Vérification de la disponibilité des services d'apprentissage en français et en anglais de l’école de la fonction publique du Canada - Rapport final

Contexte

Depuis 2014, l'École de la fonction publique du Canada (l'École) transforme son modèle d'affaires, passant d'un modèle par recouvrement de coûts à un modèle de financement surtout axé sur des crédits budgétaires alloués sans frais pour les apprenants. La transformation visait à offrir un curriculum commun de base et des programmes de développement de carrière à un plus grand nombre d'employés fédéraux qu'auparavant. Une bonne partie de la formation indispensable a été transférée en ligne.

La vérification porte sur l'article 37 de la partie V de la Loi sur les langues officielles (la Loi )^{Note de bas de page 1}. Elle traite de la transformation de l'École et de ses services d'apprentissage, autres que la formation linguistique, offerts aux employés fédéraux. L'annexe A présente les objectifs et les critères de la vérification. La vérification a eu lieu dans le dernier tiers de la transformation (2014-2017). Il s'agissait d'un moment particulièrement propice, puisque la transformation était à la fois assez avancée pour qu'on saisisse ses répercussions et à un stade où l'École consolidait ses pratiques sur plusieurs plans.

Constats

Contexte : l'École de la fonction publique du Canada et sa transformation

En 2016-2017, le commissaire aux langues officielles a entamé, dans le contexte de la transformation de l'École de la fonction publique du Canada (l'École), une vérification des activités d'apprentissage qu'elle offre aux fonctionnaires fédéraux. La présente vérification porte plus particulièrement sur les obligations de l'École prévues à l'article 37 de la partie V de la Loi sur les langues officielles (la Loi), qui confère des obligations linguistiques particulières aux institutions fédérales centrales, dont l'École fait partie, envers les employés des autres institutions fédérales. L'exercice vise notamment à s'assurer que l'École tient compte de ses obligations dans la planification et la conception de ses activités d'apprentissage, que ces dernières sont de qualité égale dans les deux langues officielles et qu'elles sont disponibles en temps opportun pour les employés fédéraux francophones et anglophones. La vérification a aussi pour objectif de confirmer que l'institution dispose de mécanismes de surveillance et d'amélioration continue en matière de langues officielles pour ses activités d'apprentissage.

L'École a le mandat législatif de fournir une gamme d'activités d'apprentissage qui renforcent les capacités des employés et des organisations de la fonction publique, et qui favorisent l'excellence de la gestion au sein de celle-ci^{Note de bas de page 2}. Créée en 2004, l'École sert les institutions fédérales figurant aux annexes I, IV et V de la Loi sur la gestion des finances publiques, c'est-à-dire les ministères et certaines institutions fédérales considérées comme employeurs distincts. La Politique sur les services communs du Conseil du Trésor établit l'École comme organisme de services communs. L'École dispose d'une administration centrale à Ottawa (Ontario), d'un campus de grande taille à Gatineau (Québec) et d'une douzaine de bureaux aux quatre coins du Canada.

L'École compte quatre types d'activités d'apprentissage :

• les cours en classe avec instructeur;
• les cours en ligne non interactifs;
• les cours en ligne interactifs ou à distance faisant appel à des technologies telles que WebEX et les classes virtuelles;
• les événements ponctuels d'apprentissage à portée régionale ou nationale, comme les journées d'apprentissage pour un groupe d'employés spécifiques.

Le tout est regroupé dans deux types de programmes :

• les activités d'apprentissage à l'unité, en classe ou en ligne;
• les programmes de transitions clés, formés de cohortes^{Note de bas de page 3}.

En 2014-2015, l'École a entrepris une transformation majeure de son modèle d'affaires, passant d'un modèle par recouvrement de coûts, offrant des cours généraux en classe sur un large éventail de sujets populaires ainsi que de la formation élaborée sur mesure pour les institutions fédérales, à un modèle de financement surtout axé sur des crédits budgétaires alloués sans frais pour les apprenants. L'apprentissage se fait désormais dans le cadre d'un curriculum commun axé sur les priorités du gouvernement du Canada. Selon l'École, le nouveau modèle d'affaires a une incidence positive sur sa gestion des langues officielles, plus particulièrement sur la disponibilité des activités d'apprentissage en français et en anglais. Le virage majeur vers l'apprentissage commun et la formation en ligne, où une bonne partie de la formation indispensable a été transférée, signifie un accès uniforme partout au Canada. De plus, la transformation a été l'occasion d'une centralisation de la planification des opérations, qui est, selon plusieurs personnes consultées dans le cadre de la vérification, plus propice à la prise en compte des langues officielles.

La vérification a eu lieu dans le dernier tiers de la transformation de l'École (2014-2017). Il s'agissait d'un moment particulièrement opportun, puisque la transformation était à la fois assez avancée pour qu'on saisisse ses répercussions et à un stade où l'École consolidait ses pratiques sur plusieurs plans.

Méthodologie

La vérification porte spécifiquement sur l'article 37 de la Loi, qui définit les obligations de l'École vis-à-vis des employés fédéraux des autres institutions :

• Il incombe aux institutions fédérales centrales de veiller à ce que l'exercice de leurs attributions respecte, dans le cadre de leurs relations avec les autres institutions fédérales sur lesquelles elles ont autorité ou qu'elles desservent, l'usage des deux langues officielles fait par le personnel de celles-ci.

Les obligations particulières des organismes centraux et des organismes de services communs, dont l'École fait partie, sont en outre précisées dans la Directive sur les langues officielles pour la gestion des personnes et la Directive sur les langues officielles pour les communications et services du Conseil du Trésor.

Les instruments de gouvernance en langues officielles

Au moment de la vérification, l'École en était à consolider sa gouvernance, exercice résultant de la transformation majeure réalisée. La vérification a cependant révélé qu'outre son plan d'action sur les langues officielles, l'École n'avait pas d'instruments de gouvernance en langues officielles, comme une politique, des lignes directrices, un cadre de responsabilisation ou autres, qui préciseraient, dans son contexte propre, ses obligations aux termes de la Loi et des instruments de politique en langues officielles du Conseil du Trésor. Il n'existait donc pas d'outil de gouvernance officiel permettant de codifier les responsabilités des différents niveaux hiérarchiques et des différentes fonctions en matière de langues officielles au sein de l'institution. De tels outils permettraient de faciliter un travail plus intégré et plus concerté entre chaque secteur.

Le plan d'action sur les langues officielles

Au moment de la vérification, l'École avait un plan d'action sur les langues officielles pour la période 2014-2016. Le travail de renouvellement du plan d'action était donc en cours^{Note de bas de page 5}. Le Plan d'action sur les langues officielles 2014-2016 contenait un grand nombre de mesures, dont plusieurs n'ont pu être mises en œuvre en raison d'un manque de ressources. Des responsables ont cerné le besoin que le prochain plan d'action soit plus ciblé que le précédent. Dans le Plan d'action 2014-2016, bon nombre de mesures n'étaient pas rattachées aux bonnes obligations^{Note de bas de page 6}. En raison d'un roulement de personnel, les responsables et les membres du Comité des langues officielles interviewés n'ont pu véritablement expliquer pourquoi il en avait été ainsi.

Dans l'absolu, il est vrai que les différentes obligations de la Loi forment un tout. Ce qui est particulier au sujet de l'École par rapport aux autres institutions fédérales est que son « public » est principalement formé de personnel des autres institutions fédérales. Or, la vérification a permis de constater que les obligations supplémentaires de l'École prévues à l'article 37 par rapport aux autres institutions fédérales n'étaient pas bien comprises et n'avaient pas été prises en compte dans le Plan d'action 2014-2016 et les autres outils de gouvernance.

Le champion des langues officielles et la prise en compte des langues officielles par la haute direction

L’École a démontré en cours de vérification que le champion et la championne^{Note de bas de page 7} ont été actifs et ont exercé un leadership contribuant à l’atteinte d’objectifs clés en matière de langues officielles. Par exemple, la documentation montre que le champion a joué un rôle clé dans le travail de réflexion mené en 2014-2015 par le Comité des langues officielles concernant la conception des activités d’apprentissage. Par contre, la vérification a permis de constater qu’il n’y avait pas de responsabilisation formelle quant à la mise en œuvre des objectifs du Plan d’action sur les langues officielles 2014-2016 et que la charge de travail de la personne occupant le rôle de champion ne tenait pas compte de ce rôle.

Par ailleurs, selon la documentation remise par l’École, les langues officielles étaient peu à l’ordre du jour des réunions des comités de haute direction, sauf de manière générale à des moments précis. Or, la championne au moment de la vérification n’était pas membre du comité exécutif de l’institution. Avoir un champion actif avec un niveau de responsabilités suffisant pour appuyer l’administrateur généralest reconnu comme un élément favorisant une bonne conformité en langues officielles^{Note de bas de page 8}. La participation de la personne (ou éventuellement des personnes) qui joue le rôle de champion des langues officielles dans le cadre des discussions des comités de haute direction aurait un effet positif sur la gestion des langues officielles à l’École, et ce, dans l’optique de faire en sorte que les enjeux de langues officielles soient abordés et pris en compte en temps opportun.

La prise en compte des langues officielles par d'autres Comités

Outre la haute direction, la prise en compte des langues officielles à l'École se faisait, au moment de la vérification, par l'entremise de deux comités : le Comité des langues officielles et le Comité d'intégration du contenu de l'École (CICÉ).

Créé en 2014, le Comité des langues officielles était formé, au moment de la vérification, de volontaires de différents secteurs de l’organisation. Il était divisé en trois sous-comités : le premier travaillait plus précisément sur les langues officielles et la conception pédagogique; le second, sur les meilleures pratiques en matière de langues officielles; et le troisième agissait comme groupe de soutien au plan d’action ministériel sur les langues officielles^{Note de bas de page 9}. Les membres du Comité ont piloté un projet qui constitue une pratique exemplaire, c’est-à-dire l’élaboration du Guide des bonnes pratiques en matière de langues officielles pour les concepteurs pédagogiques. Il sera question de ce guide dans la section qui traite de la conception des activités d’apprentissage. Actif au cours de la transformation de l’École, le Comité a été décrit par les personnes interviewées comme étant fonctionnel et compétent, ce qui recoupe l’analyse documentaire. Plusieurs répondants ont évoqué des enjeux quant à la communication des informations et à la participation au sein du Comité. Si l’École fait face à des défis de relève persistants, elle devrait considérer une désignation plus formelle des membres, de même que songer à établir l’exigence que le Comité soit formé de membres représentant chaque direction générale.

Quant au CICÉ, il jouait un rôle important du point de vue des langues officielles et des services d’apprentissage au moment de la vérification. Il en sera question plus loin dans la section sur la conception des activités d’apprentissage. Le mandat du CICÉ parlait de l’importance de privilégier l’emploi des deux langues officielles, mais ne précisait pas le rôle clé que joue le comité quant à la validation des contenus d’apprentissage dans les deux langues officielles. Ce fait mériterait d’être mis en valeur dans le mandat même du CICÉ.

Outre cela, la vérification a permis de constater que l’engagement à s’assurer de la qualité égale des services d’apprentissage en français et en anglais n’était précisé dans le mandat d’aucun comité ou initiative ministériels. Le fait d’intégrer explicitement une référence aux obligations de l’École en matière de langues officielles, et plus particulièrement concernant les services aux autres employés fédéraux, contribuerait à éviter que les langues officielles passent inaperçues. Il s’agit d’une suggestion à considérer.

La planification stratégique et opérationnelle

La vérification n’a pas permis de voir de quelle manière les langues officielles et plus spécifiquement le principe d’égalité des deux langues étaient formellement et distinctement intégrés comme considération dans la planification stratégique et organisationnelle de l’École. Cela inclut les exercices de projection, les analyses environnementales ainsi que les analyses de risques. Les répondants participant aux processus de planification opérationnelle intégrée et de planification des orientations stratégiques ont affirmé que les langues officielles faisaient partie du processus de planification intégrée, puisque le fait d’offrir des activités d’apprentissage dans les deux langues officielles fait partie intégrante du mandat de l’École. Par contre, l’équipe de vérification a obtenu peu d’indications concrètes sur comment cela était fait. De plus, la documentation soumise ne mentionnait nullement les langues officielles.

Les communications aux employés portant sur les obligations linguistiques

Lors de la vérification, les communications aux employés portant sur les obligations en matière de langues officielles de l'École présentaient des lacunes. La vérification a démontré que le plan d'action était très peu connu du personnel, y compris de certains membres du Comité des langues officielles. En règle générale, si les répondants connaissaient l'existence du plan d'action, ils ne l'avaient pas lu en détail. Certains répondants ont indiqué se rappeler l'avoir reçu par courriel, mais n'ont pas pu le consulter en raison de leur charge de travail élevée, surtout en cette période de transformation à l'École. Par ailleurs, la vérification a permis de constater qu'il n'y avait pas de promotion ou d'information en ligne sur le site intranet de l'École concernant spécifiquement les mesures requises pour servir les employés des autres institutions fédérales dans la langue officielle de leur choix^{Note de bas de page 10}. En complément aux mentions – essentielles – des langues officielles du point de vue des relations entre employés de l'École, il serait important que l'École modifie ses outils de gouvernance existants pour qu'ils mentionnent précisément et expliquent les obligations concernant les autres employés fédéraux prévues à l'article 37 de la Loi. Le tout démontre l'importance d'une communication proactive sur les langues officielles qui va au-delà des courriels. Cela sera particulièrement important lorsque l'École fera connaître ses outils de gouvernance mis à jour.

La compréhension des besoins d'apprentissage

La conception des activités d'apprentissage

L'acquisition de contenus

Certains contenus d’apprentissage, particulièrement ceux en ligne qui ne sont pas interactifs, sont achetés de fournisseurs externes à la suite d’appels d’offres. Grâce à la rétroaction d’apprenants en 2016, l’École a découvert des lacunes importantes concernant la qualité du contenu en français de cours en ligne d’une société tierce, que l’École avait achetés et qu’elle avait rendus disponibles aux apprenants en français et en anglais sur sa plateforme GCcampus. Au moment de la vérification, l’École les avait retirés dans les deux langues et le contenu en était à être corrigé. L’École a confirmé dans le cadre de la vérification que, par le passé, elle ne vérifiait pas de manière détaillée la qualité équivalente du contenu des cours et présumait que les entreprises qui avaient soumissionné étaient garantes de la qualité, ce qui a mené à une situation de non-conformité à la Loi. L’École a elle-même pris les mesures correctives nécessaires pour remédier à la situation. Cependant, pour éviter de telles situations à l’avenir, il est impératif que tous les contenus, tant ceux élaborés à l’interne que ceux achetés à des entreprises externes, soient soumis à des processus d’assurance de la qualité dans les deux langues officielles et que les correctifs nécessaires soient apportés avant qu’ils soient rendus disponibles aux apprenants.

La promotion des activités d'apprentissage en français et en anglais

L’équipe des communications est responsable de la promotion des activités d’apprentissage auprès des autres institutions fédérales. Pour ce faire, au moment de la vérification, elle procédait notamment à l’envoi de courriels promotionnels dans les deux langues officielles et produisait de courtes vidéos promotionnelles pour les activités d’apprentissage. La plupart des répondants ont indiqué que toutes les communications de masse écrites destinées aux institutions fédérales étaient dans les deux langues officielles. Plus spécifiquement en région, les courriels de promotion étaient systématiquement envoyés en français et en anglais. Par contre, certaines personnes interviewées ont indiqué que cela n’était pas toujours le cas. Il est à noter que l’équipe des communications possédait ses propres ressources en rédaction et en traduction dans les deux langues officielles.

Toutefois, selon la région, on indiquait souvent d’emblée dans les communications promotionnelles que le cours ou l’événement concerné n’aurait lieu que dans une langue officielle, ce qui pourrait potentiellement décourager la participation dans l’autre langue officielle. La question de l’offre dans les deux langues officielles des activités d’apprentissage sera abordée plus loin dans le présent document. À l’exception de cet élément, la vérification n’a pas révélé de constats préoccupants ou demandant une intervention particulière en ce qui concerne la promotion des activités d’apprentissage en français et en anglais. Il importe que les pratiques en la matière soient maintenues.

Les communications entre le personnel de l'École et celui des autres institutions fédérales

L'offre d'activités d'apprentissage de qualité égale en français et en anglais

On notait donc encore, au moment de la vérification, des défis importants en ce qui a trait à la disponibilité des activités d’apprentissage en français et en anglais dans les différentes régions, malgré certaines mesures prises par l’École. Cependant, la centralisation des ressources d’enseignement fait en sorte que tous les intervenants en région rencontrés ont dit que, s’il y avait une demande suffisante pour un cours donné, ils seraient certainement en mesure de l’organiser, soit localement, soit en faisant appel au personnel enseignant se trouvant dans la région de la capitale nationale. On note que le matériel pédagogique est déjà disponible dans les deux langues officielles et, comme susmentionné, l’École a une capacité bilingue en ce qui concerne les instructeurs.

Quelques répondants en région ont indiqué que les conseils fédéraux étaient utilisés pour faire la promotion des activités d’apprentissage. Les comités interministériels et les conseils fédéraux jouent un rôle important dans la promotion du curriculum de l’École dans les deux langues officielles ainsi que dans le taux de participation à des cours ou à des événements particuliers dans la langue de la minorité.

Selon des répondants, les événements à distance interrégionaux seraient une solution innovatrice intéressante lorsque le nombre de participants n’est pas suffisamment élevé pour qu’un cours ou un événement soit offert en personne dans la langue de la minorité. Il ne faudrait cependant pas que l’expérience pédagogique des apprenants soit amoindrie dans l’une ou l’autre des langues officielles.

Dans tous les cas, la clé demeure de parvenir à une meilleure planification de la capacité pour les activités d’apprentissage dans les deux langues officielles dans la région de la capitale nationale et dans chacune des régions, tant en tenant compte des données démographiques que des échanges avec les institutions.

La vérification a révélé que certains cours en classe et certaines webdiffusions des programmes de leadership sont offerts de façon bilingue (c’est-à-dire que les apprenants interviennent dans la langue officielle de leur choix), particulièrement pour la haute direction. Selon l’École, des activités d’apprentissage bilingues pour les hauts dirigeants sont essentielles pour intégrer les langues officielles dans la culture de la haute fonction publique.

Cependant, au-delà des objectifs pédagogiques que cela peut comporter, il est important que l’École garde en tête que l’article 37 confère un droit individuel aux apprenants, peu importe leur niveau hiérarchique et l’identification linguistique de leur poste. D’ailleurs, à ce sujet, certains répondants ont affirmé que les cours pour plusieurs cohortes inscrites aux programmes de leadership étaient bilingues, précisément parce que le profil linguistique des postes de haute direction se doit d’être CBC/CBC ou plus élevé. Une telle interprétation ne tient pas compte de l’esprit de la Loi.

L'assurance de la qualité après coup

Au moment de la vérification, l’École n’avait pas de mécanisme d’assurance de la qualité en aval, c’est-à-dire qu’aucune assurance de la qualité égale des contenus en français et en anglais n’était faite au-delà de l’étape de la conception des cours ou des événements. On ne retournait pas vérifier si le matériel de cours ou la prestation d’activités d’apprentissage étaient de qualité égale. Une telle fonction consisterait à évaluer, selon des critères établis en consultation avec les différentes équipes de la Direction générale des programmes d’apprentissage et approuvés par la haute direction, la qualité entre les versions française et anglaise pour un échantillon ou la totalité des activités d’apprentissage. Ultimement, cela permettrait de déterminer, le cas échéant, les ajustements requis à la conception et améliorerait l’ensemble du processus. Le but est que les résultats de cette analyse soient portés à l’attention de la haute direction périodiquement.

Les évaluations de cours par les apprenants

À la fin de chaque activité d’apprentissage en classe ou de chaque événement sont distribuées aux apprenants des évaluations dites de niveau 1. Au moment de la vérification, les évaluations de cours ou d’événements n’avaient pas de questions à savoir si les apprenants ont pu participer à l’activité d’apprentissage dans leur langue officielle de préférence ou s’ils ont été servis par le personnel de l’École dans la langue officielle de leur choix. Plusieurs répondants étaient d’avis que la section des commentaires narratifs du formulaire de niveau 1 permet de faire ressortir les préoccupations en matière de langues officielles lorsqu’il y en a. Par contre, cette section ne porte pas précisément sur les langues officielles, ce qui n’amène pas les apprenants à commenter sur leur expérience en regard des langues officielles de façon systématique. Par ailleurs, la question de l’analyse après coup des données issues des évaluations est également une question d’importance. La vérification n’a pas permis de montrer que les données sur les langues officielles étaient présentes des analyses faites, au-delà des suivis particuliers sur les questions soulevées par des apprenants sur un cours donné.

Les plaintes et la rétroaction en matière de langues officielles

Outre les évaluations de cours, on notait au moment de la vérification de multiples points d’entrée pour la rétroaction concernant le service aux employés fédéraux dans leur langue officielle de préférence : le site Web de l’École, le personnel de l’École en région, le Centre de contact avec la clientèle de l’École, les coordonnateurs d’apprentissage des institutions fédérales et le Commissariat par l’entremise de son processus de plaintes. Selon le point d’entrée, la rétroaction suivait des chemins et des processus différents et faisait appel à des responsables distincts, le tout de manière non coordonnée. Par exemple, si une plainte provenait d’un apprenant par l’entremise du Commissariat, elle était traitée par l’équipe des ressources humaines de l’École; si une personne s’adressait au personnel de l’École en région avec la même préoccupation, sa requête cheminait dans cette partie de la structure organisationnelle. Si le requérant faisait part de la même préoccupation en passant par le site Web ou le Centre de contact avec la clientèle de l’École, un autre parcours était suivi. Ainsi, un mécanisme transparent et intégré pour résoudre les enjeux de conformité en langues officielles soulevés peu importe leur point d’entrée permettrait de contribuer à l’établissement d’une vue d’ensemble, à l’intention notamment de la haute direction.

Les activités d'évaluation, de vérification et de reddition de comptes

L'École ne mène pas ses propres vérifications internes en raison de son statut de petite institution fédérale, conformément aux instruments de politique du Conseil du Trésor sur la vérification interne. Cependant, la vérification du Commissariat n'a pas permis d'attester de quelle manière les activités de coordination des vérifications faisaient en sorte que les langues officielles soient intégrées ou reflétées dans les objectifs et critères des vérifications dont l'École fait l'objet. Quant aux évaluations de programmes, l'École en menait une seule au moment de la vérification, mais elle était d'une importance capitale, puisqu'elle portait sur les orientations stratégiques de l'École. La phase formative de l'évaluation était terminée lors de la vérification et la phase sommative de l'évaluation était en cours. Or, cette évaluation ne tenait pas compte des langues officielles ni dans ses objectifs ni dans les aspects évalués, même lorsqu'il était question d'accès équitable à l'apprentissage. Par ailleurs, la vérification n'a pas permis de démontrer que l'équipe d'évaluation avait une « lentille langues officielles » lorsqu'elle faisait rapport à la haute direction.

Néanmoins, le Plan intégré de l'École tenait compte des langues officielles en termes d'objectifs et de livrables, ce qui est une bonne pratique. La vérification n'a cependant pas permis de montrer concrètement que les langues officielles étaient une partie intégrante de la reddition de comptes (par exemple faire rapport sur le pourcentage des activités disponibles et de qualité égale dans les deux langues officielles).

Les langues officielles et les évaluations de rendement

La Politique sur les langues officielles du Conseil du Trésor prévoit que les institutions fédérales dont ce dernier est l'employeur doivent « s'assurer que la conformité à la présente politique ainsi qu'aux directives et normes connexes est intégrée aux évaluations annuelles de rendement et influence les cotes d'évaluation »^{Note de bas de page 11}.

Au moment de la vérification, les évaluations de rendement des cadres supérieurs contenaient un énoncé standardisé concernant la mise en œuvre du Plan d'action sur les langues officielles 2014-2016 de l'École. Cet énoncé était exclusivement axé sur la langue de travail à l'interne et omettait les obligations découlant de l'article 37 de la Loi. Il serait donc important que tout libellé sur les langues officielles inclus dans les évaluations de rendement des cadres supérieurs aborde, en plus des aspects qui s'y trouvent déjà, le respect des obligations d'offrir des services et des activités d'apprentissage de qualité égale dans les deux langues officielles aux employés fédéraux. Par ailleurs, la vérification n'a pas révélé de conséquences particulières si ces objectifs ne sont pas respectés, outre le fait que cela est laissé à la discrétion du gestionnaire responsable.

Du côté des employés de l'École qui ne sont pas des cadres supérieurs, les langues officielles ne faisaient pas partie, au moment de la vérification, des objectifs ministériels, desquels découlent les objectifs de rendement individuels. Peu d'employés rencontrés avaient des éléments liés aux langues officielles dans leurs objectifs de rendement. Lorsqu'ils en avaient, cela semblait davantage lié à leur engagement personnel ou à l'engagement personnel de leur superviseur qu'à une approche ministérielle. Il n'y avait pas d'approche uniforme pour faire en sorte, à titre d'exemple, que les concepteurs soient évalués sur l'élaboration de produits de qualité égale dans les deux langues officielles ou encore que le personnel chargé des contrats s'assure de l'inclusion de clauses linguistiques dans les contrats et de leur suivi adéquat. Des personnes qui collaborent avec les autres institutions fédérales avaient cependant des objectifs liés aux langues officielles, le tout axé sur le volet de l'excellence du service à la clientèle.

Recommandation 1

La commissaire aux langues officielles par intérim recommande à l'École de la fonction publique du Canada de revoir sa structure de gouvernance en matière de langues officielles. Elle devrait :

1. se doter de nouveaux documents cadres et réviser ceux existants afin de tenir compte de ses obligations prévues à l'article 37 de la Loi sur les langues officielles, y compris élaborer un cadre de responsabilisation en matière de langues officielles qui décrit les responsabilités des différents échelons;

   Plan d'action de l'École	Secteur responsable	Date d'achèvement prévue
   L'École procédera à une révision du plan d'action actuel sur les langues officielles (2017-2019).	Direction générale des programmes d'apprentissage et Direction générale des services intégrés	Septembre 2017
   L'École élaborera un cadre de responsabilisation des langues officielles qui énoncera sa stratégie pour tenir compte de ses obligations prévues par la Loi, conformément aux instruments de politique du Conseil du Trésor portant sur les langues officielles.	Direction générale des programmes d'apprentissage et Direction générale des services intégrés	Mars 2018
   L'École s'assurera que le mandat de ses divers comités de gouvernance de haut niveau intègre clairement les responsabilités en matière de langues officielles de façon à tenir compte de ses obligations prévues à l'article 37 de la Loi .	Secrétariat à la gouvernance	Janvier 2018

2. s'assurer que toute personne jouant le rôle de champion des langues officielles dispose des moyens et du temps nécessaires pour accomplir ses fonctions et que ses objectifs de rendement reflètent ses responsabilités;

   Plan d'action de l'École	Secteur responsable	Date d'achèvement prévue
   L'École s'assurera que les champions des langues officielles auront les moyens et le temps nécessaires pour assumer leurs responsabilités, et que leurs objectifs de rendement tiennent compte de leurs responsabilités. Les champions feront rapport au Comité de direction chaque trimestre.	Sous-ministre et Secrétariat à la gouvernance	Octobre 2017

3. s'assurer que la haute direction discute régulièrement des obligations linguistiques de l'École et que toute personne jouant le rôle de champion prend part à ces discussions;

   Plan d'action de l'École	Secteur responsable	Date d'achèvement prévue
   L'École s'assurera que la haute direction discute des obligations de l'École en matière de langues officielles chaque trimestre en faisant des langues officielles un point permanent à l'ordre du jour des diverses réunions de l'équipe de direction.	Secrétariat à la gouvernance	Septembre 2017

   Commentaires de la commissaire par intérim :

   Il est également essentiel que la ou les personnes jouant le rôle de champion des langues officielles prennent part à toutes les discussions avec la haute direction au sujet des langues officielles, qu'elles soient ou non membres d'office de l'équipe de la haute direction. Des échanges subséquents à l'envoi du plan d'action avec des responsables de l'École permettent de croire qu'il s'agit là de l'esprit de la mesure décrite ci-dessus.

4. intégrer le principe d'égalité des deux langues officielles, et plus précisément des critères et des aspects liés aux obligations prévues à l'article 37 de la Loi, dans sa planification stratégique et opérationnelle;

   Plan d'action de l'École	Secteur responsable	Date d'achèvement prévue
   L'École intégrera un objectif lié aux langues officielles (y compris l'article 37) dans ses futurs plans intégrés.	Direction générale des services intégrés	Avril 2018

5. communiquer efficacement et rapidement ses instruments de gouvernance révisés à tout son personnel.

   Plan d'action de l'École	Secteur responsable	Date d'achèvement prévue
   L'École communiquera activement au personnel les mises à jour liées aux instruments de gouvernance, comme le plan d'action, les politiques et les lignes directrices en matière de langues officielles.	Direction générale des programmes d'apprentissage et Direction générale des services intégrés	En cours
   L'École mettra à jour les ressources et le contenu de la page intranet, y compris le nouveau Guide des langues officielles à l'intention des employés, afin d'expliquer les obligations concernant les autres fonctionnaires fédéraux prévues à l'article 37 de la Loi.	Direction générale des programmes d'apprentissage et Direction générale des services intégrés	En cours
   L'École tiendra un atelier visant à accroître la sensibilisation et à exposer ses pratiques exemplaires et ses outils.	Direction générale des programmes d'apprentissage et Direction générale des services intégrés	Mars 2018

   Commentaires de la commissaire par intérim :

   Je suis satisfaite des mesures proposées par l'École pour donner suite à la recommandation 1.

Recommandation 2

La commissaire aux langues officielles par intérim recommande à l'École de la fonction publique du Canada de se doter de mécanismes permettant de mesurer la demande et de tenir compte des besoins des fonctionnaires pour l'apprentissage dans leur langue officielle de préférence partout au Canada.

Recommandation 3

La commissaire aux langues officielles par intérim recommande à l'École de la fonction publique du Canada de se doter de mécanismes formels pour s'assurer de la qualité de la langue et de l'équivalence de tous les contenus en ligne en français et en anglais, et ce, préalablement à ce qu'ils soient rendus disponibles aux apprenants.

Recommandation 4

La commissaire aux langues officielles par intérim recommande à l'École de la fonction publique du Canada d'adopter des normes définies d'une région à l'autre en :

1. balisant la mise à l'horaire des activités d'apprentissage (cours, événements, etc.) dans les deux langues officielles;

   Plan d'action de l'École	Secteur responsable	Date d'achèvement prévue
   Grâce à la mise en œuvre du Système de gestion des opérations en 2017, l'École améliorera sa planification. Elle réduira les risques et assurera l'accès dans les deux langues officielles en mesurant la demande en temps réel et en augmentant le temps de réaction pour ajouter de nouvelles offres au système.	Direction générale des programmes d'apprentissage	Juin 2018
   L'École analysera l'offre et la disponibilité des activités d'apprentissage, ainsi que les inscriptions, dans toutes les régions dans les deux langues officielles et élaborera des méthodes pour soutenir l'accès amélioré aux activités d'apprentissage dans les deux langues officielles.	Direction générale des programmes d'apprentissage	Juin 2018

2. établissant un cadre pour l'annulation des activités lorsque les inscriptions sont insuffisantes et en s'assurant qu'il y a une offre proactive de solutions de rechange;

   Plan d'action de l'École	Secteur responsable	Date d'achèvement prévue
   L'École créera de nouvelles lignes directrices liées aux langues officielles pour les offres en direct (planification et annulation) et veillera à leur application cohérente dans les régions.	Direction générale des programmes d'apprentissage	Juin 2018

   Commentaires de la commissaire par intérim :

   Des échanges subséquents à l'envoi du plan d'action avec des responsables de l'École ont permis de confirmer que les lignes directrices baliseront également la question de l'offre proactive de solutions de rechange, au besoin, mais que de nouvelles procédures permettront de s'assurer tout d'abord que les responsables en région ont fait diligence raisonnable du point de vue des langues officielles avant d'annuler une activité d'apprentissage.

3. établissant l'exigence que les événements soient offerts dans les deux langues officielles lorsqu'ils sont webdiffusés ou lorsque les inscriptions le permettent dans le cas des événements locaux.

   Plan d'action de l'École	Secteur responsable	Date d'achèvement prévue
   L'École définira les normes et les lignes directrices énonçant les activités pour lesquelles il doit y avoir une interprétation simultanée pour toutes les webdiffusions et les WebEx.	Direction générale des programmes d'apprentissage	Automne 2017
   L'École élaborera un aide-mémoire et un guide de pratiques exemplaires pour la tenue d'activités dans les deux langues officielles pour les webdiffusions et les activités locales lorsque le nombre d'inscriptions le permettra.	Direction générale des programmes d'apprentissage	Juin 2018

   Commentaires de la commissaire par intérim :

   Je suis satisfaite des mesures proposées par l'École pour donner suite à la recommandation 4.

Recommandation 5

La commissaire aux langues officielles par intérim recommande à l'École de la fonction publique du Canada :

1. de mettre en place une fonction d'assurance de la qualité des langues officielles afin d'évaluer, après coup, l'accessibilité aux activités d'apprentissage et la qualité égale du matériel d'apprentissage dans les deux langues officielles;

   Plan d'action de l'École	Secteur responsable	Date d'achèvement prévue
   L'École s'assurera que les responsabilités et les rôles en matière d'assurance de la qualité sont clairement définis pour veiller à ce que la qualité de la langue fasse l'objet d'une surveillance continue. La Direction générale des programmes d'apprentissage collaborera avec l'unité de la planification et des résultats de l'École afin de veiller à ce que l'accessibilité et la qualité soient mesurées et déclarées de façon régulière, au moyen d'examens internes et d'une collecte de données continue auprès des apprenants.	Direction générale des programmes d'apprentissage	Décembre 2018

2. d'instaurer des évaluations de cours qui sondent les apprenants pour savoir s'ils ont pu suivre le cours dans leur langue officielle de préférence et s'ils ont reçu des services de l'École dans leur langue officielle de préférence (et si non, pourquoi);

   Plan d'action de l'École	Secteur responsable	Date d'achèvement prévue
   L'École ajoutera une question dans le formulaire d'évaluation des cours des participants pour leur demander s'ils se sont inscrits au cours dans la langue officielle de leur choix, et, si non, pour quelle raison.	Direction générale des services intégrés	Juin 2018

   Commentaires de la commissaire par intérim :

   Dans des échanges subséquents à l'envoi du plan d'action, les responsables de l'École ont précisé que celle-ci explore également d'autres pistes de solution pour mesurer la satisfaction des apprenants quant à la qualité des services d'apprentissage reçus dans leur langue officielle de préférence.

3. de mettre en place un mécanisme transparent et intégré pour résoudre les enjeux de conformité en matière de langues officielles soulevés par les apprenants;

   Plan d'action de l'École	Secteur responsable	Date d'achèvement prévue
   L'École examinera sa stratégie sur le service à la clientèle et ses processus de résolution de plaintes afin de veiller à ce qu'un mécanisme intégré soit en place pour résoudre les plaintes des apprenants liées aux langues officielles.	Direction générale des programmes d'apprentissage et Direction générale des services intégrés	Juin 2018

4. d'intégrer le principe d'égalité des deux langues officielles dans chacune de ses activités ministérielles en aval, telles que la vérification interne, l'évaluation de programmes ainsi que la reddition de comptes à la haute direction et aux organismes centraux.

   Plan d'action de l'École	Secteur responsable	Date d'achèvement prévue
   L'École veillera à rendre des comptes en matière de langues officielles en faisant rapport sur le pourcentage d'activités qui sont disponibles et de qualité égale dans les deux langues officielles.	Direction générale des programmes d'apprentissage	En cours
   L'École ajoutera une mention sur les langues officielles dans ses évaluations de programme.	Direction générale des services intégrés	Avril 2018

   Commentaires de la commissaire par intérim :

   Concernant la mention sur les langues officielles dans les évaluations de programme, le principe d'égalité des deux langues officielles doit être intégré dans l'exercice même des évaluations, en l'examinant à la lumière, par exemple, d'un des critères d'évaluation.

5. de s'assurer que les objectifs de rendement liés à l'article 37 de la Loi sur les langues officielles sont intégrés annuellement dans le processus d'évaluation de rendement de tous les membres du personnel (cadres supérieurs et non-cadres supérieurs) et sont adaptés à la nature et à la portée de leurs fonctions.

   Plan d'action de l'École	Secteur responsable	Date d'achèvement prévue
   L'École s'assurera que les directeurs tiennent des discussions au sujet de l'article 37 de la Loi, à l'égard de l'obligation de fournir aux fonctionnaires fédéraux des services et des activités d'apprentissage de qualité égale dans les deux langues officielles tout au long du processus d'évaluation de rendement, d'une manière qui soit adaptée à la nature et à la portée de leurs fonctions.	Direction générale des services intégrés	Octobre 2017
   L'École veillera à ce que les langues officielles fassent l'objet de discussions dans le cadre du processus d'évaluation de rendement pour tous les employés, d'une manière qui soit adaptée à la nature et à la portée de leurs fonctions.	Direction générale des services intégrés	Octobre 2017

   Commentaires de la commissaire par intérim :

   Je suis satisfaite des mesures proposées par l'École pour donner suite à la recommandation 5.