon l’article 31 de la Loi, si la partie IV et la partie V entrent en conflit, la partie IV prédomine.

Date de modification :
2019-01-07