La médiation

Avantages de la médiation

• Rapidité : Contrairement à une enquête, le processus de médiation est généralement terminé en moins de trois mois. Ce processus permet donc aux parties de régler la plainte rapidement.
• Confidentialité : Toute information communiquée durant le processus de médiation demeure entièrement confidentielle entre les parties et le médiateur ou la médiatrice, sauf si les parties en décident autrement. 
• Flexibilité : Les parties peuvent choisir comment elles vont discuter du problème et le régler. Les discussions se font dans un esprit de respect et de collaboration.
• Satisfaction : La médiation permet aux parties de collaborer pour trouver une solution qui répond à leurs besoins respectifs. Les parties se sentent plus autonomes parce qu’elles contrôlent les décisions qui les concernent.
• Accessibilité : La médiation est un service offert gratuitement qui peut être adapté aux besoins des parties en matière d’accessibilité, le cas échéant. Les parties peuvent y participer elles-mêmes, sans avocat.

Qu’attend-on des participants et participantes?

Si elles décident de participer au processus de médiation, chaque partie devra signer le document Consentement à la médiation, qui établit les règles de la médiation. Chaque partie devra aussi remplir un formulaire visant à fournir des informations utiles à l’autre partie et au médiateur ou à la médiatrice en préparation à la rencontre de médiation. Le formulaire est confidentiel et sera uniquement utilisé dans le cadre du processus de médiation. Il comprend entre autres les informations suivantes :

• Pour la partie plaignante :
  • une courte description des événements qui ont mené à la plainte;
  • les solutions recherchées pour régler la plainte.
• Pour l’institution fédérale visée par la plainte :
  • une courte réponse aux allégations contenues dans la plainte;
  • les solutions proposées pour régler la plainte.

Tout au long du processus de médiation, les parties devront fournir des efforts sincères dans le but de régler la plainte de façon équitable et en toute bonne foi. Leurs communications avec l’autre partie et le médiateur ou la médiatrice devront se faire avec courtoisie et dans le respect. 

Les parties devront consacrer du temps au processus de médiation. Elles auront à participer à une rencontre de médiation qui se tiendra généralement par vidéoconférence à une date et heure convenue avec le médiateur ou la médiatrice et l’autre partie. Cette rencontre peut durer quelques heures, mais jamais plus d’une demi-journée. 

Le médiateur ou la médiatrice et les parties peuvent convenir d’un autre moyen ou d’une combinaison de moyens pour le déroulement du processus de médiation. Lorsqu’il est impossible d’organiser une rencontre par vidéoconférence, la médiation peut se faire par téléconférence ou en personne lorsqu’une mesure d’adaptation le requiert. Il est également possible d’avoir recours à la médiation navette, où le médiateur ou la médiatrice rencontre séparément les parties lorsque celles-ci ne veulent pas ou ne peuvent pas se rencontrer.

Le processus de médiation doit être terminé en trois mois. Le médiateur ou la médiatrice pourra accorder une prolongation d’un mois au plus, à sa discrétion. 

Déroulement de la rencontre de médiation

• Le médiateur ou la médiatrice explique les règles de base de la médiation au début de la rencontre.
• Les parties exposent leurs points de vue respectifs au sujet du problème soulevé dans la plainte.
• Le médiateur ou la médiatrice aide les parties à établir et à exprimer leurs besoins et intérêts.
• Le médiateur ou la médiatrice peut fournir des renseignements sur la Loi sur les langues officielles et répondre aux questions des parties sur leurs droits linguistiques.
• Le médiateur ou la médiatrice aide chacune des parties à évaluer les forces et les faiblesses de sa position et à soupeser les différentes options proposées pour régler la plainte.
• Les parties choisissent les solutions qui leur semblent les plus appropriées ou mettent fin à la médiation..

Conclusion du processus de médiation

La médiation prend fin soit :

• lorsque les parties s’entendent sur un règlement à la plainte; 
• lorsque l’une ou les parties ou le médiateur ou la médiatrice prennent la décision de mettre fin à la médiation pour quelque motif que ce soit;
• à l’expiration du délai d’exécution du processus de médiation.

Si la plainte n’est pas réglée au terme de la médiation, le médiateur ou la médiatrice avise le Commissariat afin qu’il effectue une enquête sur la plainte.

Les parties et le médiateur ou la médiatrice doivent respecter la confidentialité du processus de médiation même une fois qu’il a pris fin. Les informations échangées lors de la médiation ne sont pas partagées avec la Direction des enquêtes, à moins que les parties en conviennent autrement.